關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)新研究

戴軼

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，在各行各業(yè)被廣泛應(yīng)用。例如，在檔案管理工作中，先進(jìn)的技術(shù)被引入，檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。對于各企業(yè)來說，只有跟上時(shí)代的腳步，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，才能夠促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文主要從檔案管理信息化的內(nèi)容、檔案管理信息化的優(yōu)勢以及企業(yè)檔案信息化管理創(chuàng)新路徑的實(shí)現(xiàn)三方各面進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化;現(xiàn)代企業(yè)

對于每個(gè)企業(yè)來說，檔案管理都是其必須做好的一項(xiàng)工作，決定著企業(yè)能否合理利用其內(nèi)部資源?，F(xiàn)代社會(huì)，人們對信息的需求越來越大，因此企業(yè)必須要對檔案管理信息化工作予以足夠的重視。進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國逐漸邁入信息化時(shí)代，因此檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的表現(xiàn)。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，有利于提高企業(yè)的服務(wù)能力，充分發(fā)揮檔案資源的功能和作用。但就我國目前檔案管理信息化工作而言，仍舊存在諸多不足，需要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，從而克服困難，推動(dòng)企業(yè)更好的發(fā)展。

1 檔案管理工作信息化的基本內(nèi)容

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化

實(shí)現(xiàn)信息化管理的首要要求就是，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行服務(wù)，以往的檔案管理工作主要依賴人力進(jìn)行，提供服務(wù)時(shí)也大多是面對面的形式。但是在實(shí)行信息化管理之后，服務(wù)工作主要是依賴網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的。在工作的過程中，信息需求者通過網(wǎng)絡(luò)向檔案管理系統(tǒng)提出自己的服務(wù)要求，相關(guān)的管理人員利用網(wǎng)絡(luò)接收到人們的需求，在經(jīng)過審核之后，將信息提供給需求者。在整個(gè)工作過程中，信息需求者并不需要和工作人員進(jìn)行面對面的交流，也并不需要到檔案管理室來查詢相關(guān)信息。因此能夠大大節(jié)約時(shí)間，從而提高工作的效率。

1.2檢索實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

在以往進(jìn)行檔案工作管理時(shí)，也曾采取過檢索工具，但當(dāng)時(shí)并未對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理并且檢索工具也并不完善，所以并沒有有效提高工作效率。但是隨著計(jì)算機(jī)的引入，其檢索的速度大大提升，而且現(xiàn)階段的檢索工具相較以往有了很大的提升，能夠進(jìn)行多關(guān)鍵詞匹配，使得檢索更加精準(zhǔn)。

1.3 檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資源大多以紙質(zhì)資料的形式存在。但是隨著檔案管理的信息化，檔案資源逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息。因此各企業(yè)在進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，需要加強(qiáng)對數(shù)字信息的管理，將電子版的檔案資源做好歸檔整理工作。在進(jìn)行日后工作的過程中，企業(yè)需要把以往紙質(zhì)檔案資料整理成數(shù)字化的形式，這樣一來能夠在日后使用的過程中提高工作效率。

2 檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

2.1 提高檔案管理效率

以往的檔案管理工作中由于需要涉及到的材料眾多，所以工作人員的辦事效率很低且犯錯(cuò)率高。因?yàn)樵谶M(jìn)行資料管理的過程中，所有的信息均需要人工記錄，難免會(huì)加重其工作負(fù)擔(dān)，因此傳統(tǒng)的檔案管理工作存在錯(cuò)誤率高且辦事效率低下的問題。隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)被廣泛地使用到各行各業(yè)中，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)生了很大的改變?，F(xiàn)階段，人們主要使用網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行管理，工作人員可以通過計(jì)算機(jī)快速找到所需要的信息，并且在電腦上錄入和存儲(chǔ)文件，使得工作效率有了很大的提升。

2.2 資源共享工作更方便快捷

實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化能夠在很大程度上實(shí)現(xiàn)資源共享，使得資源使用更加方便快捷。對于相關(guān)人員來說，只需要在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行搜索，便可獲得自己想要的信息，從而在最大限度上實(shí)現(xiàn)資源的共享。傳統(tǒng)的檔案管理工作很難達(dá)到這一點(diǎn)，因此所有的檔案資料都是紙質(zhì)版的，借閱過程相對麻煩，而且內(nèi)部很難復(fù)制，想要獲得檔案信息只能去管理部門借閱，無法實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。

2.3 檔案資料能夠長久保存

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于所有的資料都是紙質(zhì)的，所以保存的時(shí)間有限，在保存的過程中會(huì)遇到很多困難，極易被損壞。為了使紙質(zhì)資料能夠長久的保存，需要不斷的進(jìn)行修復(fù)工作。但是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，這些信息均為電子版，存儲(chǔ)時(shí)間會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)版資料，而且檔案資料存儲(chǔ)在電腦中的時(shí)間可以保持很久。

2.4 使檔案管理工作的安全性提高

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，很容易出現(xiàn)資料在傳送過程中被遺失的情況，因?yàn)榧堎|(zhì)資料很珍貴，一旦遺失難以補(bǔ)全。但是實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，相關(guān)工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳遞文件，不僅能夠提高資料傳遞的速度，而且能夠避免出現(xiàn)資料遺失的問題。

3 企業(yè)檔案信息化管理的創(chuàng)新路徑

3.1實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化建設(shè)

要想對企業(yè)的檔案資料實(shí)現(xiàn)更好的管理，就需要對管理工作實(shí)行一體化建設(shè)。建立專門的工作部門，來負(fù)責(zé)完成檔案管理工作。對于此部門來說，他們掌握著企業(yè)內(nèi)部重要的檔案資料，需要對其做好記錄、歸檔、分類等工作，確保每一份資料都能夠被整理入庫。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)人員大多處于被動(dòng)的位置，僅負(fù)責(zé)簡單的檔案資料整理歸檔。但當(dāng)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化之后，工作人員的地位會(huì)變被動(dòng)為主動(dòng)，從前期的整理到后期的追蹤管理，均需要他們負(fù)責(zé)。

3.2 解決好檔案信息安全和應(yīng)用的問題

對于每一個(gè)企業(yè)來說，檔案信息管理工作對其發(fā)展起著重要作用，只有在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化之后，才能夠提高其工作效率，從而有效的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。對于企業(yè)來說，需要建立一個(gè)完整的檔案信息管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來促進(jìn)管理工作的信息化，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分合理利用。各企業(yè)在使用檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需要做好安全工作，做好信息的保密工作，對于各類信息文件都要妥善保存，避免出現(xiàn)資源泄露問題，從而導(dǎo)致企業(yè)利益受損。對于能夠公開的檔案信息，相關(guān)單位也需要及時(shí)公開，確保資源信息能夠被充分利用。

3.3加強(qiáng)對檔案信息資源管理人才的培養(yǎng)

各企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就不能忽視對專業(yè)人才的培養(yǎng)。作為檔案管理工作的主體，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是否到位決定著工作能否順利展開?，F(xiàn)階段檔案管理信息化過程中最大的問題就是相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)較低，無法適應(yīng)時(shí)代的需求，所以導(dǎo)致在工作過程中效率低下。根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要，各企業(yè)需要不斷的培養(yǎng)能夠熟練使用網(wǎng)絡(luò)并且專業(yè)素養(yǎng)較強(qiáng)的工作人員。從檔案管理人員自身來說，需要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，及時(shí)接觸先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，確保日后工作中能夠自如的應(yīng)用。對于企業(yè)來說，需要定期的組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，尤其要注意培訓(xùn)各類工作人員熟練使用各類軟件以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，確保在日后工作過程中能夠充分應(yīng)用。

3.4對檔案資料做好安全防護(hù)工作

對于各企業(yè)來說，部分檔案資料屬于絕密信息，只供內(nèi)部人員參考，因此一定要做好安全防護(hù)工作。檔案資料管理人員在進(jìn)行工作時(shí)，需要使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作，能夠有效的避免在使用過程中的病毒入侵。在檔案資料管理的過程中，需要建立必要的防護(hù)措施。對于訪問用戶的身份進(jìn)行審查，不同級別的用戶能夠訪問的檔案信息不同，因此要做好審查工作，對于用戶的違規(guī)操作要及時(shí)制止。公司對于相關(guān)工作人員要做好安全意識培訓(xùn)工作，提高工作人員應(yīng)對安全風(fēng)險(xiǎn)的能力。

4 結(jié)語

總而言之，不論對于哪一個(gè)企業(yè)來說，檔案資料管理都是一項(xiàng)十分重要的工作?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，在工作過程中，相關(guān)人員需要及時(shí)適應(yīng)工作中的變化，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，從而將檔案管理工作做的更好。

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