淺談綜合檔案室案卷的整理制度

孫曉蓉　錢煜宇

一、案卷整理的基本原則

案卷整理工作所遵循的基本原則是充分利用原來的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的聯(lián)系，便于保管和使用。在對歸檔的案卷進行整理的過程中，要遵循“充分利用原來基礎(chǔ)”的原則。檔案原來的整理基礎(chǔ)是前人整理檔案的成果。其中主要強調(diào)幾個方面：

（一）只要是經(jīng)過整理，有目錄可查有規(guī)可循的檔案，就應(yīng)力求保持其原有的整理體系，一般不再重新整理，必要時可做適當(dāng)?shù)募庸ふ?。如單位的會計檔案、校產(chǎn)檔案，它有著自身的形成規(guī)律和特點，一般由財會部門和物資管理部門隨時立卷，定期保管。因此，檔案部門接收后，不應(yīng)再打亂原有基礎(chǔ)，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，也不另加封面。只在原封面的空白處加蓋戳記，填好全宗號、目錄號、案卷號、保管期限等，然后分類排列，妥善保管，提供利用即可。

（二）必須進行一定整理的檔案，要注意研究原有的整理基礎(chǔ)，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中合理的部分應(yīng)當(dāng)吸收;對整理不當(dāng)和錯誤的部分要經(jīng)過仔細(xì)分析，摸清情況之后再改動和調(diào)整。這可避免人為地破壞文件之間的歷史聯(lián)系。對保證整理質(zhì)量和提高效率都是有益的。

整理檔案的主要目的，是便于檔案的保管和查找利用。一般的說，經(jīng)過整理的檔案能恰當(dāng)?shù)乇３治募g的歷史聯(lián)系，也就能便于保管和利用，它們基本上是一致的。但是兩者之間也會有矛盾。如有些做法雖然保持了文件之間的聯(lián)系，然而卻不便于保管和利用。當(dāng)兩者發(fā)生矛盾時，要充分考慮檔案保管和利用的方便。比如某些制成材料比較特殊的檔案，機密程度和保管價值顯然不同的檔案，則應(yīng)根據(jù)情況分別整理，而在相應(yīng)的范圍內(nèi)要求保持文件的聯(lián)系。

（三）在檔案整理工作中應(yīng)遵循“保持文件之間的歷史聯(lián)系”的原則。要注意把不同歷史時期的檔案分開，而把同一歷史時期形成的檔案集中在一起，以保持各個歷史時期檔案的聯(lián)系和完整。應(yīng)盡可能地保持各個年代形成檔案的完整和聯(lián)系。把同類工作活動形成的檔案集中在一起以保持檔案之間的歷史聯(lián)系。

二、案卷整理工作制度

（一）案卷的分類制度

案卷的分類是綜合檔案室為了科學(xué)地保管檔案而進行的一項整理工作。單位的全部案卷按照一定的要求分成若干類別，并有次序地按照類別排列。

綜合檔案室的案卷分類可按年度問題分類法整理。即把單位的案卷先按年度分開，然后在每個年度下面再按問題分類。檔案案卷排列只能以全宗為單位，按不同門類，不同載體，不同保管期限進行排列。案卷的排列有多種方法，可以按照案卷所反映的問題排列;可以按照案卷所反映的工作聯(lián)系排列;可以按照時間順序排列;可以按作者、收發(fā)文單位和地區(qū)排列;人物的案卷，還可以按姓氏筆劃、漢語拼音字母的順序排列。這些方法可以單獨使用也可以結(jié)合起來使用。各類案卷排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，―類案卷的排列方法，只能用一種辦法或一種方法結(jié)合其它方法來排列。

另外，案卷的一般排列方法，主要是采用“先上級后本身，先綜合后專題”的順序，分別用不同保管期限來排列?！卑礄n案案卷的排列，應(yīng)將財務(wù)部門形成的校產(chǎn)檔案和財產(chǎn)管理部門形成的校產(chǎn)檔案列在一起。財務(wù)部門形成的產(chǎn)業(yè)檔案，一般按報表、賬簿、憑證排列。財產(chǎn)管理部門形成的校產(chǎn)檔案，一般按固定資產(chǎn)的類別順序排列或按部門的順序（采取一種編號的方法）排列。

（二）檔案的編號制度

在檔案管理中，常用的“檔號”有四種，全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內(nèi)文件張（頁）號。檔號的使用原則是，檔號要完整―套，一般說上述幾種檔號均應(yīng)編排幾個全宗內(nèi)的案卷目錄號不能重。

（三）編制案卷目錄制度

案卷排列的順序確定以后，應(yīng)逐卷登記在案卷目錄上。案卷目錄，就是案卷的名冊。它有其重要的作用：第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序。第二，介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成份，是查找利用檔案的基本檢索工具，也是編制其它檢索工具的基礎(chǔ)，第三，它是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計和檢查檔案的重要依據(jù)。編制案卷目錄要以全宗為單位，可一個全宗編一本，還可以一類編一本。一個全宗如編若干本案卷目錄，必須以全宗為單位編定目錄號。目錄號是“檔號”中的一種。目錄后連間“全宗號”和“卷弓”作為“檔號”’一并標(biāo)在案卷封面或脊背上，卷面一般應(yīng)印有檔號章（全宗號、目錄號、案卷號）。

（四）案卷的其它整理工作制度

案卷的整理工作是單位檔案室的日常檔案管理工作。除上述工作外，由單位檔案管理工作的特殊情況所決定.還有其它一些整理工作。如：（1）對接收的檔案，如發(fā)現(xiàn)整理質(zhì)量不符合要求，不便于保管和利用的，要進行一定的加工和進行局部整理。提高其質(zhì)量;（2）隨著檔案的搬移，檔案本身可能會受損，也可能由于檔案整理體系的變化，有可能需要轉(zhuǎn)出或補進。也需要進行相應(yīng)的加工和調(diào)整、整理;（3）單位檔案室除接收各專業(yè)部門立卷、整理后的檔案外，也接收和收集―些零散文件，處理這些文件，就要進行全過程的檔案資料的整理工作;（4）平時還要協(xié)助和督促各業(yè)務(wù)部門做好立卷和歸檔前的準(zhǔn)備工作。協(xié)助各業(yè)務(wù)部門正確選擇立卷環(huán)節(jié)，即確定由哪一級機構(gòu)，由誰負(fù)責(zé)立卷。其次，一個業(yè)務(wù)部門部負(fù)責(zé)2個以上類別及立檔工作。所以一個部門內(nèi)部要劃定分工立卷的范圍，避免重復(fù)立卷和防止立卷時遺漏文件。

三、結(jié)論

檔案資料具有借鑒和歷史憑證價值，是單位珍貴財富，是研究改進工作，提高社會質(zhì)量的重要依據(jù)。