提高社區(qū)檔案管理水平的措施

韓敏娜

摘要：在我國城市現(xiàn)代化的建設過程中，社區(qū)承擔著重要的責任和作用，社區(qū)在一定程度上記錄了整個城市的變化和發(fā)展，在社區(qū)的管理過程中社區(qū)檔案管理是重要的內(nèi)容，有效提高社區(qū)檔案管理的能力和水平，對于城市的建設以及社區(qū)的發(fā)展具有重要作用。本文圍繞社區(qū)檔案管理進行具體的論述和分析，客觀說明社區(qū)檔案管理的作用和意義，并進一步分析當前社區(qū)檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足，以此為基礎對于城市社區(qū)檔案管理工作的改革提出方向性的指導，以此提高社區(qū)檔案管理的水平和效率。

關鍵詞：社區(qū)建設;檔案管理;改革對策

0 引言

社區(qū)是城市建設最基礎的單元，對于穩(wěn)定城市的和諧發(fā)展具有重要的作用，當前社區(qū)日常管理內(nèi)容相對繁瑣，需要保障社區(qū)發(fā)展秩序，同時，也要進一步強化自身的內(nèi)部管理，當前我國社區(qū)檔案管理工作中還存在一些漏洞，影響了社區(qū)管理的效率和水平，本文通過進一步分析社區(qū)檔案管理的重要性，對于新形勢下社區(qū)檔案管理工作的改進提出針對性的發(fā)展建議，以此來有效提高社區(qū)檔案管理工作在社區(qū)管理中的地位。

1 社區(qū)檔案管理工作的作用和必要性

1.1 有利于整合資源提高社區(qū)管理效率

社區(qū)對于維護城市區(qū)域發(fā)展的秩序具有重要的影響和作用，而社區(qū)的檔案管理記錄了城市的建設和發(fā)展歷程，社區(qū)檔案在一定程度上發(fā)揮著資料效能，能夠為社區(qū)的發(fā)展以及城市物業(yè)的的管理提供一定的依據(jù)。同時，在社區(qū)的管理當中通過整合社區(qū)檔案資料，也可以大大降低社區(qū)的管理成本，提高社區(qū)管理的效能。除此之外，強化社區(qū)檔案管理也可以為物業(yè)和社區(qū)的管理儲備資源，有效避免知識的流失，可以實現(xiàn)社區(qū)管理經(jīng)驗的有效積累，有效避免因為崗位和人員調(diào)整影響正常的社區(qū)管理工作，在根本上提高社區(qū)管理的效率和水平[1]。

1.2 有利于為社區(qū)的經(jīng)營管理提供有效的指導

社區(qū)檔案管理往往充分整合了多方面的歷史資料以及管理資料，通過對社區(qū)檔案的有效管理和利用，可以從檔案中挖掘到有價值的內(nèi)容，可以為社區(qū)的檔案管理工作提供有效的參考和指導。而社區(qū)的檔案管理工作，由于其涉及多方面的內(nèi)容和資料，可以整合有效的管理資源，為社區(qū)的經(jīng)營管理以及決策提供科學的指導，以此來保證社區(qū)管理的科學性和有效性。

2 目前我國社區(qū)檔案管理的現(xiàn)狀和不足

2.1 檔案管理意識匱乏，缺乏對檔案管理應有的重視

在城市的建設和發(fā)展中，社區(qū)起到了基本的協(xié)調(diào)和控制作用，在社區(qū)的日常管理中很多人沒有給予檔案管理有效的重視，社區(qū)自身的檔案管理意識也相對匱乏。一方面，工作人員對于檔案管理的認知度不高，沒有客觀認識到社區(qū)檔案管理的重要性，只將檔案管理工作視為簡單的資料整理以及保管工作，使得社區(qū)的檔案管理無法充分實現(xiàn)自身的效能[2]。另一方面，社區(qū)自身的檔案管理工作組織效率也相對低下，檔案管理沒有實現(xiàn)與日常管理工作的有效同步，這在一定程度上影響了社區(qū)檔案管理的完整性以及準確性，對于社區(qū)的可持續(xù)管理是非常不利的。

2.2 社區(qū)檔案管理缺乏規(guī)范性

當前很多城市社區(qū)對于檔案的管理工作并沒有真正的投入到實踐當中，使得檔案管理缺乏有效的規(guī)范性。一方面，基層社區(qū)對于檔案缺乏統(tǒng)一的管理，很多重要的管理資料散落在部分人員的手中，很難保證社區(qū)檔案管理的安全性和完整性。另一方面，在社區(qū)的日常管理當中，對于相關檔案以及信息的搜集不夠完整，基層社區(qū)的工作人員對于檔案的收集和歸檔意識還相對薄弱，極大的影響了社區(qū)檔案管理的有效性。除此之外，縱觀當前基層社區(qū)的檔案管理工作，其整體檔案保管條件也相對較差，甚至沒有配備專門的檔案管理室，社區(qū)對于檔案管理工作缺乏有效的投入，極大的影響了社區(qū)檔案管理完整性和有效性，在根本上不符合檔案管理工作的基本要求。

2.3 缺乏專業(yè)化的檔案管理人員和隊伍

現(xiàn)如今我國社區(qū)檔案管理工作還處于探索的層面上，甚至很多社區(qū)的檔案管理工作都流于形式。縱觀當前社區(qū)檔案管理的現(xiàn)狀，其在整體上還缺乏專業(yè)化的檔案管理人員以及團隊。一方面，檔案管理工作需要具備專業(yè)化的檔案管理思想和理論基礎，顯然當前的社區(qū)在人才結構上并沒有專業(yè)化的檔案管理人才，檔案管理工作大多是由文員來負責整理和保管，沒有按照我國檔案管理工作的基本要求以及規(guī)范進行科學的管理，降低了社區(qū)檔案管理的實用性。另一方面，現(xiàn)有的檔案管理人員知識結構以及管理手段不夠全面，針對檔案管理工作缺乏一定的積極性，在管理的過程中相對隨意，極大的影響了社區(qū)檔案管理的安全性和完整性。

3 新形勢下提高社區(qū)檔案管理水平的對策分析

3.1 進一步提高社區(qū)檔案管理的重視和關注

社區(qū)的檔案管理工作記錄著社區(qū)的發(fā)展以及城市的建設，對于社區(qū)的管理具有重要的作用，因此新形勢下無論是社區(qū)的領導層還是基層的檔案管理人員，都需要進一步提高對于社區(qū)檔案管理的重視和關注。首先，要積極強化對于社區(qū)檔案管理工作的投入，進一步改善社區(qū)檔案管理的條件，完善檔案管理工作的基礎設施，例如：為社區(qū)的檔案管理配備專業(yè)化的檔案管理辦公室、檔案柜以及現(xiàn)代化的計算機和網(wǎng)絡技術等，以此保證社區(qū)檔案管理工作的有序開展[3]。其次，社區(qū)的管理層要定期檢查社區(qū)檔案管理內(nèi)容以及進度，而檔案管理人員也要及時的向社區(qū)領導層匯報檔案管理的主要內(nèi)容，切實為社區(qū)的管理提供有效的參考。在根本上提升社區(qū)的管理水平和服務效能。

3.2 建立健全檔案管理制度和體系，保證檔案管理工作的規(guī)范性

新形勢下隨著社區(qū)檔案管理工作逐步改革，對于社區(qū)檔案管理工作也提出了更高的要求和標準，在此背景下社區(qū)要進一步建立健全相關的檔案管理制度。首先要按照我國檔案法的基本流程和要求，依法開展基層的檔案管理工作，對于社區(qū)檔案管理資料進行及時歸檔和保管，切實保證社區(qū)檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。其次，要針對檔案管理人員的工作效能建立完善的考核機制和評價標準，針對為社區(qū)檔案管理工作做出貢獻的人員給予有效的獎勵措施，而對于損壞社區(qū)檔案，影響檔案管理工作的人員也要給予相應的懲戒，切實提高社區(qū)服務人員以及檔案管理人員對于檔案的重視。除此之外，要將社區(qū)的檔案管理工作與社區(qū)的工作計劃相結合，對于社區(qū)重要的管理事項要及時記錄，保證社區(qū)檔案管理的完整性和準確性，這是社區(qū)檔案有效利用的重要基礎和前提。

3.3 組建專業(yè)化的檔案管理團隊，提高檔案管理水平

為了更好的保障社區(qū)檔案管理工作的有效性，需要從社區(qū)檔案管理人員入手，組建專業(yè)化的檔案管理團隊，在根本上提升檔案管理的效率和水平。一方面，針對現(xiàn)有的檔案管理人員進行系統(tǒng)的業(yè)務培訓，幫助檔案管理人員掌握專業(yè)化的檔案管理思想和理論，以此來有效提升檔案管理人員的服務認知。與此同時也可以組織檔案管理人員進行外出培訓和交流，幫助檔案管理人員汲取更加先進的檔案管理辦法，積累更多的檔案管理經(jīng)驗，以此為社區(qū)改進檔案管理工作提供有效的支持。另一方面，為了切實提升當前社區(qū)檔案管理工作的有效性，社區(qū)還需要積極強化對于現(xiàn)代化專業(yè)檔案管理人才的引進，明確當前社區(qū)檔案管理中的不足，為社區(qū)檔案管理注入新鮮的活力和血液，以此來保證社區(qū)檔案管理工作能夠與時俱進，發(fā)揮最大的管理價值。

4 結語

綜合上面的論述和分析，在新的時代背景下社區(qū)檔案管理工作至關重要，針對當前檔案管理的不足，工作人員要及時采取針對性的改進對策，優(yōu)化社區(qū)檔案管理工作，促進社區(qū)工作健康發(fā)展。

參考文獻

[1]武依然.社區(qū)檔案管理存在的問題及對策分析[J].人力資源管理，2016（07）：67-68.

[2]李輝輝，章娜，項瑩，等.杭州市社區(qū)衛(wèi)生服務中心信息化存在問題及對策研究——以電子健康檔案為例[J].信息化建設，2017（15）：12.

[3]胡虹.新時期加強社區(qū)檔案管理的若干思考[J].浙江檔案，2017（10）：35.