醫(yī)院檔案管理中的問題及完善措施

龐玉成

摘要：醫(yī)院檔案客觀、完整、系統(tǒng)地反映出整個(gè)醫(yī)院工作發(fā)展歷史面貌，是醫(yī)院日常管理的重要組成部分，其重要?dú)v史作用和現(xiàn)實(shí)價(jià)值意義無可替代。隨著醫(yī)療水平的不斷提升，對(duì)檔案工作的要求也越來越高，如何提升檔案管理水平，更好地服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)工作，是需要引起重視和亟待解決的問題。

關(guān)鍵詞：檔案;醫(yī)院;水平

醫(yī)院承載著保護(hù)人民健康的重要使命，是重要的民生單位。醫(yī)院檔案，是醫(yī)院在行政管理、醫(yī)務(wù)活動(dòng)中直接形成的各種形式、各種載體的文字、圖表、聲像等反映醫(yī)院發(fā)展的原始記錄。它客觀、完整、系統(tǒng)地反映出整個(gè)醫(yī)院工作發(fā)展歷史面貌，是醫(yī)院日常管理的重要組成部分，其重要?dú)v史作用和現(xiàn)實(shí)價(jià)值意義無可替代。隨著醫(yī)療水平的不斷提升，對(duì)檔案工作的要求也越來越高，如何提升檔案管理水平，更好地服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)工作，是需要引起重視和亟待解決的問題。在此，就如何提高醫(yī)院檔案管理水平談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和措施。

一、醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.對(duì)醫(yī)院檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。檔案工作在醫(yī)院管理工作中是一項(xiàng)默默無聞的工作，不是主要的一線醫(yī)療業(yè)務(wù)工作，對(duì)此很難引起別人的注意和關(guān)注。導(dǎo)致長(zhǎng)期以來對(duì)檔案重要意義和重要作用沒有足夠的認(rèn)識(shí)和了解，認(rèn)為檔案利用價(jià)值不大，沒把檔案工作列人領(lǐng)導(dǎo)議事日程，對(duì)檔案工作中存在的問題解決不力，認(rèn)為檔案工作開展起來要浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，是種負(fù)擔(dān)，不合算，造成檔案可有可無，可建可不建的不利局面，影響了檔案工作的正常開展。

2.具備專業(yè)技能的專職檔案管理人員缺乏。檔案工作專業(yè)性較強(qiáng)，特別是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，更加缺乏具備檔案專業(yè)學(xué)歷和具備信息技術(shù)的復(fù)合型管理人オ，檔案管理人員大多是半路出家的行政人員和醫(yī)務(wù)人員，多數(shù)未接受到專門的檔案管理教育培訓(xùn)，甚至連檔案是什么也弄不清，缺乏起碼的管理知識(shí)和技能，對(duì)檔案管理有認(rèn)識(shí)的片面性和知識(shí)的局限性，且人員調(diào)動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)無連續(xù)性，人員不足，業(yè)務(wù)量大，使他們整日忙于基礎(chǔ)性的整理工作，無暇顧及業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，素質(zhì)得不到提高，工作起來更加吃力，從而造成檔案管理的惡性循環(huán)，導(dǎo)致管理水平不高。

3.未實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案管理的基本原則就是集中統(tǒng)一管理，便于保管和利用，能夠確保檔案的安全管理。醫(yī)院檔案涉及面很廣，它包含了行政、黨務(wù)、病歷醫(yī)療、財(cái)務(wù)、基建、設(shè)備、人事、聲像、實(shí)物等不同的門類和載體的檔案。按照檔案法和醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理辦法這些檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，但目前醫(yī)院檔案室僅僅管理了文書檔案以及少量基建和聲像檔案，大量的檔案分散在各業(yè)務(wù)科室，原因強(qiáng)調(diào)是便于利用和查找，但大多沒有完善檔案管理制度或制度不落實(shí)，基礎(chǔ)工作較差，不是年年歸檔，而是突擊整理，造成歸檔文件不齊全，檔案門類不全，質(zhì)量難以保證，甚至出現(xiàn)檔案文件丟失現(xiàn)象，個(gè)別單位保管條件差，有些檔案出現(xiàn)了字跡消退、發(fā)霉的狀況，損失比較嚴(yán)重，有的甚至長(zhǎng)期散存在個(gè)人手中，有的人員變動(dòng)甚至離崗?fù)诵菀矝]交到單位，當(dāng)做廢紙賣掉或者帶回家中，導(dǎo)致檔案散失。

4.檔案重要價(jià)值發(fā)揮不夠。保管檔案的目的就是提供利用，及時(shí)將保存的檔案進(jìn)行挖掘總結(jié)，提煉精華。但是，由于檔案管理部門缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，被動(dòng)等待査檔者上門，加上檔案質(zhì)量差，收集不齊全，統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確，需要某方面的檔案資料時(shí)，甚至出現(xiàn)反復(fù)查找不到的現(xiàn)象，價(jià)值無法體現(xiàn)，難以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展提供服務(wù)和依據(jù)保障。

二、提升醫(yī)院檔案管理水平的措施

1.不斷提升醫(yī)院檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。認(rèn)識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)，要做好檔案管理工作，首先要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義。醫(yī)院檔案除具有憑證作用外還具有較大的潛在價(jià)值，既是醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的重要參考資料，又是促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要信息資源，正因如此，檔案管理才成為醫(yī)院管理的重要組成部分。因此，醫(yī)院要領(lǐng)導(dǎo)帶頭，全院上下都要認(rèn)識(shí)檔案的重要性、檔案管理工作的重要意義，各科室部門都要認(rèn)真開展檔案管理工作，確保檔案的質(zhì)量和真實(shí)性，使其真正成為醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的有效參考工具。

2.完善措施，依法開展檔案管理工作。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的重要信息資源，是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的必要條件和依據(jù)，是重要的參考資料，所以領(lǐng)導(dǎo)重視能起到關(guān)鍵性作用。一是帶頭學(xué)法守法，要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《山東省檔案條例》以及有關(guān)衛(wèi)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，強(qiáng)化檔案法制化管理，做到懂法、守法、依法治檔;二是將檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案工作適當(dāng)給予關(guān)注;三是為檔案工作的開展創(chuàng)造條件，要建立健全符合本院實(shí)際的檔案管理制度，使檔案管理制度化、規(guī)范化。加大投入，解決檔案庫(kù)房及設(shè)備問題，使檔案得到妥善保存。關(guān)心支持檔案管理人員的工作和生活，鼓勵(lì)支持他們進(jìn)行專門培訓(xùn)和深造，在全院專兼職人員中開展業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)活動(dòng)，努力提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，打造一支知識(shí)化、專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、便于開發(fā)利用。

3.大力開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院工作提供全面的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。醫(yī)院檔案工作的一個(gè)基本特點(diǎn)就是具有行政管理和保管利用兩種職能，所以搞好檔案的保護(hù)、管理、利用是醫(yī)院檔案工作的重要任務(wù)，檔案管理人員要采取多種措施，積極主動(dòng)提供服務(wù)。要開展編研工作，利用檔案編寫出一批高質(zhì)量的參考資料，為醫(yī)院和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù);要挖掘檔案資源，提煉素材，按專業(yè)門類或價(jià)值內(nèi)容，主動(dòng)開展展覽活動(dòng)，展現(xiàn)檔案價(jià)值。要有超前意識(shí)，下決心改變目前人工管理檔案的狀況，建立檔案信息共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，使檔案從封閉式管理發(fā)展到信息服務(wù)的社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)管理，讓檔案工作為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，做出更大的貢獻(xiàn)。

4.建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案的綜合管理。檔案管理工作是醫(yī)院管理的一個(gè)組成部分，是涉及各個(gè)科室的管理活動(dòng)，因此，僅依靠檔案部門來完成檔案工作目標(biāo)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要各科的積極配合，才能充分發(fā)揮檔案工作的效益。要強(qiáng)化綜合管理，要把各種門類和載體的檔案集中到檔案室統(tǒng)一管理，暫時(shí)無法集中的，也要把分散檔案的目錄集中到檔案室管理。設(shè)備、基建檔案的原件要交檔案室永久保存，職能科室只能使用復(fù)制件。要落實(shí)按時(shí)移交制度，各科室都應(yīng)按規(guī)定向檔案室移交檔案，拒不移交的，可按檔案管理制度和醫(yī)院獎(jiǎng)懲制度給予通報(bào)批評(píng)，限期整改。

（作者單位：山東省昌樂縣紅河鎮(zhèn)衛(wèi)生院朱漢分院）