城建檔案管理數(shù)字化問題的思考

摘 要：城建檔案作為一種重要的信息資源，既記錄著城市建設(shè)的技術(shù)成果也是重要的公共服務(wù)信息。隨著時(shí)代發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，城建檔案工作如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，最大限度地發(fā)揮其特有的功能和效益成為一個(gè)值得思考的問題。本文論述了城建檔案管理數(shù)字化的意義、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容、城建檔案管理數(shù)字化工作存在的問題以及提升城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的路徑，以期為我國城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供思路與借鑒。

關(guān)鍵詞：城建檔案;管理;數(shù)字化

城建檔案作為檔案管理的一個(gè)重要組成部分，其檔案的參考價(jià)值、記錄價(jià)值和利用價(jià)值也日益重要。而利用信息技術(shù)，對城建檔案進(jìn)行數(shù)字化管理則能夠有效地解決這些難題，對于提高城建檔案管理水平和促進(jìn)城建檔案事業(yè)發(fā)展都有著重要意義。

一、城建檔案管理數(shù)字化的意義

1.檔案數(shù)字化技術(shù)進(jìn)步的必然結(jié)果。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)終端、大數(shù)據(jù)等越來越普及，這些技術(shù)為檔案管理數(shù)字化提供了非常便利的技術(shù)支撐，同時(shí)也對檔案管理提出了新的要求。信息化時(shí)代智能化管理及數(shù)字化管理非常普遍，原有的檔案管理模式既難以提升自我管理水平，也難以為其他部門和公眾提供精準(zhǔn)、高效的服務(wù)，檔案的功能也難以充分發(fā)揮。可以說，不實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，就難以適應(yīng)新時(shí)代新要求，改變傳統(tǒng)檔案資源的處理方式勢在必行。

2.延長原始檔案資料的壽命。一個(gè)城市的發(fā)展短則數(shù)十年，長則上百年，涉及的城建資料種類也非常繁多繁雜。利用電子媒介等方式對相關(guān)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠極大的延長檔案的保存時(shí)間，同時(shí)也能做到無損備份，能夠有效的避免傳統(tǒng)檔案管理的一些常見問題，比如因翻閱造成檔案資料缺頁、褶皺、破損等。同時(shí)，檔案的數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)隨時(shí)隨地查閱資料，也提升了檔案的使用效率。

3.提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案的數(shù)字化管理能夠改變檔案的存儲(chǔ)機(jī)制，由紙質(zhì)變成了電子媒介，不僅減少了存儲(chǔ)空間，也減少了保管、查詢、復(fù)制費(fèi)用，大大減少了人力財(cái)力物力的浪費(fèi)。同時(shí)檔案管理的數(shù)字化通過大數(shù)據(jù)可以即時(shí)提供準(zhǔn)確、詳盡的信息，為相關(guān)決策者和使用者提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。

4.增強(qiáng)城建檔案管理工作的社會(huì)影響力。檔案數(shù)字化通過信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地提供準(zhǔn)確、權(quán)威、及時(shí)的檔案信息，突破了時(shí)間和地域的限制，減少了傳統(tǒng)方式查詢紙質(zhì)檔案的繁瑣步驟和程序，利用移動(dòng)終端等智能設(shè)備就實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享，破除了原有的查詢門檻，使之成為一個(gè)全民參與、社會(huì)共享的事業(yè)，極大的增強(qiáng)了檔案管理工作的社會(huì)影響力。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

城建檔案的數(shù)字化管理主要是通過建設(shè)數(shù)字檔案館的方式來實(shí)現(xiàn)。對于一個(gè)城市來說，除了建設(shè)功能齊全、設(shè)施完善、安全保密、節(jié)能環(huán)保、服務(wù)便捷、經(jīng)濟(jì)實(shí)用的數(shù)字檔案館之外，還要建立一個(gè)具有科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化、特色化的數(shù)字化管理體系。將城建檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、重點(diǎn)數(shù)據(jù)庫、綜合數(shù)據(jù)庫、聲像數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行資源的整合，使得現(xiàn)存數(shù)據(jù)庫之間實(shí)現(xiàn)信息、資源的聯(lián)結(jié)和共享，由此可以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫應(yīng)用性的擴(kuò)大與延伸，對日后收集、整理、保管、利用、管理、統(tǒng)計(jì)、查閱城建檔案提供更大的便捷，進(jìn)而可以更加準(zhǔn)確、高效地為城市建設(shè)與規(guī)劃提供專業(yè)性服務(wù)，也便于社會(huì)各界的利用。

在具體的工作中，城建檔案管理的數(shù)字化包含三個(gè)步驟：首先要對檔案資料進(jìn)行接收，并確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。在接收時(shí)要將成果與資料加以分類、整理、存儲(chǔ)、歸檔。其次是要對檔案資料進(jìn)行備份。這個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)是為了將數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)，確保檔案材料的安全與完整。最后是對成果資料的借閱和利用。檔案管理者需要按照國家的相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行對城建檔案和材料的查詢、分發(fā)、借閱和管理。

在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的工作中，要特別注意幾個(gè)關(guān)鍵性內(nèi)容。首先，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是城建檔案數(shù)字化管理的必要前提，除按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》建設(shè)“五位一體”的國家綜合檔案館外，還要對城建檔案的網(wǎng)絡(luò)管控、信息傳輸工具等進(jìn)行建設(shè)。其次，城建檔案信息的存儲(chǔ)要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。圖片資料、文字材料、影像記錄等，都要按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建檔、歸檔。最后，信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)工作。信息系統(tǒng)用來承載城建檔案數(shù)字化管理的信息錄入、處理、保存以及提取等。因此，它是整個(gè)數(shù)字化管理的核心部分。信息系統(tǒng)的良好運(yùn)行是保障城建檔案信息化有序進(jìn)行的重要方面。所以，在工作中要注重加強(qiáng)對信息系統(tǒng)的檢查與維護(hù)工作，這將為提升檔案管理數(shù)字化水平和檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、法治化水平提供支持與保障。

在日后的工作中，城建檔案數(shù)字化的創(chuàng)新性工作則體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是城建檔案的數(shù)字化與城市空間地理信息系統(tǒng)相融合。就目前來說，盡管很多地方?jīng)]有實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，但是這將是今后城建檔案數(shù)字化管理的趨勢?？梢赃\(yùn)用虛擬仿真、三維、“3S”（遙感RS、衛(wèi)星定位GPS、地理信息系統(tǒng)GIS）等技術(shù)將城市空間地理信息引入到檔案管理之中，旨在將其與各個(gè)數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)銜接，為更好的利用城建檔案提供新的思路和方法。二是推進(jìn)城建檔案信息交換中心的建設(shè)。將城建檔案進(jìn)行數(shù)字化管理不僅是為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的存放檔案，更是為了更多更有效的利用，讓檔案發(fā)揮更大的價(jià)值，發(fā)揮應(yīng)有的功能。檔案信息交換中心則是將城市建設(shè)檔案的信息資源進(jìn)行綜合開發(fā)利用，將其與相關(guān)的辦公部門實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通、跨平臺(tái)共享，為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供豐富多樣的精準(zhǔn)服務(wù)。

三、城建檔案管理數(shù)字化工作存在的問題

1.對城建檔案管理信息化的認(rèn)知不足。對于將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，很多人就簡單的理解為將紙質(zhì)版檔案的資料運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)化為電子版資料，還有城市對城建檔案的數(shù)字化工作重視程度明顯不足，缺乏頂層的設(shè)計(jì)規(guī)劃。這些認(rèn)識(shí)上的不足問題，使得目前的城建檔案數(shù)字化管理工作出現(xiàn)層次深淺不一的局面，仍停留在以往的對城建檔案管理的模式之下。因而，對城建檔案管理方法的科學(xué)性有待挖掘。與此同時(shí)，對于檔案工作中的安全意識(shí)也有待提升，城市建設(shè)的資料信息有些屬于保密范疇，在進(jìn)行數(shù)字化的過程中，需要防止重要信息泄露的問題。

2.數(shù)據(jù)查詢服務(wù)有待進(jìn)一步完善。在城建檔案數(shù)字化管理內(nèi)容中，方便對數(shù)據(jù)的查詢服務(wù)也是一項(xiàng)重要內(nèi)容，科學(xué)完善的數(shù)據(jù)查詢服務(wù)體現(xiàn)著該城市城建檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)水平。目前來說，很多城市的城建檔案數(shù)字化的作用大多停留在部門內(nèi)部，對更多有需要的部門與個(gè)人的開放程度不足，由此對檔案數(shù)字化的利用程度也有限，這些都限制了檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)的功能和作用。需要在以后的工作中，加強(qiáng)對城建檔案數(shù)字化平臺(tái)的使用和推廣，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。

3.檔案管理者的綜合素質(zhì)有待提升。目前，城建黨案數(shù)字化管理工作仍處在初級(jí)階段，很多部門的缺少專門對檔案數(shù)字化管理的負(fù)責(zé)人員。檔案數(shù)字化管理員大多采用將原有從事檔案管理工作的工作人員直接轉(zhuǎn)化過來，這種方式則需要政府部門針對這些人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)。只有這些人員對數(shù)字化檔案管理的方式方法有了清晰的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)上，才有可能做好城建檔案的數(shù)字化管理工作。除了培訓(xùn)原有檔案管理工作人員外，建設(shè)一支專業(yè)的、高水平的檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍同樣是十分必要的。

四、提升城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的路徑

1.提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。城建檔案的數(shù)字化能夠及時(shí)準(zhǔn)確的反映出城市建設(shè)的方方面面，能夠有效的為行業(yè)發(fā)展、學(xué)術(shù)研究、領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等提供服務(wù)，也能極大的提高城建檔案管理的社會(huì)影響，充分發(fā)揮城建檔案的功能和作用。萬維網(wǎng)作為開放共享的平臺(tái)，城建檔案等相關(guān)信息會(huì)被大量互聯(lián)網(wǎng)用戶進(jìn)行訪問和查詢。假如儲(chǔ)存相關(guān)信息的服務(wù)器被計(jì)算機(jī)病毒感染或是遭黑客攻擊，內(nèi)容被篡改，不僅會(huì)影響該單位的形象，也會(huì)直接損害其經(jīng)濟(jì)利益，更會(huì)極大地影響政府的公信力。因此，要高度重視網(wǎng)絡(luò)信息安全，建設(shè)可靠的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)系統(tǒng)，推進(jìn)數(shù)字檔案資源體系、利用體系、安全體系建設(shè)，提高工作人員的安全防范意識(shí)，培養(yǎng)面對突發(fā)事件的應(yīng)急能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、檔案資源數(shù)字化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、安全保障多元化的檔案管理新模式。

2.強(qiáng)化完善管理機(jī)制。將數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制建設(shè)，可以更好地滿足城建檔案信息化管理多方面的需求。一方面要加強(qiáng)運(yùn)用科學(xué)技術(shù)發(fā)展、電子科技創(chuàng)新的優(yōu)秀成果，提升信息化管理的科學(xué)性。另一方面也要注重對管理城建檔案信息化的多項(xiàng)硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)更新更換，時(shí)刻確保設(shè)備的性能良好，助力推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化能力的不斷提升。此外，應(yīng)建立相應(yīng)的突發(fā)情況應(yīng)急機(jī)制，當(dāng)出現(xiàn)對各類信息資料丟失、順序雜亂等情況時(shí)，能夠及時(shí)有效的處理。這就要求在檔案管理工作中，要建立工作責(zé)任制度和責(zé)任追究制度，確保檔案管理的整個(gè)過程、每個(gè)環(huán)節(jié)、每件事項(xiàng)都有專人負(fù)責(zé)。在管理模式上，應(yīng)注重創(chuàng)新舉措，在原有的經(jīng)驗(yàn)與管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，提升管理能力與管理水平，不斷健全完善城建檔案數(shù)字化管理機(jī)制，確保城建檔案管理數(shù)字化工作的完善和發(fā)展，真正完成城建檔案對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的使命擔(dān)當(dāng)。

3.注重提升從業(yè)人員素質(zhì)。城建檔案的數(shù)字化管理對工作人員的素質(zhì)要求是多方面的，既要有工程方面的城市建設(shè)知識(shí)，也要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)等，同時(shí)檔案管理人員還需要有較好的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任擔(dān)當(dāng)。要把城建檔案從業(yè)人員的信息化素質(zhì)放在最重要的位置。通過培訓(xùn)講解、線上線下、參觀考察、專業(yè)輔導(dǎo)、個(gè)人自學(xué)等多種方式來培養(yǎng)一支具有開拓性、適應(yīng)性、互補(bǔ)性的懂城建、懂檔案、懂現(xiàn)代化技術(shù)的高素質(zhì)城建檔案人才隊(duì)伍。同時(shí)要通過學(xué)術(shù)交流、各類論壇和講座等方式及時(shí)向員工介紹前沿科技發(fā)展情況、新的技術(shù)手段的運(yùn)用情況、新的管理理念普及情況等，提高領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]白建峰.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].江西建材，2014（3）.

作者簡介：張新揆（1967-），女，中共黨員，中級(jí)職稱，學(xué)歷：大學(xué)本科，籍貫：山東泰安岱岳區(qū)，現(xiàn)任中共泰安市岱岳區(qū)委黨史研究中心（區(qū)地方史志研究中心、區(qū)檔案館）副主任（副館長），主要研究方向是檔案與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)系以及檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的意義和作用。