鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑

房伯虎

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)開(kāi)始進(jìn)行信息化建設(shè)，在提高工作效率、降低工作強(qiáng)度方面取得了良好的效果。但在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中，存在管理模式落后、硬件設(shè)施建設(shè)水平有限等問(wèn)題，導(dǎo)致現(xiàn)階段我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化水平有限。針對(duì)這些問(wèn)題，本文進(jìn)行了深入的研究，并制定了一些有針對(duì)性的解決方案，希望能幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府提高自身檔案管理信息化水平。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

對(duì)我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展的必要手段。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以提高檔案管理的準(zhǔn)確性，而且可以有效地提高工作效率，降低工作強(qiáng)度，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。但是，在現(xiàn)階段，中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)水平還比較有限，因此有必要研究檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，提出科學(xué)的解決方案。

1 檔案信息化管理的作用

1.1 滿(mǎn)足鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理工作的需求

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，檔案管理工作變得越來(lái)越復(fù)雜，工作量也越來(lái)越大。這種情況不僅使檔案管理工作越來(lái)越復(fù)雜，也對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了越來(lái)越高的要求。隨著信息技術(shù)的建設(shè)，傳統(tǒng)的檔案管理可以集成到計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，有效地提高檔案管理的效率和質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，基于信息技術(shù)的檔案管理能夠更有效地滿(mǎn)足信息技術(shù)條件下檔案管理各方面的需求。

1.2 有利于工作效率的提升

在檔案管理過(guò)程中，信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)提高工作效率起著至關(guān)重要的作用。具體來(lái)說(shuō)，在信息檔案管理模式下，所有檔案都以電子文件的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。如果你需要查詢(xún)和檢索文件，你只需要在計(jì)算機(jī)中操作，而不是一個(gè)一個(gè)地查看紙質(zhì)文件。因此，可以有效地提高檔案管理者的工作效率。同時(shí)，由于所有檔案都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，進(jìn)一步降低了查詢(xún)和使用過(guò)程中出錯(cuò)的概率，有利于進(jìn)一步提高工作效率和質(zhì)量。

1.3 降低工作強(qiáng)度

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理者需要手工管理和查詢(xún)紙質(zhì)檔案。在很多情況下，搜索一個(gè)文件需要在很多相關(guān)文件中進(jìn)行搜索，工作量很大。同時(shí)，紙質(zhì)檔案還存在著空間大、易損壞、易丟失等問(wèn)題。但是，在信息管理模式下，由于所有文件都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，管理人員只需在計(jì)算機(jī)中輸入所需的文件名即可進(jìn)行搜索。同時(shí)，電子形式的檔案不需要維護(hù)、運(yùn)輸?shù)裙ぷ??？梢哉f(shuō)，信息化模式下的檔案管理工作量大大減少。

2 現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題

2.1 管理方式落后

目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題之一是管理模式落后，導(dǎo)致信息檔案管理不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。目前，在檔案管理過(guò)程中，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也采用紙質(zhì)檔案管理的方式管理電子檔案。在這種情況下，一旦需要進(jìn)行檔案檢索，所要執(zhí)行的程序就變得非常復(fù)雜，從而導(dǎo)致工作的低效性得不到有效的改善。同時(shí)，落后的管理模式也反映出鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門(mén)對(duì)檔案管理重視不夠。

2.2 設(shè)備條件不佳

目前，雖然信息化已成為檔案管理模式的主要發(fā)展趨勢(shì)，但由于許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府缺乏必要的硬件設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)水平有限。具體來(lái)說(shuō)，現(xiàn)階段，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理計(jì)算機(jī)只能提供打印查詢(xún)服務(wù)，不能通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，檔案管理中信息設(shè)備的不足也導(dǎo)致政府部門(mén)大量紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，不僅增加了存儲(chǔ)管理的難度，而且存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 管理制度有待完善

目前，缺乏完善的檔案管理體系也是檔案管理信息化建設(shè)水平無(wú)法有效提高的重要原因之一。具體來(lái)說(shuō)，首先，目前由于對(duì)檔案管理重視程度有限，許多基層政府部門(mén)還沒(méi)有建立起系統(tǒng)的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理無(wú)法得到有效的監(jiān)控。其次，目前許多基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理體制是在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的。隨著檔案管理信息化水平的不斷提高，這種管理體制已不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

3 解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的對(duì)策

3.1 對(duì)管理方式進(jìn)行升級(jí)

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府需要提升自身的管理方式，以適應(yīng)信息化給檔案管理帶來(lái)的變化。在具體措施上，首先，政府部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步簡(jiǎn)化檔案管理的現(xiàn)有程序，以滿(mǎn)足檔案管理信息化建設(shè)的新要求。其次，在檔案管理過(guò)程中，要擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的方法進(jìn)行深入研究和創(chuàng)新，確保檔案管理信息化建設(shè)的效果。

3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

針對(duì)硬件設(shè)施建設(shè)水平較低的現(xiàn)狀，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息硬件設(shè)施建設(shè)。在具體措施上，首先，政府部門(mén)要加大資金投入，購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)等設(shè)備，在有利益能力的前提下，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)水平。其次，在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，政府部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，組織開(kāi)發(fā)新的檔案管理信息系統(tǒng)。在這一過(guò)程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員要充分發(fā)揮自己的工作經(jīng)驗(yàn)，為信息系統(tǒng)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.3 進(jìn)一步健全檔案信息化管理制度

為保證檔案管理信息化水平的進(jìn)一步提高，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府需要進(jìn)一步加強(qiáng)自身檔案管理體系建設(shè)。在具體措施上，首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門(mén)要建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理監(jiān)督管理制度，使各項(xiàng)檔案管理工作得到有效的監(jiān)督管理。其次，在制度建設(shè)過(guò)程中，政府部門(mén)還需要研究信息技術(shù)背景下檔案管理的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理體制進(jìn)行科學(xué)調(diào)整。只有這樣，才能保證檔案管理信息化水平的進(jìn)一步提高。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，還存在一些亟待解決的問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，制定了相應(yīng)的措施，提升管理模式，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，進(jìn)一步完善檔案信息管理系統(tǒng)。希望通過(guò)這些措施，進(jìn)一步提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)水平，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。只有這樣，檔案管理才能在政府部門(mén)的管理中發(fā)揮更大的作用。

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