試論化工企業(yè)如何做好檔案資料的管理工作

朱艷蘋

摘要：檔案資料的有效管理對(duì)化工企業(yè)的運(yùn)行及發(fā)展起到重要的作用，但是目前在很多化工企業(yè)中，都忽視了對(duì)檔案資料管理的重視，尤其在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈下，不能做好檔案資料的管理工作會(huì)嚴(yán)重降低企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力度。因此，為了推動(dòng)化工企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)內(nèi)檔案資料管理必須有新的改變。本文將通過化工企業(yè)檔案資料管理工作存在的問題進(jìn)行分析，探究在化工企業(yè)中如何做好檔案資料的管理工作。

關(guān)鍵詞：化工企業(yè);檔案資料;管理工作

1 化工企業(yè)中檔案資料管理工作存在的問題

1.1 忽視檔案資料管理工作的重要性

在大部分化工企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)干部只重視企業(yè)生產(chǎn)效益，對(duì)檔案資料的管理工作漠不關(guān)心，并且由于傳統(tǒng)思想的因素，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案資料管理工作歸屬于檔案部門，和自己并沒有太大的關(guān)系，因此，忽視了檔案資料管理工作的重要性。而這樣的現(xiàn)象會(huì)使檔案資料管理人員對(duì)自己工作玩忽職守，認(rèn)為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都不重視檔案資料管理工作，自己只要每天完成相應(yīng)的工作即可，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部人員、經(jīng)費(fèi)支出等各項(xiàng)資料情況視若無睹，嚴(yán)重影響企業(yè)內(nèi)檔案資料管理工作的正常開展。

1.2 檔案資料管理部門基礎(chǔ)設(shè)施存在缺陷

就目前我國(guó)部分化工企業(yè)檔案管理部門來看，并不具備專業(yè)的檔案資料庫(kù)房，都是將檔案資料放在辦公室內(nèi)儲(chǔ)存，這樣的做法不但占用過多的辦公空間，同時(shí)對(duì)于檔案的管理也有一定的影響。由于檔案資料的管理?xiàng)l件較差，缺少基礎(chǔ)設(shè)施，使一些私密檔案無法有效管理，從而出現(xiàn)企業(yè)資料外泄等情況發(fā)生，嚴(yán)重影響化工企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.3 檔案內(nèi)容滯后性

化工企業(yè)檔案資料管理中，有很多檔案內(nèi)容都較為陳舊，因?yàn)閷?duì)檔案資料管理工作的不重視，檔案管理人員也很少去翻閱檔案內(nèi)容，并對(duì)其更新，只是將檔案資料作為擺設(shè)，使檔案部門形同虛設(shè)，同時(shí)，即使有管理人員對(duì)資料進(jìn)行翻閱，但是檔案資料內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，大多內(nèi)容都是記錄企業(yè)原始資料和數(shù)據(jù)，并沒有新的內(nèi)容添加。由于管理人員的玩忽職守，只完成當(dāng)天領(lǐng)導(dǎo)人員布置的任務(wù)，基本不會(huì)去主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并解決檔案資料存在的問題，只有在必要的時(shí)候，才會(huì)將一些新的內(nèi)容添加到檔案中。這樣的檔案資料管理工作具有嚴(yán)重的滯后性，不能將企業(yè)發(fā)展及生產(chǎn)的真是情況體現(xiàn)在資料中，使檔案資料失去原本的作用和意義。

1.4 專職檔案管理人員的缺失

因?yàn)榛て髽I(yè)體制等各方面因素的影響，在實(shí)際檔案管理部門中并沒有專職的檔案管理人員，基本都是辦公室內(nèi)工作人員對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，而這樣的兼職工作并不利于檔案資料管理工作的開展，因?yàn)椴皇菍Ｂ毴藛T，所以兼職的工作人員在完成自己工作的同時(shí)還要對(duì)檔案進(jìn)行管理，經(jīng)常使兼職人員出現(xiàn)過度疲勞的情況，同時(shí)因?yàn)槿鄙僮銐虻臅r(shí)間對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，所以兼職人員經(jīng)常會(huì)忘記對(duì)檔案資料進(jìn)行管理或者應(yīng)付了事。另外，由于不是專職的檔案管理人員，在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)也缺少專業(yè)的管理技術(shù)，使檔案資料管理工作缺少規(guī)范化。

2 化工企業(yè)做好檔案資料管理工作的對(duì)策

首先，要加強(qiáng)檔案管理的重視程度及專職人員的配備。想要在化工企業(yè)中做好檔案資料的管理工作，就一定要加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理的重視程度，特別是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員，更要轉(zhuǎn)變自己的觀念，認(rèn)識(shí)到檔案資料管理對(duì)化工企業(yè)發(fā)展的重要性，在加強(qiáng)檔案管理的重視外，還要跟上信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，完善檔案管理部門的設(shè)施及設(shè)備，創(chuàng)建專職檔案資料管理部門，納入專業(yè)的管理人員。化工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要注重人才的投入，平時(shí)要多與檔案資料管理人員溝通交流，使管理人員感受到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心，管理人員自身也會(huì)更加重視檔案資料的管理工作。對(duì)于現(xiàn)代化設(shè)備來說，化工企業(yè)應(yīng)該經(jīng)常開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，培養(yǎng)管理人員計(jì)算機(jī)等方面的技能，通過現(xiàn)代化的管理方式對(duì)化工企業(yè)的檔案資料進(jìn)行管理，保證檔案資料管理質(zhì)量的同時(shí)，提高工作效率。檔案資料管理自動(dòng)化的建設(shè)，還能大大提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，使化工企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)的市場(chǎng)中占據(jù)一席之地。

其次，對(duì)于檔案資料來說，是對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展起到推動(dòng)作用，而合理的應(yīng)用檔案資料尤為重要。化工企業(yè)內(nèi)的檔案資料內(nèi)容包含整個(gè)企業(yè)的規(guī)劃情況以及生產(chǎn)活動(dòng)等，是企業(yè)發(fā)展的核心，也是資料管理部門的固定資產(chǎn)，特別是在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中，企業(yè)的檔案資料直接影響了企業(yè)的發(fā)展，保證檔案資料的安全性，不讓資料發(fā)生泄漏的情況，同時(shí)將一些信息價(jià)值高的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行合理應(yīng)用，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，拓展企業(yè)的發(fā)展空間，才能讓化工企業(yè)在經(jīng)濟(jì)效益上有更好的提升。

另外，嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的日常管理工作。單位可通過制定明確的規(guī)章制度，確定檔案工作人員的分工，職責(zé)及權(quán)限，使得檔案工作人員的日常工作的進(jìn)行有條不紊。實(shí)行責(zé)任到人制度，在制定一套明確合理的考核評(píng)估及獎(jiǎng)勵(lì)處罰規(guī)定，以引導(dǎo)促進(jìn)檔案日常管理工作規(guī)范高效，并緊跟時(shí)代的步伐，走向現(xiàn)代化的進(jìn)程。

3 結(jié)語

在新的時(shí)代背景下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)客觀的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中所存在的問題，從而緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，積極探索解決檔案管理工作中存在問題的策略，不斷建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展配備相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，并加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而促使檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王靜.如何做好化工科技檔案的管理工作[J].陜西檔案，2000（5）：26-27.