煙草企業(yè)人事檔案管理信息化研究

趙德秀

摘要：人事檔案管理在煙草企業(yè)管理中具有重要作用，特別是在從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部工作的深入開展中，人事檔案管理的作用越來越突出，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)已成為煙草有企業(yè)更好地適應(yīng)時代發(fā)展要求的一項(xiàng)重要措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案;煙草;信息化

隨著時代發(fā)展，為了滿足信息化的要求，煙草企業(yè)應(yīng)該在進(jìn)行人事檔案管理時采取一些信息技術(shù)進(jìn)行科學(xué)管理，人事檔案處理方式應(yīng)該符合時代要求，必須具備一定的安全性和科學(xué)性。同時應(yīng)該結(jié)合傳統(tǒng)的人事檔案管理體系，對自身發(fā)展提出創(chuàng)新性改革，從而解決多項(xiàng)不合理問題，綜合討論出一項(xiàng)適合自身發(fā)展的新型人事檔案管理體系，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)信息化時代對于人事檔案管理模式創(chuàng)新的目標(biāo)及要求。

一、人事檔案管理的特點(diǎn)

個人發(fā)展和單位發(fā)展都會受到人事檔案管理的影響，受管理對象、內(nèi)容和工作特點(diǎn)的影響，人事檔案管理具有以下幾個特點(diǎn)。①精準(zhǔn)性和真實(shí)性。人事檔案扮演著信息承載體的角色，為單位的人員錄用提供了一個參考依據(jù)。因此，信息檔案所記載的內(nèi)容一定要確保真實(shí)合理、內(nèi)容全面，要求單位根據(jù)實(shí)際工作的要求，對員工的全部信息進(jìn)行一個初步了解，了解他們的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長經(jīng)歷和思想方面。②全面性和流動性。管理檔案的工作人員在很多時候，能夠根據(jù)單位發(fā)展的要求，產(chǎn)生一些職位變動，所以相關(guān)人事檔案要隨著管理人員進(jìn)行流動，必須要與檔案所有者保持同步。③具備隱私機(jī)密性。人事檔案記錄較為全面，人員的個人信息都記錄在冊，其中，很大一部分內(nèi)容均屬于個人隱私機(jī)密，單位不應(yīng)該對外公開，所以，單位一定要防止信息泄露。從事人事檔案管理的工作人員要有高度責(zé)任感，盡最大努力確保檔案信息的安全性，不可泄露人事檔案的重要信息。

二、煙草企業(yè)人事檔案管理信息化的作用

人事檔案的信息化建設(shè)對于提高人事檔案管理水平，促進(jìn)單位人力資源的合理配置、促進(jìn)人力資源的高效利用、節(jié)約單位管理成本、減少單位管理漏洞等具有重要作用，具體來說主要有以下幾點(diǎn)。

（一）節(jié)約管理成本

人事檔案作為重要的人事文件資料，往往需要有專門的房間存放。房間要防火、防潮，更要防盜、防人為損壞。日常工作中，要定期整理、清點(diǎn)，如果遇到變動檔案還需要改變存放地點(diǎn)，要搬運(yùn)到其他地方，不僅工作量大增加，還會增加人事檔案丟失、損壞的風(fēng)險。而電子化的人事檔案則不同，只要將其存在兩個不同位置的電腦中，又可以保護(hù)檔案信息的安全。近些年隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的近一步升級，將人事檔案信息存在網(wǎng)絡(luò)上，同樣可以保證信息的安全。

（二）方便檔案查找

電腦及軟件具有查找的功能，不僅查找的速度快，而且查找得非常徹底，不會有任何遺漏。人事檔案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能來進(jìn)行查找，既可以通過查找姓名，也可以通過查找“身份證號”“職位”“工作單位”等來查找。智能查找的速度快、質(zhì)量高，因此能大大地提高人事檔案管理的工作效率。

（三）提高安全保密

在企業(yè)內(nèi)部，檔案是不可忽視的信息資源，企業(yè)的生存和發(fā)展可以說都是掌握在檔案管理工作手中。檔案信息中蘊(yùn)含的價值不可估量，如果企業(yè)出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等問題，企業(yè)則必然會面臨損失的狀況，這也會牽連企業(yè)的利益。但是，開展檔案管理信息化，信息會變得更加安全，也能夠保密。比如，在信息化管理手段下，信息會得到快速檢索和保存，對信息的缺失情況進(jìn)行檢查。和以往的檔案信息管理相比，信息化管理模式會更加保密，在實(shí)行了有效的加密形式下，信息則不會丟失，企業(yè)的利益也得到了保障。

三、新時期煙草人事檔案管理信息化建設(shè)的舉措

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

信息化環(huán)境、人才建設(shè)是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，但要保障人事檔案信息化的順利實(shí)施和長遠(yuǎn)發(fā)展，必須要建立人事檔案信息化管理制度，使人事檔案的信息化管理工作有據(jù)可依、有章可循，讓制度為人事檔案管理的信息化保駕護(hù)航?？茖W(xué)的制度有助于理順工作思路，有助于規(guī)范人的行為，因此一定要加強(qiáng)制度建設(shè)，使其成為人事檔案信息化、科學(xué)化、高效化的保障。

（二）改變傳統(tǒng)觀念

傳統(tǒng)的管理觀念和方法已無法適應(yīng)新時代人事檔案管理需要，因此我們要不斷創(chuàng)新工作理念，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，不斷完善，改變?nèi)耸聶n案管理模式，借助先進(jìn)技術(shù)，以促使管理工作朝著數(shù)據(jù)化、創(chuàng)新化發(fā)展。在日常檔案管理中，要堅持企業(yè)的合理思想為工作指導(dǎo)，對于日常的相關(guān)數(shù)據(jù)要按照操作流程嚴(yán)格執(zhí)行。積極面對人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，并制定有效解決方法，切實(shí)提升管理水平。企業(yè)要建立明確的標(biāo)準(zhǔn)對于管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，并保證管理標(biāo)準(zhǔn)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，管理朝著正確方向邁進(jìn)。

（三）提高人員素養(yǎng)

在進(jìn)行人事檔案信息化管理中，管理人員的水平直接影響到工作質(zhì)量。作為專業(yè)化的人事管理軟件系統(tǒng)，需要進(jìn)行專業(yè)操作、錄入。因此在上崗前要對操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，合格后上崗操作。要求管理人員實(shí)際操作能力要強(qiáng)，避免違規(guī)操作帶來的信息管理漏洞。由于人事檔案關(guān)系到人員的個人信息，還要注意做好安全性管理，不可外泄檔案信息，單位要通過設(shè)置操作權(quán)限設(shè)置來保障檔案管理的信息。對于管理人員要求對于基本數(shù)據(jù)的處理能力，還要求對于檔案的理論知識有所了解。要加強(qiáng)從業(yè)人員的選擇，要擇優(yōu)選擇綜合素質(zhì)強(qiáng)的人員，從而促進(jìn)信息化建設(shè)工作。對于軟件系統(tǒng)還要定期更新和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常使用。

（四）搭建管理系統(tǒng)

為了更好地實(shí)現(xiàn)單位人事檔案信息化管理，要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無紙化操作，借助電子掃描技術(shù)、計算機(jī)信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案的實(shí)時更新和動態(tài)管理。同時，在人事檔案管理系統(tǒng)平臺之中，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化借閱和檢索，提升人事檔案的智能化、自動化檢索和查詢，為縮減查詢時間提供可能。

（五）完善硬件設(shè)施

煙草企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，基礎(chǔ)硬件設(shè)施是必不可少的。第一，為了確保在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，單位應(yīng)增加資金投入，加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)，為人事檔案管理提供性能更好的服務(wù)系統(tǒng)。第二，人事檔案文件的數(shù)量非常大，硬件設(shè)施必須適合存儲大量文件數(shù)據(jù)，并保證可靠性，防止由于硬件故障而丟失文件信息。第三，大容量存儲設(shè)備容易受到外部環(huán)境的影響或破壞，這反過來對文件存儲構(gòu)成威脅，因此，硬件設(shè)施必須具有一定的外部抵抗性。第四，單位應(yīng)定期安排專業(yè)人員對設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，避免因設(shè)備故障造成損失。

綜上所述，煙草企業(yè)人事檔案管理要順應(yīng)時代發(fā)展要求，充分利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)單位人事檔案管理的實(shí)時、動態(tài)化管理，快速準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案管理信息的整理、開發(fā)和利用，推動人事檔案管理向科學(xué)化、信息化方向邁進(jìn)。

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（作者單位：云南省煙草公司迪慶州公司）