學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策探討

陸惠萍

【摘要】： 建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地下地上管線(xiàn)等基本建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)、施工、管理和維護(hù)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文件材料，其中包括建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、使用、竣工驗(yàn)收等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、材料等。對(duì)學(xué)校而言，它既是建設(shè)過(guò)程的真實(shí)反映和記錄，又是學(xué)校建設(shè)的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是學(xué)校檔案的重要組成部分。

【關(guān)鍵詞】：學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

隨著社會(huì)檔案管理體制的完善，學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，積極宣傳《檔案法》。正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀(guān)，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動(dòng)為主動(dòng)，有為才有位，使檔案人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門(mén)等眾多部門(mén)，單憑檔案部門(mén)是無(wú)法完成工作的，努力爭(zhēng)取各部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的垂視和配合，通過(guò)檔案利用事例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感.提高檔案工作的地位，使利用者逐步認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的重要性。

1目前學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作普遍存在以下幾方面問(wèn)題

1.1檔案意識(shí)淡薄，缺乏足夠重視。教育教學(xué)工作是學(xué)校的中心工作，而檔案管理工作普遍處于邊緣地位，就檔案管理內(nèi)部而言，會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、學(xué)籍檔案等受重視程度較高，建設(shè)項(xiàng)目檔案次之。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)注重工程建設(shè)的施工管理、工程質(zhì)量管理、資金管理、工程進(jìn)度管理等，而忽視建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的思想普遍存在，有的文檔部門(mén)未能參與建設(shè)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同簽署等階段，甚至施工階段也未能參與其中，使得文檔人員不了解工程，不能及時(shí)收集、整理文檔資料，不能指導(dǎo)、監(jiān)督各參建單位文件資料的收集，無(wú)法保證建設(shè)項(xiàng)目文件資料的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，甚至造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

1.2制度不健全，缺乏保障措施。許多學(xué)校沒(méi)有制定相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、管理制度，有些學(xué)校制定了制度，但很不規(guī)范，甚至只有大致框架，沒(méi)有細(xì)則，缺乏可操作性。建設(shè)項(xiàng)目檔案工作沒(méi)有納入年度工作計(jì)劃和考核范圍，責(zé)任不明確。

1.3缺乏專(zhuān)業(yè)的、穩(wěn)定的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員。就建設(shè)單位而言，通常是臨時(shí)抽調(diào)部分教師參與到項(xiàng)目建設(shè)工作中，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量以及協(xié)調(diào)等工作，缺乏培訓(xùn)，缺乏項(xiàng)目建設(shè)檔案管理知識(shí)，歸檔的建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價(jià)值。

1.4建設(shè)項(xiàng)目文件材料形成過(guò)程中缺乏必要的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收，是一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程，除建設(shè)單位、建設(shè)項(xiàng)目主管部門(mén)外，還有多個(gè)參建單位，各參建單位都有建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔的責(zé)任。然而，各參建單位，尤其是施工單位，缺乏專(zhuān)門(mén)的資料人員，有的資料人員業(yè)務(wù)水平較差，缺乏文檔知識(shí)，不了解工程竣工檔案的編制標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案是歷史的真實(shí)記錄缺乏認(rèn)識(shí)，資料與施工進(jìn)度不同步，明顯滯后，甚至空缺，為了應(yīng)付檔案驗(yàn)收，不惜倉(cāng)促杜撰和造假，不僅無(wú)法保證工程質(zhì)量，而且嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量，甚至造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

1.5檔案的信息化程度很低。在已歸檔的建設(shè)項(xiàng)目檔案中，許多學(xué)校只能做到目錄級(jí)的管理，沒(méi)有相應(yīng)的電子文件，有的學(xué)校雖有的電子文檔，但檔案載體不豐富，電子文件材料十分匱乏?，F(xiàn)有檔案人員缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)，入門(mén)級(jí)水平也達(dá)不到 ，系統(tǒng)開(kāi)發(fā) 、程序維護(hù)、咨詢(xún)服務(wù)和信息導(dǎo)航等專(zhuān)業(yè)知識(shí)更是空白，給學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目檔案造成不可彌補(bǔ)的損失。

2完善學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

2.1更新觀(guān)念，重視學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理和利用。

首先，要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持。搞好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，不僅需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，還要有經(jīng)費(fèi)和設(shè)備，而這些都需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)去解決，如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，要搞好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，只能是一句空話(huà)。其次，增強(qiáng)和提高檔案管理部門(mén)的管理和服務(wù)意識(shí)。建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅要加強(qiáng)管理，更重要的在于利用。利用是檔案工作的中心內(nèi)容，也是檔案管理工作最為活躍的一個(gè)環(huán)節(jié)。

2.2制定、實(shí)施和完善符合學(xué)校特點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范。

首先，建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、移交、借閱等，都要有詳細(xì)的、切合學(xué)校實(shí)際的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，這些制度和規(guī)范是做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)。其次，建立健全檔案人員崗位責(zé)任制、檔案管理目標(biāo)責(zé)任制和獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理納入年度工作計(jì)劃、總結(jié)和年度考核中，用制度督促檔案管理人員認(rèn)真履行崗位職責(zé)，明確責(zé)任，提高檔案管理水平。

2.3針對(duì)項(xiàng)目文件資料形成過(guò)程中的缺失，做好建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的前期控制工作。

首先，實(shí)行“四納入”強(qiáng)化監(jiān)督管理。即把建設(shè)項(xiàng)目文件材料形成的質(zhì)量控制工作，納入建設(shè)項(xiàng)目總體規(guī)劃，納入與有關(guān)單位簽訂的合同協(xié)議，納入項(xiàng)目建設(shè)程序，納入相關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍。將建設(shè)項(xiàng)目文件材料的管理同建設(shè)項(xiàng)目的各項(xiàng)工作緊密結(jié)合，同步進(jìn)行，一體化管理。其次，建立超前控制的責(zé)任保證體系。即建立有主管建設(shè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)、建設(shè)項(xiàng)目各參與部門(mén)負(fù)責(zé)人、專(zhuān)兼職資料員組成的三級(jí)責(zé)任保證體系，各司其職，各負(fù)其責(zé)，從組織上保證建設(shè)項(xiàng)目文件材料的質(zhì)量。再次，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，加強(qiáng)控制管理。即把文件材料的形成、積累、歸檔與有關(guān)部門(mén)和人員的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，進(jìn)行有效控制。最后，實(shí)行“三參加”制度。制定并執(zhí)行檔案部門(mén)、檔案人員參加項(xiàng)目建設(shè)工作會(huì)議、參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、參加建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的“三參加”制度，以便于檔案人員履行職責(zé)，有針對(duì)性的加強(qiáng)對(duì)檔案形成、積累工作的監(jiān)督指導(dǎo)。

綜上所述，增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)檔案人員工作作風(fēng)和業(yè)務(wù)水平，加快信息化步伐，是搞好學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)，規(guī)范、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案是學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)反映和原始資料，是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的寶貴財(cái)富。

【參考文獻(xiàn)】：

【1】薛四新、彭榮、陳永生：《檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)》，北京機(jī)械工業(yè)出版社2006年版.

【2】趙海林：《檔案人員培訓(xùn)系列講座》，甘肅省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處印，2010年.

【3】曹書(shū)芝：《檔案信息化建設(shè)淺議》，《檔案》，2006年第1期.