信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

張真真 王猛

摘 要：近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)我國(guó)科技水平的提升。信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，并且發(fā)揮了重要作用。在高中檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，可以提高檔案管理效率與質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校整體工作的開(kāi)展，提高辦學(xué)質(zhì)量。本文就信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校 ;檔案管理; 信息技術(shù); 應(yīng)用

隨著信息時(shí)代的飛速到來(lái)，推動(dòng)了信息技術(shù)在社會(huì)眾多領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，也導(dǎo)致智能化發(fā)展成為了各個(gè)行業(yè)的主流發(fā)展。在學(xué)校檔案管理工作中，利用信息化技術(shù)有助于創(chuàng)新學(xué)校管理模式以及教學(xué)模式，能夠?yàn)闄n案管理的信息智能化提供良好的發(fā)展空間，從而使得學(xué)校檔案管理在文獻(xiàn)資源、客戶服務(wù)等各方面水平都得到了明顯提升，有效促進(jìn)了學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

一、高中學(xué)校檔案管理的特點(diǎn)

高中的檔案管理進(jìn)入了信息化管理的階段，信息技術(shù)的高效與快捷在檔案管理的系統(tǒng)應(yīng)用上體現(xiàn)得更加突出，信息技術(shù)對(duì)于高中檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用發(fā)揮著積極作用，應(yīng)用信息技術(shù)使高中檔案信息管理更加快捷與高效。同時(shí)信息的儲(chǔ)存容量也相當(dāng)豐富，檔案信息在檢索方面也更加快捷。信息技術(shù)應(yīng)用于高中檔案管理系統(tǒng)，一些效率很高的軟件可以加以應(yīng)用，這對(duì)高中檔案管理效率的提高起到了促進(jìn)作用。另外，現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)要求操作者具有較高水平的專業(yè)性，因此對(duì)從事檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了更高要求，需要具有一定水平的信息管理技術(shù)才能進(jìn)行進(jìn)行熟練操作，對(duì)具體檔案信息的管理才會(huì)專業(yè)與熟練，提高檔案管理的效率與規(guī)范性。

二、高中學(xué)校檔案管理工作應(yīng)用信息技術(shù)的具體情況

高中學(xué)校檔案能夠詳細(xì)記錄教師的工作以及學(xué)生的實(shí)際情況，還有學(xué)校的基礎(chǔ)工作，這些都是非常重要的資料。隨著時(shí)間的增長(zhǎng)，資料越來(lái)越多，如何才能在數(shù)據(jù)庫(kù)中找到我們想要的資料就需要我們?nèi)ニ伎?。在學(xué)校中，需要經(jīng)常使用檔案資料庫(kù)中的資料，信息技術(shù)的應(yīng)用不但可以整理數(shù)據(jù)，同時(shí)也可以提升資料獲取的效率，其科學(xué)性更高。因?yàn)闄n案管理資料逐漸增多，傳統(tǒng)的方法只能獲取或者是對(duì)一小部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到體現(xiàn)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，但是偶然性會(huì)直接影響結(jié)果，并且消耗的人力物力較多，從目前來(lái)看，效率非常低?？陀^地說(shuō)，傳統(tǒng)高中學(xué)校檔案管理的工作量較大，并且負(fù)擔(dān)重，而且獲取的結(jié)果還不能將數(shù)據(jù)體現(xiàn)的客觀事實(shí)反映出來(lái)。就算是普通學(xué)生的轉(zhuǎn)校和升學(xué)等都是非常繁瑣的。在個(gè)別地區(qū)甚至還存在紙質(zhì)材料記錄的問(wèn)題，這很容易影響工作人員的辦事效率，并且安全系數(shù)偏低。通過(guò)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠極大限度地彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理存在的漏洞，如安全性與保密性都可以提升一個(gè)臺(tái)階，并且也可以提升查閱以及處理數(shù)據(jù)的效率，方便學(xué)校相應(yīng)工作的開(kāi)展，也能夠作出更為有效的科學(xué)決策。

三、運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)化高中檔案管理的策略

（一）著力開(kāi)展檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)

學(xué)校檔案管理還受困于檔案管理軟、硬件設(shè)施和人員素質(zhì)的限制，導(dǎo)致它還停留在傳統(tǒng)檔案管理和自動(dòng)化檔案管理相互配合的階段，而檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)的滯后則嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案管理系統(tǒng)整體水平的提高。在學(xué)校檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，首先需要建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化操作，保證信息技術(shù)在檔案編碼、存儲(chǔ)、借閱和維護(hù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都能有章可循，引導(dǎo)學(xué)校檔案管理人員開(kāi)展檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)，幫助學(xué)校檔案調(diào)閱人員快速查找、調(diào)閱出相關(guān)檔案資料，推動(dòng)學(xué)校檔案管理部門和學(xué)校其他部門的有效銜接，建立健全學(xué)校檔案的長(zhǎng)期系統(tǒng)管理體制，真正將學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范工作打造成一個(gè)系統(tǒng)工程，能夠有效服務(wù)于學(xué)校的基建工程、日常管理和教育教學(xué)工作。

（二）構(gòu)建云計(jì)算信息處理平臺(tái)

云技術(shù)，作為具備大量并能夠擴(kuò)充以及開(kāi)發(fā)相關(guān)能力的技術(shù)，在信息技術(shù)的支持下，也可以為用戶提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。云技術(shù)主要是由云服務(wù)以及云計(jì)算構(gòu)成，云計(jì)算更偏向于開(kāi)的方面，利用虛擬化技術(shù)和自動(dòng)化技術(shù)，創(chuàng)造更多運(yùn)算資源，而云服務(wù)通過(guò)虛擬形式的運(yùn)用，就可以將運(yùn)算、亂帶、存儲(chǔ)等信息利用服務(wù)的形式，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中直接提供個(gè)用戶。所以，基于云計(jì)算的信息資源共享的云服務(wù)管理，就應(yīng)該圍繞基礎(chǔ)設(shè)施和平臺(tái)來(lái)建設(shè)，這樣才能夠讓高中學(xué)校信息資源建設(shè)更加的規(guī)范，通過(guò)各種平臺(tái)的交互使用，就可以實(shí)現(xiàn)資源的共享。高中學(xué)校需要將檔案管理的工作重點(diǎn)理清楚，在學(xué)校的公共云中上傳具有較高保密等級(jí)或者是重要的檔案，確保其能夠妥善保存，強(qiáng)化對(duì)檔案的管理。

（三）提高高中學(xué)校檔案管理的信息安全能力

高中學(xué)校檔案管理的內(nèi)容涉及方方面面，面對(duì)不斷變化的學(xué)生與教師信息，使得高中檔案信息容量大，內(nèi)容繁瑣龐大。保障檔案信息及載體的安全是檔案管理的基本任務(wù)。運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以充分體現(xiàn)其高效、快捷的特點(diǎn)，但是由于種種原因，也會(huì)出現(xiàn)一些管理的疏漏，所以對(duì)于檔案系統(tǒng)安全性的保護(hù)就顯得異常重要，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)，就要充分做好準(zhǔn)備，有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)加密技術(shù)與云儲(chǔ)存技術(shù)，確保檔案信息的安全與完整。

（四）推動(dòng)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息化建設(shè)

我國(guó)學(xué)校依然停留在從傳統(tǒng)的文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，走向這一步的關(guān)鍵就是構(gòu)建功能健全、系統(tǒng)穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息化建設(shè)主要遵循的是全宗原則，它強(qiáng)調(diào)以全宗為基本單位構(gòu)建學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證所有學(xué)校檔案數(shù)據(jù)都能建立在一個(gè)牢固的立足點(diǎn)，從而最大程度地保證學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)的原始記錄性。此外，檔案數(shù)據(jù)信息必須遵循全宗原則，來(lái)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部管理層次、管理聯(lián)系等，保證整個(gè)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)能夠伴隨學(xué)校文件周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，能夠?qū)n案信息各個(gè)需要記錄的環(huán)節(jié)都能記錄到位，從而構(gòu)建一個(gè)完整的數(shù)據(jù)鏈條，能夠以電子文件的形式呈現(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的描述、利用、驗(yàn)證、保存等諸多數(shù)據(jù)庫(kù)信息。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷更新的進(jìn)程中，平臺(tái)數(shù)據(jù)處理技術(shù)得到快速發(fā)展，在社會(huì)各界通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)，能夠提升其工作效率與質(zhì)量。通過(guò)這一個(gè)平臺(tái)的合理利用，就可以提供更多的信息化建設(shè)資料給人們，促進(jìn)信息化建設(shè)的加速推進(jìn)。所以，在高中學(xué)校檔案工作中，數(shù)據(jù)處理就是重要的內(nèi)容，只有將信息技術(shù)的作用完全發(fā)揮出來(lái)，并且妥善保管檔案資料，就能夠提升管理水平。

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