人事檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑探討

任克超

摘 要：信息時代大背景下，各種信息技術(shù)快速更新，各行各業(yè)取得了超前的發(fā)展，與此同時人事檔案管理工作卻在此數(shù)據(jù)化時代的背景下顯得相對滯后。本文將人事檔案管理工作作為切入點，全面做好相應(yīng)的人事檔案管理工作。目前多數(shù)企事業(yè)單位普遍缺乏對人事檔案管理工作的重視，而且整體管理效率較低，無法實現(xiàn)職工信息的即時性。而基于目前的管理模式，想要推動其進(jìn)一步發(fā)展，首先要提高對人事檔案管理工作的重視，其次要從人事檔案管理體系入手，針對各自的實際情況，在原有的管理體系上做出一定調(diào)整。此外，還要借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)場辦公。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;優(yōu)化路徑;發(fā)展現(xiàn)狀

基于目前多數(shù)企事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，優(yōu)化路徑還是要根據(jù)各自的實際情況制定，第一步要從思想意識上提高對人事檔案管理工作的重視，將管理工作看做是推動其發(fā)展的核心競爭力，從管理層，到主管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)干部，都要轉(zhuǎn)變理念，認(rèn)識到人事檔案管理工作對其生產(chǎn)發(fā)展的重要性。第二步，要在現(xiàn)有人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革，細(xì)化檔案管理工作流程，將每一項工作都落到實處。并根據(jù)現(xiàn)有人事架構(gòu)，及時調(diào)整工作側(cè)重點，確保每一位職工的信息始終處在一個動態(tài)。第三步，則要實現(xiàn)人事檔案管理工作的線上化，即利用電子檔案來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，從而實現(xiàn)信息能夠達(dá)到及時更新的效果。

一、現(xiàn)狀淺析

（一）管理效率低下

根據(jù)相關(guān)調(diào)研結(jié)果顯示，目前我國多數(shù)企事業(yè)單位的人事檔案管理工作普遍存在效率低下的問題。通過分析發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致這一現(xiàn)象的根本原因在于，職工辦理各項人事手續(xù)的時候，都需要備齊相關(guān)材料，并按照要求提交給人事部門，而人事部門在接收到職工的申請之后，需要通過審核、整理、提交審批，以及歸檔等步驟，整個工作流程較為繁瑣，例如職工遞交離職申請之后，基本上在一個星期之后該名員工的個人檔案信息才會被更新。而這樣會直接導(dǎo)致人事信息出現(xiàn)滯后的問題。

（二）傳統(tǒng)管理模式無法滿足現(xiàn)實需求

信息時代大背景下，傳統(tǒng)的人事管理模式顯然無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。傳統(tǒng)人事檔案管理模式，對人員規(guī)模較小的企事業(yè)單位而言比較實用，而對于職工基數(shù)較大的單位而言，傳統(tǒng)的人事檔案管理體系顯然就缺乏一定針對性了，因此想要進(jìn)一步發(fā)展，為人民群眾提供更好的服務(wù)，就要從根本入手，解決傳統(tǒng)人事檔案管理工作中存在的問題[1]。

（三）缺乏重視

一般而言，多數(shù)企事業(yè)單位決策者在制定發(fā)展戰(zhàn)略的過程中，首先考慮的是新技術(shù)的引進(jìn)，以及高端設(shè)備的購置，進(jìn)而可以切實提高其整體上的發(fā)展，而對于人事檔案管理工作而言，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還沒有意識到此管理工作的重要性，所以就沒有對檔案管理工作投入足夠的精力和資金。最終，由于缺乏必要的資金和政策扶持，導(dǎo)致人事檔案管理工作出現(xiàn)一定滯后，進(jìn)而導(dǎo)致其在行業(yè)中喪失核心競爭力[2]。

二、優(yōu)化路徑淺析

（一）完善人事檔案管理體系

完善人事檔案管理體系，是提高人事檔案管理工作效率的重要措施之一，實際應(yīng)用期間也有著極為顯著的效果。在完善人事檔案管理體系的過程中，首先要對各單位本身的人事結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，深入解析其人事管理工作側(cè)重點。具體的側(cè)重點，一是要側(cè)重人事管理工作的機(jī)動性，當(dāng)職工需要辦理人事手續(xù)的時候，可以達(dá)到當(dāng)天辦理、當(dāng)天完成的效果;二是要確保人事管理工作的靈活性，根據(jù)國家政策需要對原有的審批流程進(jìn)行整合，確保管理工作效率能夠得到保障。其次，要適當(dāng)參考國外同行業(yè)成熟的人事檔案管理體系，并結(jié)合各企事業(yè)單位自身的實際情況，制定出符合其未來發(fā)展需求的人事檔案管理體系。在參考國外人事檔案管理體系的過程中，要重視研究細(xì)節(jié)，以及針對性措施的可行性[3]。

（二）建立電子管理系統(tǒng)

擺脫紙質(zhì)化人事檔案管理體制，逐步向電子化人事檔案管理體制轉(zhuǎn)變，才是推動人事檔案管理工作發(fā)展的根本途徑，和其他措施相比，電子管理系統(tǒng)也更加具有實時性。實現(xiàn)人事檔案管理工作的線上化，即利用電子檔案來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，從而實現(xiàn)信息能夠達(dá)到及時更新的效果。

電子管理系統(tǒng)主要包含兩個模塊的內(nèi)容，其一是信息錄入子模塊，該模塊主要為人事部門的工作人員提供信息錄入端口，所有的信息都會自動儲存，并傳輸?shù)綄?yīng)的路徑上。該模塊可以簡化工作人員的工作強(qiáng)度，人事管理人員只需要將職工相關(guān)的信息錄入到系統(tǒng)之后，系統(tǒng)就會實現(xiàn)自主化運行;其二則是線上一體化管理模塊，此模塊可以為工作人員實現(xiàn)可視化辦公，所有職工都可以下載相應(yīng)的APP，查找到自己的個人檔案信息，而需要辦理人事手續(xù)的職工也可以在APP上提交，然后由企業(yè)人事部的工作人員進(jìn)行審核即可。當(dāng)然，電子管理系統(tǒng)的優(yōu)勢明顯，可以大幅提升人事管理工作的效率，但是在使用電子系統(tǒng)的時候還要注意職工檔案信息的保密，確保每一位職工的個人信息都不會因為系統(tǒng)安全問題而受到威脅[4]。

（三）優(yōu)化人事管理部門人員配置

人事部門是保障人事管理工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，所以想要切實提高管理工作效率，就要對人事管理部門進(jìn)行優(yōu)化。首先是部門人力資源配置，要進(jìn)行整合、重組，根據(jù)工作內(nèi)容將整個部門的工作人員劃分為若干個小組，每個小組設(shè)置一名組長，各個小組均有組長負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，而部門領(lǐng)導(dǎo)人則負(fù)責(zé)管理每個小組的組長。其次，要根據(jù)具體人事管理工作的工作量，適當(dāng)提高人事部門的人員占比，這一點要根據(jù)實際發(fā)展的情況，以及未來發(fā)展的趨勢進(jìn)行判斷。在增加工作人員人數(shù)的時候，還要注意工作人員的專業(yè)性，確保每一位工作人員都具有相應(yīng)的職業(yè)水平。

結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作的重要性不言而喻，必須予以重視，在完善人事檔案管理體系以及開展管理工作的過程中要從細(xì)節(jié)入手，優(yōu)化管理措施，確保各項工作能夠切實提高人事檔案管理工作的效率。要凸顯針對性和即時性兩個特征，所有的改革措施都要將現(xiàn)下的實際情況作為落腳點，與此同時還要讓每一位職工的檔案信息能夠達(dá)到實時更新的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]李琪.人事檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2012（36）：209-210.

[2]李鋒.芻議新時期人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化路徑[J].東方企業(yè)文化，2014（15）.

[3]王麗麗.新時期檔案信息化建設(shè)芻議[J].華章，2013（16）.

[4]劉敏.芻議新時期事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2018（23）.