基于工作流程的高校圖書館資產(chǎn)管理的問題與對策

摘 要：基于資產(chǎn)管理的工作流程，梳理了高校圖書館資產(chǎn)管理存在的問題，并提出了對策。

關(guān)鍵詞：資產(chǎn)管理;高校圖書館;工作流程

高校圖書館資產(chǎn)是衡量一個(gè)高校綜合實(shí)力的重要標(biāo)準(zhǔn)，是高校開展人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，是高校圖書館工作正常運(yùn)行和圖書館事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)保障。資產(chǎn)管理是高校圖書館科學(xué)管理的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)合理、高效使用，使其發(fā)揮最大價(jià)值是高校圖書館資產(chǎn)管理的目標(biāo)。但隨著近年來高校圖書館資產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，逐漸出現(xiàn)了一些問題。本文將基于從購置、驗(yàn)收與入賬、日常管理到處置的工作流程梳理高校圖書館資產(chǎn)管理存在的問題，并提出對策。

一、高校圖書館資產(chǎn)管理存在的問題

（一）采購資金不足、不穩(wěn)定，缺乏對購置過程的監(jiān)督

采購資金不足、不穩(wěn)定。紙質(zhì)資源采購經(jīng)費(fèi)達(dá)不到教育部要求。沒有常規(guī)經(jīng)費(fèi)保證數(shù)字資源連續(xù)訂購，只能依托不穩(wěn)定的中央和省級財(cái)政專項(xiàng)資金訂購，存在數(shù)字資源訂購的非連續(xù)性風(fēng)險(xiǎn)。

缺乏對資產(chǎn)購置過程的監(jiān)督，導(dǎo)致部分資產(chǎn)無法滿足實(shí)際需求。資產(chǎn)購置人員在購置過程中具有隨意性，使已有資產(chǎn)與預(yù)算管理脫節(jié)，缺乏調(diào)查研究和全館的整體規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，缺乏有效的資產(chǎn)購前必要性、科學(xué)性、實(shí)用性及經(jīng)濟(jì)性評估論證及購后的使用效益評估，有重復(fù)購置和使用不足的現(xiàn)象。如個(gè)別數(shù)據(jù)庫覆蓋的學(xué)科面太窄，對館內(nèi)空間規(guī)劃和測量不科學(xué)，個(gè)別家具不能滿足實(shí)際需求。

（二）驗(yàn)收與入賬程序不規(guī)范

驗(yàn)收與入賬程序不規(guī)范，缺乏必要的監(jiān)督管理。驗(yàn)收時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，特別是圖書，難以精確到冊，只是以冊數(shù)和總金額為驗(yàn)收指標(biāo)。有時(shí)資產(chǎn)管理員不在場就驗(yàn)收了，導(dǎo)致資產(chǎn)管理員不能及時(shí)掌握資產(chǎn)的技術(shù)參數(shù)、使用管理人、使用部門、存放地點(diǎn)等基礎(chǔ)信息。圖書按批次入賬，未核查明細(xì)。

（三）日常管理中存在的問題

1.資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄

圖書館往往重視業(yè)務(wù)的發(fā)展而忽視對資產(chǎn)的管理。高校圖書館資產(chǎn)絕大部分為政府無償劃撥資金購置，屬于國家所有，所有權(quán)與使用管理權(quán)分離，又不進(jìn)行成本核算和折舊，普遍存在重錢輕物、重視購置而輕視日常管理，重視資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而輕視實(shí)物清點(diǎn)結(jié)果及賬物是否相符的現(xiàn)象。資產(chǎn)管理特別是文獻(xiàn)資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄。長期以來，圖書館界對文獻(xiàn)資產(chǎn)管理的認(rèn)識(shí)模糊，通常將其與館藏管理同等看待，認(rèn)為文獻(xiàn)資產(chǎn)管理就是分類和排序。

2.資產(chǎn)的定期盤點(diǎn)、基礎(chǔ)臺(tái)賬、使用、維修、保養(yǎng)管理、監(jiān)督檢查管理制度不健全

（1）定期盤點(diǎn)、基礎(chǔ)臺(tái)賬制度不健全

無定期盤點(diǎn)制度，資產(chǎn)家底不清，資產(chǎn)的領(lǐng)用、保管沒有健全的臺(tái)賬，或資產(chǎn)總賬、明細(xì)賬和實(shí)物不符。登記不規(guī)范、不及時(shí)，少登、漏登等有物無賬、賬實(shí)不符的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。資產(chǎn)變更時(shí)沒有及時(shí)辦理手續(xù)，已報(bào)廢和盤虧的資產(chǎn)核銷賬目不及時(shí)，造成賬實(shí)不符。

（2）使用、維修、保養(yǎng)管理制度不健全

沒有維修、保養(yǎng)經(jīng)費(fèi)，資產(chǎn)缺少日常的維護(hù)、保養(yǎng)和管理，設(shè)備超負(fù)荷運(yùn)行，使用壽命縮短，對資產(chǎn)折舊不能及時(shí)核算，造成賬面價(jià)值和實(shí)際價(jià)值不符。

（3）監(jiān)督檢查制度不健全

資產(chǎn)使用維護(hù)各環(huán)節(jié)的制度建設(shè)不健全，缺乏對資產(chǎn)的整個(gè)工作流程全過程的監(jiān)督檢查。缺少高校圖書館資產(chǎn)和資金的科學(xué)性以及資產(chǎn)投入產(chǎn)出效益的監(jiān)督檢查，資產(chǎn)采購和配置不盡科學(xué)。各部門各崗位之間相互監(jiān)督不足。資產(chǎn)管理、使用人員離任時(shí)，未核查并辦理資產(chǎn)移交手續(xù)，人走賬不清。

3.資產(chǎn)管理缺乏統(tǒng)一的管理與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，管理人員不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，管理責(zé)任落實(shí)不到位

高校普遍由后勤管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)及圖書館4個(gè)部門共同管理圖書館資產(chǎn)。通常是后勤管理、設(shè)備管理部門及圖書館分別管理家具類、設(shè)備類、文獻(xiàn)資源類資產(chǎn)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的核算和經(jīng)費(fèi)的管理。沒有真正的管理主體，沒有建立資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍和責(zé)任體系，使資產(chǎn)管理責(zé)任落實(shí)不到位，職能交叉，致使圖書館對資產(chǎn)的管理缺乏有效的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和控制。形式上誰都在管，實(shí)際上哪個(gè)部門也沒法真正管。沒有將資產(chǎn)管理責(zé)任明確到具體部門、個(gè)人。

高校圖書館的資產(chǎn)管理員人數(shù)不多，且大多數(shù)為兼職，普遍缺少專業(yè)人員，管理方式相對落后。而且資產(chǎn)管理工作涉及面廣，政策性強(qiáng)，審批程序嚴(yán)格，專業(yè)技術(shù)復(fù)雜，資產(chǎn)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)難以滿足快速發(fā)展的資產(chǎn)管理工作的需要。

4.高校圖書館立法滯后

高校圖書館立法相對滯后。圖書館文獻(xiàn)資產(chǎn)的流失和報(bào)廢問題缺乏法律、法規(guī)保障。只有對人為造成資產(chǎn)流失的個(gè)人行為和部門行為追究其責(zé)任，才能使文獻(xiàn)資產(chǎn)的管理工作走上法制化道路。

（四）處置制度不規(guī)范完整

資產(chǎn)處置存在較大的隨意性，不經(jīng)資產(chǎn)管理部門登記，隨報(bào)隨銷的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。就資產(chǎn)類型來看，設(shè)備和家具類資產(chǎn)的處置制度相對規(guī)范和完整，而文獻(xiàn)資產(chǎn)處置的制度不規(guī)范和不完整。

二、高校圖書館資產(chǎn)管理的解決對策

（一）保證資產(chǎn)購置資金，加強(qiáng)對購置過程的監(jiān)督

學(xué)校應(yīng)將圖書館文獻(xiàn)資源類資產(chǎn)購置經(jīng)費(fèi)納入統(tǒng)籌考慮。完善資產(chǎn)購置過程的監(jiān)督制度。做好資產(chǎn)需用量的調(diào)查研究，加強(qiáng)預(yù)算管理，依法采購，把好購置關(guān)。做好圖書購置的采訪工作。數(shù)字資源采購前在適用人群及經(jīng)濟(jì)性等方面進(jìn)行評估論證。需結(jié)合館內(nèi)空間規(guī)劃和家具的技術(shù)參數(shù)，實(shí)地測量與規(guī)劃，確保家具能滿足實(shí)際需要。

積極探索資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化配置制度，加強(qiáng)全館層面的統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的科學(xué)利用。

（二）規(guī)范資產(chǎn)驗(yàn)收與入賬程序

驗(yàn)收時(shí)確保資產(chǎn)管理員在場，及時(shí)掌握資產(chǎn)的基礎(chǔ)信息。入賬時(shí)將資產(chǎn)的基礎(chǔ)信息仔細(xì)錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，便于后期在龐大的資產(chǎn)數(shù)量下區(qū)分相近資產(chǎn)。

（三）日常管理方面的對策

1.加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，提高資產(chǎn)管理認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)資產(chǎn)管理，要不斷強(qiáng)化資產(chǎn)管理的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到資產(chǎn)管理的重要性，樹立資產(chǎn)管理效益意識(shí)。高校圖書館資產(chǎn)管理，需要館領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和各部門的大力配合，及廣大職工及師生的大力支持。因此要加大資產(chǎn)管理的宣傳和培訓(xùn)力度，使從館領(lǐng)導(dǎo)到資產(chǎn)的管理者、使用者都從思想上認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化管理能消除混亂、保證效益，讓資產(chǎn)管理觀念滲入到每一個(gè)員工和師生的工作、學(xué)習(xí)中，增強(qiáng)主人翁意識(shí)，強(qiáng)化資產(chǎn)管理認(rèn)識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)的有效監(jiān)管。

2.建立健全并落實(shí)資產(chǎn)的定期盤點(diǎn)、基礎(chǔ)臺(tái)賬、使用、維修、保養(yǎng)管理、監(jiān)督檢查管理制度

以制度建設(shè)為突破口，建立健全圖書館資產(chǎn)管理的規(guī)章制度，要根據(jù)學(xué)校資產(chǎn)管理實(shí)施辦法，結(jié)合本館實(shí)際，建立一整套包括資產(chǎn)的預(yù)算審批、購置、驗(yàn)收與入賬、使用、日常管理、變更、清查、處置、賠償?shù)裙ぷ髁鞒痰馁Y產(chǎn)管理制度，明確每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任部門、責(zé)任人、工作時(shí)點(diǎn)、工作內(nèi)容等，做到各個(gè)管理環(huán)節(jié)之間有機(jī)協(xié)調(diào)，為管好用好資產(chǎn)提供制度保證。

（1）建立健全定期盤點(diǎn)和基礎(chǔ)臺(tái)賬制度

建立資產(chǎn)定期盤點(diǎn)制度。每年至少盤點(diǎn)一次，認(rèn)真核對資產(chǎn)的數(shù)量、使用狀況及完好程度等重要信息，以保證資產(chǎn)的賬實(shí)相符。摸清資產(chǎn)實(shí)時(shí)狀況，及時(shí)與財(cái)務(wù)部門、設(shè)備管理及后勤管理部門對賬，及時(shí)上報(bào)審批資產(chǎn)盤盈或盤虧，做到賬實(shí)相符、賬賬相符。

建立健全資產(chǎn)管理基礎(chǔ)臺(tái)賬制度，使資產(chǎn)總賬、明細(xì)賬和實(shí)物相符。細(xì)化資產(chǎn)出、入庫的核算與管理，規(guī)范資產(chǎn)預(yù)算審批、購置、驗(yàn)收與入賬、使用、變更、處置手續(xù)，確保資產(chǎn)安全。圖書資產(chǎn)的增減都要通過圖書總括登錄來將資產(chǎn)管理和館藏管理結(jié)合起來。

（2）健全使用、維修、保養(yǎng)管理制度

充分有效地使用資產(chǎn)，要避免超負(fù)荷工作和閑置浪費(fèi)。要做好資產(chǎn)的使用維修保養(yǎng)工作，使資產(chǎn)保持良好的工作狀態(tài)，必須建立相應(yīng)的管理制度。儀器設(shè)備要制定安全操作工藝技術(shù)規(guī)程，建立合理的使用和維修保養(yǎng)崗位責(zé)任制。

（3）完善資產(chǎn)監(jiān)督檢查制度

有計(jì)劃、有步驟地對高校圖書館資產(chǎn)從預(yù)算審批、購置、驗(yàn)收與入賬、使用、日常管理、變更、清查、處置、賠償?shù)裙ぷ髁鞒倘^程、全方位，進(jìn)行跟蹤檢查，加大監(jiān)督管理力度，確保資產(chǎn)安全。強(qiáng)化資產(chǎn)、資金科學(xué)性以及資產(chǎn)投入產(chǎn)出效益的監(jiān)督檢查，為及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化圖書館預(yù)算支出的方向和結(jié)構(gòu)，合理配置資金和資產(chǎn)提供依據(jù)。注重各部門各崗位之間的相互監(jiān)督，減少舞弊現(xiàn)象。資產(chǎn)管理使用人員離任時(shí)，組織核查并辦理資產(chǎn)移交手續(xù)，確保人走賬清。

3.健全資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，落實(shí)管理責(zé)任

健全資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，明確分工和職責(zé)。推行從資產(chǎn)管理小組、部門資產(chǎn)管理員、直接使用人和管理人的層級管理責(zé)任制。高校圖書館成立以主管副校長為組長，館長和館資產(chǎn)管理員參與的圖書館資產(chǎn)管理小組。主管副校長負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)、后勤管理和設(shè)備管理部門及圖書館等機(jī)構(gòu)。規(guī)定圖書館各部門配備資產(chǎn)管理員全面負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)管理工作，把責(zé)任細(xì)化分解，按照“誰主管，誰負(fù)責(zé);誰使用，誰管理”的原則，將責(zé)任落實(shí)到具體部門、使用人和管理人，做到資產(chǎn)購置、驗(yàn)收、使用、變更、處置各環(huán)節(jié)均有相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)，使資產(chǎn)管理工作在管理部門、使用部門、使用個(gè)人之間權(quán)責(zé)分明，最終將資產(chǎn)管理的責(zé)任落到實(shí)處。

重視和加強(qiáng)圖書館資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)的規(guī)范化和科學(xué)化管理。適當(dāng)充實(shí)和配備高素質(zhì)的資產(chǎn)管理人員，并加強(qiáng)對資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍在資產(chǎn)管理法律法規(guī)、政策和會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)知識(shí)方面的培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力，提升其職業(yè)道德，在日常的管理中依法辦事，依準(zhǔn)則辦事，順利開展資產(chǎn)管理工作。改進(jìn)管理方式，構(gòu)建資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，努力實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理。明確資產(chǎn)使用屬性，即明確資產(chǎn)使用保管人、使用保管部門、和實(shí)際存放地點(diǎn)，實(shí)行資產(chǎn)信息化管理。

4.推動(dòng)高校圖書館立法

全體高校圖書館人需共同努力，推動(dòng)高校圖書館立法，使圖書資產(chǎn)處置和賠償合法化。

（四）嚴(yán)格履行資產(chǎn)處置程序

加強(qiáng)資產(chǎn)處置（包括報(bào)廢、盤虧）管理，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。資產(chǎn)達(dá)到規(guī)定使用年限，技術(shù)參數(shù)不能滿足使用需求，確實(shí)不能再使用和修復(fù)的，應(yīng)按規(guī)定予以報(bào)廢。資產(chǎn)報(bào)廢和報(bào)廢時(shí)嚴(yán)格履行資產(chǎn)處置報(bào)批程序，并做好賬目核銷工作。

三、結(jié)語

本文基于資產(chǎn)管理工作流程，梳理了高校圖書館資產(chǎn)管理存在的問題，并提出了對策。高校圖書館資產(chǎn)管理存在的問題主要有：采購資金不足、不穩(wěn)定，缺乏對資產(chǎn)購置過程的監(jiān)督;驗(yàn)收和入賬程序不規(guī)范;日常管理中存在管理意識(shí)淡薄，資產(chǎn)定期盤點(diǎn)、基礎(chǔ)臺(tái)賬、使用、維修、保養(yǎng)管理、監(jiān)督檢查管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的管理與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，管理人員不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，管理責(zé)任落實(shí)不到位，立法滯后問題;處置制度不規(guī)范和完整。與之對應(yīng)的對策是：保證資產(chǎn)購置資金，加強(qiáng)對購置過程的監(jiān)督;規(guī)范資產(chǎn)驗(yàn)收與入賬程序;在日常管理中加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，提高資產(chǎn)管理認(rèn)識(shí)，建立健全并落實(shí)資產(chǎn)定期盤點(diǎn)、基礎(chǔ)臺(tái)賬、使用、維修、保養(yǎng)管理、監(jiān)督檢查管理制度，健全資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，落實(shí)管理責(zé)任;推動(dòng)高校立法;嚴(yán)格履行資產(chǎn)處置程序。以推動(dòng)高校圖書館資產(chǎn)管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、信息化和高效化發(fā)展。

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作者簡介：

許澤明（1988-10），男，云南華坪人，碩士研究生，助理館員，主要從事信息服務(wù)和資產(chǎn)管理工作。