淺析辦公室職能類型及運(yùn)用

蘇澤楠

【摘要】辦公室是企事業(yè)單位重要的職能部門，只有深刻認(rèn)識(shí)和掌握辦公室職能類型，把握職能關(guān)鍵，通過熟練運(yùn)用職能，提高辦公室管理方式和內(nèi)容，確保企業(yè)各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)順利實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】辦公室;職能;類型;運(yùn)用

1辦公室職能類型

（1）是參謀助手能力。作為公司重要的輔助決策機(jī)構(gòu)，辦公室要找準(zhǔn)崗位職責(zé)與公司核心工作的結(jié)合點(diǎn)和切入點(diǎn)，做到多動(dòng)腦、勤學(xué)習(xí)、重研究、前謀劃。尤其是在公司改革、轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，面對(duì)不斷出現(xiàn)的各類新情況、新問題、新課題，辦公室要以較強(qiáng)的政治意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，以較高的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)工作能力，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、查漏補(bǔ)缺，理清公司管理思路[1]。

（2）是綜合協(xié)調(diào)能力。辦公室是大量事務(wù)的匯集地，各類事務(wù)在這里辦理，各項(xiàng)辦公、辦事、辦會(huì)工作千頭萬緒，辦公室要既善于牽頭保障又善于協(xié)調(diào)各方，使各方力量都朝著中心聚焦、圍繞大局聚力，確保政令統(tǒng)一，形成工作合力，有效推進(jìn)公司各項(xiàng)工作。

（3）是服務(wù)保障能力。做企業(yè)，就好比居家過日子，要勤儉持家。辦公室作為公司整體工作的“服務(wù)員、后勤兵”，掌握著大量的服務(wù)資源，要做到既勤儉持家，又保障服務(wù)，充分發(fā)揮服務(wù)資源利用率，確保公司各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（4）是推動(dòng)落實(shí)的能力。辦公室要建立健全“確責(zé)、履責(zé)、問責(zé)”的責(zé)任體系和規(guī)范、高效、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作機(jī)制，嚴(yán)格按照法律法規(guī)、政策規(guī)定以及組織紀(jì)律，狠抓工作落實(shí)，決不把督查督辦作為“聯(lián)絡(luò)感情”的手段，走后門、打折扣;決不以“欽差大臣”自居，打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)，頤指氣使，不斷提高督查督辦工作實(shí)效性[2]。

2辦公室職能運(yùn)用

2.1圍繞中心，服務(wù)大局。

（1）嚴(yán)把文稿質(zhì)量。一要提高公文審核質(zhì)量。在內(nèi)容審核方面，必須做到明白、準(zhǔn)確，便于執(zhí)行;在文字審核方面，做到觀點(diǎn)明確，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，避免把粗制濫造的公文草擬件隨意呈送給領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);在格式審核方面，認(rèn)真核對(duì)公文的版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)以及正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、抄送機(jī)關(guān)等方面。二要提高辦文效率。把握工作主動(dòng)權(quán)，做到急事急辦、特事特辦，案無積卷、事不過夜，做好董事會(huì)、黨委會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、黨建調(diào)度會(huì)、黨群碰頭會(huì)等會(huì)議的記錄、整理、紀(jì)要等工作;全力完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的緊急性材料;重點(diǎn)做好公司主要領(lǐng)導(dǎo)在重要會(huì)議上的講話和報(bào)告起草工作。三要加強(qiáng)檔案管理。結(jié)合實(shí)際要求，在檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、安全、保密等環(huán)節(jié)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理程序，確保各類檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管有序。

（2）超前謀劃到位。公司在推進(jìn)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)過程中，涉及公司領(lǐng)導(dǎo)決策事項(xiàng)十分重要。辦公室要增強(qiáng)輔助決策主動(dòng)性、預(yù)見性，在重大資產(chǎn)處置、重大工程項(xiàng)目建設(shè)、大額資金使用等重大經(jīng)營決策前及時(shí)提供充分可靠的法律論證，考慮問題要做到早半拍、快半拍、搶半拍，既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，又要想領(lǐng)導(dǎo)之未想，力求從淺層次的被動(dòng)思考向深層次的主動(dòng)謀劃轉(zhuǎn)變，確保維修廠工程建設(shè)順利推進(jìn)。

（3）深入調(diào)查研究。辦公室要提高輔助決策的層次和高度，認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握黨和國家有關(guān)方針政策、經(jīng)營管理相關(guān)知識(shí)以及租賃維修行業(yè)發(fā)展的前沿信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供具有前瞻性、創(chuàng)造性的合理化建議。緊扣領(lǐng)導(dǎo)思路、想法、指示精神等加以完善和細(xì)化，力爭(zhēng)提供出具體可行的方案供領(lǐng)導(dǎo)決策參考，真正做到“參的進(jìn)、參的準(zhǔn)、參的高”。

（4）精準(zhǔn)信息服務(wù)。辦公室要增強(qiáng)輔助決策的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，在信息反饋、上情下達(dá)、下情上傳上下功夫，迅速準(zhǔn)確地向各部室傳達(dá)上級(jí)文件精神和指示要求。同時(shí)，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)難點(diǎn)問題，全面收集信息，深入調(diào)查研究，加強(qiáng)分析研判，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)、全面、可靠的信息依據(jù)，做到研判深、預(yù)判準(zhǔn)。

2.2統(tǒng)籌各方，協(xié)調(diào)合作。

（1）安排要周密。辦公室要牢牢把握工作的原則性、系統(tǒng)性和藝術(shù)性，無論是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察調(diào)研，還是重大會(huì)議活動(dòng)安排籌備;無論是公司領(lǐng)導(dǎo)日常活動(dòng)、值班，還是隨行服務(wù)，都要把情況安排周密，確保無縫對(duì)接、有條不紊。

（2）協(xié)調(diào)要順暢。辦公室要在解決好日常各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，對(duì)一些難度較大的工作要敢于協(xié)調(diào)、善于協(xié)調(diào)，當(dāng)好總調(diào)度，注意加強(qiáng)同各部門的溝通聯(lián)系，建立科學(xué)完備的協(xié)調(diào)協(xié)作協(xié)商機(jī)制，使每項(xiàng)工作有章可循，強(qiáng)化工作的計(jì)劃管理和統(tǒng)籌安排，嚴(yán)格落實(shí)黨建四定表制度，堅(jiān)決杜絕工作遲誤和錯(cuò)漏，推動(dòng)形成上下聯(lián)動(dòng)、左右互動(dòng)的工作格局。

（3）統(tǒng)籌要全面。公司涉及到運(yùn)作模式、風(fēng)險(xiǎn)防控、資產(chǎn)變更、股權(quán)變更等各方面新問題、新事物繁多，尤其是下屬公司處于迅速發(fā)展時(shí)期，各項(xiàng)工作全面鋪開。辦公室要高度關(guān)注統(tǒng)籌好各項(xiàng)工作，工作運(yùn)行上要統(tǒng)籌好各方各面，工作安排上要統(tǒng)籌好重點(diǎn)工作、重點(diǎn)事項(xiàng)、重要接待、重要會(huì)議，布置好任務(wù)，把握好時(shí)間，實(shí)現(xiàn)各方面工作有效銜接、穩(wěn)步推進(jìn)。

2.3狠抓督查，高效落實(shí)。

把握“三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)”。一是抓牢著力點(diǎn)，即盯住承擔(dān)工作任務(wù)的具體部室和工作人員，認(rèn)真督促糾正各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問題和不足，加快工作進(jìn)度。二是抓準(zhǔn)梗阻點(diǎn)，即針對(duì)影響工作落實(shí)的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題，認(rèn)真分析原因，采取得力措施，用“敢查、敢辦、敢抓”的精神，一抓到底，確保督查督辦事項(xiàng)得到快速、準(zhǔn)確、全面的落實(shí)。三是抓實(shí)空白點(diǎn)，即圍繞公司中心工作及目標(biāo)任務(wù)，主動(dòng)出擊，拓寬督查督辦領(lǐng)域，延伸督查督辦觸角，推動(dòng)工作全面落實(shí)[1]。

2.4降本增效，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

辦公室要嚴(yán)控各類物資消耗，杜絕鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。一是加大物資審核力度，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度做好物資采購工作，規(guī)范物資采購程序，杜絕不必要的物資采購，嚴(yán)控采購消耗。二是加大設(shè)備修舊利廢水平，能夠維修使用的電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備，堅(jiān)持用舊不用新，嚴(yán)控設(shè)備消耗。三是加強(qiáng)公車管理，健全完善派車管理規(guī)定，明確出行時(shí)間、目的、路線、人數(shù)等;規(guī)范車輛維修審批程序，嚴(yán)控交通消耗。

參考文獻(xiàn)

[1]高山。《發(fā)揮四項(xiàng)職能全面做好辦公室工作》[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）：139

[2]谷勇，李亞威。《提高高校辦公室發(fā)文工作的準(zhǔn)確性的探索與實(shí)踐》[J].才智，2015（10）

[3]武尚帥， 張萍， 賈博，《立足四大職能發(fā)揮不斷提高辦公室工作水平》 [J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2015（1）