淺談信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新

聶海霞

摘要：近年來(lái)，隨著我國(guó)信息科技的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理水平和能力逐漸提升，在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。在信息化時(shí)代下，如何更好的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理的作用和價(jià)值，這將是本論文探討的核心。

關(guān)鍵詞：信息化;管理方法;安全措施;科學(xué)化

一、事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展特點(diǎn)

隨著信息科技水平的不斷發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，檔案管理工作面臨著新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出更多新的發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)歸納，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理總體呈現(xiàn)出以下兩大特點(diǎn)。

一是檔案管理信息化。檔案管理呈現(xiàn)出信息化的特點(diǎn)，是目前事業(yè)單位檔案管理最顯著的特點(diǎn)。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)的科技，檔案管理無(wú)紙化、信息集中化越來(lái)越凸顯。

二是檔案管理智能化。在信息科技的催化下，尤其是伴隨著一些新的信息檢索工具的研發(fā)，事業(yè)單位檔案管理在檢索、信息收集等諸多方面，越來(lái)越簡(jiǎn)便，越來(lái)越呈現(xiàn)出智能化、便捷化的特點(diǎn)。

二、信息化條件下檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理的信息化程度不高

隨著技術(shù)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到了廣泛的利用，但是計(jì)算機(jī)水平的提高并沒(méi)有改變檔案管理手工操作的現(xiàn)象，無(wú)論是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員還是檔案的專(zhuān)門(mén)管理人員都對(duì)檔案的信息管理系統(tǒng)的安全性和全面性存在懷疑。一些事業(yè)單位只是簡(jiǎn)單的將個(gè)人的信息和檔案的目錄存放在電腦里以方便查閱，而檔案的檢索和最終的出借都還只是憑借手工操作，檔案管理的信息化水平整體不高。

2.信息化配套管理制度不健全

首先，信息化條件下的檔案格式不統(tǒng)一，沒(méi)有制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案格式，這使得單位內(nèi)部不同部門(mén)的檔案格式不盡相同，甚至差異較大，不利于統(tǒng)一管理。其次，信息化條件下的文書(shū)檔案借閱管理制度不健全，部分單位文書(shū)檔案特別是電子文書(shū)檔案存在利用互聯(lián)網(wǎng)隨意傳遞等問(wèn)題，這種傳遞沒(méi)有履行必要的審批手續(xù)，容易導(dǎo)致信息泄露。再次，信息化條件下文書(shū)檔案安全管理制度不健全，部分單位雖然有保存電子文檔的意圖，但只是簡(jiǎn)單的存放在計(jì)算機(jī)設(shè)備中，而沒(méi)有建立安全管理制度。

三、信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的模式創(chuàng)新

1.夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，加強(qiáng)規(guī)范化、信息化建設(shè)

夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)、加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，是事業(yè)單位檔案工作的首要任務(wù)和重要環(huán)節(jié)。各部門(mén)在檔案管理工作中要明確職責(zé)，形成科學(xué)、系統(tǒng)和操作性強(qiáng)的檔案管理運(yùn)行機(jī)制和良性格局，養(yǎng)成檔案工作的良好習(xí)慣。

信息化時(shí)代，檔案管理工作就必須要擁抱新技術(shù)，只有通過(guò)新技術(shù)來(lái)進(jìn)行創(chuàng)新才能夠有效的提升檔案管理工作的水平。所以從未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，檔案管理就必須要遵循信息化的集中管理模式并能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)多部門(mén)合作管理和使用。這樣就能夠有效的提升檔案資料的利用效率，同時(shí)也能夠?yàn)槿嗣袢罕娞峁└玫姆?wù)。

2.完善檔案管理過(guò)程中的安全措施

信息化時(shí)代，有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)。實(shí)施檔案管理信息化，雖然為事業(yè)單位發(fā)展提供了便利，但是由于網(wǎng)絡(luò)上存在很多不安全的因素，可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息被泄露。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中肯定會(huì)與網(wǎng)絡(luò)有緊密頻繁的聯(lián)系，但是在網(wǎng)絡(luò)安全方面還缺乏足夠的監(jiān)督手段，一些涉及到國(guó)家、個(gè)人、工作等方面的秘密信息有被竊取的可能性，安全系數(shù)較低。

在實(shí)際的管理中，檔案管理人員一定要對(duì)可能發(fā)生的意外做好充分的準(zhǔn)備，要利用計(jì)算機(jī)的加密功能對(duì)不同級(jí)別的檔案資料進(jìn)行加密，以及對(duì)不同檔案進(jìn)行使用權(quán)限的設(shè)置;對(duì)于檔案資料的利用與保密要做到一個(gè)合適的度，既要保證機(jī)密的安全也要方便操作和使用。

3.加強(qiáng)檔案管理手段和管理方法的現(xiàn)代化建設(shè)

科技的進(jìn)步為各項(xiàng)管理工作帶來(lái)了便利，新時(shí)期檔案管理人員要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、利用上的改革，利用計(jì)算機(jī)輸入輸出設(shè)備及時(shí)的更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)管理方法上的革新。此外，檔案管理人員要掌握相應(yīng)的資料整理和處理技術(shù)，將原有紙張上的文字變?yōu)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的各種數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)材料和網(wǎng)絡(luò)材料的并存。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用不僅實(shí)現(xiàn)了檔案資源的社會(huì)共享，還提高了事業(yè)單位人事檔案的管理效率和利用效率，保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

檔案管理的各種先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)。先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，需要將現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、自動(dòng)化。

4.加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等。因此，我們要積極應(yīng)用信息化軟件實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化，為迅速、準(zhǔn)確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)，為事業(yè)單位提供方便、快捷的服務(wù)。

5.實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理

隨著現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的發(fā)展，檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少?？茖W(xué)化的檔案管理方法要使檔案信息管理自動(dòng)化、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)和檔案工作的全程自動(dòng)化管理，其功能包括檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、利用和數(shù)字管理全過(guò)程。計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用使得檔案由紙質(zhì)版向電子版轉(zhuǎn)化，計(jì)算機(jī)管理是檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化的前提條件。而互聯(lián)網(wǎng)的普及，使得檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化成為了可能。

改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作。實(shí)行文檔一體化管理，順應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把檔案管理工作做到細(xì)致化、精確化、現(xiàn)代化和高效化。

6.提高工作人員的技能和水平

建立檔案資料的信息化管理不僅需要現(xiàn)代化的設(shè)備，更需要一批高素質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)化人才來(lái)進(jìn)行建設(shè)和管理。傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能再適應(yīng)事業(yè)單位對(duì)檔案的利用和需求了，因此要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式就必須提高檔案管理人員的技能和水平。首先，要讓他們樹(shù)立起職業(yè)道德和工作責(zé)任心，更新管理理念。此外，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化培訓(xùn)，將他們的檔案管理能力和計(jì)算機(jī)知識(shí)相結(jié)合，由此建立一支高素質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理人才，大大提高檔案管理的效率。

（作者單位：河北省石家莊市靈壽縣農(nóng)業(yè)區(qū)劃委員會(huì)辦公室）