論檔案管理的重要性及規(guī)范化探析

柯小玉

摘要：檔案是儲存記錄反映檔案信息內(nèi)容的物質(zhì)材料，檔案的信息內(nèi)容是存儲記錄的介質(zhì)，有著極其重要的作用。不僅可以記錄傳播檔案信息，而且還可以傳承文化，為社會發(fā)展提供有力的支持。檔案管理的得當(dāng)與否，直接對社會發(fā)展產(chǎn)生極其重要的影響，在社會迅速發(fā)展的今天，檔案管理的重要性極其規(guī)范化已顯得尤為重要。載體作為人事履歷的記錄載體，是事業(yè)單位選人用人、查資料等工作的重要參考，在事業(yè)單位的日常工作中發(fā)揮著重要作用。由于檔案的保密性和重要性，檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜。為了使檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮其最大的價(jià)值，必須對各種有效信息進(jìn)行分類和整合?？傮w來說，檔案管理工作具有注重保密性、真實(shí)性、保留性等一系列特征，在事業(yè)單位的工作中處于核心位置。隨著管理理念、技術(shù)手段的不斷進(jìn)步，檔案管理工作面臨著很多問題，也迎來了新的發(fā)展與挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;規(guī)范化

1檔案管理工作的含義

一直以來，在單位機(jī)構(gòu)的工作開展過程中，檔案管理都是一項(xiàng)復(fù)雜程度較高、難度較大的工作。并且檔案管理通常也會耗費(fèi)大量的人力以及物力，所形成的工作效率也比較低。因此，在現(xiàn)代化的工作環(huán)境中，檔案管理就出現(xiàn)了較大的調(diào)整。從廣義上來說，檔案反映著社會的精神文明基礎(chǔ)內(nèi)容，是社會文化的重要部分，不僅包括人事檔案，還包括其他社會事項(xiàng)的記載情況。具體來說，檔案主要是指人事方面各種材料的匯總，檔案在《辭?！分械慕忉尀椋嚎偨Y(jié)檔案業(yè)務(wù)的規(guī)劃和檔案勤務(wù)的處理舊時(shí)官署和現(xiàn)今機(jī)關(guān)團(tuán)體，分類保存的各種文件和材料，多指含有公證價(jià)值的手寫或印刷文字?，F(xiàn)如今單位檔案的內(nèi)容，多為單位行政檔案、人事檔案等等。檔案管理是對檔案工作的整體梳理和歸類、保管、使用、開發(fā)等等。在檔案管理的流程上主要表現(xiàn)為檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供開發(fā)利用等活動。在以往，檔案管理主要依靠人工整理、統(tǒng)計(jì)，效率低下。當(dāng)前，借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等科技與理念，檔案管理工作效率得到進(jìn)一步提升。

2事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀淺析

2.1 管理方式不適應(yīng)信息時(shí)代

由于檔案眾多，整理起來十分麻煩和費(fèi)時(shí)，所以就需要設(shè)備輔助管理人員進(jìn)行管理，現(xiàn)在有一部分事業(yè)單位的管理人員思想老舊，不懂變通，依然采用十分原始的紙質(zhì)記錄方式。紙質(zhì)的記錄手段耗時(shí)耗力，管理起來不方便，容易出錯、損壞、還需要一定的儲存空間。時(shí)代會催生技術(shù)革命，信息化時(shí)代的來臨就是最好的例子。不迎合時(shí)代要求的管理方式遲早要被時(shí)代所淘汰，不完成管理設(shè)備比如輸入設(shè)備，管理平臺等的轉(zhuǎn)型，遲早會落伍。一些事業(yè)單位利用管理設(shè)備輔助管理，卻忽視了檔案管理工作。他們認(rèn)為管理工作只是簡單的整理工作，不愿意投入太多精力。當(dāng)然，設(shè)備和其他輔助工具不會更新。這樣，整個管理部門就會陷入舊設(shè)備和傳統(tǒng)的檔案管理方式，完全跟不上時(shí)代的要求，只能自說自話，不斷落后。

2.2 檔案管理制度有弊端

行業(yè)應(yīng)該制定行業(yè)的通則以規(guī)范整個行業(yè)的工作，方便管理。事業(yè)單位的檔案管理工作也是這樣。過去制定的許多相關(guān)的管理規(guī)范沒有得到重視，檔案隨意放置，不按格式裝訂，不按規(guī)定時(shí)間段進(jìn)行立卷歸檔，嚴(yán)重缺乏一套完整的工作流程，未能形成合理完備的流程就會造成難以查找，錯誤頻出等等問題，例如，有些單位為了節(jié)省流程，沒有按照法律程序就直接銷毀原本應(yīng)該分類、歸檔的部分文件資料。相關(guān)檔案管理部門在檔案管理執(zhí)法檢查上也不夠重視，制度相當(dāng)于形同虛設(shè)。如何正確管理好檔案。管理體系也需要不斷更新和更換。一部分單位認(rèn)為檔案管理不值得投入人力物力。沒有結(jié)合自己單位實(shí)際情況，完全按照經(jīng)驗(yàn)完成后續(xù)工作，沒有尋求更合理的檔案管理體制。不分析現(xiàn)有管理體制的優(yōu)缺點(diǎn)，這就不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，不可能充分發(fā)揮檔案對單位決策的支持作用。

2.3 管理模式過于單一

檔案管理模式是在管理制度下形成的一種流程，通過這些流程能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案的接收、更新、開發(fā)?，F(xiàn)階段大部分事業(yè)單位依然延續(xù)著以往手工記錄的模式，這種模式限制了檔案管理的靈活性與安全性。另外，目前檔案管理需要記錄的種類和內(nèi)容繁多，手工操作不僅容易出錯，而且對記錄的內(nèi)容總量有一定的影響，降低了檔案管理的真實(shí)性。由于這種檔案管理模式存在同步性差、保管部門單一、缺乏監(jiān)督等問題，一些重要內(nèi)容可能被篡改，特別是一些涉及員工晉升、工齡、學(xué)歷等方面的信息。一旦出現(xiàn)這種情況，會給人事管理工作帶來嚴(yán)重的阻礙，有些甚至導(dǎo)致了非常惡劣的影響。

2.4檔案管理人員本身的素質(zhì)低下

受制于本身的專業(yè)實(shí)力，事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低也是目前事業(yè)單位檔案管理所面臨的一大難題。事業(yè)單位人資團(tuán)隊(duì)在選聘人才的過程中并未設(shè)置嚴(yán)格的選拔標(biāo)準(zhǔn)，一些團(tuán)隊(duì)甚至直接選聘非專業(yè)的人員從事檔案管理工作，嚴(yán)重影響到了檔案管理工作的整體效率。并且一些檔案管理人員的個人素養(yǎng)偏低，在日常工作中常常缺乏責(zé)任心和使命感，因此難以充分地挖掘與利用各種檔案數(shù)據(jù)的功能，不利于其他團(tuán)隊(duì)工作的開展。另一方面，檔案管理崗位的薪資水平偏低，單位也并未為其創(chuàng)造提升與學(xué)習(xí)的機(jī)會，導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理人員的能力良莠不齊，難以確保事業(yè)單位檔案管理工作達(dá)成既定的目標(biāo)。

3建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化措施

3.1注重管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)

對于現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理方面所出現(xiàn)的各種不足，需制定出相應(yīng)的改革與優(yōu)化方案，高度關(guān)注檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位管理人員必須及時(shí)掌握檔案管理的實(shí)時(shí)情況，根據(jù)本單位的發(fā)展?fàn)顩r，為相關(guān)管理人員制定合理的管理績效任務(wù)和階段性目標(biāo)，定期對檔案的保管和記錄進(jìn)行調(diào)查和審核，及時(shí)收集整理檔案信息。明確相關(guān)檔案管理人員的職權(quán)，調(diào)動他們的工作積極性，不定期與相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通，了解檔案管理工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。結(jié)合客觀實(shí)際，定期組織檔案管理隊(duì)伍的各項(xiàng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，確保人員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)跟上社會發(fā)展的步伐。明確適用于單位客觀現(xiàn)狀的檔案管理路線，不但要增強(qiáng)檔案管理者的實(shí)際工作能力，同時(shí)需充分調(diào)動其崗位能動性。

3.2構(gòu)建信息化管理機(jī)制

在信息時(shí)代，檔案管理數(shù)字化、智能化以及信息化發(fā)展已經(jīng)成為其必然趨勢，因此，事業(yè)單位要迎合時(shí)代特點(diǎn)和信息化管理的要求，構(gòu)建以信息化為核心的管理新機(jī)制。首先，單位要基于信息技術(shù)構(gòu)建以及完善管理制度，將紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案充分結(jié)合，將制度貫徹到整個檔案工作流程中，實(shí)現(xiàn)對檔案的精細(xì)化以及規(guī)范化管理。其次，要強(qiáng)化各部門檔案信息管理機(jī)制，形成組織內(nèi)相互協(xié)作、交流、高度共享的檔案機(jī)制，配合檔案部門開展各項(xiàng)工作。最后，要積極構(gòu)建檔案信息平臺，通過平臺進(jìn)行高效管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)利用和開發(fā)，為單位運(yùn)行和領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息保障。

3.3在日常工作中要落實(shí)依法治檔的理念。

正所謂‘沒有規(guī)矩不成方圓’，所以在實(shí)際工作中要對從事檔案管理工作的人員普及一些有關(guān)檔案的法律以及規(guī)章制度，并要把依法治檔的理念時(shí)時(shí)牢記在心中。因?yàn)橹挥性诜煞ㄒ?guī)的約束下開展檔案管理工作，才能有效減少錯誤，才能更好地在基層單位開展檔案管理工作。除了基層單位自覺依據(jù)法律法規(guī)進(jìn)行檔案管理工作，上級的檔案管理部門也不能懈怠，應(yīng)該定期的對基層檔案管理單位實(shí)施檢查審計(jì)工作，并對檢查出有違反檔案法的基礎(chǔ)單位進(jìn)行嚴(yán)懲，因?yàn)橹挥羞@樣才能保證基層檔案管理工作在有序的法律環(huán)境內(nèi)開展。

4結(jié)束語

檔案管理工作復(fù)雜而繁重。這也是因?yàn)闄n案是有價(jià)值的材料。因此，檔案管理工作要求有關(guān)人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極改進(jìn)。從人員的工作業(yè)績、管理體制、如何融入信息社會等方面考慮，要多研究、多思考、多實(shí)踐、早解決問題，使管理更加高效、科學(xué)、合理。

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（作者單位：湖北省十堰市鄖陽區(qū)水政監(jiān)察大隊(duì)）