論機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

王然

摘要：做好機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作對促進機關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)定快速發(fā)展有重要意義。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的檔案管理體系，豐富檔案管理工作的方法，著力構(gòu)建現(xiàn)代化檔案運行機制，達(dá)到提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新性目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;工作體系

本文分析機關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化改進空間，總結(jié)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的制約因素，構(gòu)建智能化、科學(xué)化和系統(tǒng)化的檔案管理機制，提升機關(guān)事業(yè)單位檔案工作整體效能。

1.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的意義

1.1提高檔案管理效率

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化有助于節(jié)省人力資源，提高了檔案管理工作的整體效率，對于促進檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展有重要價值。當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位從事檔案管理人員的數(shù)量較少，檔案管理人員不掌握先進的檔案管理工作方式，還需要從機關(guān)事業(yè)單位的建議需要出發(fā)，進一步實現(xiàn)檔案管理設(shè)備的更新，不斷配置專業(yè)管理人員，著力完善檔案管理體系，有效減少檔案管理人員的壓力，提高檔案分類管理水平，達(dá)到提升檔案管理工作的效率，提高檔案管理有鏟性，滿足機關(guān)事業(yè)單位個性化檔案管理需要。運用智能化的檔案管理方式方便了用記對檔案資源的使用需要，提高了機關(guān)事業(yè)單位檔案資源的利用率，達(dá)到高質(zhì)量開展檔案管理目標(biāo)。

1.2降低檔案管理成本

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作采用現(xiàn)代化的方式，有助于降低檔案管理工作的成本，滿足了日益復(fù)雜環(huán)境下開展檔案管理工作需要。通過現(xiàn)代化的檔案管理方式進一步解放了檔案管理人員，減輕了檔案管理工作的壓力，提高了檔案管理工作的整體質(zhì)量，對于促進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理整體質(zhì)量提高有重要價值。檔案管理現(xiàn)代化還有助于實現(xiàn)各部門互通緊急情況信息，這樣有助于在群策群力的理念下實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而進下減輕不必要的檔案管理步驟，達(dá)到提高檔案管理整體質(zhì)量目標(biāo)。

2.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的方向

2.1數(shù)字化方向

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在檔案管理數(shù)字化方向，強調(diào)運用各種信息技術(shù)設(shè)備進行檔案管理，有效的促進紙制檔案管理向信息化的方向快速發(fā)展，注重提高技術(shù)手段處理檔案的效率，要求在有效的檔案管理系統(tǒng)下實現(xiàn)檔案的自動化存儲與應(yīng)用，這樣可以有效的提高檔案管理工作效率，更好的實現(xiàn)檔案的智能化檢索，從而達(dá)到有效保存檔案年限，提高檔案管理知識，滿足用戶個性化檔案管理工作需要的目標(biāo)。

2.2共享化方向

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作主要為公益事業(yè)發(fā)展服務(wù)，機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理機制日漸公開的大趨勢下，應(yīng)當(dāng)進一步提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的共享水平，注重構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，實現(xiàn)各種檔案資源的充分共享，從而滿足用戶的個性化需要，達(dá)到提高檔案管理整體質(zhì)量目標(biāo)?，F(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)普及性的特征，滿足人民群眾的檔案應(yīng)用需要。

2.3標(biāo)準(zhǔn)化方向

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作不僅要提高效率，滿足市民百姓的檔案應(yīng)用需要，還要面向標(biāo)準(zhǔn)化開展檔案管理工作，強調(diào)構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，豐富檔案管理工作方法，在標(biāo)準(zhǔn)化的制度理程序下推動檔案的規(guī)范運行，這樣才能有效降低檔案管理成本，滿足檔案工作的現(xiàn)實需要。

3.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的策略

3.1建新檔案共享系統(tǒng)

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作還要從提高服務(wù)能力出發(fā)，基于機關(guān)事業(yè)單位的決策管理與日常工作的需要，提高檔案資源的共享水平，重點開發(fā)優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作系統(tǒng)，基于有效的檢索手段達(dá)到全面深入挖掘檔案信息的目標(biāo)。首先，應(yīng)當(dāng)更新檔案管理目標(biāo)，注重運用計算機建立完善的檔案目錄體系，方便機關(guān)事業(yè)單位工作人員以個性化的方式埋所需檔案資源的檢索。其次，還要開發(fā)優(yōu)質(zhì)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)庫與辦公自動化系統(tǒng)相聯(lián)，進一步實現(xiàn)對電子化檔案數(shù)據(jù)信息的有效存儲和高效使用。第三，保證在信息化環(huán)境下的檔案運轉(zhuǎn)工作的安全性，進一步對檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限進行設(shè)定，有效的防止機密檔案資源的泄露，更好的進行檔案資源的互動共享有，保證檔案在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下有效傳遞。建立共享性管理系統(tǒng)可以更好的體現(xiàn)檔案服務(wù)的科學(xué)性，提高檔案管理部門的服務(wù)意識，在服務(wù)理念下進行檔案管理創(chuàng)新。

3.2完善檔案運轉(zhuǎn)機制

新信息化時代應(yīng)當(dāng)完善檔案運轉(zhuǎn)機制，推動紙制檔案管理工作向信息化檔案管理方向轉(zhuǎn)變，注重構(gòu)建智能化的檔案管理體系，達(dá)到全面提高檔案管理有效性目標(biāo)。首先，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮計算機在檔案管理中的主體作用，基于計算機時代檔案管理工作需要，明確各部門兼職檔案管理人員的工作任務(wù)，更好的實現(xiàn)檔案資源的有效溝通。其次，還要運用多媒體技術(shù)提高檔案管理工作水平，更好的實現(xiàn)圖片、數(shù)字與視頻檔案資源的存儲，在多樣化檔案管理理念下提高各種數(shù)據(jù)信息的收集水平，構(gòu)建一個以機關(guān)事業(yè)單位為核心的有效互動檔案傳遞機制，實現(xiàn)對上下游單位數(shù)據(jù)的有效匯總。第三，還要形成高速度的檔案管理工作體系，豐富檔案管理工作方法，著力進行檔案數(shù)據(jù)信息的有效查詢和高效共享。在進一步明確責(zé)任分工的基礎(chǔ)上，提高機關(guān)事業(yè)單位檔案的整體運轉(zhuǎn)效率。

3.3建立檔案保密系統(tǒng)

檔案管理現(xiàn)代化在很大程度上強調(diào)高質(zhì)量的保證檔案資源的整體安全。應(yīng)當(dāng)基于保證檔案資源的安全需要，促進檔案保密工作的現(xiàn)代化。首先，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的劃定檔案使用權(quán)限，嚴(yán)格定密權(quán)限，在分級管理的理念下設(shè)置檔案的使用權(quán)限，對檔案資源的訪問情況進行實時的記錄。其次，優(yōu)化計算機與網(wǎng)絡(luò)體系，在建立內(nèi)部局域網(wǎng)同時，還要提高對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境運行檔案的控制有效性，加強檔案運動數(shù)據(jù)信息的實時監(jiān)控，保證檔案資源的安全的環(huán)境下運轉(zhuǎn)。應(yīng)當(dāng)盡量力量修復(fù)系統(tǒng)漏洞的方式提高檔案的安全性。第三，還要加強檔案管理人員的涉密意識，注重對檔案管理人員加強保密教育，促進檔案管理工作高質(zhì)量的進行。

3.4更新檔案管理技術(shù)

提高檔案管理工作的整體水平，還要不斷的更校檔案管理工作技術(shù)手段，注重豐富檔案管理工作方法，達(dá)到高質(zhì)量、高效率和全方位開展檔案管理工作目標(biāo)。首先，應(yīng)當(dāng)豐富檔案管理技術(shù)，注重在移動互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下開辟有效的檔案數(shù)據(jù)信息傳遞平臺，更好的拓展檔案資源的收集范圍與傳遞空間。其次，還要提供智能化的服務(wù)方法，注重檔案管理人員與檔案使用人員在信息化的平臺進行實時溝通，不斷創(chuàng)新檔案資源的服務(wù)新方式。第三，還要基于檔案資源的服務(wù)需要進行檔案資源的有效共享，運用大數(shù)據(jù)的方式進行檔案數(shù)據(jù)挖掘，在此基礎(chǔ)上提出有判斷性的意見建議，從而在到輔助機關(guān)事業(yè)單位決策工作的順利開展目標(biāo)。

結(jié)論：提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化水平，還要更新檔案管理工作的技術(shù)手段，豐富檔案管理工作方法，著力構(gòu)建一系列和科學(xué)化的檔案管理體系，達(dá)到提高檔案管理工作有效性，解決檔案管理實際困難的目標(biāo)。

參考文獻：

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