淺談如何做好檔案的管理工作

王姣姣

摘要：檔案管理是工作過程中必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容，由于檔案在管理過程中稍顯繁雜，加上在管理模式上未能及時(shí)有效的進(jìn)行創(chuàng)新，因此在管理檔案過程中還存在著許多不足之處。以下主要就明確檔案管理工作的重要性以及如何做好檔案的管理工作作出一些相關(guān)的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;工作

所謂檔案管理工作指的是把各項(xiàng)重要的文件收集到征集到分類到立卷到保管到保護(hù)再到開發(fā)利用的一個(gè)工作過程。收集檔案以及征集是將現(xiàn)有的文件內(nèi)容、歷史的檔案收集和歸類，是文件從零散到規(guī)整的一個(gè)過程。而分類和立卷指的是把收集好的文件采取合理的手段分成個(gè)體的單位進(jìn)行保管，進(jìn)一步提高文件的利用、保管以及保密工作的進(jìn)行。保管檔案則是利用各個(gè)方式保護(hù)文件，確保文件的完整性，盡可能的延長(zhǎng)文件的使用年限。把檔案進(jìn)行開發(fā)利用是檔案管理工作的最終目標(biāo)，其中包含了檢索檔案、編制和研發(fā)以及利用等過程。

一、檔案管理工作的重要意義

一個(gè)正規(guī)的事業(yè)單位或者企業(yè)健康順利的發(fā)展的基本前提就是必須做好檔案的管理工作，它是每一個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位進(jìn)行規(guī)范的管理的一項(xiàng)工作內(nèi)容，能夠進(jìn)一步的促進(jìn)管理工作的質(zhì)量以及效率，是確保企業(yè)以及事業(yè)單位歷史成果的重要工作內(nèi)容。權(quán)衡企業(yè)或者事業(yè)單位的管理水平是否合格的一項(xiàng)重要指標(biāo)就是檔案管理工作是否合理規(guī)范[1]。做好檔案管理工作能夠完好的記錄事業(yè)單位或者企業(yè)發(fā)展的歷程以及獲得的優(yōu)良成果，它能夠?yàn)槠髽I(yè)進(jìn)行規(guī)范管理工作以及順利的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件，使得企業(yè)科學(xué)的分析利弊，取長(zhǎng)補(bǔ)短，指明企業(yè)未來的發(fā)展方向。做好了檔案的管理工作可以為企業(yè)以及事業(yè)單位的管理工作人員提供基本的運(yùn)營(yíng)情況，以便管理工作人員及時(shí)的調(diào)整管理模式，與此同時(shí)還能夠方便社會(huì)各界精準(zhǔn)的評(píng)定該事業(yè)單位或者企業(yè)的水平，為下一步的相關(guān)合作打下牢固的基礎(chǔ)?；诖?，相關(guān)的企業(yè)以及事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好檔案的管理工作，以此進(jìn)一步促進(jìn)自身的綜合發(fā)展的基礎(chǔ)上提高自身在廣闊市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。

二、如何做好檔案管理工作

（一）做好檔案的信息化工作

隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，帶動(dòng)了科技的進(jìn)步。在這個(gè)背景下，加大了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，與此同時(shí)還體現(xiàn)出了它特有的優(yōu)勢(shì)，在一定程度上提高了各個(gè)領(lǐng)域的管理工作水平。為了順應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展要求，就需要適時(shí)的改善健全傳統(tǒng)的檔案管理工作模式。隨著檔案資料的逐漸多元化，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能很好的滿足現(xiàn)代事業(yè)單位以及企業(yè)的管理要求，因此.充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)刻不容緩。

（二）適時(shí)的轉(zhuǎn)變檔案管理工作的觀念

為了能夠有效的加強(qiáng)企業(yè)以及事業(yè)單位的管理工作水平，那么相關(guān)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就要適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變檔案管理工作的思想觀念，不斷的創(chuàng)新與完善相關(guān)的檔案信息化進(jìn)程，把檔案管理工作加進(jìn)企業(yè)總體的規(guī)劃內(nèi)，與此同時(shí)加進(jìn)相關(guān)部門的職位準(zhǔn)則以及員工績(jī)效的考核范圍內(nèi)[2]?；诖?，相關(guān)的檔案管理工作人員就要適時(shí)的轉(zhuǎn)變自身的思想，有計(jì)劃、有組織的安排好檔案信息化的進(jìn)程。除此以外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)把檔案信息化的工作經(jīng)費(fèi)計(jì)入年度的預(yù)算報(bào)表中，從全方面出發(fā)，考慮檔案信息化工作進(jìn)程需要增加多少數(shù)量以及技術(shù)手段的變化等，加大投入該方面的資金，為了進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，配置相應(yīng)的電子設(shè)備、大量的數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)的管理軟件等。

（三）建立健全相關(guān)的檔案管理機(jī)制

創(chuàng)意創(chuàng)新檔案管理工作的首要前提就是建立健全完善的檔案管理工作機(jī)制。由于檔案管理這項(xiàng)工作具備社會(huì)性質(zhì)以及復(fù)雜性質(zhì)等，因此，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作就必須提前建立健全相應(yīng)的檔案管理工作機(jī)制，主要包含的內(nèi)容有：責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、目標(biāo)管理體制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制以及激勵(lì)機(jī)制等，幫助檔案管理工作的工作人員逐步轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)性，與此同時(shí)加強(qiáng)相關(guān)管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督等工作，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的制度、規(guī)范以及合理性;形成合理分析以及創(chuàng)新研究的檔案管理工作機(jī)制，以便于更好的實(shí)踐相關(guān)的檔案管理工作;此外，還應(yīng)當(dāng)健全相關(guān)管理崗位的工作規(guī)范，嚴(yán)格的遵守相關(guān)的管理制度，以競(jìng)爭(zhēng)的形式開展管理檔案的工作，采取末位淘汰、與績(jī)效相關(guān)的管理機(jī)制，形成更加規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作機(jī)制，進(jìn)而確保檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

（四）提高相關(guān)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理這一項(xiàng)工作是黨的事業(yè)以及整個(gè)行業(yè)中不可或缺的重要內(nèi)容，它記下了社會(huì)的發(fā)展歷程[3]。不斷的提高檔案管理工作的水平，全面的彰顯檔案管理工作的作用具有重要的意義?，F(xiàn)階段，進(jìn)行檔案管理的工作人員有著大量、繁雜以及乏味的工作內(nèi)容，并不能夠根據(jù)自身的勞動(dòng)來獲得直觀相應(yīng)的物質(zhì)報(bào)酬，因此，這就需要檔案管理的工作人員對(duì)自身的工作內(nèi)容有一個(gè)全面的認(rèn)知，它具有一定的工作價(jià)值以及工作意義，在此基礎(chǔ)上具備相應(yīng)的工作責(zé)任感以及事業(yè)感。在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，語氣要和藹文雅、謙遜有禮，以主動(dòng)、耐心以及熱情的工作態(tài)度對(duì)待每一位檔案使用者，除此以外，可以適當(dāng)?shù)陌驯粍?dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，采取自主上門的方式進(jìn)行服務(wù)，從單一服務(wù)方式逐步走向多元化，以此增強(qiáng)檔案使用者的滿足程度，滿足檔案管理工作人員基本的要求。

三、結(jié)束語

總而言之，雖然檔案的管理工作看似簡(jiǎn)單，但是實(shí)質(zhì)上卻并非如此。進(jìn)行管理檔案相關(guān)的工作人員肩負(fù)著十分重要的責(zé)任，為了能夠有效的促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)不斷的增強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)提高管理檔案人員的工作質(zhì)量和效率，以此進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]吳凌艷.淺談新時(shí)期如何做好檔案管理工作[J]科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015 （24）：218-219.