信息化時(shí)代下檔案工作的相關(guān)思考

王震亞　楊忠清

【摘 要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息化已滲入生活的方方面面，為企業(yè)的檔案工作帶來了新的契機(jī)。2002年，國家檔案局印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確提出，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和隊(duì)伍建設(shè)。目前，檔案的信息化建設(shè)還面臨諸多問題和難點(diǎn)，論文就信息化時(shí)代下檔案工作中可能遇到的問題和相應(yīng)的解決辦法作出相關(guān)思考。

【Abstract】With the development and wide application of information technology， informationization has penetrated into every aspect of life and brought new opportunities for the archival work of enterprises. In 2002， the State Archives Administration issued "the Outline for the Implementation of the Informationization of Archives Nationwide"， which clearly stated that it should speed up the construction of the standard system， security guarantee system and personnel for the informationization of archives. At present， the information construction of archives is still faced with many problems and difficulties. This paper gives some thoughts on the possible problems and corresponding solutions in the archival work in the information age.

【關(guān)鍵詞】信息化;建設(shè);檔案;現(xiàn)狀;對策

【Keywords】 informatization; construction; archives; current situation; countermeasures

【中圖分類號】G270.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）06-0057-02

1 引言

當(dāng)前信息化時(shí)代，檔案的信息化工作已勢在必行，其中包括檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案館、檔案管理系統(tǒng)等各方面的建設(shè)，檔案員正面臨著很多未知的挑戰(zhàn)。

2 檔案工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案數(shù)據(jù)的安全性不夠

檔案的不可再生性給檔案信息化提出了很高的要求，如何保證檔案數(shù)據(jù)的安全是檔案信息化要攻克的一大難點(diǎn)。2014年，中辦、國辦印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)要建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系。隨著社會的發(fā)展，檔案工作面臨的內(nèi)外部環(huán)境逐漸復(fù)雜，危及檔案安全的因素日益增多。比如，不可避免的老舊檔案的霉變，自然災(zāi)害的破壞，人為的損壞和丟失，甚至檔案遭到調(diào)包和信息泄密。同時(shí)，電子檔案日益增多，檔案可能會因?yàn)榉?wù)器系統(tǒng)的癱瘓、黑客的攻擊或磁盤的消磁等因素遭到損失。

2.2 檔案信息化的技術(shù)支撐有限

檔案信息化的過程中，需要購買相關(guān)機(jī)器、系統(tǒng)和軟件，用以檔案數(shù)字化、檔案信息系統(tǒng)等工作的組建。雖然設(shè)備已配備齊全，但在工作中總碰到進(jìn)行不下去的難題，如數(shù)字化過程中服務(wù)器、磁盤陣列的布局等，都是需要專業(yè)人員提供技術(shù)上的支持，不然僅僅檔案員自身很難去解決這么多計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的問題。但現(xiàn)實(shí)企業(yè)中，檔案部門只要一遇到技術(shù)問題，就要依靠其他部門的幫助，導(dǎo)致信息化工作效率低下。

2.3 檔案工作者數(shù)量少，素質(zhì)有待提高

目前，很多企業(yè)檔案部門人力短缺，但編制卻已滿額，特別是數(shù)字化整理過程中明顯人手不夠。檔案信息化工作是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，需要大批的檔案信息化技術(shù)人才，但檔案部門的社會地位和條件有限，和別的部門相比難以引進(jìn)信息化技術(shù)人才。另外，絕大部分企業(yè)的檔案部門忽視人才的培養(yǎng)，缺少普遍且規(guī)范的信息化技術(shù)培訓(xùn)制度，也沒有針對現(xiàn)有檔案員的繼續(xù)教育培訓(xùn)機(jī)制，在崗人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平有限，年紀(jì)大的老檔案員更加缺乏基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識，制約了檔案信息化的發(fā)展。

2.4 領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)重視程度不高

因檔案部門在一個(gè)單位中的地位較低，大部分企業(yè)忽視檔案管理的重要性，領(lǐng)導(dǎo)不愿意投資，但檔案的信息化建設(shè)又需要大量的資金去購買設(shè)備和搭建系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息資源的開發(fā)受限。另外，檔案的信息化建設(shè)涉及企業(yè)的方方面面，包括信息化相關(guān)部門的審簽、科研部門一些業(yè)務(wù)流程的更改、新系統(tǒng)的應(yīng)用以及檔案的保密管理等，參與的部門和人員較多，管理方式要產(chǎn)生重大變革。如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和推進(jìn)，很難將工作進(jìn)行下去。

2.5 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度

推進(jìn)信息化，新的標(biāo)準(zhǔn)和制度要先行。在信息化工作剛剛推進(jìn)的情況下，制度還沒有建立，檔案工作者都是“摸著石頭過河”，對具體工作程序尚不明確，往往需要通過實(shí)踐，才能補(bǔ)全和完善相應(yīng)的制度，光紙上談兵寫出的制度全面性和可行性都還不夠。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是實(shí)施檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，如果沒有統(tǒng)一健全的標(biāo)準(zhǔn)體系，缺乏規(guī)劃和管理，檔案部門建立系統(tǒng)時(shí)各種參數(shù)不統(tǒng)一，濫買軟件，系統(tǒng)之間會無法恰當(dāng)連接，導(dǎo)致通用性差、重復(fù)勞動、浪費(fèi)資源和使用周期短等一系列弊端。

3 對現(xiàn)狀的幾點(diǎn)思考與措施

3.1 運(yùn)用多樣的檔案安全管理手段

信息化時(shí)代下，檔案安全工作尤為重要。第一，要借鑒國際上先進(jìn)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，提高信息化建設(shè)中技術(shù)的可靠性和安全性，在系統(tǒng)的建設(shè)中應(yīng)充分運(yùn)用防火墻、防入侵檢測、防病毒、漏洞掃描等技術(shù)，確保系統(tǒng)能安全運(yùn)行。第二，數(shù)據(jù)庫應(yīng)在不同載體上備份，異地、異機(jī)、異人保管、紙質(zhì)和電子檔案并行，使數(shù)據(jù)更加安全。第三，應(yīng)完善相關(guān)制度，該廢止的廢止，該修訂的修訂，該新增的新增。只有建立合適的相關(guān)管理制度，才能使其操作起來有章可循，防止泄密的情況發(fā)生。第四，預(yù)防為主，提升檔案員安全管理技能水平，有預(yù)見性地做好防范應(yīng)對，對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期巡查，提早發(fā)現(xiàn)隱患;對檔案數(shù)據(jù)的遷移等容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格遵守操作規(guī)范。第五，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，做到責(zé)任落實(shí)到人，按照檔案安全責(zé)任制的要求，細(xì)化任務(wù)分工，督促員工種好各自的“責(zé)任田”。

3.2 會同信息化部門提供技術(shù)支撐

加強(qiáng)與信息化部門的溝通合作，信息化時(shí)代下的檔案工作不能只依靠檔案部門，需要主管部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌規(guī)劃，與信息化部門全面協(xié)調(diào)，申請項(xiàng)目立項(xiàng)，劃撥出技術(shù)人員專門去攻克檔案信息化建設(shè)中系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)的問題，有計(jì)劃地推進(jìn)信息化建設(shè)工作，設(shè)定目標(biāo)節(jié)點(diǎn)，一步一個(gè)腳印地去實(shí)現(xiàn)。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)中提高檔案人員的信息化水平尤為迫切，檔案部門不僅要積極參加學(xué)會或集團(tuán)中組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也應(yīng)該經(jīng)常在單位中開展與當(dāng)前工作密切相關(guān)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)指導(dǎo)、專題講座和現(xiàn)場研討等，在實(shí)踐中提高檔案員相應(yīng)的專業(yè)技能[1]。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)有計(jì)劃地招聘和培養(yǎng)一批檔案信息化專業(yè)復(fù)合型人才，可以在系統(tǒng)的搭建和維護(hù)中發(fā)現(xiàn)有優(yōu)勢的員工，變“檔案守護(hù)者”為“檔案信息的開發(fā)者”。在檔案員編制緊缺的情況下，可以將分散在各個(gè)二級部門的檔案員重新集中組建入檔案部門，在一定程度上實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，緩解人員缺少的處境。

3.4 申請科技立項(xiàng)，將檔案信息化建設(shè)上升到國家層面

由于檔案信息化建設(shè)涉及部門廣，人員范圍大，為有效地推進(jìn)工作就需要領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，要把它提到企業(yè)的年度目標(biāo)計(jì)劃中去，申立為一個(gè)項(xiàng)目，這樣就可以通過項(xiàng)目籌備足夠的資金來購買設(shè)備，幫助系統(tǒng)軟件的開發(fā)，促使各部門配合檔案部門開展相關(guān)工作。此外，企業(yè)機(jī)關(guān)會按階段對項(xiàng)目的完成情況進(jìn)行檢查，該檢查直接影響到一個(gè)部門的績效考核，從而督促檔案員不能安于現(xiàn)狀，積極學(xué)習(xí)信息化技能和知識。中辦、國辦印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中指出：“建立檔案室工作新格局，各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要大力支持檔案部門加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保歸檔文件材料符合要求;把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)”。國家檔案局已出臺《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等規(guī)范性成文，目的都是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，各企業(yè)應(yīng)及時(shí)響應(yīng)國家號召，努力使單位檔案建設(shè)形成質(zhì)的飛躍，緊跟社會的發(fā)展。

3.5 建立企業(yè)檔案信息化相關(guān)制度，健全檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有序地進(jìn)行，每一項(xiàng)工作的開展都要有相應(yīng)的制度支撐[2]。如檔案數(shù)字化工作的展開就需要紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范，使單位內(nèi)部遵規(guī)執(zhí)行，達(dá)成默契，提高工作效率，各項(xiàng)工作有章可循。企業(yè)內(nèi)部制度可以借鑒國家檔案局印發(fā)的相關(guān)制度，并結(jié)合單位自身情況來制定。

4 結(jié)語

綜合上述的分析可看出，我國檔案信息化建設(shè)還要一個(gè)長期、系統(tǒng)的過程，如今的檔案不僅僅在于保管，而更重要的是開發(fā)和利用。一個(gè)企業(yè)利用好自己的檔案，就是利用好一筆別人無法替代的財(cái)富，做好檔案的信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的價(jià)值，使企業(yè)檔案信息資源合理配置，做到科學(xué)管理。本文提出了一些實(shí)際操作中可能遇到的問題和對這些問題的思考，希望對今后檔案行業(yè)的發(fā)展起到積極的作用。

【參考文獻(xiàn)】

【1】李明華.在全國檔案安全工作會議上的講話[J].中國檔案，2017（7）：14-21.

【2】崔艷梅.檔案信息化建設(shè)的問題與思考[J].北京石油管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，21（3）：29-32.