網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案管理的信息共享機(jī)制建構(gòu)

張海霞

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)中都得到了廣泛的應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)加快了檔案管理信息共享機(jī)制的構(gòu)建，促進(jìn)企業(yè)各個(gè)部門各個(gè)環(huán)節(jié)之間的信息共享，提高了企業(yè)檔案信息管理水平和效率的提升。本文針對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案管理的信息共享機(jī)制構(gòu)建相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析，希望通過本文的分析能夠促進(jìn)企業(yè)檔案信息管理工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;企業(yè)檔案管理;信息共享;機(jī)制建構(gòu)

檔案信息管理工作是企業(yè)管理系統(tǒng)中的重要工作內(nèi)容，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，為了促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，企業(yè)加大了檔案管理信息共享機(jī)制的構(gòu)建，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

一、企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈，為了促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該緊隨時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，加大對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，尤其在企業(yè)檔案信息管理工作中加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，從而不斷提升企業(yè)檔案信息的管理水平和管理效率，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作是十分重要的，以往企業(yè)檔案管理工作中大多是采用人工操作的方法來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，不僅浪費(fèi)大量的人力物力，從而也降低了企業(yè)檔案管理工作效率，不利于企業(yè)的法發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息共享機(jī)制，不僅提高了檔案管理工作效率，同時(shí)也促進(jìn)了企業(yè)各個(gè)部門各個(gè)環(huán)節(jié)之間的資源共享，方便工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱和利用，為企業(yè)的發(fā)展提供了必要的信息支持。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)檔案信息共享機(jī)制構(gòu)建的有效對(duì)策

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)加強(qiáng)檔案信息共享機(jī)制的構(gòu)建，首先需要建立檔案信息數(shù)字化平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘、分析和處理，從而按照相關(guān)的規(guī)范對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行管理和存儲(chǔ)，保證檔案信息的安全性和完整性。建立檔案信息共享平臺(tái)一方面需要對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，另一方面需要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)管理。下面我們就來(lái)對(duì)這兩方面進(jìn)行具體分析。

首先是對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化的處理，意識(shí)就是按照一定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)現(xiàn)在基本都是在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上進(jìn)行自動(dòng)化的辦公，但是由于企業(yè)以往存儲(chǔ)資料都是用紙質(zhì)來(lái)存儲(chǔ)，資料不僅多，而且記錄復(fù)雜，有的資料出現(xiàn)遺漏、缺失的問題，如果要將這些資料全部都輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，這是不現(xiàn)實(shí)的，不僅浪費(fèi)大量的人力物力，且由于資料信息記錄混亂，對(duì)信息查閱帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。因此企業(yè)可以先將這些資料收集起來(lái)，然后在這些集料的基礎(chǔ)上，找到相關(guān)的部門或者負(fù)責(zé)人，由他們來(lái)負(fù)責(zé)資料的收集工作，這樣就可以將資料進(jìn)行明確的分類，并對(duì)資料進(jìn)行標(biāo)記，分清主次，尤其是一些重要信息，需要進(jìn)行重點(diǎn)記錄，只有這樣才可以有效的收集信息，以免信息出現(xiàn)遺漏、丟失等問題。

其次是建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)就是將企業(yè)所有的信息都存儲(chǔ)在一個(gè)統(tǒng)一的地方，方便工作人員進(jìn)行查看和利用?，F(xiàn)在企業(yè)信息管理中應(yīng)用最為廣泛的運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)是C/S和B/S，不同的運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)具有不同的特點(diǎn)，企業(yè)可以根據(jù)自身信息管理實(shí)際情況以及信息技術(shù)發(fā)展程度來(lái)選擇合適的運(yùn)營(yíng)模式。對(duì)于C/S運(yùn)營(yíng)模式而言，雖然這種運(yùn)營(yíng)模式管理技術(shù)水平高，但是在多組網(wǎng)絡(luò)設(shè)備管理方面卻存在很大的缺點(diǎn)，無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。對(duì)于B/S運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)而言，這種系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)模式比較成熟，可以與瀏覽器直接進(jìn)行接觸，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源信息管理的各項(xiàng)工功能，因此這種運(yùn)營(yíng)模式應(yīng)用的比較普遍。

企業(yè)要想建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)就需要的瀏覽器結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面覆蓋，將企業(yè)所有搜集的信息進(jìn)行統(tǒng)一的分類記錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理的目的。同時(shí)將服務(wù)器端口與瀏覽器技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，用戶查找信息時(shí)只需要在搜索欄輸入要查找信息的關(guān)鍵詞就可以直接連接到對(duì)應(yīng)的服務(wù)器，服務(wù)器自行的進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，從而對(duì)用戶所需的信息進(jìn)行反饋，用戶就可以得到他想要的信息。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下構(gòu)建企業(yè)檔案信息共享機(jī)制需要注意的地方有哪些

（一）容災(zāi)方面

企業(yè)建立檔案信息共享機(jī)制的過程中需要對(duì)系統(tǒng)的容災(zāi)方面進(jìn)行重視，在確定共享系統(tǒng)核心完好的基礎(chǔ)上，在每個(gè)子區(qū)域都建立相同的運(yùn)營(yíng)體系，保證每個(gè)子區(qū)域的運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)都擁有統(tǒng)一的功能，這樣各個(gè)區(qū)域之間就可以有效的進(jìn)行信息交流和溝通，同時(shí)對(duì)于外界的影響因素也可以起到很好的抵抗效果。

（二）備份方面

企業(yè)建立資料信息數(shù)字化平臺(tái)，有效的改善了企業(yè)傳統(tǒng)的資料管理方式，不僅節(jié)約了大量的人力、物力資源，同時(shí)也提高了企業(yè)數(shù)據(jù)信息的管理效率。但是檔案信息在存儲(chǔ)的過程中，可能會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)故障或者是人為操作失誤的原因?qū)е聰?shù)據(jù)信息的丟失和遺漏，從而為企業(yè)造成極大的損失，因此可以應(yīng)用備份的方式對(duì)這一問題進(jìn)行解決，在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，及時(shí)的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，一旦系統(tǒng)發(fā)生故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，就可以通過備份對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行最大限度的恢復(fù)，從而有效保證數(shù)據(jù)信息的安全性。

（三）歸檔方面

企業(yè)在發(fā)展的過程中會(huì)產(chǎn)生很多的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)有的有很重要的利用價(jià)值，有的沒有利用價(jià)值，但是也不能進(jìn)行隨意的遺落，因此這時(shí)就需要對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔處理，根據(jù)數(shù)據(jù)信息的內(nèi)容將其進(jìn)行整合歸檔，這樣在查詢信息時(shí)就可以通過系統(tǒng)的界面，直接找到所需要的檔案信息，不僅能夠提高工作效率，同時(shí)也可以最大限度的利用各項(xiàng)信息。

總 結(jié)：

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)要想有效的對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行管理，就需要建立檔案管理信息共享機(jī)制，對(duì)企業(yè)的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。除此之外，還需要在檔案信息共享機(jī)制的容災(zāi)、備份以及歸檔方面進(jìn)行重視，通過這些措施不斷提高企業(yè)的檔案信息管理水平和管理效率，為企業(yè)的發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)依據(jù)。

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