信息化時(shí)代下高校檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

摘 要：信息化時(shí)代下，對高校檔案管理形成一定的影響，使檔案管理更加信息化、智能化，為高校檔案管理人員工作帶來一定的便利，減輕檔案管理人員工作壓力與負(fù)擔(dān)。然而，高校檔案管理在工作中依然存在一定的問題，影響到檔案管理工作質(zhì)量的提升。對此，本文著重分析信息化時(shí)代下高校檔案管理創(chuàng)新的意義，論述信息化時(shí)代下高校檔案管理存在的問題，提出信息化時(shí)代下高校檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;高校;檔案管理;創(chuàng)新;發(fā)展

信息化時(shí)代下，高校檔案管理模式應(yīng)不斷的創(chuàng)新，找尋可持續(xù)發(fā)展路徑，進(jìn)而才能夠滿足高校教育教學(xué)發(fā)展需要。高校檔案管理工作涉及的信息與范圍較為廣闊，檔案管理人員的工作量也在隨著提高。基于檔案管理對高校教育教學(xué)發(fā)展的心源性，應(yīng)重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與信息化技術(shù)的相融合，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案信息化的發(fā)展。

一、信息化時(shí)代下高校檔案管理創(chuàng)新的意義

1.提升檔案管理工作效率

在高校以往檔案管理模式中，以紙質(zhì)檔案管理模式為主，這樣的檔案管理的工作效率并不是十全十美，存在一定的問題。例如：紙質(zhì)檔案管理模式，會(huì)隨著時(shí)間的推移，檔案資源會(huì)出現(xiàn)泛黃、損壞的問題發(fā)生。同時(shí)，高校檔案管理模式較為特殊，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的拓展，檔案管理數(shù)量也在隨之增加，這為檔案管理人員在查找檔案資源中形成一定的難度，需要花費(fèi)較差的時(shí)間找尋所需的檔案資源。而信息化時(shí)代下，高校實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式，能夠改變這樣的模式。高校檔案信息化管理模式，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案管理形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式，不僅為檔案管理人員節(jié)省工作時(shí)間，還能夠提升檔案管理人員工作質(zhì)量，進(jìn)而增強(qiáng)高校檔案信息運(yùn)用率。

2.檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路

創(chuàng)新是一個(gè)國家發(fā)展的原動(dòng)力，只有不斷的創(chuàng)新才能夠更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，同理高校檔案管理也是一樣，需要在信息化時(shí)代下，走創(chuàng)新之路，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式。檔案信息化管理模式中，很多新進(jìn)的檔案管理設(shè)備運(yùn)用到檔案管理中，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。例如：運(yùn)用大數(shù)據(jù)，能夠快速的分析、提取檔案信息，增強(qiáng)檔案信息運(yùn)用率，進(jìn)而為高校辦學(xué)提供針對性的檔案信息數(shù)據(jù)?？梢?，信息化時(shí)代下，高校檔案管理創(chuàng)新的必然形式，是高校可持續(xù)發(fā)展需要。

二、信息化時(shí)代下高校檔案管理存在的問題

1.檔案信息化管理模式認(rèn)識(shí)不足

當(dāng)前很多高校并沒有意識(shí)到檔案信息化管理工作的重要性，管理理念還停留在傳統(tǒng)檔案管理模式中，不能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。同時(shí)，在思想意識(shí)上沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，大都認(rèn)為，檔案管理與高校發(fā)展沒有較多的關(guān)系，只是在形式上進(jìn)行檔案管理工作，并沒有意識(shí)到檔案管理工作的對高校未來發(fā)展的重要性。這種落后的思想觀念，對檔案管理模式創(chuàng)新形成一定的阻礙，導(dǎo)致高校檔案管理水平底下。

2.檔案管理人員信息化能力底下

信息化時(shí)代下，高校檔案管理信息化模式，對檔案管理人員專業(yè)化能力與素養(yǎng)提出新的要求，檔案管理人員不僅應(yīng)具有專業(yè)化能力，還能夠具有一定的信息素養(yǎng)，能夠更好的運(yùn)用檔案信息化管理設(shè)備工作，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程。然而，從當(dāng)前高校檔案管理人員綜合素養(yǎng)來看，部分檔案管理人員信息化素養(yǎng)不高，不能夠有效的運(yùn)用先進(jìn)設(shè)備開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案信息化管理模式流于形式，并沒有在高校檔案管理信息化模式中發(fā)揮其根本效益，進(jìn)一步影響到高校檔案管理質(zhì)量的提升。

三、信息化時(shí)代下高校檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展策略

1.轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念

信息化時(shí)代下，對高校各方面管理工作形成深遠(yuǎn)的影響，需要高校與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，從觀念著手，轉(zhuǎn)變以往陳舊的管理理念，提升認(rèn)識(shí)對檔案管理的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到檔案信息化管理模式對高校未來發(fā)展的重要性。在轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念中，應(yīng)具有高瞻遠(yuǎn)矚意識(shí)，意識(shí)到高校檔案管理對高校未來發(fā)展的重要性，提升對高校檔案管理的重視度，樹立檔案信息化管理模式理念，并且將這種理念普及到每一名教職員工思想意識(shí)中，增強(qiáng)教職工對檔案管理的重視度，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程。觀念支配行動(dòng)，只有從思想觀念上意識(shí)到檔案信息化管理模式的重要性，才能夠使檔案管理工作向優(yōu)質(zhì)化、服務(wù)方向發(fā)展，進(jìn)而才能夠徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式。

2.增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)

對于檔案管理人員而言，在檔案信息化管理模式中，應(yīng)不斷的提升自身服務(wù)意識(shí)，使檔案管理更好的滿足高校發(fā)展需要。首次，檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理模式的重要性，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，重視本職工作的意義，增強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，進(jìn)而更好的為檔案管理工作服務(wù)。其次，增強(qiáng)檔案管理人員工作重視度，對于高校而言，檔案管理工作與教育教學(xué)工作息息相關(guān)，是一項(xiàng)重要的工作。因此，信息化時(shí)代下，應(yīng)增強(qiáng)自身工作認(rèn)知度，使其運(yùn)用信息技術(shù)更好的進(jìn)行工作，使檔案信息化管理模式在工作中發(fā)揮其根本性效益，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展。最后，提升檔案管理安全意識(shí)。在高校檔案管理信息化模式，應(yīng)將檔案安全管理放在首位，對檔案信息進(jìn)行加密，例如通過特有的公式算法進(jìn)行檔案信息加密，確保檔案信息安全性。同時(shí)，設(shè)置檔案訪問權(quán)限，增強(qiáng)檔案信息安全性，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量。

3.構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)

信息化時(shí)代下，對各行各業(yè)的管理模式形成一定的沖擊，與此同時(shí)，為各行各業(yè)的發(fā)展帶來一定的契機(jī)，尤其是高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展具有較大的貢獻(xiàn)。高校檔案信息化管理模式，以信息化檔案歸檔、收集等先進(jìn)信息技術(shù)為支撐，以此能夠提升檔案管理人員工作效率與質(zhì)量，高校檔案管理帶來較多的效益。因此，高校應(yīng)在檔案信息化管理中，加強(qiáng)技術(shù)投入，為檔案信息化管理模式提供支撐。

首先，構(gòu)建檔案管理信息化機(jī)構(gòu)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升檔案管理模式。在此背景下，高校應(yīng)借助校園網(wǎng)特性，結(jié)合檔案管理信息化工作的需要，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中，開展獨(dú)立的檔案管理主頁，促進(jìn)高校各個(gè)部門檔案信息共享模式。借助校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與各個(gè)部門信息交流模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享模式。其次，高校在檔案管理中，應(yīng)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建適合檔案管理存儲(chǔ)的軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化收集、歸檔工作。例如：借助大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)，借助云計(jì)算分析、提取檔案資源，為各個(gè)部門提供針對性的檔案服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新模式。

4.優(yōu)化檔案管理信息化設(shè)備

信息化時(shí)代下，高校運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展與創(chuàng)新模式，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量。因此，在檔案管理信息化設(shè)備上應(yīng)做到完善與充足，構(gòu)建科學(xué)歸檔系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)軟件在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中開發(fā)檔案管理軟件，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展模式。同時(shí)，在教學(xué)檔案管理中，應(yīng)做好檔案資源存儲(chǔ)工作，借助微縮技術(shù)與光盤技術(shù)存儲(chǔ)教學(xué)檔案資源，增強(qiáng)存儲(chǔ)量，并且在存儲(chǔ)中配置輔助設(shè)備，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理存儲(chǔ)量。檔案管理信息化設(shè)備的完善，對開展檔案信息化管理工作提供有力保障，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展模式。

5.提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

檔案管理人員是高校檔案信息化管理工作的參與者，尤其是一線檔案管理工作者，他們管理檔案水平直接影響到檔案管理質(zhì)量的提升。因此，信息化時(shí)代下，應(yīng)重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，增強(qiáng)檔案管理人員管理能力，進(jìn)而更好的為檔案管理工作服務(wù)。首先，樹立檔案管理人員服務(wù)與創(chuàng)新意識(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員在工作中進(jìn)行創(chuàng)新，提升其檔案管理服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展形式。其次，加強(qiáng)培訓(xùn)工作，為了增強(qiáng)檔案管理人員工作能力，需要高校為檔案管理人員開展培訓(xùn)發(fā)展，構(gòu)建合理的培訓(xùn)方案，通過培訓(xùn)提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，進(jìn)而使檔案管理人員更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。再次，聘請專業(yè)化檔案管理人員加入到高校檔案管理工作中，構(gòu)建一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)。最后，在薪資福利待遇中，應(yīng)給予檔案管理進(jìn)行調(diào)整，滿足其物質(zhì)與精神上的需要，帶動(dòng)檔案管理人員工作熱情，使其更好全身心的投入到檔案管理工作中，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，創(chuàng)新高校檔案管理模式，不僅是高校教育教學(xué)發(fā)展的需要，也是檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的需要。而信息化時(shí)代背景下，為高校檔案管理帶來創(chuàng)新契機(jī)，有助于實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理模式。因此，高校檔案管理應(yīng)重視檔案信息化管理模式的構(gòu)建，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，增強(qiáng)管理人員綜合素養(yǎng)，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展。

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作者簡介：吳哲（1982-），女，漢族，廣東醫(yī)科大學(xué)，中級職稱，本科學(xué)歷，碩士學(xué)位。