關于提高基層城建檔案管理水平的探索

顏世軍　郭泳位

摘 要：城建檔案管理是現(xiàn)代城市發(fā)展過程中的一項重要內容，人們也逐漸意識到了其的重要性。但是，從實際情況來看，該項工作在具體開展過程中，因為存在付出多，回報少，經常得不到重視。而基層單位對忽視城建檔案管理工作現(xiàn)象更是屢見不鮮，這將會對城市的發(fā)展造成不良影響，因此，應當做好相應的分析工作，從而促進我國城市的健康發(fā)展。

關鍵詞：城建檔案;管理水平;基層單位

近幾年，我國城市進入了快速發(fā)展階段，城建檔案管理工作在具體開展過程中也面臨著更高的要求。但是，從實際情況來看，我國基層城建檔案管理工作始終存在一定問題，難以跟上城市的發(fā)展腳步，因此需要相關工作人員在充分意識檔案管理問題存在的基礎上，提出提升基層城建檔案管理水平的有效措施。

1 城建檔案特征

1.1 內容豐富，綜合性強

從軌道角度對城建檔案進行分析，檔案的形成涵蓋了形成于前期準備環(huán)節(jié)過程中涉及到的各項資料內容，其中主要包括的內容有可行性研究報告、勘察設計報告等各項內容。形成于基本建設環(huán)節(jié)的各項資料內容包括施工技術、監(jiān)理工作的各項資料內容[1]。而工程竣工后，則包括各種工程的驗收資料，主要包括圖片、錄像等。

1.2 周期長，連貫性

城市建設工程從立項到規(guī)劃再到決策等準備工作，施工后，直接到工程竣工，這是一個相對比較漫長的過程，通常會經歷數(shù)年，在具體工程建設過程中，每一階段的歸檔資料都具有明確的類別，并且各個環(huán)節(jié)都有著緊密聯(lián)系。

1.3 資料廣，部門多

城建檔案管理設計到的內容角度，這要造成資料的來源相對比廣泛，而不同的資料可能來自不同的管理系統(tǒng)，在具體管理工作進行過程中，需要不同的部門相互協(xié)作，這在一定程度上也增加了城建檔案管理工作的難度。

2 提升基層城建檔案管理水平的有效措施

2.1 加強培訓，主動服務

加強對業(yè)務人員的培訓，這是強化基建檔案管理工作正常開展人力了資源保障的一項重要措施，同時也對最大程度對檔案進行合理應用的基礎所在。對檔案人員業(yè)務技能進行培訓，可以從以下三方面入手：

（1）培養(yǎng)員工愛崗敬業(yè)精神，要使工作人員能夠在平凡的工作崗位上，樂于奉獻，并且在實際工作中不斷提升自身的道德素質，使其能夠良好的品質。

（2）使工作人員能夠不斷的建檔案管理的業(yè)務技能和知識進行學習，并且接受系統(tǒng)檔案整理、收集、編目等各項理論知識培訓，從實際入手，不斷提高工作人員在具體工作過程中的動手能力[2]。

（3）主動服務，通過為相關工作單位提供優(yōu)質檔案服務，加快基層城建檔案的發(fā)展速度。明確城建檔案的人員就是在實際工作中的主要服務對象，同時可以通過查詢、復制等方式不斷對基層城建檔案信息進行推廣，從而使相應的利用者，能夠獲取更加高效、便捷的服務。主動服務是一新型理念，是強化基層城建檔案管理的一條必經之路[3]。近幾年，基層城建檔案管理工作在具體進行過程中，要對服務理念進行更新，提升檔案工作人員在具體工作中的主動服務意識，在工作中，能夠將傳統(tǒng)的檔案管理轉變?yōu)闄n案信息系統(tǒng)管理，從而提高檔案服務水平，使基層城建檔案的利用率能夠得到進一步提升。

2.2 收集重要檔案，保證檔案完整性

城建檔案中的很多數(shù)據和資料都是在工程建設、施工、監(jiān)理等各個單位中形成的，涉及到的內容多，涵蓋范圍廣泛，并且這些數(shù)據和資料都十分重要，對這些內容進行歸檔時，必須要確保內容的清晰性和完整性。由此可見，要加強提高城建檔案管理水平，要確保對重要數(shù)據和信息的收集，確保歸檔資料的完整，具體做法如下：

（1）強化落實防洪工程、地下管線等重要資料的收集，并且要確保各項資料內容的準確性。

（2）加強與政府公共安全以及應對突發(fā)事件機構的交流，對重要檔案內容給進行備份，并且要做好相應的安全管理工作，針對出現(xiàn)的突發(fā)情況，應當制定相應檔案利用機制，一旦檔案受到損壞，應當采取相應的恢復機制，恢復檔案信息，以免問題出現(xiàn)時，無法解決。

（3）加強對檔案袋分析與研究，并且要做好相應的記錄工作，要制定應預案，或者相應搶救方案，做好相應的查詢工作。

2.3 不斷更新服務手段

（1）拓寬服務領域

基層城建檔案部門要面向社會，通過不同的方式，開展豐富多彩、形式多樣的宣傳活動，盡可能的向社會服務的角度提供基層城建檔案信息，用檔案信息刺激社會對基層城建檔案的具體需求，從而向社會提供更加優(yōu)質的供基層城建檔案服務[4]。

（2）加強信息化建設，提高服務手段

過去一段時間，基層城建檔案利用是通過手工直接查詢?yōu)橹?，在對外查詢方主要為上門利用者對需要查詢檔案進行利用，對原件進行合理查詢、復制，主要以提供原始信息為主。

第一，加強對各項信息技術的合理應用，將其與基層城建檔案利用的具體特點、國家標準、規(guī)范等各項內容進行結合，從而通過系統(tǒng)方式，開發(fā)出一套完整的，與實際情況相符的基層城建檔案管理信息系統(tǒng)，同時應當構建基層建設檔案管理內部局域網。

第二，加強信息化基礎和自身技術設施建設，通過科學的技術手段，不斷縮小數(shù)據庫建設與實際信息需求的實際差距，克服檔案資源共享觀念淡薄，實現(xiàn)對檔案的科學管理。

第三，基層城建檔案館需要盡量走出“封閉狀態(tài)”，并且要將檔案資源開發(fā)納入議事日程，信息化水平盡量與城市發(fā)展保持平衡，從而為基層檔案更加快捷、方便的為城市的具體規(guī)劃、建設、管理服務創(chuàng)造有利的條件，從而適應社會發(fā)展和城市化建設過程中，對基層城建檔案的利用要求，為管理提供更加高質量的服務。

3 結束語

基層城建檔案管理對于與城市的建設與發(fā)展會造成重要影響，其不僅是城市經濟發(fā)展需求，而且是信息化發(fā)展需求。在實際工作中，相應的工作人員和部門需要意識到基層城建檔案特點以及管理工作的重要性，同時結合城市的實際發(fā)展情況，提高基層城建檔案管理水平。

參考文獻

[1]楊一，張燕.新形勢下城建檔案工作如何彎道超越——以湖北省當陽市城建檔案館五年發(fā)展歷程為例[J].城建檔案，2016（01）：69-72.

[2]安紅.談基層單位城建檔案的管理和利用[J].檔案天地，2014（07）：55-56.

[3]刁仁麗.新時期城建檔案管理工作者的綜合素質[J].赤子（上中旬），2014（11）：256.

[4]朱玉琳.關于基層城建檔案數(shù)字化建設工作的幾點思考[J].黑龍江檔案，2013（01）：125.