信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

摘 要：隨著科技與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，人們需要處理的信息數(shù)據(jù)越來越多，社會(huì)對人才的信息處理能力要求也越來越高。檔案是一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展歷史見證，是事業(yè)單位的精神財(cái)富，對事業(yè)單位日后的可持續(xù)發(fā)展有重要借鑒及指導(dǎo)意義。信息化時(shí)代對事業(yè)單位檔案的管理質(zhì)量要求越來越高，為了做好事業(yè)單位檔案管理，使事業(yè)單位檔案管理符合信息化時(shí)代發(fā)展需求，文章在分析事業(yè)單位檔案管理信息化定義及信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新必要性的基礎(chǔ)上探討信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，以為事業(yè)單位檔案有效管理提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新;發(fā)展

科技及網(wǎng)絡(luò)推動(dòng)社會(huì)向信息化時(shí)代發(fā)展，在信息化時(shí)代，信息技術(shù)在人們生活和工作中的應(yīng)用越來越廣泛，并為人們工作和生活帶來了很多便利。在信息化時(shí)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用也使事業(yè)單位的競爭日趨激勵(lì)，事業(yè)單位為了較好的發(fā)展，并在競爭中立足，需要加強(qiáng)單位的檔案創(chuàng)新管理，結(jié)合信息化時(shí)代需求，利用信息化手段，加強(qiáng)檔案發(fā)展管理，以促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案信息化概述

1.含義。檔案信息化是通過信息化技術(shù)對檔案管理進(jìn)行組織與規(guī)劃管理，目的是實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。檔案信息化是建立在信息化技術(shù)之上的檔案管理，是檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。在信息化背景下，事業(yè)單位需要加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)，在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)上使檔案管理科學(xué)統(tǒng)一，在利用信息技術(shù)的優(yōu)勢基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理全面發(fā)展。

2.內(nèi)容。檔案管理信息化主要是通過基礎(chǔ)信息化設(shè)施的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的硬件及軟件支撐，以為檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。在信息化時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理要做好資源建設(shè)，以提升檔案資源管理的有效性，將檔案資源與數(shù)字檔案進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案共享。要加強(qiáng)事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)，以為檔案信息化管理提供技術(shù)及人才支持。

二、信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性

1.適應(yīng)信息化時(shí)代的社會(huì)需求。信息化時(shí)代，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，人們的交流越來越緊密，需要處理的信息也越來越多，在信息化環(huán)境下社會(huì)對事業(yè)單位檔案管理的要求也越來越高。檔案是事業(yè)單位發(fā)展的見證，是事業(yè)單位的精神財(cái)富，在見證事業(yè)單位發(fā)展歷史的基礎(chǔ)上對事業(yè)單位的未來發(fā)展有重要指導(dǎo)作用。事業(yè)單位的檔案管理不僅關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，還關(guān)系到單位員工的利益。在信息化時(shí)代，單純依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式難以滿足檔案信息的真實(shí)性與完整性，會(huì)阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。需要對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，完善檔案信息化建設(shè)與管理，使檔案更好的服務(wù)于單位發(fā)展，并促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展。

2.促進(jìn)事業(yè)單位不斷發(fā)展。在信息化時(shí)代，隨著信息技術(shù)的不斷升級，人們對信息技術(shù)的應(yīng)用也在增強(qiáng)。檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新有利于對檔案信息的搜集與整理，滿足人們高價(jià)值、高時(shí)效的檔案需求，在此基礎(chǔ)上滿足社會(huì)發(fā)展需求。事業(yè)單位在信息化時(shí)代要不斷發(fā)展需要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)人才。事業(yè)單位人事檔案的管理創(chuàng)新可以幫助單位做好人事資源配置，實(shí)現(xiàn)人才最優(yōu)分配，使人才在最適合自己的崗位上發(fā)揮最大效用。通過檔案管理的創(chuàng)新，將信息技術(shù)融入到檔案管理中，可幫助事業(yè)單位吸引優(yōu)秀人才的加入，以提高單位的工作質(zhì)量，提升單位在市場競爭中的優(yōu)勢。

三、信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展對策

1.完善檔案管理相關(guān)法規(guī)。健全的法規(guī)制度是開展工作的基礎(chǔ)和保障，在信息化時(shí)代，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案在收集及管理過程中會(huì)遇到一系列的阻礙，檔案管理需要依托新的法規(guī)制度進(jìn)行工作的開展。原有的檔案管理制度不能適應(yīng)信息時(shí)代對檔案管理的高要求，需要結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展需求及實(shí)際國情，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題制定相關(guān)法規(guī)制度，以保證檔案管理有序開展，為信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新提供方向指引。

2.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式。在信息化時(shí)代進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理服務(wù)方式。首先，加強(qiáng)事業(yè)單位之間的聯(lián)系，目的是實(shí)現(xiàn)單位之間檔案資源的共享，通過單位之間橫向及縱向的聯(lián)系，加強(qiáng)單位之間合作，改善檔案管理服務(wù)方式，提高檔案的利用效率。社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代后，信息資源大量增加，面對龐大的信息資源，單靠一個(gè)單位的檔案室進(jìn)行檔案收集與管理是難以實(shí)現(xiàn)的。需要各事業(yè)單位進(jìn)行橫向縱向聯(lián)合，以提高資源共享效果。其次，加強(qiáng)檔案資源電子化建設(shè)。在信息化時(shí)代，檔案資源可以借助信息技術(shù)整理成電子文件，并通過網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)進(jìn)行收集、上傳、整理和管理，以實(shí)現(xiàn)檔案異地調(diào)閱和使用。對檔案進(jìn)行電子化建設(shè)，有利于檔案的收集、整理、上傳、接收、查詢及利用，能提高檔案的價(jià)值。再次，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。傳統(tǒng)檔案管理過程中由于檔案的紙制性使資料搜索及查找極耗時(shí)間和人力，導(dǎo)致檔案管理工作效率低。在信息化時(shí)代，對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，可依托互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使檔案在開放的網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)有效利用。

3.做好檔案安全管理。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用給檔案管理帶來了便利，同時(shí)也給檔案的保密帶來一定挑戰(zhàn)。在信息化時(shí)代，檔案管理創(chuàng)新的同時(shí)要加強(qiáng)檔案的保密管理，在保證檔案正常使用的基礎(chǔ)上提高檔案的價(jià)值。將信息技術(shù)引入到檔案管理過程中，如果在管理過程中計(jì)算機(jī)被病毒感染、人為操作失誤或機(jī)器故障等都會(huì)影響檔案保密性。為此，事業(yè)單位要采用先進(jìn)的軟件系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，以保證單位檔案資料的安全性。檔案管理人員要不定時(shí)對計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒及檢測，避免病毒干擾檔案的正常管理與使用。檔案管理部門要加強(qiáng)檔案平臺(tái)及外部的網(wǎng)絡(luò)鏈接管理，以避免檔案丟失。事業(yè)單位要善于應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)保護(hù)檔案資源，通過身份認(rèn)證等技術(shù)提高檔案信息化系統(tǒng)的安全性。

4.轉(zhuǎn)變檔案管理人員理念。在信息化時(shí)代，檔案作為事業(yè)單位的精神及物質(zhì)財(cái)富，對事業(yè)單位的發(fā)展有良好的促進(jìn)作用。檔案管理人員要加強(qiáng)管理意識(shí)，創(chuàng)新管理理念，以提高檔案管理水平。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，單位比較注重檔案的收藏，輕視檔案的管理。事業(yè)單位的檔案既有收藏價(jià)值，又有實(shí)用價(jià)值，首先，要強(qiáng)化檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，督促其提升檔案管理效率，在重視收藏的同時(shí)重視管理。其次，要引導(dǎo)檔案管理人員重視檔案管理工作，明確檔案的價(jià)值，認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好檔案管理，以提高檔案的使用效率。事業(yè)單位檔案管理工作人員要根據(jù)信息化時(shí)代對檔案管理的需求進(jìn)行檔案創(chuàng)新管理，在現(xiàn)代化創(chuàng)新意識(shí)的指導(dǎo)下應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行創(chuàng)新管理嘗試，通過探索和努力實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，以為檔案的日后使用奠定基礎(chǔ)。

5.創(chuàng)新檔案管理制度。事業(yè)單位要依據(jù)信息時(shí)代的檔案管理需求及國家相關(guān)法規(guī)的指導(dǎo)進(jìn)行管理創(chuàng)新制度的制定，以保證單位檔案管理工作順利開展。首先，事業(yè)單位要重視檔案管理工作，將檔案管理納入到部門日常工作中來，通過完善相關(guān)管理制度規(guī)范檔案管理行為。其次，要建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，通過對檔案管理工作人員的監(jiān)督保證檔案收集、整理過程中檔案的真實(shí)有效性。再次，建立檔案管理責(zé)任制度，將檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，通過責(zé)任約束檔案管理工作人員的行為，提高檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位要加強(qiáng)單位內(nèi)部各部門的聯(lián)動(dòng)，通過建立統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)和管理制度，降低檔案跨部門收集、整理、使用及管理的難度，提高檔案管理效率。

6.加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)。信息化時(shí)代，社會(huì)對專業(yè)性技術(shù)型人才的需求越來越多，人才在事業(yè)單位檔案管理中也有舉足輕重的作用。要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理，需要加強(qiáng)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，以提高信息化時(shí)代檔案管理效率及質(zhì)量。首先，對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，加強(qiáng)思想教育，使其重視檔案管理工作，同時(shí)加強(qiáng)其檔案管理能力，通過計(jì)算機(jī)操作培養(yǎng)、檔案管理軟件培訓(xùn)、檔案管理時(shí)代需求培養(yǎng)等培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才。其次，招聘有檔案管理經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)能力強(qiáng)的管理人才，以壯大事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍，使檔案管理符合信息化時(shí)代需求。資源好的單位可以選派優(yōu)秀檔案管理人才出國深造，將國外先進(jìn)檔案管理理念融入到本單位的檔案工作中，以提高檔案管理價(jià)值。

在培養(yǎng)檔案管理人才的基礎(chǔ)上要強(qiáng)化檔案管理人員的與時(shí)俱進(jìn)的理念，使其結(jié)合現(xiàn)代化服務(wù)方式在摒棄傳統(tǒng)管理理論及方式的基礎(chǔ)上結(jié)合計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理手段創(chuàng)新，改善傳統(tǒng)單一的檔案管理工作理念和流程，使檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，以為檔案使用人員提供高效服務(wù)。

7.加大投入提高檔案管理科學(xué)性。信息化時(shí)代對檔案的管理要求越來越高，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案創(chuàng)新管理工作，督促檔案管理人員認(rèn)真對待檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)要加大資金投入，為檔案管理配備先進(jìn)的硬件設(shè)備及軟件設(shè)施，以提高檔案管理的科學(xué)合理性。事業(yè)單位要從宏觀角度和微觀角度進(jìn)行雙重考慮，使檔案管理成為單位的一個(gè)整體性工作任務(wù)，通過轉(zhuǎn)變檔案管理理念，融入信息時(shí)代的新理念，拓寬檔案管理渠道，使檔案管理在無形中得到創(chuàng)新。檔案管理的創(chuàng)新要保證檔案管理的合理性，明確檔案管理的方向，跟隨時(shí)代發(fā)展需求，在國家相關(guān)政策法規(guī)指導(dǎo)下加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用，使檔案管理在科學(xué)合理化的基礎(chǔ)上真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)容及管理方式的創(chuàng)新。

總之，信息化時(shí)代為事業(yè)單位檔案管理帶來了便利，也帶來了挑戰(zhàn)。事業(yè)單位要正確認(rèn)識(shí)信息化時(shí)代對檔案管理的創(chuàng)新需求，在應(yīng)用信息化技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上規(guī)避信息技術(shù)給檔案管理帶來的弊端。事業(yè)單位要重視檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，通過完善檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式，培養(yǎng)檔案管理人才，轉(zhuǎn)讓檔案管理人員理念，加大檔案管理的投入，以保證檔案管理的安全性、科學(xué)性及先進(jìn)性，以促進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位依托檔案管理健康發(fā)展。

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作者簡介：劉洋（1973-），女，漢族，吉林人，中級，本科，研究方向：檔案管理。