應(yīng)用PDCA循環(huán)提高醫(yī)院考勤合格率

● 錢 鵬

作為醫(yī)院人力資源管理、質(zhì)量管理的重要基礎(chǔ)工作之一，員工考勤是績效考核、年度考核、職稱考核等的重要依據(jù)，也是醫(yī)院正常運營、健康發(fā)展的重要依據(jù)。運用現(xiàn)代質(zhì)量管理PDCA 循環(huán)可以對考勤管理工作進行持續(xù)的質(zhì)量改進，形成一體化的考勤管理流程。

通過筆者走訪統(tǒng)計了江蘇地區(qū)幾家有代表性的公立醫(yī)院（包括：三級醫(yī)院、二級醫(yī)院）考勤管理情況了解到，2016年之前絕大部分醫(yī)院還采用的紙質(zhì)化考勤，每月整理匯總，不僅耗費了大量人力物力，而且不易保存，導(dǎo)致考勤效率低下、考勤合格率低下。因此，在考勤管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)，采用科學(xué)的考勤管理辦法，可以提升考勤效率、提高考勤合格率。

筆者結(jié)合自身工作單位——泰州市人民醫(yī)院的考勤管理質(zhì)量改進情況，談?wù)凱DCA應(yīng)用于考勤管理的具體實施效果。

在考勤管理中引用PDCA 管理學(xué)思維，運用質(zhì)量持續(xù)性改進積極實踐探索，按照PDCA 循環(huán)的4四個重要階段貫徹實施——制度計劃—執(zhí)行計劃—檢查效果—推行。 PDCA四個階段承上啟下，每個階段都有既定的工作方向、工作重點，環(huán)環(huán)相扣、相輔相成。計劃（P）：將考勤中存在的難點提煉成具體問題，羅列出這些問題的具體影響因素，篩選出主要問題、主要影響因素，具體問題具體研究，制定出解決問題的項目規(guī)劃；行動（D）：根據(jù)計劃，逐項行動，信息化考勤、專人管理、優(yōu)化流程、考勤隊伍建設(shè)、引導(dǎo)監(jiān)督；檢查（C）：對初期的項目規(guī)劃的完成情況進行檢查，評價完成目標(biāo)情況；推行（A）：總結(jié)考勤成功經(jīng)驗、推進標(biāo)準(zhǔn)流程建設(shè)、匯總新需求問題、借鑒先進管理檢驗，形成制度。

一、第一步：制定考勤管理計劃（P）

在未實施信息化考勤之前，根據(jù)各處（科）室考勤上報情況，統(tǒng)計了半年的考勤情況： 上報科室合計為：1308個，按要求（及時、準(zhǔn)確、休假管理）考勤的科室為：602個，合格率58%，合格率較為低下，且當(dāng)時匯總每一個月的考勤，從科室到人力資源部匯總，大約需要半個月時間，效率低、容易出錯。

對于這種情況，我們訪談了幾個具有代表性科室的考勤員，查閱了幾個月的考勤表，結(jié)合實際情況，進行了情況的分析研究，總結(jié)出原因：一是紙質(zhì)化考勤；二是執(zhí)行率低；三是不規(guī)范；這三方面因素占92.2%，為主要解決的重點。利用魚骨圖進行主要原因的解剖。（1）紙質(zhì)化考勤：不便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計、容易丟失；例如年終考核是要統(tǒng)計出勤、休假情況，要花費大量人力，時間長了，數(shù)據(jù)難找。（2）執(zhí)行力低下：漏報、重復(fù)報、不按時上報；例如忘記按規(guī)定時間上報考勤，導(dǎo)致全院的考勤匯總時間延后。（3）考勤不規(guī)范：缺少專人管理、休假與考勤不一致、上報流程不規(guī)范。例如請假審批時，批了10天假，實際考勤中沒有沒有上報或者少上報。

歸納問題，得出結(jié)論：解決考勤方式為治本問題，提高考勤員執(zhí)行力為過度問題，完善考勤制度為治標(biāo)問題。解決這三大項，可以確?？记诤细衤实奶岣摺?/p>

設(shè)定目標(biāo)值，目標(biāo)值的設(shè)定理由：

目標(biāo)值=現(xiàn)況值（為改革前考勤合格率58%）+改善值（由計算所得）

=現(xiàn)況值+現(xiàn)況值×圈能力（我們組共有5名成員，由全體圈員評價得分，需要多部門配合的打1分、需要一個部門配合的打3分，自行解決的 打5分，然后算出平均分，圈能力=平均分/5*100%）×改善重點（三大項改善，占所有因素的92%）=58+（58×0.4×0.92）=58+21=79

意味著改進之后，我們考勤合格率要達79%，比原本的58%，提高21%，實現(xiàn)考核合格率大幅度上升。

二、第二步：制訂執(zhí)行計劃（D）

通過問題原因分析，得出了提升考核合格率的解決要點——考勤方式、考勤員執(zhí)行力、考勤制度，解決這三方面的問題，可以從根本上解決考勤合格率低的問題。具體問題具體分析，組建解決考勤問題工作小組，小組成員發(fā)揮“頭腦風(fēng)暴”、實踐調(diào)查訪談，總結(jié)出解決問題的方案。

（一）建立線上考勤系統(tǒng)，取消紙質(zhì)考勤

通過醫(yī)院飛速發(fā)展的信息化水準(zhǔn)，為上線考勤系統(tǒng)提供技術(shù)支持，助力于醫(yī)院精細(xì)化管理，與信息中心攜手，在醫(yī)院綜合內(nèi)網(wǎng)平臺中加入考勤系統(tǒng)。第一、變革考勤上報方式，實行考勤網(wǎng)絡(luò)直報；第二、醫(yī)院OA 結(jié)合醫(yī)院短信平臺，進行考勤上報提醒；第三、信息化考勤上報，便于查看、監(jiān)管。系統(tǒng)上線之后，哪些科室有無及時、準(zhǔn)確上報考勤一目了然，不需要像以前一樣翻紙質(zhì)考勤表查詢，休假、缺勤不需要人為統(tǒng)計，系統(tǒng)自動篩選整合，大大的提高了考勤效率、合格率。

（二）設(shè)定部門專職考勤員，負(fù)責(zé)排班考勤

選出工作責(zé)任心強的員工作為科室考勤員，根據(jù)科主任、護師長的安排及時有效的排班考勤，對于考勤中出現(xiàn)的問題及時與科室領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部反映溝通。同時，排班考勤是醫(yī)院管理運行的基礎(chǔ)，考勤員則是醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的“守門人”，同時做好考勤員工作質(zhì)量提高的常態(tài)化管理，主要從三方面突破：第一，建立考勤工作交流群：通過建立群的方式，使相關(guān)通知可以及時發(fā)布，考勤人員可以及時了解，發(fā)現(xiàn)問題也可以及時溝通；第二，開展多形式的政策培訓(xùn)：協(xié)同辦公短信提示、郵件、院內(nèi)網(wǎng)通知、電話、會議培訓(xùn)；第三，加強科室考勤工作銜接，例如當(dāng)科室考勤員需要變動，要及時配置相應(yīng)的權(quán)限，同時要在科室考勤交接的基礎(chǔ)上開展針對性培訓(xùn)。

（三）規(guī)范請假流程，專人管理

在考勤系統(tǒng)中增加請假審批欄目，制訂出各類請假流程，申請人線上提交申請，由科主任、護士長審批同意后，提交至主管部門審批，主管部門同意后，提交院長、分管院長審批，最后人力資源部備案，流程結(jié)束后，請假成功者信息直接對應(yīng)入排班考勤系統(tǒng)中，減少人為操作的誤差。

（四）發(fā)揮人力資源部及紀(jì)檢部門職能作用，加大對考勤管理制度的宣傳及對制度執(zhí)行力度的監(jiān)管。

三級醫(yī)院尤其是大型三甲醫(yī)院職工眾多、大部分存在幾個院區(qū)，因此制度宣傳尤其重要，可以通過每周一次的院周會進行政策宣講、組織考勤員開展考勤制度學(xué)習(xí)等方式，科普考勤制度；同時對科室及考勤員的日常排班考勤進行監(jiān)督管理，確保考勤制度科學(xué)有效的實施執(zhí)行。

（五）草擬并試行新的《泰州市人民醫(yī)院考勤管理辦法》

出臺新的考勤管理辦法，將考勤制度、請假制度的具體管理、實施方法落到實處。

此外，考勤系統(tǒng)的建立，還會帶動加班費核算的便捷，之前加班費的核算，先要篩選各科室考勤表中的加班人員信息，再跟各科室上報的加班情況對比審核，在核算出加班費，耗時耗力。系統(tǒng)的上線，通過直接提取考勤系統(tǒng)中的加班人員信息，自動按標(biāo)準(zhǔn)核算出加班費，簡單方便。

三、第三步：檢查考勤管理工作的實施效果（C）

通過考勤管理項目的實施，全院考勤管理更加規(guī)范，時效性進一步增強，營造了更加規(guī)范、效率、更加人性化的工作氛圍。考勤方法得以改善；考勤員執(zhí)行力得以提高；考勤內(nèi)容得以規(guī)范。

改善前后對比圖：

項目 改善前 改善后 備注總科室 1038 1728考勤合格數(shù) 602 1486 上升合格率 58% 86% 上升

通過近一年的PDCA質(zhì)量改進，我院考勤管理得到了質(zhì)的飛越，考勤效率、合格率大幅度提升，改善后成果顯著，超額完成了前期目標(biāo)，目標(biāo)達成率133%，提升48%，不僅為日常的績效考核、科室管理奠定了堅實的基礎(chǔ)，也為醫(yī)院信息化精細(xì)管理添磚加瓦。但是，實施中發(fā)現(xiàn)，任然存在部分問題，如：校核功能差、考勤項目混淆不清、上報拖拉等，針對這些問題，還需要進行新的一輪PDCA循環(huán)，在循環(huán)中不斷改進提高。

四、第四步：考勤管理工作的處理階段（A）

總結(jié)PDCA改進中的經(jīng)驗成果，讓制度得到落實，根據(jù)國家相關(guān)政策規(guī)定與本院具體的考勤管理計劃相結(jié)合，適時動態(tài)調(diào)整，建立穩(wěn)固的政策基石 ，基于國家和醫(yī)院考勤休假相關(guān)政策和制度，出臺了《泰州市人民醫(yī)院考勤休假管理辦法》，辦法中優(yōu)化了考勤管理、規(guī)范了休假制度、明確了考勤工作制度，讓考勤管理制度由“一堆散沙”變?yōu)椤皥怨虈鷫Α?，讓明確的制度規(guī)范醫(yī)院考勤秩序。

后續(xù)中，考勤管理團隊還要按照PDCA 循環(huán)通過對考勤管理工作的檢查，將好的流程和做法進一步標(biāo)準(zhǔn)化，將未解決的問題或未實現(xiàn)的工作轉(zhuǎn)入下一個PDCA 循環(huán)來解決，繼續(xù)加強考勤信息化建設(shè)，進一步完善考勤員的激勵機制和考勤工作的效果評價，借鑒別的醫(yī)院和先進企業(yè)人力資源管理經(jīng)驗，結(jié)合院情進行提高管理水平。