信息技術在學校檔案管理中的應用分析

楊蕊

摘 要：信息技術的運用，在學校檔案管理構建的過程中有著積極的意義。學校傳統(tǒng)的檔案管理方式有著很多不足之處，主要表現(xiàn)為工作效率低，保密性低，檔案檢索難度大，更新困難等等問題上，同時也不利于檔案的長時間存儲。而在現(xiàn)在新時代的背景之下，信息技術的廣泛運用給學校檔案管理工作帶來了新的前景。

關鍵詞：信息技術;學校檔案管理;應用分析

走信息化發(fā)展道路是學校檔案管理的必然之路，不僅能夠簡化學校檔案管理的步驟，同時也實現(xiàn)高效化管理，節(jié)省了大量的人力和物力，大大的提升了檔案保存的質量。

一、傳統(tǒng)學校檔案管理方式的不足之處

學校檔案是一個學校的數(shù)據(jù)核心，檔案管理工作在學校工作中占據(jù)著重要的地位。但是在傳統(tǒng)學校檔案管理工作中，仍然存在著很多不足之處，就目前的發(fā)展形式來看，學校檔案管理系統(tǒng)必須要有一種快速查詢和檢索的模式，以便于對學生資料的查詢。但傳統(tǒng)檔案管理采取人工管理方式，還沒有實現(xiàn)檔案的信息化管理，導致若要進行資料的查找，還需要耗費人力和大量時間去找尋。在這個過程中，暴露了很多缺點，最終體現(xiàn)就是檔案管理方式與時代發(fā)展不適應。首先就是工作效率低的問題，國家對學校進行了擴招，每個學校新學期都會涌入一批學子，相對應的，學校的檔案也會增多。如果還運用傳統(tǒng)的方式進行保存和管理，不僅步驟繁瑣而且工程量巨大，導致檔案管理的工作效率極低。然后就是保密性差的問題，傳統(tǒng)學校檔案管理由人工保存，接觸檔案人員復雜，接觸次數(shù)較多，無法確保檔案的絕密性。最后就是檔案檢索困難，人工管理無法實現(xiàn)短時間內的高速檢索，這也是當前學校檔案管理工作的一大難題。

二、信息技術在學校檔案管理中運用的狀況

（一）數(shù)據(jù)處理迅速，檢索方便

將信息技術運用到學校檔案管理工作中，利用先進的計算機管理軟件能夠實現(xiàn)高效的信息化管理。使得檔案數(shù)據(jù)的處理速度得到了飛速的發(fā)展，但其中需要注意的就是電子管理系統(tǒng)的存儲量，隨著學生的增多也需要擴大或更新。在檔案管理中使用的電子表格等等工具，非常有利于對錯誤數(shù)據(jù)進行檢驗和修改，同時也節(jié)省了時間和人力。

（二）不斷提升檔案管理工作人員的基本素質

學校在選擇檔案管理人員時，要注重管理人員的基本素養(yǎng)，除了掌握熟練的計算機操作技能之外，綜合素質也必須要達到標準，才能夠勝任學校的檔案管理工作。而經(jīng)過大數(shù)據(jù)研究表明，部分學校的檔案管理工作人員，仍存在著知識落后，素質不高的現(xiàn)象。要想提高檔案管理工作的質量和效率，還必須要從工作人員得素質入手，不斷對工作人員進行技術培訓，提高工作人員的基本素養(yǎng)。

三、信息技術在學校檔案管理中的應用策略

（一）實施目標

學校檔案模式的創(chuàng)新不是一蹴而就的，這是一個系統(tǒng)化，整體性的問題。一批創(chuàng)新型管理人員的培養(yǎng)也是一個長久的過程，需要國家，社會和學校的共同培育，同時也要提高管理人員的基本素養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)，這些條件缺一不可。為此，在學校檔案信息化管理工作中，以保證整個管理模式能夠順利的運行。

（二）加強信息技術培訓

在學校檔案管理工作時間的過程中，只增加檔案管理的硬件設施是不足夠的的，同時還需要加強管理工作人員的信息技術培訓，不斷提高工作人員的基本素養(yǎng)，才是實現(xiàn)學校檔案管理高效性的基本保障。管理人員不僅需要具備高超的技術技能和管理水平，同時還要具有創(chuàng)新意識和思維能力。學校需要定期對檔案管理工作人員進行培訓，組織工作人員進行活動研討，提高小領導和檔案管理工作人員的互動性，加強彼此之間的交流。當然，任何檔案管理工作活動都不可能一勞永逸，無法找到一種“萬能的”工作方法，我們需要做的還是要進行慢慢的摸索和改進，擇其優(yōu)而運用。而檔案管理者在工作的過程中也會逐漸積攢工作經(jīng)驗，其中的側重點就是要重視教學順應的要求，同時不斷強化自身的信息技術知識，以達到高效管理的目的。學校檔案管理應該更加側重于實踐，從另一個角度拓寬和拓展管理工作人員的視野，讓管理人員在實踐中能夠不斷的提升自我，豐富自身的知識水平，為學校的檔案管理工作更好的服務。

（三）改善檔案管理工作環(huán)境

檔案管理工作信息化的最基本條件除了上述兩點之外，還包括檔案管理工作環(huán)境的改善，相信一定能夠取得更加良好的效果。學校還需要關注檔案管理人員的工作模式，采用人性化的激勵和管理措施，讓管理人員體會到學校對他們的關懷，他們就會投入更大的熱情。而對檔案工作環(huán)境的改善包括校領導的關懷和交流，能夠給工作人員以心理上的慰藉，以保證他們的工作效率。

總結：綜上所述，在當前科技迅猛發(fā)展的新時代，學校的檔案管理工作也必須要進行革新和改善，才能夠適應當前信息量巨大的數(shù)據(jù)特點。與此同時，也必須要正視現(xiàn)有檔案管理模式的缺點和不足之處，做好管理模式的轉變工作，充分利用現(xiàn)代信息技術的優(yōu)點，才能夠更好地適應新時代的要求。

參考文獻：

[1]陳國柱.信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用[J].信息與電腦（理論版），2013（2）.

[2]鄭晶.淺談信息技術在檔案管理中的應用[J].東方企業(yè)文化，2013（12）.

[3]周津平.計算機信息技術在檔案管理中的應用與思考[J].內蒙古水利，2012（1）.