焦永明
一、項目簡介
(一)目的
辦公信息自動化系統(tǒng)是利用技術(shù)的手段提高辦事效率,進而實現(xiàn)辦公計算機處理的系統(tǒng),它采用Internet 持術(shù),基于工作流程的概念,使全街道內(nèi)部人員方便快捷地共享信息,高效地協(xié)同工作,改變過去復雜、低效的手工辦公方式,實現(xiàn)迅速全方位的信息采集、信息處理。
(二)參考文檔
《鹽城市大豐區(qū)大中街道辦公自動化系統(tǒng)項目工作說明書》
《鹽城市大豐區(qū)大中街道辦公自動化系統(tǒng)項目投標文件》
二、任務概述
(一)目標
一是開發(fā)建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng);二是原辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)整理遷移。在設(shè)計實施的過程中盡量要做到吸收和繼承舊系統(tǒng)的優(yōu)點,保留舊系統(tǒng)的操作習慣,新系統(tǒng)還應具有良好的擴展性、易用性,實施、管理簡便、運行維護費用低的特點。通過辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和應用,以提高辦事效率和質(zhì)量為最高目標。
(二)面向的用戶群體
本系統(tǒng)面向的最終用戶群體為大中街道機關(guān)、部門、單位、村、社區(qū)操作員、審核員等,系統(tǒng)中包含的必備角色如下:
系統(tǒng)管理員:具有系統(tǒng)最高權(quán)限,負責整個系統(tǒng)的權(quán)限分配、功能管理、用戶管理、站點欄目管理、數(shù)據(jù)交換管理。
操作員:具有系統(tǒng)管理員分配的權(quán)限
審核員:具有審核信息內(nèi)容等權(quán)限。
三、需求規(guī)定
(一)功能說明
1、公文管理
公文管理模塊由①上級來文、閱辦、批示辦理、結(jié)果反饋;②發(fā)文處理、領(lǐng)導批示、文號管理;③文件查詢、批示與反饋查詢、④、文件轉(zhuǎn)換、交換接口功能這十一個功能組成。
(1)文件簽批:大中街道黨政辦公室輸入擬辦意見,流轉(zhuǎn)至相關(guān)領(lǐng)導簽批。
(2)待辦公文:街道領(lǐng)導、分管領(lǐng)導、各部門均顯示待辦公文列表。
(3)批示辦理:根據(jù)領(lǐng)導批示,分發(fā)至相關(guān)分管領(lǐng)導、部門辦理,生成辦理時限;辦理部門負責人可進一步批辦至承辦人,承辦人意見網(wǎng)上反饋至辦理部門負責人;街道領(lǐng)導不在時,黨政辦公室可直接分發(fā)或請示街道領(lǐng)導后分發(fā),在備注欄說明情況。
(4)自動提醒:臨近辦結(jié)時限自動提醒,默認提前兩個工作日,承辦單位可更改。
(5)發(fā)文處理:提供文件擬稿、核稿、簽發(fā)、編號功能;通過WORD 文檔處理工具編輯的文字材料,發(fā)文時一律復制至發(fā)文模塊進行流轉(zhuǎn)簽批。
(6)文件查詢:對收、發(fā)文按條件查詢,可追蹤查看文件內(nèi)容、批辦流程、結(jié)果反饋及辦理附件。對已收公文提供正文附件、“WORD 預覽”、“下載”功能。
(7)批示與反饋查詢:領(lǐng)導批示可按批示人、結(jié)果已閱、主辦部門、時間、關(guān)鍵字進行條件篩選、列表,點擊可追蹤查看與此有關(guān)的信息。
(8)文號管理:提供文號的生成規(guī)則及在公文中的應用。
(9)工作流定義:定義公文流轉(zhuǎn)的流程及表單,綁定文號。提供作廢、辦結(jié)、流轉(zhuǎn)功能。
(10)文件轉(zhuǎn)換:提供WORD 轉(zhuǎn)換功能。
2、通知公告
通知公告模塊是由發(fā)布通知、最新通知、通知刪除、短信通知、輸出功能這五個功能組成。
(1)發(fā)布通知:可選擇接收機關(guān)、部門、農(nóng)村、社區(qū),可選擇群發(fā),也可選擇點對點發(fā)送功能。
(2)最新通知:顯示最近的幾條通知。當前登錄人未閱讀的通知強制彈框提醒。閱讀后,記錄閱讀人員姓名。
(3)通知刪除:發(fā)布人可刪除自己發(fā)布的通知,管理員可按一定條件查詢到符合條件的通知進行刪除。
(4)短信通知:重要通知可選擇短信(用戶方提供短信發(fā)送接口)通知到人,支持分組群發(fā)功能。
(5)輸出功能:提供通知公告的查詢打印功能。
3、工作任務
工作任務模塊分為:重點工作、日常工作、工作計劃三個模塊組成。提供項目類別管理,項目增加、刪除、修改、查詢功能。
(1)重點工作:由具有權(quán)限的相關(guān)部門錄入系統(tǒng)。錄入時可指定重點工作責任部門和協(xié)同部門;可限定完成時限或進展情況說明時限;臨近時限系統(tǒng)自動預警提示;超期不完成,可由政務督查模塊進行督辦。
①進展情況:填寫重點工作的進展情況。
②資金分配:填寫重點工作的資金分配、使用情況。
③存在問題:填寫工作進展存在的問題。
④完成情況:填寫重點工作完成情況。
⑤輸出功能:提供查詢、按類別統(tǒng)計及打印輸出功能。
(2)日常工作:指照月計劃要求,正常安排的工作。
(3)工作計劃:由部門計劃、完成情況、輸出功能三個功能組成
①部門計劃:街道機關(guān)各科室、部門每月底將下月的工作重點、計劃進行錄入,管理員設(shè)定修改、設(shè)定時限功能。部門內(nèi)部人員只能填寫和查看本部門的計劃。
②完成情況:計劃完成情況上報,設(shè)定月底前提醒功能。
③輸出情況:可按部門、時間對計劃及完成情況進行統(tǒng)計輸出。
4、內(nèi)部郵件
內(nèi)部郵件模塊是由草稿箱、寫留言、發(fā)件箱、收件箱這中個功能組成。
5、政務督查
對大中街道黨工委、辦事處布置的重點工作、任務按照時間節(jié)點進行監(jiān)查。對超期不辦的系統(tǒng)將予以展示,由相關(guān)部門對該單位責任人進行查處。
督辦扣分:根據(jù)調(diào)研的督辦扣分規(guī)則,對重點工作、任務管理進行扣分。
6、機關(guān)考勤
(1)電子考勤:街道機關(guān)實行考勤,一天四次:上午上班、下班,下午上班、下班。
(2)考勤查詢:提供個人及部門的考勤情況查詢,并輸出月度考勤匯總備案表。
(3)人員去向:提供各部門人員去向列表,工作時間外出辦事需填寫去向說明。
7、機關(guān)事務
機關(guān)事務管理模塊是由資產(chǎn)管理、車輛管理、支出管理、新聞動態(tài)、通訊錄五大模塊組成。
㈠資產(chǎn)管理
資產(chǎn)管理是由資產(chǎn)登記、資產(chǎn)報修、資產(chǎn)申購、資產(chǎn)報廢這四個功能組成。
㈡車輛管理
車輛管理模塊是車輛登記、出車申請、出車審批、撤銷申請、統(tǒng)計輸出這五個功能組成。
㈢支出管理
支出管理模塊提供事項的錄入、刪除、修改、查詢功能。
主要是接待管理、辦公用品購置管理、因公出差管理。
㈣新聞動態(tài)
模塊是由稿件管理、中國大中新聞網(wǎng)、新大中旬報、信息推送這四個功能組成。
(1)稿件管理:提供投稿、審稿、稿件刪除功能。
(2)中國大中新聞網(wǎng)。
(3)新大中報。
(4)將審核過的質(zhì)量較高的信息推送至大豐新聞網(wǎng)、鹽城新聞、江蘇新聞等新聞網(wǎng)站“最新動態(tài)”欄目中。
㈤通訊錄
顯示大中街道機關(guān)、部門、單位、村、社區(qū)所有內(nèi)設(shè)機構(gòu)的電話信息,部門、單位負責人員電話號碼。提供查詢功能,數(shù)據(jù)來源于移動通訊錄系統(tǒng)接口。
8、學習園地
學習園地模塊是由政策法規(guī)、科技論文、業(yè)務論壇、知識題庫、理論考試這四個功能組成。
9、資料共享
資料共享模塊是由圖片管理、視頻管理、音頻管理、辦公文檔這四個功能組成。
10、大事記
提供大事記,同時可錄入與大事記相關(guān)的圖文、影像資料。也可鏈接到資料共享(圖片管理、視頻管理、音頻管理)中的數(shù)據(jù)。
11、系統(tǒng)設(shè)置
(1)資源管理:配置菜單及訪問路徑。
(2)人員授權(quán):對人員進行權(quán)限設(shè)置。
(3)日歷維護:對日歷進行維護,區(qū)分工作日及節(jié)假日,為電子考勤、公文流轉(zhuǎn)等功能服務。
(4)角色管理:提供角色的增、刪、改、查功能。
(5)角色授權(quán):提供角色的授權(quán)功能。
(二)輸入輸出要求
提供Word 轉(zhuǎn)版式文件的功能,對所有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都可直接錄入,所有頁面都可直接輸出。
(三)對數(shù)據(jù)管理能力要求
每一個數(shù)據(jù)庫最大可達到5G 的文檔容量,可儲存100 萬條文檔記錄數(shù)。
四、運行環(huán)境
(一)設(shè)備
服務器:PC 服務器、1GM 內(nèi)存以上、兩個以上CPU
客戶端:1G 內(nèi)存以上、PII 以上CPU
(二)支撐軟件
1、操作系統(tǒng)
現(xiàn)用的windows XP、win7 等都可以
2、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)
數(shù)據(jù)庫類型ORACLE、數(shù)據(jù)庫名Platform
3、其他支撐軟件
IE6 以上、office 2000 以上。