地方高校檔案管理工作問題探究

郭曉文

摘要：在地方高校推進轉(zhuǎn)型發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的特殊時期，在開放自由的信息化社會和人們對各類檔案信息需求日益廣泛的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作方式已經(jīng)無法適應(yīng)地方高校發(fā)展的需求，在新的機遇和挑戰(zhàn)面前地方高校檔案管理工作面臨的問題有哪些，本文以赤峰學(xué)院為例進行了調(diào)研和總結(jié)，希望在完善地方高校檔案管理模式和工作方式中起到一定的作用.

關(guān)鍵詞：地方高校;檔案管理;問題;探究

中圖分類號：G271? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2019）09-0127-03

王玉樹書記在赤峰學(xué)院第三次黨代會的報告中指出：“……管理體制機制還不夠健全，……信息化建設(shè)進程亟待加快，科技創(chuàng)新和社會服務(wù)能力離赤峰市的戰(zhàn)略需求還有較大差距……”由此，在地方高校推進轉(zhuǎn)型發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的特殊時期，在開放自由的信息化社會和人們對各類檔案信息需求日益廣泛的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作方式已經(jīng)無法適應(yīng)地方高校發(fā)展的需求，在新的機遇和挑戰(zhàn)面前地方高校檔案管理工作面臨哪些問題，本文以赤峰學(xué)院為例，就存在的問題和原因進行了調(diào)研和總結(jié)，希望在完善地方高校檔案管理模式和工作方式中起到一定的作用.

1 檔案和檔案工作

檔案是組織或個人在社會實踐活動中直接形成的可靠的、完整的、真實的歷史記憶，是我們了解歷史、探尋歷史的原始記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶，是“沒有摻過水的史料”，具有重要的使用價值.

檔案具有憑證、依據(jù)和參考的作用.檔案的憑證作用主要是因為檔案是歷史的真實記憶，是社會實踐活動的真實記錄，它是自然形成的，是在生產(chǎn)實踐和社會實踐中產(chǎn)生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，是保存下來的原始材料和歷史證件.檔案的依據(jù)作用是因為它具有一定的法律效用，可以作為法律依據(jù).檔案的參考作用主要體現(xiàn)在它是第一手資料，是原始記錄，來源可靠，另外檔案內(nèi)容豐富，利用廣泛，遇有難題，單位和個人都可以到檔案部門參考檔案，尋找答案.

檔案工作就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案館或檔案室以所管理的檔案進行的一系列業(yè)務(wù)工作，是以科學(xué)的原則和方法去管理檔案，為社會各項事業(yè)服務(wù)的工作.

作為檔案工作者，要管理保護好檔案，依法行使自己的職責(zé)，具體應(yīng)做到：一是要維護好檔案的真實面貌，不能涂改、篡改檔案;二是要熱愛檔案工作，定期接收妥善保管好檔案;三是要全心全意為人民服務(wù)，對于地方高校來說就是全心全意為師生員工服務(wù);四是要有保密意識，依照原則禁止泄露檔案信息;五是要有法制意識，偽造、篡改檔案等一系列的行為都是違法行為.

2 地方高校檔案管理工作存在的問題和影響

地方高校檔案室是收集保管高校檔案資料的基地，是為地方高校教學(xué)、科研、管理等提供檔案資源利用的中心，也是保存地方高校歷史的場館.作為地方高校工作的一部分，檔案管理工作是一項不太被重視的工作，但卻在地方高校整體工作中默默無聞地發(fā)揮著重要的作用.經(jīng)過一段時間的工作和調(diào)研，現(xiàn)總結(jié)一下地方高校以赤峰學(xué)院為例檔案管理工作中存在的一些共性問題.

2.1 檔案方面的法律法規(guī)執(zhí)行落實力度不夠，缺少監(jiān)管

隨著《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等一系列的法律法規(guī)和規(guī)范性文件的出臺，檔案管理工作有法可依，有章可循，但是對這些法律法規(guī)的執(zhí)行落實力度不夠，缺少監(jiān)管.以赤峰學(xué)院為例，合校以來學(xué)院依據(jù)一些法律法規(guī)出臺過兩次關(guān)于檔案管理工作方面的文件，但在執(zhí)行落實方面欠缺，很多單位并沒有將檔案工作做為單位的一項工作來抓，個別單位覺得檔案收不收集、歸不歸檔無所謂，也沒有明確要求必須交.所以我們認為赤峰學(xué)院的檔案管理工作沒有行之有效的處罰措施，檔案方面的文件執(zhí)行力度不強，造成檔案管理工作在收集、整理、利用方面不科學(xué)、不規(guī)范，也造成一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不重視、不嚴謹.

2.2 對檔案的重視程度不夠

習(xí)近平總書記在浙江工作時就強調(diào)：檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)的發(fā)展都離不開檔案.丁薛祥同志也曾指出檔案工作的重要性和政治性.由此可見，檔案工作不單純是一項業(yè)務(wù)工作、技術(shù)工作，也是一項重要的黨的工作、政治工作.以赤峰學(xué)院為例，長期以來，一部分領(lǐng)導(dǎo)和教職工對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為檔案工作不是單位的主要工作，就是文件資料的保管工作，沒有科技含量，只要放幾個檔案庫房保管員應(yīng)付一下外調(diào)和查檔就可以了，而檔案管理人員往往是年齡大，學(xué)歷低，沒有專業(yè)知識的人員.輕視檔案工作，對檔案工作投入不足已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的要求，也將影響赤峰學(xué)院的整體發(fā)展和奮斗目標.

2.3 機構(gòu)、規(guī)章制度不完善

地方高校的檔案管理部門有的掛靠在行政部門，有的掛靠圖書館，有的將檔案分別管理（文書檔案由機要部門管理，學(xué)生檔案由學(xué)生部門管理），據(jù)調(diào)查這樣的檔案部門很少成立檔案工作委員會，兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)不健全，規(guī)章制度也不夠完善，不利于檔案管理工作的正常進行和開展.而有一些高校檔案部門單獨成立了檔案館，機構(gòu)、制度、網(wǎng)絡(luò)等健全完善，已經(jīng)進入數(shù)字化、信息化檔案館建設(shè).以赤峰學(xué)院為例，目前學(xué)院沒有專門的檔案工作委員會，規(guī)章制度不完善，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全，各單位歸檔人員更換頻繁，沒有專業(yè)知識和收集經(jīng)驗，造成收集檔案和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作難度加大，專職檔案員的工作量增加，大量時間輾轉(zhuǎn)于各單位之間，影響了檔案的利用和編研工作，不利于檔案工作的發(fā)展，也將影響檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè).

2.4 檔案意識淡薄，認識不足

檔案意識的強弱直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展.地方高校檔案室長期處于封閉和半封閉狀態(tài)，在這種氛圍中，造成領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理工作不被理想和了解，收集和服務(wù)的功能受到限制，檔案管理工作在地方高校的整體發(fā)展中被邊緣化.以赤峰學(xué)院為例，檔案意識淡薄主要表現(xiàn)在以下幾點：一是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，主要有不重視機構(gòu)建設(shè)，投入不足，人員調(diào)配不合理等;二是檔案人員文化素質(zhì)低，年齡偏大，工作動力不足，對新知識、新理念接受能力差，不能適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求;三是某些單位或環(huán)節(jié)干部不重視甚至不懂檔案管理工作，不注意積累和保護檔案;四是個別二級單位珍貴、有價值的檔案資料自己留存不移交綜合檔案部門;五是檔案知識的宣傳普及工作欠缺，有些教職員工不了解檔案和檔案工作，認為檔案和自己毫無關(guān)系，檔案可有可無，等等.

2.5 收集整合難度大

檔案資源收集整合是提升檔案實力，服務(wù)社會的需要.地方高校以赤峰學(xué)院為例，檔案管理工作原則上是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，就是一方面將產(chǎn)生于各二級單位的檔案資料進行收集整理，另一方面按照開放程度和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的要求進行檔案資源的優(yōu)化配備和服務(wù)利用.將各單位的檔案信息資源進行收集、整合、歸類是一項困難的工作，這需要主管領(lǐng)導(dǎo)、各單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門之間的配合，目前我們遇到的難題是學(xué)院兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)癱瘓，部分二級單位不配合，領(lǐng)導(dǎo)交辦了也要一拖再拖，甚至有的單位兩年沒有移交檔案.另外有些單位沒有檔案收集人員，責(zé)任不清，職責(zé)不明，造成檔案資料內(nèi)容不全，數(shù)量不足，不能按時移交，移交的檔案也以文書檔案為主，活動類檔案、外事類檔案、專門類等檔案資料收集整合難度大，有些門類的檔案資料查找利用的時候找不到.

2.6 缺乏專業(yè)人才，人員素質(zhì)有待提高

地方高校的檔案工作管理人員是檔案室的構(gòu)成要素之一.以赤峰學(xué)院為例，長期以來，檔案工作人員學(xué)歷素質(zhì)低，沒有檔案專業(yè)的人才，人員結(jié)構(gòu)不合理，年齡偏大，人才流失嚴重等狀況，使我院檔案管理工作只能停滯在非技術(shù)層面上，也只能進行日常管理和日常利用工作，檔案的資源化、信息化工作缺失，編研能力較低，不能進行檔案信息資源的深層開發(fā)和利用.據(jù)調(diào)查分析，主要原因是對檔案管理工作的重要性認識不足，檔案意識淡薄，不重視檔案工作人員的培養(yǎng)和發(fā)展，工作模式和方法陳舊僵化，缺乏檔案專業(yè)人才的引進、培養(yǎng)和激勵制度等等.

2.7 配套設(shè)施和軟硬件設(shè)備不足

標準的檔案館建設(shè)是按照檔案安全保護的“九防”要求建設(shè)的，而檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等.許多地方高校檔案室最基本的建筑面積和格局都不符合建筑標準，沒有單獨的閱檔區(qū)域，閱檔條件、設(shè)備不足，沒有現(xiàn)代化檢索工具.以赤峰學(xué)院為例，學(xué)院綜合檔案室的庫房建筑面積和結(jié)構(gòu)都不符合標準，沒有閱檔區(qū)域，大型的檔案查找利用工作只能在庫房進行，這樣既不符合檔案管理的規(guī)定，檔案安全也將受到影響.最近幾年檔案室的發(fā)展只是配備了電腦、打印機、復(fù)印機、密集架，沒有信息化檔案管理設(shè)備和軟件系統(tǒng)，智能管理服務(wù)功能不能進行，無法進行檔案的信息化建設(shè)，檔案管理工作也只能停留在傳統(tǒng)的低效率的工作狀態(tài)，這種狀態(tài)不適應(yīng)新形勢的要求，也將制約著學(xué)院的發(fā)展.

2.8 開放程度和服務(wù)能力有待提高

地方高校檔案部門普遍存在開放程度和服務(wù)能力不足的問題，以赤峰學(xué)院為例，分析其原因，主要是：一是查閱檔案手續(xù)繁瑣.我們的一些檔案資料的查閱需要經(jīng)手人、部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)、分管院級領(lǐng)導(dǎo)等各級領(lǐng)導(dǎo)的簽字才能查閱，簡化手續(xù)是當務(wù)之急.二是各級單位重視程度不夠.檔案管理工作不顯山不露水，沒有政績可言，各單位工作人員也將檔案收集作為一項可有可無的工作，致使一些該保存的檔案資料遺失.三是綜合檔案部門館舍條件差，沒有單獨的閱檔區(qū)域.四是檔案資料結(jié)構(gòu)單一，數(shù)量不足，一些有利用價值和保存價值的文件資料收集難度大.五是服務(wù)層面狹隘，服務(wù)手段落后.六是宣傳力度不夠，教職工和學(xué)生對檔案工作認識模糊.七是檔案管理工作體系不健全，不能提供完整準確的服務(wù)，無法實現(xiàn)網(wǎng)上查詢等等.這些都是影響檔案的開放程度和服務(wù)能力的癥結(jié)所在.

2.9 安全防衛(wèi)工作需要加強

據(jù)調(diào)查，部分地方高校檔案庫房基本不符合國家檔案局《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》《檔案庫房技術(shù)管理暫行條例》等有關(guān)檔案管理的技術(shù)要求，檔案管理工作安全保護的“九防”要求很難做到.以赤峰學(xué)院為例，我們的庫房防高溫、防潮濕、防光、防火勉強能做到.因為是一樓我們放置了蟲藥、鼠藥，防蟲、防鼠也可以做到，沒有發(fā)現(xiàn)蟲、鼠痕跡.防盜、防霉菌、防塵等還達不到要求，庫房有兩個門，只能鎖一道鎖，沒有防盜能力.庫房內(nèi)溫濕度達不到標準，衛(wèi)生條件不理想很容易造成霉菌生長.另外檔案庫房四周有八個通氣小窗，用的是通風(fēng)塑條，灰塵很容易進入，庫房內(nèi)沒有防塵、除塵設(shè)備，塵土很多.另外庫房監(jiān)控范圍小，監(jiān)控設(shè)備不能定期檢查維護.

2.10 沒有條件和技術(shù)修復(fù)破損檔案

檔案修復(fù)是利用加固、顯示、恢復(fù)、修裱等技術(shù)手段將已損壞的檔案資料進行處理，恢復(fù)原來面貌.以赤峰學(xué)院為例，許多檔案尤其是教學(xué)和基建檔案，存檔時間長，利用效率高，存在不同程度的破損，有的破損很嚴重需要修復(fù)，但因為條件和技術(shù)方面的原因這幾方面的修復(fù)我們都不能進行，對破損檔案的重視，引進技術(shù)，進行培訓(xùn)，使破損檔案得以恢復(fù)，能長期保存，正常查閱利用.

2.11 在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題

地方高校檔案資料作為一種信息資源，只有開發(fā)利用才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用.但目前有些地方高校以赤峰學(xué)院為例，學(xué)院的檔案資料提供利用還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檢索目錄的方式，沒有數(shù)字化的痕跡，這顯然和信息時代檔案信息的廣泛交流形勢不相適應(yīng)的.赤峰學(xué)院的檔案編研工作是檔案信息開發(fā)的重要途徑之一，也是檔案管理工作的重要組成部分，通過編研成果，不但可以使學(xué)院的教職員工了解檔案，同時也可以發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案的價值，這也是深層次開發(fā)檔案信息資源的需要.目前學(xué)院檔案管理部門編研能力不足，編研水平落后，學(xué)院檔案資源作用的發(fā)揮和價值的實現(xiàn)受到影響.

3 結(jié)束語

以上問題是我們對個別地方高校檔案管理工作進行調(diào)研，結(jié)合赤峰學(xué)院檔案管理工作實際總結(jié)的，希望在深化內(nèi)部管理體制改革和信息化建設(shè)進程中，為完善地方高校檔案管理模式和工作方式中起到一定的作用.作為一名地方高校檔案工作者要增強責(zé)任感、使命感和自豪感，在地方高校發(fā)展建設(shè)的重要時期為檔案工作的開展貢獻自己的力量.

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參考文獻：

〔1〕羅永綱同志在全區(qū)檔案工作會議上的講話.2018-03-10.

〔2〕習(xí)近平總書記在浙江工作時的講話.

〔3〕丁薛祥同志講話.

〔4〕檔案學(xué)原理.

〔5〕王玉樹書記在赤峰學(xué)院第三次黨代會上的講話.

〔6〕《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī).