新時期人事檔案管理工作探析

陳敏耀

摘 要：在開創(chuàng)和發(fā)展的新時期，各行各業(yè)都跟隨祖國步伐，走向發(fā)展的道路。對于企事業(yè)單位來說，想要發(fā)展創(chuàng)新，就必須掌握好第一手資料：人事檔案，只有對優(yōu)秀人才有所了解，企事業(yè)單位才能更好更快地可持續(xù)性發(fā)展，因此新時期下優(yōu)化檔案管理工作刻不容緩。但當今的人事檔案管理工作還存在著許多不足，許多單位并不重視人事檔案的管理工作，或是人事檔案更新過慢，人事部門難以第一時間掌握職員信息等。本文旨在分析人事檔案管理工作存在的不足提出合理建議，為未來的管理工作提供一定方向。

關鍵詞：新時期背景 人事檔案 管理工作

一、新時期背景下，優(yōu)化人事檔案管理的重要作用

（一）促進人事工作的發(fā)展

人事檔案是人事工作的一項重要部分，它記錄了一個人在生活上的主要經歷、各項品德素養(yǎng)以及資歷等內容，為各個單位的人事部了解員工提供了重要依據。完整的人事檔案，體現(xiàn)了我國幾十年來人事工作的改革歷程，不僅聚集著人事組織工作的心血，同時也是他們智慧以及經驗的結晶。人事檔案是我國人事管理制度的一個重要特征，它的存在，有利于促進我國人事工作的發(fā)展[1]。

（二）提高對優(yōu)秀人才的了解，增強隊伍建設

人事檔案是結合每個員工的實際情況來記錄的，每一項內容都不可造假，完美地將個人的德智體美勞綜合體現(xiàn)在人事檔案中。而在單位的人才隊伍建設過程中，真實性高、綜合性較強的人事檔案可以將個人的身份、學歷、資質等體現(xiàn)出來，使人事部門對優(yōu)秀人才信息掌握的程度大大增強，人才隊伍建設工作才能高效開展。

（三）為組織工作能夠有效實施奠定基礎

在人事工作的過程中，組織工作是極其重要的一部分。中央明確規(guī)定，在選拔任用黨政領導干部時，必須遵循德才兼?zhèn)洹⒁缘聻橄龋搴暮?、任人唯賢;事業(yè)為上、人崗相適、人事相宜;公道正派、注重實績、群眾公認等原則?？梢姡M織工作的展開要求頗多，在這種要求下，人事部門可根據人事檔案進行首次篩選，人事檔案則為組織工作的有效展開奠定了基礎。

二、目前人事檔案管理工作存在的不足

（一）人事檔案管理人員專業(yè)性不強

目前，在企事業(yè)單位的人事管理工作中，大部分人事檔案管理人員對于人事檔案管理意識不強，專業(yè)程度不足以滿足對人事檔案合理的管理。很多人事檔案管理人員并沒有將人事檔案系統(tǒng)化，在收取人事檔案過程中沒有引起足夠的重視，導致人事檔案不齊全或是不規(guī)范，使后續(xù)檔案的調動較為困難，人事檔案的管理成果大打折扣。

（二）人事檔案管理工作經驗較少，缺乏指導性

由于對人事檔案管理工作經驗減少，很多單位雖然緊跟時代步伐加強整改，但是缺乏指導性的經驗，導致人事檔案管理過程不夠專業(yè)，在檔案調動的過程中有些部分隨意的整改[2]，使得人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性。例如很多單位沒有將各個部門的人事檔案進行分類管理，導致后續(xù)工作繁雜且效率低下。

（三）人事檔案管理信息更新過慢，建設不足

隨著信息技術的高速發(fā)展，各行各業(yè)都逐漸信息化，通過信息技術與傳統(tǒng)人事檔案管理相結合，加強了人事檔案管理適應新時期的步伐，使人事檔案的更新、變動等操作變得方便快捷。但通過對當下各個單位進行實地考察，發(fā)現(xiàn)很多單位都沒有建立好健全的人事檔案管理系統(tǒng)，除了錄入簡單的信息供人事部查詢之外，無法進行更改，人事檔案管理系統(tǒng)建設不全，導致人事檔案管理信息更新過慢。

三、新時期背景下增強人事檔案管理工作的合理建議

（一）增強檔案的真實性，提高人事檔案優(yōu)化意識

從人事檔案被建立的那一刻起，就將個人的生活背景、知識學歷、個人經驗以及資質等記錄在其中。人事檔案是衡量職員的第一印象，因此在公司進行人才隊伍建設時，對人事檔案的真實度要求十分高。人事檔案管理人員必須樹立起人事檔案優(yōu)化意識，增強檔案的真實性，在錄入人事檔案信息時，對于職稱、獎項等必須有相應的文件證明，對于作為附件的證明材料要進行仔細審核，避免弄虛作假的情況發(fā)生。同時，公司必須第一時間增強管理人員自身的素質，通過培訓或者進修等方式，使人事檔案管理人員樹立起敏銳的勘察意識，將人事檔案管理系統(tǒng)化同時，管理人員自身的水平也進一步提升。

（二）增強人事檔案管理能力，加大人員審核力度

人事檔案管理工作想要發(fā)展創(chuàng)新，最重要的是管理的根源要做好，意味著在收集新的檔案時，務必要層層把關，通過逐一審核，最初就把檔案真實性落實到位。而在人事檔案有變化更新時，必須加大人員審核的力度，檔案管理人員需要對自己審核的內容負責，層層接洽，確保檔案的真實。其次，對于人事檔案的內容必須做到全面完整，分門別類，對于個人的政治面貌、品德作風、主要經歷等重要內容，必須完整地體現(xiàn)在人事檔案中，對于有缺口的證明資料，審核人員必須督促補全。最后，需要將人事檔案管理系統(tǒng)信息化，構建出能夠符合新時期的信息系統(tǒng)，便于后續(xù)檔案的調動與更新。

（三）增加對人事檔案的使用方式

現(xiàn)如今，大部分人事單位對檔案的使用僅停留在獲取一定職員信息層面，并沒有將人事檔案的作用發(fā)揮到極致。實際上，人事檔案包含的內容十分豐富，內有職員的三齡兩歷、業(yè)績績效等十分重要的信息，用人單位可合理的運用這些信息，根據員工的績效制定合理的獎懲制度，不僅有利于促進職工認真工作的態(tài)度，還使單位人才隊伍建設工作順利開展。與此同時，將人事檔案管理信息化，可根據計算機技術將每份人事檔案各個方面，如品德作風、工作經驗等制作一份對比文件，將各個職員的優(yōu)劣完整體現(xiàn)出來，有利于用人單位選拔人才，不僅提高了辦事效率，還使優(yōu)秀人才隊伍建設更為直觀。

結論：由此可見，新時期背景下，優(yōu)化事業(yè)單位的人事檔案工作并非一蹴而就。需要各個單位具體問題具體分析，發(fā)現(xiàn)的問題要采取合理的辦法，將存在的漏洞一一彌補，才能達到優(yōu)化人事檔案管理工作的效果。只有提高優(yōu)化人事檔案的意識，增強對人事檔案的審核力度，由內到外，才能促進人事檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻：

[1]高金娥.新時期人事工作中檔案管理的重要性和對策[J].蘭臺內外，2019，No.260，57-58.

[2]陳斯.淺談新時期人事檔案的管理與利用[J].人才資源開發(fā)，2019，No.404，25-26.