如何做好檔案信息資源的開發(fā)利用

孫志江

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息越來越被人們重視，檔案在各行各業(yè)的作用亦表現(xiàn)得越來越突出，對(duì)人類社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展有著不可替代的作用。本著就如何開展檔案信息服務(wù)談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、充分開發(fā)利用檔案信息資源

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)、科學(xué)實(shí)驗(yàn)中形成的具有保存價(jià)值的真實(shí)歷史記錄，具有無可置辯的憑證作用。同時(shí)，檔案又是一種信息，是國(guó)家資源的重要組成部分，檔案信息與人們的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)同步發(fā)生，與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。但是，檔案信息隱藏在檔案材料中，其作用是潛在的。人們利用檔案信息不是靠自然形成的浩如煙海的原始實(shí)體就能做到的，而必須依據(jù)信息所具有的特性加以科學(xué)整理、加工，才能達(dá)到有效利用，更好地為社會(huì)服務(wù)。

1.?加大檔案宣傳力度，提高社會(huì)檔案意識(shí)。我國(guó)檔案工作一直處于半封閉狀態(tài)，檔案館被視作?“保密柜”，致使人們對(duì)檔案的作用了解太少，甚至根本不了解，大量的信息資源不能開發(fā)利用。因此，要提高檔案的宣傳意識(shí)，擴(kuò)大檔案的社會(huì)影響。首先，要充分利用網(wǎng)絡(luò)、微信、報(bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)等新聞媒體對(duì)檔案法以及檔案的作用進(jìn)行廣泛的宣傳報(bào)道。其次，通過主辦專欄櫥窗、舉辦檔案展覽、開辦檔案陳列館等形式介紹本館的檔案內(nèi)容，提高全民的檔案意識(shí)。

2.?優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。檔案信息服務(wù)于社會(huì)的需要，在很大程度上取決于檔案結(jié)構(gòu)的合理性。門類齊全、數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、材料珍貴是開發(fā)檔案信息資源、搞好利用服務(wù)的前提。由于歷史原因，檔案結(jié)構(gòu)單一貧乏，直接影響了檔案信息資源的開發(fā)利用，無法適應(yīng)當(dāng)今高速發(fā)展的信息時(shí)代。因此，我們必須解放思想，更新觀念，改變過去只重視文書檔案的舊格局，擴(kuò)大接收范圍。一是通過一定的途徑和方式將科技檔案、各種專業(yè)檔案、典型專業(yè)戶檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案等接收進(jìn)館。二是把散存在社會(huì)各個(gè)機(jī)關(guān)、部門、民間及流散在國(guó)外的檔案、材料盡可能多地接收進(jìn)館;三是將具有地方特色的檔案、資料接收進(jìn)館。由此形成一個(gè)由多種資源為特征的多元化信息庫(kù)。

3.改善服務(wù)體系，提高檔案利用率。在當(dāng)今社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，信息市場(chǎng)逐步形成，打破了過去由檔案、圖書和情報(bào)部門壟斷文獻(xiàn)信息的局面，使檔案部門處于競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境之中。因此，我們必須改變過去的服務(wù)方式，提高服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，不斷探討新形勢(shì)下檔案的利用規(guī)律，超前預(yù)測(cè)，跟蹤服務(wù)，對(duì)檔案工作進(jìn)行大膽改革與嘗試。一是面向社會(huì)各界，向整個(gè)社會(huì)開放檔案，讓全體公民享有利用國(guó)家檔案的權(quán)利，從檔案中獲取信息，滿足利用者的需求。二是檔案工作人員要邁出檔案大門，進(jìn)行廣泛的交流合作，加強(qiáng)館與館之間、館室之間、館與社會(huì)之間的業(yè)務(wù)合作，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同發(fā)展。三是深入基層搞好社會(huì)調(diào)查，了解工作和生產(chǎn)等各項(xiàng)需要，參加課題攻關(guān)的咨詢服務(wù)，根據(jù)關(guān)鍵課題的需要和本館檔案內(nèi)容，承擔(dān)一定的攻關(guān)項(xiàng)目，使出相應(yīng)的研究成果或者為某項(xiàng)提供完整系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與素材等，及時(shí)服務(wù)于社會(huì)。四是了解和學(xué)習(xí)外地的經(jīng)驗(yàn)和做法，開闊視野，豐富知識(shí)。

4.?搞好檔案資料的編研工作。檔案資料的編研工作是檔案信息服務(wù)的保證，是做好檔案信息服務(wù)有效途徑。編研檔案資料要以館檔案為主要對(duì)象，根據(jù)社會(huì)的需要，對(duì)檔案中儲(chǔ)存的大量信息進(jìn)行有目的、有針對(duì)性的篩選，經(jīng)過分析、研究、綜合、歸納、提煉、去粗、取精，將零散的原始的無組織的檔案信息集中起來，按一定的性質(zhì)、特定的專題匯編成系統(tǒng)資料，使之成為有利用價(jià)值的檔案信息，為利用者服務(wù)。同時(shí)，要及時(shí)公布出版有關(guān)檔案材料，編輯出版檔案信息開發(fā)利用論著，加強(qiáng)檔案信息的傳播，這樣就會(huì)使?“死檔案”?變成活信息。

二.?實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)現(xiàn)代化

高科技的發(fā)展給檔案事業(yè)帶來了勃勃生機(jī)。先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備在檔案工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，為科學(xué)開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造了優(yōu)越條件，既加快了檔案信息的傳播速度，又大大提高了工作質(zhì)量和效益。因此說沒有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備、手段應(yīng)用于檔案信息開發(fā)，就談不上科學(xué)合理的檔案信息服務(wù)。

1、改變檔案工作者的管理理念。

檔案工作者面對(duì)信息化的時(shí)代要求，必須自覺地從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向檔案信息化管理發(fā)展。檔案工作者將不再像以往那樣僅僅提供實(shí)體性的檔案服務(wù)和維護(hù)檔案的物質(zhì)安全，他們要意識(shí)到自己的首要職責(zé)是以最高的效率給檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。在檔案工作中，檔案工作者應(yīng)把加工和完善館藏檔案，加速檔案數(shù)字化建設(shè)，以滿足檔案利用者的需求為工作的主動(dòng)力。把檔案的利用率作為衡量自身工作成績(jī)的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)檔案工作者應(yīng)開放自己的工作，通過與其他相關(guān)部門的合作來推進(jìn)檔案信息化的開發(fā)和利用，如實(shí)現(xiàn)檔案部門、電子文件形成部門和計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合。

2.著力提高檔案工作者的素質(zhì)。

在現(xiàn)階段檔案信息數(shù)字化的過程中，迫切需要現(xiàn)代化的綜合性的人才，他不僅要具備較高的專業(yè)水平，而且要精通現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但從目前情況看，許多檔案部門缺乏這樣的人才，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。那些從事傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案工作者有不少專業(yè)領(lǐng)域水準(zhǔn)較高，可惜沒能及時(shí)補(bǔ)上檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這一課。他們的管理理念和工作方式已漸落后于時(shí)代的要求。檔案信息化的發(fā)展，要求他們與時(shí)俱進(jìn)，更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)換管理理念，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

3.?提升檔案信息現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平。傳統(tǒng)的人工檢索方式己不再適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檢索，既解決人工檢索的麻煩，又能及時(shí)為利用者查找檔案的內(nèi)容，使利用者迅速得到自己所需要的檔案信息。在“信息高速公路”上，檔案信息服務(wù)顯得發(fā)展太慢，未跟上高科技的發(fā)展。因此，檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)迫在眉睫。跨地區(qū)、跨部門、跨行業(yè)的大規(guī)模計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不僅可以使各級(jí)、各檔案部門聯(lián)網(wǎng)，而且使檔案信息與圖書、情報(bào)資料等信息一起構(gòu)成綜合性信息網(wǎng)，使檔案信息得到盡快傳播。