守護(hù)“生命線”構(gòu)建科學(xué)有效的檔案安全體系

劉明俠

檔案安全是檔案工作的生命線，是檔案部門的第一要?jiǎng)?wù)。近年來(lái)，蘇州市吳中區(qū)檔案館堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的原則，牢固樹立做好檔案安全工作的責(zé)任意識(shí)，始終堅(jiān)持將檔案安全工作放在首位，從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、責(zé)任落實(shí)、檔案館庫(kù)安全、檔案實(shí)體安全和檔案信息安全等方面不斷加強(qiáng)檔案安全工作，堅(jiān)持警鐘長(zhǎng)鳴，常抓不懈，不斷構(gòu)建起具有吳中特色、確保檔案安全保密的檔案安全體系。

強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，維護(hù)檔案實(shí)體安全

在歷屆吳中區(qū)委、區(qū)政府的重視和關(guān)心支持下，區(qū)檔案館硬件設(shè)施設(shè)備不斷升級(jí)完善，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。作為政府實(shí)事項(xiàng)目，區(qū)檔案新館于2013年3月動(dòng)工建設(shè)，新館的建成為檔案安全工作提供了可靠保障。

一是以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)新館。為確保新館設(shè)計(jì)滿足功能、安全、節(jié)能環(huán)保等各方面的基本要求，區(qū)檔案館嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010），全程參與新館選址、館庫(kù)設(shè)計(jì)、內(nèi)部裝修、設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收等工作，多次召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議專題研究新館建設(shè)。2017年5月新館建成啟用，地處城區(qū)中心地帶，區(qū)位優(yōu)越、交通便捷，建筑面積14360平方米，庫(kù)房面積6000多平方米，業(yè)務(wù)用房齊全完善，是一個(gè)集檔案安全保管、檔案利用服務(wù)、政務(wù)信息查閱、電子文件管理、愛(ài)國(guó)主義教育五大功能為一體的生態(tài)、智慧、開(kāi)放、現(xiàn)代化的國(guó)家綜合性檔案館。

二是全面深化責(zé)任落實(shí)。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華強(qiáng)調(diào)要強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，明責(zé)知責(zé)、問(wèn)責(zé)追責(zé)，不能讓制度成為“一紙空文”。新館落成后，區(qū)檔案館始終將檔案安全工作放在第一位，全面建立檔案接收、利用、征集移交、鑒定、庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度；從檔案“八防”要求和區(qū)檔案館實(shí)際出發(fā)，更新制定《蘇州市吳中區(qū)檔案館應(yīng)急預(yù)案》；定期對(duì)庫(kù)區(qū)周邊、庫(kù)區(qū)內(nèi)外進(jìn)行安全巡檢；按科室劃分新館責(zé)任區(qū)域；安排人員24小時(shí)輪流值守；按計(jì)劃開(kāi)展檔案實(shí)體安全檢查；定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)異地備份。多措并舉，不斷建立健全檔案安全長(zhǎng)效機(jī)制，最大限度預(yù)防和減少可能對(duì)檔案造成的危害。

三是全程守護(hù)實(shí)體安全。建立實(shí)體檔案管理系統(tǒng)，從檔案移交進(jìn)館伊始即全面記錄每份檔案生命周期，全程守護(hù)檔案實(shí)體安全。區(qū)檔案館采用全新RFID電子標(biāo)簽技術(shù)，借助無(wú)源電子標(biāo)簽存儲(chǔ)檔案地址，通過(guò)信息寫入準(zhǔn)確定位每份檔案所處的樓、庫(kù)、區(qū)、列、節(jié)、層。輔之以智能盤庫(kù)車，實(shí)現(xiàn)檔案智能盤點(diǎn)、上架、下架、分析和自動(dòng)開(kāi)閉架等功能，最大限度優(yōu)化業(yè)務(wù)工作流程，提高查找和盤點(diǎn)效率。同時(shí)有效解決檔案在傳統(tǒng)盤點(diǎn)和查找工作中操作繁瑣、查詢盤點(diǎn)困難、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、勞動(dòng)強(qiáng)度大等方面問(wèn)題。為進(jìn)一步提升實(shí)體檔案管理自動(dòng)化水平，區(qū)檔案館將檔案電子標(biāo)簽與檔案管理系統(tǒng)和智能密集架進(jìn)行集成關(guān)聯(lián)，在查檔窗口便可實(shí)現(xiàn)庫(kù)房密集架遠(yuǎn)程“一鍵開(kāi)架”，為工作人員調(diào)卷還卷提供正確位置指引，有效避免因檔案錯(cuò)放而出現(xiàn)“一人藏，十人找”的尷尬局面。

依托智能管理平臺(tái)，全方位保障館庫(kù)安全

區(qū)檔案館新館秉持生態(tài)智慧設(shè)計(jì)理念，打造了集消防、消毒、溫濕度、防盜、視頻監(jiān)控、門禁、燈光和應(yīng)急管理等八大系統(tǒng)為一體的智能化綜控平臺(tái)，對(duì)檔案庫(kù)房實(shí)施全方位、立體化的集中統(tǒng)一管理，多重守護(hù)檔案館庫(kù)和檔案實(shí)體總體安全。通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，既可直觀了解整個(gè)檔案館的運(yùn)行狀況，亦可對(duì)館內(nèi)的人員、設(shè)施設(shè)備和檔案實(shí)體進(jìn)行全方位的監(jiān)測(cè)和管理。同時(shí)，該平臺(tái)不僅支持各大系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，還支持跨系統(tǒng)互通互聯(lián)。

溫濕度系統(tǒng)?？梢宰詣?dòng)感知周圍環(huán)境溫濕度，如溫濕度偏離設(shè)置閥值將自動(dòng)啟動(dòng)加濕器、除濕器、精密空調(diào)機(jī)等設(shè)備，將庫(kù)房溫濕度調(diào)整至合理范圍之內(nèi)，有效地抑制霉菌和檔案害蟲生長(zhǎng)，為檔案安全保管營(yíng)造良好的生態(tài)環(huán)境。

門禁系統(tǒng)。采取指靜脈、密碼和ID卡三合一的控制形式，具有實(shí)時(shí)監(jiān)控、脫機(jī)運(yùn)行、權(quán)限管理等多種功能，多重守護(hù)檔案安全。同時(shí)，具有多人認(rèn)證功能，有效保證國(guó)家重點(diǎn)檔案庫(kù)房和書畫檔案庫(kù)房等重點(diǎn)檔案庫(kù)房安全。

防盜系統(tǒng)。主要用于庫(kù)房及重要區(qū)域監(jiān)測(cè)，一旦有非法入侵，會(huì)以紅外線和微波的形式及時(shí)將現(xiàn)場(chǎng)險(xiǎn)情信號(hào)傳送至控制平臺(tái)及工作人員移動(dòng)電話，并可與視頻監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，進(jìn)行實(shí)時(shí)抓拍。

視頻監(jiān)控系統(tǒng)。全館設(shè)有44個(gè)動(dòng)態(tài)視頻監(jiān)控點(diǎn)位，全面提供館內(nèi)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)圖像，對(duì)整個(gè)檔案館的運(yùn)轉(zhuǎn)情況作出整體且直觀的判斷，既可進(jìn)行遠(yuǎn)程工作檢查，也可對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行分析，還可與歷史情況進(jìn)行比對(duì)，真正起到安全防范兼輔助管理作用，實(shí)時(shí)防護(hù)檔案安全。

消防系統(tǒng)。在庫(kù)房天花板上方布置煙感和溫感，一旦出現(xiàn)火情，系統(tǒng)會(huì)以聲光和手機(jī)短信方式進(jìn)行報(bào)警，并同步開(kāi)啟細(xì)水霧滅火系統(tǒng)。同時(shí)，防火報(bào)警信號(hào)會(huì)反饋至區(qū)智能綜控平臺(tái)，電子地圖同步顯示火情位置。系統(tǒng)還可內(nèi)置聯(lián)系方式及應(yīng)急預(yù)案，便于工作人員及時(shí)匯報(bào)和應(yīng)急處理。

燈光系統(tǒng)。通過(guò)自動(dòng)感知工作人員攜帶的燈光卡，準(zhǔn)確定位工作人員的位置，實(shí)現(xiàn)人來(lái)燈亮、人走燈滅，有效減少燈光對(duì)檔案實(shí)體照射產(chǎn)生的損害，同時(shí)避免人為疏忽造成的電能浪費(fèi)，凸顯新館生態(tài)智慧環(huán)保設(shè)計(jì)理念。

消毒系統(tǒng)。通過(guò)每個(gè)庫(kù)房精密空調(diào)風(fēng)機(jī)管道內(nèi)安裝的光氫離子空氣凈化消毒滅菌設(shè)備，根據(jù)預(yù)設(shè)時(shí)間進(jìn)行定期定時(shí)消毒。由于此項(xiàng)功能依托精密空調(diào)系統(tǒng)來(lái)完成，采用管道彌漫式送風(fēng)，送風(fēng)更加均勻，消毒無(wú)死角，滅菌更徹底，有效解決檔案消毒工作帶來(lái)的困擾。

應(yīng)急管理系統(tǒng)。智能綜控室設(shè)有管理主機(jī)，當(dāng)工作人員遭遇突發(fā)情況，可實(shí)現(xiàn)求助報(bào)警，并可與各樓層進(jìn)行雙向?qū)χv，同時(shí)具有監(jiān)聽(tīng)監(jiān)視、廣播喊話等功能，全面協(xié)助智能平臺(tái)整體作用發(fā)揮。

全面提升信息安全，著力確保利用安全

檔案信息安全是檔案安全的重要組成部分，區(qū)檔案館新館建設(shè)超前謀劃，在區(qū)縣級(jí)檔案館中率先建成國(guó)家機(jī)密級(jí)B級(jí)保密機(jī)房，并于2018年通過(guò)市級(jí)保密部門驗(yàn)收。屏蔽機(jī)房實(shí)現(xiàn)檔案電子數(shù)據(jù)與外界的物理隔離，涉密內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)雙軌運(yùn)行保障信息運(yùn)行安全，涉密機(jī)房保管了吳中區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的所有涉密信息，政務(wù)內(nèi)網(wǎng)將與機(jī)要局進(jìn)行對(duì)接，為全區(qū)信息安全服務(wù)。為確保檔案數(shù)據(jù)安全，使用當(dāng)前先進(jìn)、主流的存儲(chǔ)架構(gòu)和備份技術(shù)，實(shí)施虛擬化存儲(chǔ)備份項(xiàng)目，極大提高了信息備份的持續(xù)性、安全性，使數(shù)字檔案室系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境更加安全、可靠、穩(wěn)定，從物理上、科技上實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全保管。面對(duì)檔案信息安全的新形勢(shì)，區(qū)檔案館還將根據(jù)《網(wǎng)絡(luò)安全法》《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》等法律法規(guī)及保密、公安等相關(guān)部門要求，不斷加快加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)、信息安全等級(jí)保護(hù)等工作，努力提高檔案信息安全建設(shè)質(zhì)量，提升檔案信息化水平，確保機(jī)房、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全。

檔案利用服務(wù)是開(kāi)展檔案工作的落腳點(diǎn)，開(kāi)展檔案利用服務(wù)要以人民對(duì)日益增長(zhǎng)的美好生活的需要為目標(biāo)。經(jīng)過(guò)幾代檔案人的不懈努力，區(qū)檔案館“星檔案，心服務(wù)”的品牌不斷樹立起來(lái)。服務(wù)需要優(yōu)質(zhì)高效，檔案安全保密工作也不可忽視。區(qū)檔案館檔案利用服務(wù)在更多關(guān)注信息公開(kāi)、改善公共信息服務(wù)的同時(shí)，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的審查監(jiān)管。2018年底，區(qū)檔案館全面實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化，在提供利用過(guò)程中盡量利用副本，不該提供利用的檔案堅(jiān)決不提供利用，有效保障檔案實(shí)體和檔案內(nèi)容安全。對(duì)于方志撰寫等需批量利用檔案的情況，查檔大廳設(shè)有圖書檔案防撕檢測(cè)儀，可通過(guò)對(duì)檔案重量、溫濕度等各項(xiàng)指標(biāo)前后對(duì)比掌握利用前后是否有差異。檔案庫(kù)房門內(nèi)皆設(shè)有安全檢測(cè)門，未經(jīng)授權(quán)檔案出庫(kù)會(huì)自動(dòng)報(bào)警。對(duì)于已出庫(kù)的檔案，視頻監(jiān)控系統(tǒng)會(huì)同時(shí)聯(lián)動(dòng)，在每個(gè)監(jiān)控點(diǎn)位進(jìn)行實(shí)時(shí)抓拍，確保每份檔案安全出庫(kù)。區(qū)檔案館依托扎實(shí)的檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)，打造了數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室、民生檔案基層查閱點(diǎn)、區(qū)域資源共享、自助查閱五個(gè)平臺(tái)，并成功聯(lián)通省民生檔案便民服務(wù)平臺(tái)，有效加強(qiáng)了檔案信息資源的共享利用，拓展了檔案服務(wù)的廣度和空間，但在資源共享過(guò)程中，堅(jiān)持不能共享的數(shù)據(jù)不共享，不能上網(wǎng)的數(shù)據(jù)不上網(wǎng)的原則，確保檔案數(shù)據(jù)在利用過(guò)程中的安全。

“檔案安全工作只有進(jìn)行時(shí)，沒(méi)有完成時(shí)。”近年來(lái)，吳中區(qū)檔案館在檔案館庫(kù)、實(shí)體和信息安全等方面的努力已初見(jiàn)成效，有效避免傳統(tǒng)檔案安全問(wèn)題出現(xiàn)。但隨著社會(huì)環(huán)境的變化，新形式的電子文件如何歸檔，電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性如何保證，檔案系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全如何保證等非傳統(tǒng)安全問(wèn)題，以及如何圍繞《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》要求把區(qū)檔案館建設(shè)得更加堅(jiān)不可摧，也對(duì)檔案安全工作提出了新的更高要求。