電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策

藍素文

摘要：電力是人類社會最關(guān)鍵的能源形式之一，電力企業(yè)在深化改革的浪潮之下，需要提高自身管理水平才能維持強大的市場競爭力。檔案管理作為電力企業(yè)中一項基礎(chǔ)的管理工作，對企業(yè)的生產(chǎn)和技術(shù)革新起智庫參考作用。但目前的電力企業(yè)檔案管理中普遍存在著歸檔不及時或部分歸檔材料缺失、檔案從業(yè)人員專業(yè)水平低、信息化程度低、檔案利用率低等問題，大大削弱了檔案在電力企業(yè)生產(chǎn)中發(fā)揮的應(yīng)有作用。因此，本文分析并研究了當前電力企業(yè)檔案管理中存在的問題，并據(jù)此提出了相應(yīng)的對策與建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電力企業(yè);問題;對策

中圖分類號：G210.7 文獻標識碼：A 文章編號：1906868910

企業(yè)各部門企業(yè)各部門企業(yè)各部門企業(yè)各部門企業(yè)高層管理人員對該工作不夠重視，不懂得如何調(diào)動歸檔人員的工作積極性，沒有給予正確的指引與支持，也是造成企業(yè)員工歸檔意識薄弱的重要原因之一。

一、引言

隨著化石能源的枯竭，在未來的數(shù)十年內(nèi)，新能源將會得到快速發(fā)展，而電力作為最關(guān)鍵的能源形式，將會對經(jīng)濟的發(fā)展以及人們?nèi)粘５纳a(chǎn)和生活都帶來巨大的影響。伴隨著經(jīng)濟和社會的高速發(fā)展，人們對電力數(shù)量和質(zhì)量的要求也在不斷升高，市場競爭更為激烈。在我國深化改革的大趨勢之下，電力企業(yè)需要逐漸適應(yīng)市場經(jīng)濟的新模式。為此，電力企業(yè)需要不斷提高自身的管理水平，以獲得更為強大的市場競爭力。

檔案管理作為電力企業(yè)中的一項基礎(chǔ)管理工作，對電力企業(yè)的運營和發(fā)展有著不可或缺的智庫參考價值。該工作不僅記錄了電力系統(tǒng)運行歷史中的各項重要信息，還能為電力企業(yè)的日常管理和運營決策提供重要的參考依據(jù)。然而，在電力運營過程中涉及到的信息類型繁多，數(shù)據(jù)量大，如果不能有效地利用信息化技術(shù)以及各項措施來加強檔案管理的能力，就很難在市場經(jīng)濟的沖擊下維持競爭力。因此，通過高效的檔案管理工作，可以為電力企業(yè)的發(fā)展提供強大的動力。而如何有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，成為了目前電力企業(yè)密切關(guān)注的重要課題之一。

二、檔案管理存在的問題

檔案管理作為一項綜合性工作，需要檔案人員運用專業(yè)的知識、技術(shù)、并與其他部門有機配合的情況下才能更好地完成。與其他的企業(yè)一樣，電力企業(yè)的檔案管理工作也面臨著檔案意識薄弱、信息化低、檔案利用率低、人員專業(yè)水平低等問題，因此本章通過以下幾個方面來闡述當前電力企業(yè)檔案管理中的問題并探討了出現(xiàn)的原因。

（一）歸檔意識薄弱

在歸檔資料收集的過程中存在著不重視、資料收集不齊全、拖延等現(xiàn)象，造成歸檔不及時或部分歸檔材料缺失，這對檔案管理工作的質(zhì)量造成了嚴重的影響。出現(xiàn)這種情況的原因主要有兩個方面，一方面是企業(yè)各部門對該工作不夠重視、不配合，認為檔案管理是一件無足輕重的事情，缺乏使命感、責(zé)任感;而另一方面，企業(yè)各部門人員檔案意識薄弱，不知道哪些資料屬于歸檔范圍，加之資料收集工作量較大，重復(fù)性較高，這會使得部分管理人員感到枯燥煩瑣，產(chǎn)生厭惡情緒，因此在歸檔資料收集方面表現(xiàn)出懶散的一面。企業(yè)高層管理人員對該工作不夠重視，不懂得如何調(diào)動人員的工作積極性，沒有給予正確的指引與支持，也是造成人員歸檔意識薄弱的重要原因之一。另外檔案部門有關(guān)檔案知識的宣貫工作做得不夠到位，沒有做好檔案基礎(chǔ)知識的普及工作，明確歸檔資料的范圍也是次要原因。

（二）信息化程度低

傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片和錄像光盤等方式作為檔案管理工作的主要載體。這些載體在多次的檔案交接過程中容易出現(xiàn)丟失、損毀等情況，而且檔案占用的存放空間大，在長時間的存放中還可能會發(fā)生檔案材料的變性，甚至達到無法辨識的程度。對于電力行業(yè)來說，在運營過程中涉及到的信息類型繁多，數(shù)據(jù)量龐大，因而傳統(tǒng)管理方式存在的弊端會變得格外突出，需要盡快加強信息化建設(shè)，解決信息化程度較低的問題。

（三）檔案利用率低

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式上的缺陷，導(dǎo)致檔案的實際使用效果較差，使用難度較高，進而導(dǎo)致了檔案的利用率低，沒有對資料充分地進行合理運用。某些重要的檔案資源沒有得到有效的整合，因此未發(fā)揮出其最大的價值與效用。而在某些企業(yè)里，還會出現(xiàn)案卷缺少目錄、標題不規(guī)范、組卷混亂等管理不規(guī)范的問題，這也導(dǎo)致檔案檢索效率的低下?？傮w而言，目前電力企業(yè)的檔案在利用率上較低，檔案資源整合能力較弱，尚未總結(jié)出一套高效的開發(fā)利用方法。因此，目前電力企業(yè)迫切地需要一套更加科學(xué)的分類和管理方法，使檔案的效用得到最大的發(fā)揮。

（四）檔案人員專業(yè)水平偏低

目前來說，檔案管理工作在電力企業(yè)以及其他領(lǐng)域里都已經(jīng)普遍存在，但是檔案管理的專業(yè)人員仍然欠缺，甚至很多僅僅是實習(xí)生或者兼職人員，從業(yè)人員也普遍存在專業(yè)技術(shù)水平偏低的現(xiàn)象。與此同時，檔案人員對工作也缺乏鉆研精神，沒有敢于創(chuàng)新、主動提升自己專業(yè)技能，而企業(yè)內(nèi)部也沒有提供相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)。這些問題都對檔案管理工作的開展帶來了較大的困難。隨著電力企業(yè)改革的深入，檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化水平在逐步提升，同時也對檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)、工作效率和專業(yè)水平提出了更加嚴格的要求。因此，目前電力企業(yè)檔案管理中存在的缺員、人員專業(yè)水平不足、普遍素質(zhì)較低的問題需要得到盡快的解決。

（五）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，資源投入不足

購置檔案管理所需的硬件設(shè)備，開發(fā)一套檔案管理的軟件，將現(xiàn)有的檔案通過信息化技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料，并且建設(shè)起一支檔案管理的專業(yè)型人才團隊，這些目標的實現(xiàn)都少不了大量的人力物力。因此檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供充足的人力資源和資金才能順利地完成。但目前某些電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)自身對檔案管理工作就不夠重視，不愿意大力投入資源來進行建設(shè)。有的電力企業(yè)內(nèi)仍未設(shè)有專門的檔案庫房，僅以其他不具條件的倉庫代替使用，也缺少相應(yīng)的硬件來完成具體的檔案管理工作。而另一方面，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視也表現(xiàn)在檔案收集阻力大、部門不配合、資料不齊全等。因此，提高檔案管理意識，加強檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，需要從領(lǐng)導(dǎo)干部做起。

三、加強檔案管理的措施與建議

（一）充分認識電力檔案管理工作的重要性，加大資源的投入

加強電力企業(yè)檔案管理水平，最根本的是要讓領(lǐng)導(dǎo)干部和企業(yè)各部門充分認識到電力檔案管理工作的重要性。對于電力企業(yè)來說，該工作不僅記錄了各項歷史信息，還能為企業(yè)的日常運營和決策提供重要的參考依據(jù)，對企業(yè)的發(fā)展有著智庫決策的意義。而檔案管理工作不僅僅是將材料收集起來裝訂成冊即可，還需要用科學(xué)的方式對檔案進行收集、匯總、整合，并且制定高效的檢索方式，才能充分地發(fā)揮檔案的效用。

為了提高電力企業(yè)的檔案管理意識，首先領(lǐng)導(dǎo)干部要以身作則，加深自身對檔案管理的認識，形成良好的示范效應(yīng)，帶動其他檔案人員意識的提高;構(gòu)建健全的檔案管理組織機構(gòu)，由主管領(lǐng)導(dǎo)作為第一責(zé)任人，檔案室負責(zé)開展具體工作，其他部門積極協(xié)調(diào)配合，形成層層抓落實的管理體系，把檔案工作納入崗位責(zé)任制，按照“誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則，各部門負責(zé)對本部門形成的各種載體材料進行收集、整理，移交，并對移交文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性負責(zé)：多進行檔案知識、法律、法規(guī)的宣傳，展現(xiàn)檔案利用的效益和成果，向職工展示出檔案管理的價值和地位，以此提高企業(yè)整體的檔案意識。這樣一來，能夠使企業(yè)員工加深對檔案管理工作的認識，提高興趣，進而調(diào)動起工作的積極性，促進歸檔資料收集工作的順利展開。而另一方面，充足的資源投入也是必不可少的。高效的企業(yè)檔案管理，首先需要一個安全而又專業(yè)的保管環(huán)境，為此需要建立滿足“八防”要求的檔案庫房及檔案工作室和閱覽室，配備必要的檔案設(shè)備，以更好地提高檔案管理的質(zhì)量。

伴隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，需要及時投入資源來完成檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)與應(yīng)用，配備相應(yīng)的硬件設(shè)備如服務(wù)器等，進而完成檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）加快電力檔案管理的信息化發(fā)展

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，以電子形式存儲的檔案相比于傳統(tǒng)的檔案載體有著明顯的優(yōu)勢，如方便保管、安全性高、節(jié)約資源、檢索效率更高等。因此，對于電力企業(yè)來說，檔案管理的信息化發(fā)展是必然的趨勢，應(yīng)該盡可能地加快檔案管理的信息化建設(shè)進程。

為了完成這個任務(wù)，首先需要投入充足的資金，保證硬件和軟件基礎(chǔ)的建設(shè)，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、復(fù)印機、打印機、傳真機、服務(wù)器等。在具備了信息化管理的基礎(chǔ)條件后，需要安排專業(yè)的檔案管理人員將需要整理的資料進行整理和錄入，包括將一部分傳統(tǒng)檔案由紙質(zhì)材料等載體轉(zhuǎn)換為電子檔案載體的過程。與此同時，為了更方便地對檔案進行整合和檢索，需要依賴更為先進的智能化信息管理技術(shù)，建立起更為科學(xué)化的數(shù)據(jù)庫，以進一步提高檔案管理的效率。

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還需要注意到以下的幾個問題：對電子檔案進行管理的時候，需要采用有效的管理理念，保證資料錄入時的標準化、規(guī)范化;電子檔案信息在錄入的時候可能會出現(xiàn)人為的失誤，因此要進行及時的審核和檢查校對，確保錄入信息的準確性和真實性;在使用信息化的檔案管理系統(tǒng)時，不可避免地會面臨來自外部網(wǎng)絡(luò)的安全性威脅，因此需要特別重視網(wǎng)絡(luò)安全，及時設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被竊取、蓄意篡改。對于重要的、機密的、敏感的檔案信息，建議與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲存，以更好地保障其安全性。

（三）提高檔案利用率

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要在于檔案的封存、保密、管理等，但由于傳統(tǒng)的載體不適合頻繁的交接和分享，因此在進行了分類和歸檔之后，會盡可能地不對檔案進行大幅的調(diào)檔或變更。這樣的方式不利于檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展，也無法真正體現(xiàn)出檔案資源的時效性、綜合性價值。

因此，檔案管理人員應(yīng)該優(yōu)化檔案管理方式，讓檔案資源能夠合理地共享，采用動態(tài)化管理的方式，定期對檔案進行分析和總結(jié)，及時更新檔案資料的內(nèi)容以及分類，不斷地去探索新方法和新途徑，對檔案進行更優(yōu)的整合和管理，這樣才能更好地實現(xiàn)對檔案的合理運用;注意收集檔案利用信息的反饋，學(xué)會對檔案利用的效果進行分析和總結(jié)，善于發(fā)現(xiàn)檔案利用的規(guī)律，這樣能夠有效地提高檔案利用率;采用良好的加密措施，在有效防止泄密和防止網(wǎng)絡(luò)攻擊的前提下，完善查詢和下載服務(wù)的體系，簡化電子檔案的借閱流程，讓借閱人員能快速、便捷地對庫存的檔案進行查閱，進而提高電子利用率。

（四）通過專業(yè)培訓(xùn)提高檔案人員的專業(yè)水平

作為檔案管理的直接參與者和檔案信息處理的具體執(zhí)行者，檔案人員的專業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)是決定檔案管理工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵因素之一。為了適應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的建設(shè)，也需要通過專業(yè)培訓(xùn)來提高檔案人員的專業(yè)水平。為此，主管部門應(yīng)該投入充分的資源，通過講座研討、外出學(xué)習(xí)參觀等多種培訓(xùn)形式的結(jié)合，來提高檔案人員的專業(yè)水平。

為了更好地提高檔案管理工作的效率，檔案人員不僅需要具備豐富的知識，對檔案管理有著深入的認識，還需要掌握現(xiàn)代化和信息化的操作技術(shù)和管理技術(shù)，才能讓上述的各項措施落到實處。除了專業(yè)知識和技能以外，檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)也同樣重要，需要培養(yǎng)起良好的敬業(yè)精神、鉆研精神、創(chuàng)新思維以及優(yōu)良的學(xué)風(fēng)，才能真正地建設(shè)起高水平的復(fù)合型人才團隊，為檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展提供良好的技術(shù)和人才保障。

四、結(jié)語

總而言之，目前電力企業(yè)檔案管理中仍然存在著許多問題，阻礙了管理工作質(zhì)量和效率的提高，包括人員歸檔意識薄弱、信息化程度低，檔案利用率低、人員專業(yè)水平低等問題。為了有效地加強電力企業(yè)檔案管理工作的效果，各級管理人員都應(yīng)深入地了解該工作的重要性和潛在價值，采用現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化的手段來完善現(xiàn)有的檔案管理體系，提高檔案人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，才能真正有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使檔案真正在電力生產(chǎn)及技術(shù)革新中更好地發(fā)揮智庫決策作用。

參考文獻

[1]趙亞玲.電力系統(tǒng)檔案管理中常見問題及改善方法[J].陜西檔案.2013. 03：26-27.

[2]賈琳，電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策[J].民營科技.2014

[3]郭麗麗，提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，201 6

[4]曲曉琳，檔案管理現(xiàn)代化標準研究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2012

[5]劉英萍，淺議檔案工作信息化建設(shè)[J].檔案與社會，2005，（12）.

[6]鄭丹.提高企業(yè)檔案管理水平的對策[J].黑龍江史志，2014.

[7]陳志文，方風(fēng)英，淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].經(jīng)營管理者，2014（12）：250