信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新性研究

溫雅倩

摘 要：信息時(shí)代隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)代文書檔案管理工作創(chuàng)新迫在眉睫。作為管理人員不僅需要全方位認(rèn)識(shí)文書檔案管理的特點(diǎn)，而且需要積極適應(yīng)時(shí)代賦予的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，完善和優(yōu)化管理體系，提升管理水平和能力，從多角度著眼，不斷探索出新的舉措和方法，促使文書檔案管理工作逐步走向現(xiàn)代化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;文書檔案管理;現(xiàn)代化;規(guī)范化

信息化是憑借信息技術(shù)手段，有效地開發(fā)和利用信息資源，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。檔案作為信息資源的重要組成，在信息時(shí)代也是挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存。文書檔案作為檔案的重要組成部分，記載了過去和現(xiàn)在企事業(yè)的發(fā)展歷程。信息化背景下，文書檔案管理工作受互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響，依然處于相對(duì)被動(dòng)的局面，需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理才能更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。當(dāng)然，目前文書檔案管理工作中還存在著諸多問題，需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理使得檔案信息化進(jìn)程得以推進(jìn)，檔案能夠得到廣泛和深入的利用，檔案價(jià)值能夠得到充分發(fā)揮。提高文書檔案管理工作水平，能更好地使文書與檔案工作相銜接，建立起有效的管理制度，進(jìn)而提高文書檔案的利用率，為單位的決策提供依據(jù)。信息化是文書檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，文書檔案在文檔資料中占有較大比重，科學(xué)有效地開展文書檔案管理工作是檔案實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值、凸顯自身特色的重要舉措。

一、文書檔案工作的重要性及其面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

文書檔案是在行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的那部分檔案的統(tǒng)稱。文書檔案反映了原始的真實(shí)記錄，在一定程度上體現(xiàn)出了活動(dòng)的深度與廣度，文書檔案工作是對(duì)以往工作所形成的一系列文件材料作為管理目標(biāo)與對(duì)象，文件材料的最終歸宿檔案的參考價(jià)值為更好地發(fā)展工作提供了一定的科學(xué)經(jīng)驗(yàn)，文書檔案資料的完整性與檔案管理工作相互影響，相互制約。當(dāng)今時(shí)代高速發(fā)展的背景下，文書檔案工作的順利開展影響各項(xiàng)工作的進(jìn)行。

1.信息化背景下文書檔案管理的特點(diǎn)及其重要性。新時(shí)代，文書檔案管理具有一定的特點(diǎn)：從內(nèi)容上說，文書檔案是工作情況的真實(shí)反映，涉及到各項(xiàng)工作的方方面面，載體形式多樣，內(nèi)容涵蓋范圍廣而多;從形式上說，文書工作與文書檔案聯(lián)系緊密，很多檔案源于文書，文書工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，文書檔案影響著檔案工作的發(fā)展;從管理工作上說，文書檔案管理的對(duì)象繁多，工作重點(diǎn)側(cè)重于收集和保管，以保證文書檔案的齊全與完整，進(jìn)而為開發(fā)利用工作提供依據(jù)。當(dāng)然，文書檔案管理工作受檔案管理的影響，還具有一定的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。

文書檔案與其他檔案一樣具有保密性，因此文書檔案管理工作與檔案管理工作一樣有著許多重要的意義，不僅能夠影響到經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，還能影響檔案工作的方方面面。信息化背景下，對(duì)于文書檔案的管理可以運(yùn)用更多的技術(shù)手段將工作精確、細(xì)化且僅限明確的分工，進(jìn)而提高管理質(zhì)量和效率;也可以使得更多的檔案信息資源的內(nèi)容和性質(zhì)凸顯出來，進(jìn)而對(duì)檔案產(chǎn)生更加深刻的認(rèn)知，更加及時(shí)有效的解決問題;還可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的一些弊端，在保障檔案安全與完整的同時(shí)，又使得檔案管理工作更加完善。

2.信息化背景下文書檔案管理工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。信息化背景下文書檔案管理工作面臨著一些機(jī)遇：信息化的發(fā)展使得檔案管理工作越來越便捷，技術(shù)層面的處理也使得檔案管理更加高效，解決了一些傳統(tǒng)的問題，文書檔案工作也隨之變得更加規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化;大數(shù)據(jù)環(huán)境下使得傳統(tǒng)檔案工作暴露出的許多問題得以用技術(shù)手段與方法潛在的化解掉，以更少的人力物力和影響因素解決了檔案高質(zhì)發(fā)展的問題。

信息化背景下文書檔案管理工作也面臨著許多挑戰(zhàn)：大數(shù)據(jù)會(huì)影響到檔案的機(jī)密性，使得檔案的安全受到一定的威脅;互聯(lián)網(wǎng)與檔案工作的融合發(fā)展還沒有完全走向成熟，對(duì)于檔案的管理技術(shù)存在一些挑戰(zhàn);信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)于檔案管理人員的要求更高更多，對(duì)于工作的創(chuàng)新和順利開展有一定的影響。

二、信息化視閾下文書檔案工作中存在的諸多問題

1.客觀條件方面：檔案工作制度體系不夠完善。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，我國目前雖然有了一定的文書檔案管理制度，但是在信息化飛速發(fā)展的當(dāng)下還是不能滿足現(xiàn)代化更多的需求，與其他檔案管理工作一樣，重視收集與保管輕利用的現(xiàn)象始終存在，為實(shí)際工作帶來了不便。文書檔案涉及的內(nèi)容繁多，管理環(huán)節(jié)也比較復(fù)雜，對(duì)于適應(yīng)新時(shí)期而引進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，尤其是辦公自動(dòng)化普及了以后，電子文件無法及時(shí)、準(zhǔn)確地得到管理。

文書檔案管理在制度方面存在著不足，對(duì)于檔號(hào)、目錄等的設(shè)置缺乏理念的更新，陳舊的管理意識(shí)在新時(shí)期制約了管理效能的發(fā)揮，檔案的價(jià)值沒有得到充分的發(fā)揮，阻礙了管理工作的健康發(fā)展;文書檔案的管理模式也存在著不足，對(duì)于時(shí)代形勢(shì)的把握不夠，缺乏科學(xué)化、創(chuàng)新性的管理實(shí)踐，也沒有形成體系化的文書檔案管理思路，影響了文書檔案的管理質(zhì)量和價(jià)值。

2.主觀人為因素：管理人員素質(zhì)不夠全面。新的時(shí)代對(duì)于各行各業(yè)的工作人員都有諸多新的要求，文書檔案管理人員墨守成規(guī)的工作態(tài)度和模式已經(jīng)無法適應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的工作要求，專業(yè)知識(shí)、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新理念都是時(shí)代賦予管理人員的責(zé)任。目前文書檔案隊(duì)伍的整體水平還不是很高，專業(yè)能力超眾的人才更是寥寥無幾，原有的檔案管理手段不能適應(yīng)信息化的進(jìn)程，提升檔案管理人才的整體梯隊(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能，從而使檔案專業(yè)人才隊(duì)伍能夠適應(yīng)時(shí)代需求發(fā)展。文書檔案管理人員的各項(xiàng)素質(zhì)參差不齊，使得文書檔案管理工作存在很多漏洞。

3.信息化方面：現(xiàn)代化管理不夠成熟。信息化已經(jīng)成為未來各項(xiàng)工作的發(fā)展方向，文書檔案管理工作也不例外。目前很多文書檔案管理工作介于傳統(tǒng)和信息化管理之間的模式，有的甚至還依然處于紙質(zhì)檔案的階段，信息化程度不高，工作量很大。當(dāng)前從國家層面到社會(huì)上以個(gè)體為單位的個(gè)人，對(duì)于信息資源的重視程度達(dá)到前所未有的高度，社會(huì)組織對(duì)于信息資源中最為特殊的一個(gè)門類，檔案的重視也是尤為突出，但是基于檔案的隱性、潛在價(jià)值使得關(guān)注度還是沒有足夠的“熾熱”。

三、信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新性策略

信息化背景下，對(duì)于文書檔案管理工作要從頂層設(shè)計(jì)上進(jìn)行規(guī)劃創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)思想束縛，勇于將信息技術(shù)手段與方法引用至文書檔案工作當(dāng)中來。平衡各方面的阻礙與壓力，為文書檔案與信息技術(shù)融合創(chuàng)造出良好的對(duì)接環(huán)境，使文書檔案乘信息技術(shù)大船再上層樓。

1.建立系統(tǒng)且完備的文書檔案工作管理體系。文書檔案管理工作規(guī)范化是提高文書檔案管理工作效率的必要步驟。創(chuàng)新文書檔案管理制度是創(chuàng)新管理工作的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代步伐，以實(shí)際工作的發(fā)展需求為導(dǎo)向，對(duì)原有的規(guī)章制度進(jìn)行梳理和完善，彌補(bǔ)傳統(tǒng)制度中的不足，使新的制度體系與原有的制度體系進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，還應(yīng)當(dāng)借鑒相對(duì)成熟和先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際，在合法合理的前提下，建立規(guī)范化的操作規(guī)程，建立起一套符合自身情況的管理體系制度，從而形成全面、綜合、完整的文書檔案管理模式。當(dāng)然，不僅要確保創(chuàng)新的管理制度和現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展步伐相一致，還要和各項(xiàng)工作的開展相協(xié)調(diào)，提高文書檔案管理的能力。

加快文書檔案管理現(xiàn)代化，有利于提升檔案信息管理的靈活性，不僅能提高信息資源的利用率和檔案管理工作效率，還能減輕管理人員的壓力?，F(xiàn)代化文書檔案管理制度需要以統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理作為其工作的指導(dǎo)準(zhǔn)則，從實(shí)際工作中建立起系統(tǒng)完備的管理體系與制度規(guī)范，優(yōu)化管理工作流程。在文書檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)注重管理方法和手段的豐富性，采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，加大投入，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，提高文書檔案管理的工作效率和信息化進(jìn)程?，F(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備在檔案工作得以最大限度的發(fā)揮作用，促使文書檔案在效率與滿意度上得到有效提升，真正實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案價(jià)值的融合，促進(jìn)了各項(xiàng)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.提高文書檔案管理人員的創(chuàng)新素質(zhì)。信息化背景下，利用信息技術(shù)管理文書檔案，需要具備高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。在專業(yè)素質(zhì)方面，需要具備系統(tǒng)的理論知識(shí)與實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn);在相關(guān)技能方面，需要具備計(jì)算機(jī)和外語等一些必備的知識(shí)儲(chǔ)備，提升工作能力和水平;在綜合素質(zhì)方面，應(yīng)當(dāng)提高認(rèn)識(shí)，重視文書檔案，不斷更新文書檔案管理思想和理念，發(fā)揮出工作熱情?？傊?，信息化背景下的文書檔案管理人員，不僅要具有過硬的檔案管理專業(yè)知識(shí)，懂得檔案管理業(yè)務(wù)，還應(yīng)當(dāng)具備互聯(lián)網(wǎng)思維，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，逐步適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需求。

3.引進(jìn)文書檔案管理的信息化技術(shù)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，文書檔案管理工作的現(xiàn)代化越來越重要?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，是當(dāng)前文書檔案工作得以行政效率、滿意度提升的最有效手段。信息化時(shí)代可以利用技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一、有效的管理，確保檔案的完整與安全。信息化技術(shù)的引入，使得文書檔案的數(shù)字化管理成為了現(xiàn)實(shí)。相關(guān)技術(shù)和軟件的開發(fā)和利用能夠迅速、全面地管理檔案資料，進(jìn)而提高檔案的利用效率。對(duì)于文書檔案的管理與其他檔案管理一樣，需要采取相應(yīng)的保密措施，通過技術(shù)手段進(jìn)行加密，設(shè)置不同的權(quán)限，進(jìn)行檔案資源的共享;還可以建立嚴(yán)密的安全保護(hù)系統(tǒng)，通過技術(shù)手段對(duì)與文書檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)及資料庫進(jìn)行監(jiān)管，并做好電子檔案的備份工作，定期檢查更新，確保檔案的安全。

四、結(jié)束語

在不斷發(fā)展和進(jìn)步的信息化背景下，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化意義重大，不僅關(guān)系到檔案信息本身，還影響到各信息利益方的需求。在信息化環(huán)境下，文書檔案管理創(chuàng)新性對(duì)于檔案管理工作的健康發(fā)展具有推動(dòng)作用。完善文書檔案管理的規(guī)章制度，不斷提高管理人員的各項(xiàng)素質(zhì)，加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，能夠有效提高文書檔案管理的質(zhì)量與效率，促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)快速、健康地發(fā)展。

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