人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及對策研究

武燕

摘要：隨著社會不斷的發(fā)展，人們的信息越來越多。人事檔案作為表達(dá)人信息的一種重要方法，對于人的發(fā)展來說非常重要，同時也是相應(yīng)企業(yè)選擇人才的衡量標(biāo)準(zhǔn)，管理好人事檔案，對于人力資源發(fā)展起著非常重要的作用。本文主要先說明人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，然后針對其問題提出相應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：人事檔案;現(xiàn)代化;問題;對策

人事檔案的內(nèi)容就是個人經(jīng)歷，是人在發(fā)展過程中的重要體現(xiàn)，不僅能夠反映出個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，還能夠反應(yīng)出個人的社會關(guān)系。人事檔案作為個人在求職過程中的信息資料，對于人才發(fā)展提供著幫助。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）沒有正確認(rèn)知人事檔案管理工作

就人事檔案管理工作本身來說，工作內(nèi)容較為枯燥，那么在這過程中人事檔案管理人員并沒有真正認(rèn)識到人事檔案管理的意義，相比于其它部門來說，人事檔案管理工作內(nèi)容有所不同，而且評判標(biāo)準(zhǔn)也不同，會在一定程度上打擊工作人員的工作積極性，還有就是相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員也沒有正確認(rèn)識人事檔案管理，認(rèn)為人事檔案管理只不過是對信息的整理，并不需要過多的專業(yè)技術(shù)，這樣就會導(dǎo)致管理人員沒有辦法準(zhǔn)確認(rèn)知到人事檔案管理的重要性，那么在未來發(fā)展中就無法對人事檔案管理進(jìn)行有效規(guī)劃，阻礙人事檔案管理工作的正常發(fā)展。

（二）人事檔案管理工作缺少實時性

因為人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員沒有重視人事檔案管理工作，沒有對其管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案管理工作效率不高，管理人員在管理過程中不重視工作內(nèi)容，沒有和其它部門進(jìn)行及時溝通，這樣就使得人事檔案管理工作常常處于被動地位，進(jìn)而影響到人事檔案管理的有效性。還有就是一些人事檔案管理人員沒有重視時間，對時間缺少觀念，同時也沒有相應(yīng)的部門對其進(jìn)行監(jiān)督，在人事檔案中，很多檔案都沒有進(jìn)行及時歸檔和整理，人事檔案信息不夠完善，在查找相應(yīng)資料時不能夠及時找到，無法保證工作的實時性。

（三）人事檔案管理缺少相應(yīng)設(shè)備

隨著信息技術(shù)的不斷提升，人事檔案管理逐漸使用計算機(jī)進(jìn)行工作，用這種方法來代替紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案雖然在一定程度上能夠保證信息的準(zhǔn)確、詳細(xì)，能夠體現(xiàn)出員工的相關(guān)信息、獎懲記錄等等，但是紙質(zhì)檔案并不能夠長久保存，隨著查閱次數(shù)不斷增加，紙質(zhì)檔案也會不斷被破壞。人事檔案在信息技術(shù)的支持下，管理工作也在逐漸的實現(xiàn)信息化處理，但是因為一些部門并沒有重視信息技術(shù)的引進(jìn)，缺少相應(yīng)的設(shè)備，導(dǎo)致人事檔案中的影響、資料無法及時進(jìn)行上傳，不能夠及時的納入網(wǎng)絡(luò)，無法保證人事檔案管理的準(zhǔn)確。

（四）人事檔案管理缺少專業(yè)性

單位引進(jìn)計算機(jī)進(jìn)行辦公，但是相應(yīng)的工作人員卻沒有提升自身的水平，缺少對先進(jìn)技術(shù)的操作能力，不能夠及時使用相應(yīng)的設(shè)備，導(dǎo)致人事檔案管理工作無法有效開展。隨著工作強(qiáng)度不斷增加，人員不斷進(jìn)入，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人員并沒有重視起對人事檔案管理工作，也就沒有對相應(yīng)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員沒有經(jīng)過培訓(xùn)就直接上崗，對于相應(yīng)的業(yè)務(wù)不夠熟練，導(dǎo)致人事檔案管理工作無法發(fā)揮自身的價值，無法保證人事檔案管理工作效率。

二、人事檔案管理相關(guān)問題的解決辦法

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的管理理念

相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員要認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，對其進(jìn)行重視，并且將其作為日常工作的組成部分，在這過程中充分的發(fā)揮人事檔案管理的價值，提升人事檔案管理的工作水平。在工作過程中，需要明確人事檔案管理人員，并且定期檢查管理人員的工作情況，以及人事檔案管理工作的進(jìn)展，了解單位相關(guān)人員的調(diào)動和發(fā)展，并且對其在工作過程中遇到的問題，制定合理的解決辦法。對近期的人事檔案管理工作做好相應(yīng)的規(guī)劃，可以對人事檔案管理人員進(jìn)行鼓勵，這樣才能夠有效提升人事檔案管理人員的工作效率。

人事檔案管理應(yīng)該以利用人才資源為基礎(chǔ)，進(jìn)而提升單位的經(jīng)濟(jì)效益。充分挖掘人事檔案的內(nèi)容，對其進(jìn)行分析，進(jìn)而發(fā)揮人事檔案的價值?？梢栽谶@過程中，開發(fā)相應(yīng)的人事信息軟件，為人事信息共享提供服務(wù)。人事檔案管理人員更需要提升自身的服務(wù)意識，認(rèn)識到自己的內(nèi)容和目的，將封閉式管理轉(zhuǎn)化為開放式管理，讓人事檔案的信息能夠真正為人們使用，對人事檔案管理制定合理制度，規(guī)定其人事檔案管理方法，進(jìn)而使得人事檔案管理更加完善。

（二）建立相應(yīng)的人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制

如果想要保證人事檔案管理工作效率，就需要完善人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，多方面的對人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，這樣才能夠保證人事檔案管理工作順利進(jìn)行。單位領(lǐng)導(dǎo)首先需要認(rèn)識到監(jiān)督機(jī)制的重要性，并且重視其監(jiān)督機(jī)制的建立，可以在這過程中成立相應(yīng)的監(jiān)督小組，定期對人事檔案管理人員進(jìn)行評估，及時發(fā)現(xiàn)在人事檔案管理工作中的問題，并且對其進(jìn)行解決。與此同時建立一套完整的人事檔案管理評價標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)對其檢查的實際內(nèi)容進(jìn)行評分，在這過程中，管理人員也需要按照相應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，保證通過各方面對其人事檔案管理工作進(jìn)行加強(qiáng)。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理信息化

相比于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案能夠更好的儲存人才信息，而且還能夠最大程度上減少空間的使用，電子檔案可以完成紙質(zhì)檔案不能夠完成的對大量信息的儲存。所以，在這樣的情況下，就需要制定相應(yīng)的法律，根據(jù)電子檔案的實際情況，規(guī)范電子檔案的管理工作。在這基礎(chǔ)上，人事檔案管理部門需要投入大量的人力、物力，對其紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行整理、掃描，這樣才能夠完善電子檔案內(nèi)容。在個人信息管理中，應(yīng)該加入體征相貌，用來完善電子信息庫，將個人所獲得的一切成就都錄入其中。同時單位也需要加大資金投入，完善人事檔案管理的相關(guān)設(shè)備恩，這樣能夠讓管理人員更好的查找資料，也方便其它部門進(jìn)行查閱，提升各部分的工作效率。單位還應(yīng)該為人事檔案管理人員提供電腦，更加優(yōu)化管理方法，為單位提供更加人性化服務(wù)，協(xié)調(diào)人事檔案管理部門和其它部門的溝通。

（四）重視人事檔案管理人員培養(yǎng)

人事檔案管理人員作為工作的主體，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，能夠保證人事檔案管理工作效率。管理人員在培訓(xùn)后能夠更好的掌握相應(yīng)的專業(yè)知識，能夠更好的進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而提升人事檔案的信息化管理程度。在選擇檔案管理人員時，要根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選擇，特別要注重人才的道德品質(zhì)，要選擇愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的同志，并且定期對這些員工進(jìn)行培訓(xùn)。領(lǐng)導(dǎo)人員也需要定期舉辦相應(yīng)的培訓(xùn)班，組織管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解業(yè)務(wù)知識，迎合當(dāng)前社會的發(fā)展，鼓勵檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，以此來提高人才的專業(yè)素質(zhì)，這樣就能夠解決檔案管理人員自身水平問題。

結(jié)語：

總而言之，人事檔案管理工作對于人才的發(fā)展有著非常重要的作用，需要推動人事檔案管理工作的發(fā)展，在這過程中完善相應(yīng)的法律法規(guī)，這樣才能實現(xiàn)人事檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

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