檔案庫房管理存在的困惑問題及對策

張?zhí)O

摘 要：檔案是對人們的生活和工作等各項活動進(jìn)行記錄的載體，檔案代表著一個人的活動歷史，因此，在一定程度上具有較強(qiáng)的保密性；同時因為檔案的不可再生性，決定著檔案管理存在著重要意義。檔案的種類是復(fù)雜的、數(shù)量是巨大的，因此進(jìn)行檔案管理工作時一定要對其進(jìn)行分類，其中，最為主要的檔案管理工作就是檔案庫房管理。本文就是針對檔案庫房管理中存在的困惑以及解決問題的具體對策進(jìn)行的分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；困惑問題；庫房管理

一、前言

目前，我們對檔案并沒有一個統(tǒng)一的定義，但是毋庸置疑的是，檔案可以對個人的過往經(jīng)歷形成清晰且完整的記錄，對于一個單位來說，檔案是人力資源管理工作開展的關(guān)鍵。一般情況下，企業(yè)以及事業(yè)單位都會建立檔案庫房，用來存放人員的檔案信息，因此庫房的管理工作對檔案管理工作有著直接的影響，加強(qiáng)檔案庫房管理工作質(zhì)量的首要任務(wù)就是發(fā)現(xiàn)目前工作中存在的困惑問題，并找到解決的對策。

二、檔案庫房管理存在的困惑問題

（一）庫房管理存在工作盲區(qū)

庫房管理中的重點工作就是對庫房進(jìn)行安全隱患的排查，同時保證庫房的整潔，對庫房進(jìn)行定期清理。目前，大多數(shù)進(jìn)行檔案庫房管理的工作人員都不具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，沒有認(rèn)識到檔案庫房管理工作的重要性，消極怠工，不按照規(guī)章制度開展工作，給庫房管理工作帶來嚴(yán)重阻礙。首先，工作人員沒有重視庫房的安全管理，未做到水源及電路的每日一檢查，導(dǎo)致庫房出現(xiàn)水災(zāi)及火災(zāi)的危險性增加；其次，檔案庫房應(yīng)當(dāng)專項專用，但是實際上大多數(shù)庫房都堆放了一些無關(guān)雜物，增多了可能出現(xiàn)的隱患問題；第三，庫房基本上都經(jīng)過了長時間的使用，但是卻沒有進(jìn)行定期的庫房修繕，導(dǎo)致庫房內(nèi)多種基本保護(hù)設(shè)施老化，起不到防水、防塵、防盜等作用；第四，庫房缺少完善的人員管理制度，無論是不是庫房工作人員，都可以隨意進(jìn)出檔案庫房，無論是私自查詢檔案還是借閱檔案，都容易導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息泄露或丟失的情況；最后，檔案庫房管理工作依舊采用傳統(tǒng)的方式，缺少現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用，隨著檔案信息數(shù)量的不斷增加，使原本就復(fù)雜的檔案庫房管理變得更加困難，甚至?xí)o檔案造成巨大損失。

（二）庫房安全性較低

檔案庫房管理工作的首要任務(wù)就是保證檔案的安全性，庫房的安全性其實就代表著檔案的安全性。首先，檔案庫房的選址直接影響著庫房的安全性，不應(yīng)選擇災(zāi)害多發(fā)地段作為庫房，盡量將庫房設(shè)置在遠(yuǎn)離水源、火源的位置上，避免出現(xiàn)各種災(zāi)害，進(jìn)而保證檔案安全性；其次，庫房的建造應(yīng)是按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行的，不能因各種原因降低庫房質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，不能偷工減料，導(dǎo)致檔案庫房存在設(shè)計上的缺陷，安全問題需要從庫房建造這一源頭抓起；第三，檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)置也需要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，選擇質(zhì)量高、合格的檔案裝具，例如在水災(zāi)多發(fā)區(qū)域選擇防水裝具、在火災(zāi)多發(fā)區(qū)域選擇防火裝具、在地震自然災(zāi)害多發(fā)區(qū)域選擇抗震裝具；第四，最容易出現(xiàn)在庫房中的安全隱患就是電源安全問題，因此需要對庫房電源進(jìn)行有效保護(hù)，避免漏電事故發(fā)生，進(jìn)而避免漏電事故造成的火災(zāi)隱患出現(xiàn)；最后，檔案庫房應(yīng)當(dāng)建立完善的監(jiān)控報警系統(tǒng)，并配備專業(yè)的設(shè)施，目前大多數(shù)檔案庫房管理都忽略了這一問題。

三、檔案庫房管理優(yōu)化對策

（一）提升工作人員安全意識

檔案庫房的安全性有很大一部分取決于庫房管理工作人員的安全意識，具有較強(qiáng)安全意識的工作人員能夠做到定期檢查庫房各項設(shè)施，并排查安全隱患，因此應(yīng)當(dāng)對工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，加強(qiáng)安全教育，掌握安全常識，增強(qiáng)安全防患意識；同時對工作人員的危機(jī)處理能力進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠在檔案庫房發(fā)生災(zāi)害時快速處理，減少檔案庫房損失。

（二）加強(qiáng)庫房的安全性管理工作

安全事上無小事，安全管理無疑是檔案庫房管理的重點工作。加強(qiáng)庫房安全管理工作可以從以下幾個方面進(jìn)行：第一，根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)，對不合格的檔案庫房進(jìn)行整改，如庫房選址不合理應(yīng)當(dāng)重新選址，將安全隱患遏制在源頭；第二，對庫房的檔案裝具進(jìn)行定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)破損情況，應(yīng)及時更換，同時在庫房內(nèi)合理的擺放檔案架，預(yù)留消防通道；第三，對庫房內(nèi)的各個電源和設(shè)備進(jìn)行有效防護(hù)；第四，在庫房內(nèi)準(zhǔn)備齊全的消防設(shè)備，定期檢查消防設(shè)備的完好情況，定期更換；第五，庫房內(nèi)檔案大多是紙制品，因此防水工作極其重要，應(yīng)當(dāng)定期對庫房內(nèi)水源管道進(jìn)行檢查，防止出現(xiàn)管道破損的現(xiàn)象。檔案庫房的安全管理工作不容忽視，因此，需要工作人員共同努力，才能取得良好的效果。

（三）建立完善的管理制度

完善的檔案庫房管理制度可以為庫房管理工作保駕護(hù)航，針對目前存在于庫房管理制度上的問題，應(yīng)進(jìn)行以下幾個方面的修改和完善。首先，應(yīng)安排專人進(jìn)行庫房管理工作，作為第一負(fù)責(zé)人，每天需要進(jìn)行各項基礎(chǔ)檢查工作，包括門窗開關(guān)情況、電源開關(guān)情況等等；其次，庫房內(nèi)嚴(yán)禁擺放任何無關(guān)物品，同時禁止在庫房內(nèi)進(jìn)食，進(jìn)而保證庫房的整潔性；第三，嚴(yán)禁非庫房工作人員隨意進(jìn)入，查詢檔案時應(yīng)由工作人員將檔案拿出庫房；第四，庫房應(yīng)具有專業(yè)的檔案柜，用來存放已經(jīng)分類的檔案，同時明確分類界限，設(shè)置必要保護(hù)設(shè)施，盡可能的保證檔案信息安全性；最后，隨著社會科學(xué)水平的發(fā)展，檔案庫房管理工作需要跟緊時代的步伐，創(chuàng)造現(xiàn)代化管理條件，讓檔案庫房管理工作變得更加科學(xué)、高效。管理制度的完善使檔案庫房管理工作變得更加容易，但是在完善制度的同時要努力將制度真正應(yīng)用于實踐中，只有兩者結(jié)合才能有效的保障檔案庫房安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案庫房管理在檔案管理中的意義極大，不僅關(guān)系著對工作人員的工作指導(dǎo)，同時也影響著檔案資料能否長久保存，因此，檔案庫房管理工作應(yīng)當(dāng)緊跟時代潮流，探索科學(xué)化、現(xiàn)代化管理方式，為檔案庫房管理工作的有效開展奠定基礎(chǔ)。只有解決庫房管理中存在的諸多問題，例如制度不完善以及安全性低等等，才能實現(xiàn)檔案庫房管理的實際意義，為檔案庫房管理工作的開展保駕護(hù)航、提升管理工作質(zhì)量。

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