廣電部門基建項目檔案管理的現(xiàn)狀與思考

王新偉

[摘要]基建工程檔案管理是廣電基建項目管理中必不可少的一項工作，科學管理基建工程檔案不但有利于廣電基建工程質(zhì)量的提升，而且能為廣電事業(yè)產(chǎn)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供根本保障。文章依據(jù)連云港市廣播影視文化產(chǎn)業(yè)城項目檔案管理的經(jīng)驗，闡述了目前廣電部門在基建工程檔案管理中存在的普遍性問題，并對存在的問題進行了分析，對如何提升廣電基建工程檔案管理的水平提出相應的對策。

[關(guān)鍵詞]廣播影視基建檔案項目管理文化產(chǎn)業(yè)

一、項目概況

連云港市廣播影視文化產(chǎn)業(yè)城（以下簡稱影視城）是連云港市廣播電視臺（時為連云港市廣播電視局）于2010年初開工建設，2017年投入使用的大型廣播電視基礎設施。影視城項目占用地130畝，建設規(guī)模15萬平方米，計劃投資7.2億元，建設工期為7年。廣播電視基礎設施方面建有1200平方米、600平方米演播廳各一個，用于舉辦綜藝晚會等大型活動；800平方米全媒體演播室一個，面積不等的各類演播室8個；廣播直播室7個、錄音間11個；專業(yè)機房3個等。項目被列為連云港市政府“十一五”重點建設項目之一，項目建成后影視城成為集廣播電視辦公、節(jié)目制播、影視制作、新媒體、創(chuàng)意動漫、演藝娛樂、文化旅游、大學生創(chuàng)業(yè)等功能為一體的文旅商綜合體，是連云港市標志性建筑。

影視城項目是連云港市廣播電視臺為了實現(xiàn)廣電事業(yè)、產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展而精心打造的新一代廣電綜合體。項目體量大、功能多、技術(shù)復雜、參建單位多、投入大、工期長。在項目建設和管理的過程中，我們切身感受到基建工程檔案管理的重要性，經(jīng)過不斷總結(jié)，摸索出一套加強廣電工程檔案管理的辦法。筆者試以該影視城項目檔案工作的經(jīng)驗和教訓，結(jié)合國內(nèi)各地區(qū)廣電部門的現(xiàn)狀，談談廣電系統(tǒng)在基建檔案管理方面普遍存在的問題，并提出改進建議。

二、廣電基建檔案管理的現(xiàn)狀

廣電干部職工多是宣傳與技術(shù)保障人員，對基本建設管理的知識和業(yè)務不熟，對基建檔案管理更是相當陌生，在基建檔案管理過程中基本處于邊干邊摸索，邊干邊總結(jié)的狀態(tài)，不可避免地產(chǎn)生了諸多問題需要解決。連云港市廣播影視文化產(chǎn)業(yè)城項目在建設初期，主要存在以下幾個方面問題：

1.歸檔意識不強。影視城項目初期，無專人負責檔案管理，形成的各種文件材料分散在各個參與者手中，不能形成檔案，只是文件散放在個人手中的簡單保管。項目開工前，由廣播電視臺抽調(diào)人員組建影視城籌建處，工作的重點放在推進項目建設上，至于基建檔案的收集、歸檔和管理工作，則沒有引起相應的重視。在項目管理過程中，當基建檔案形成越來越多，查找使用不方便時，才意識到基建檔案需由專人管理。正是由于歸檔意識的淡薄，給整個項目基建檔案的后期工作帶來了很大的難度。

2.歸檔材料不齊全。影視城項目涉及的管理及參建單位多，專業(yè)技術(shù)性強。臺里臨時安排的基建檔案管理人員對建設項目整個過程缺乏系統(tǒng)的了解和相應的專業(yè)知識，造成了對基建檔案資料收集不全，歸檔不及時，部分檔案資料遺失。項目中后期，需要將牽涉到的每個單位的檔案收集齊全，而不少部門對檔案材料并沒有系統(tǒng)地收集，更談不上整理，有什么交什么，基建檔案的管理人員也只能交什么收什么。這樣就嚴重影響了整個項目基建檔案的系統(tǒng)性和完整性。

3.機構(gòu)設置和人員變動頻繁。由于廣電系統(tǒng)的機構(gòu)設置和人員變動比較頻繁，對檔案的管理也產(chǎn)生了不利的影響。廣電系統(tǒng)會隨著項目的實施成立基建部門，所形成的基建檔案也就由基建部門管理。機構(gòu)調(diào)整和人員變動，很可能會導致檔案的丟失、損壞，造成不應有的損失。

4.基建檔案信息化建設程度低。市廣播影視城項目的基建檔案基本上還是以紙質(zhì)檔案為主，缺乏相應的電子檔案?；ㄟ^程中的各種文件、圖紙等，除了紙質(zhì)外都還有相應的電子文本，而這些仍然留在電子文本制作單位或制作人手中，當紙質(zhì)檔案出現(xiàn)丟失、殘缺、破損等情況時，很難找到原始依據(jù)，這給檔案的再利用帶來了很大的困難。另外，廣電系統(tǒng)對檔案數(shù)字化和信息化建設的重視程度普遍不高，一定程度上也阻礙了基建檔案的信息化建設進程。

三、廣電基建檔案管理存在問題的解決方法

針對市廣播影視城項目在前期基建檔案管理中存在的上述問題，市臺在發(fā)現(xiàn)后及時采取措施，進行了整改，取得了較好效果，現(xiàn)在已經(jīng)實現(xiàn)了規(guī)范化管理。結(jié)合我市的經(jīng)驗，建議從以下幾個方面加強廣電系統(tǒng)的基建項目檔案管理工作：

1.強化全員檔案管理意識。我市廣播影視城項目前期基建檔案管理中的問題說明，做好基建檔案工作首先應從思想上高度重視。這就要求從項目動議之初基建檔案管理人員就必須到位，專人專責。從廣電系統(tǒng)主管基建的領(lǐng)導到項目負責人都必須重視起來，強化基建建檔的意識；作為具體從事基建檔案管理的工作人員，則應加強對檔案及基建檔案相關(guān)政策法規(guī)和業(yè)務知識的學習，提高業(yè)務能力，在具體的管理工作中主動地收集、整理、保管好檔案，及時與工程管理人員溝通配合，使基建檔案更加及時、完整、準確地歸檔。

2.健全基建檔案管理制度。常言道：“無規(guī)矩不成方圓”。要做好基建檔案的管理工作，必須健全管理制度。從廣電層面來說，需要制定嚴謹、科學、完善的基建檔案工作規(guī)章制度，特別是歸檔制度、歸檔范圍及保管期限表。而基建項目涉及的單位比較多，工期也比較長，從工程立項開始就要收集相關(guān)資料，直到工程驗收投入使用，需要一個很長的時間，檔案部門應指導基建處建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管利用等各項規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事。

3.加強基建檔案的數(shù)字化建設。計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，為檔案的數(shù)字化信息管理奠定了堅實的基礎。通過建立系統(tǒng)的檔案軟件管理，將現(xiàn)有的基建檔案進行數(shù)字化，實現(xiàn)數(shù)字化查閱和備份，既能大幅度提高管理、查閱和利用效率，也可有效地避免檔案資料的損壞和丟失。

4.提高基建檔案管理人員業(yè)務水平?；n案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，既需要檔案管理方面的專業(yè)知識，也需要基建管理方面的知識。所以要求專（兼）職檔案管理人員一方面盡可能多地參加一些檔案尤其是基建檔案方面的專業(yè)知識培訓、業(yè)務學習和參觀交流活動等，不斷提高檔案業(yè)務水平；另一方面了解基建工作，熟悉基建工作的各個流程、各個環(huán)節(jié)和工程涉及的各個參建主體的職責業(yè)務，以便更有針對性地開展檔案的收集、管理和業(yè)務指導工作。

基建檔案是廣電基建工作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、擴建和資產(chǎn)評估的依據(jù)，關(guān)系到廣電事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，所以我們必須完整、系統(tǒng)、安全地保管好基建檔案，不斷地提高我們的業(yè)務水平和服務質(zhì)量，為廣電事業(yè)發(fā)展做出應有的貢獻。

注釋及參考文獻

[1]國家廣播電影電視總局.國家廣播電影電視總局工程建設檔案管理暫行規(guī)定[Z].2002-01-01.

[2]連云港市城建檔案館.連云港市房屋、市政工程竣工檔案歸檔整理手冊[Z].2013-11.