運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)新印章管理新方法

印章是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要憑證，在法律上意味著公司的承諾、認(rèn)可和證明。印章代表了一個(gè)組織的全部對(duì)外活動(dòng)和對(duì)內(nèi)管理，是這個(gè)組織權(quán)力的象征。通過對(duì)印章使用管理現(xiàn)狀的分析，可以很好地透視一個(gè)企業(yè)內(nèi)部管理的狀況，發(fā)現(xiàn)其薄弱環(huán)節(jié)和隱含的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。但是，長期以來，我國企業(yè)的印章管理始終停留在制度管理的水平上，印章管理的現(xiàn)狀令人擔(dān)憂，因?yàn)橛≌鹿芾聿簧瞥霈F(xiàn)的各類案件觸目驚心。

建筑施工企業(yè)印章數(shù)量多、類型雜

對(duì)于建筑施工企業(yè)而言，印章分類眾多，大型建筑施工企業(yè)由于行業(yè)特點(diǎn)和跨地區(qū)經(jīng)營的需要，根據(jù)其性質(zhì)和用途，日常使用的印章大致可以分為三類，一是行政公章，即經(jīng)公安部門批準(zhǔn)并刻制備案的法定單位名稱章，行政公章代表了對(duì)應(yīng)組織(企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)或部門)日常對(duì)內(nèi)對(duì)外的各類經(jīng)營管理活動(dòng)，在其法定或書面授權(quán)范圍內(nèi)，行使企業(yè)經(jīng)營管理權(quán)利，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

二是冠以企業(yè)單位法定名稱，用于業(yè)務(wù)管理活動(dòng)并明確專門用途的業(yè)務(wù)專用章，例如合同專用章、財(cái)務(wù)專業(yè)章、資料專用章等。業(yè)務(wù)專用章一般可以以企業(yè)名義，在印章對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對(duì)外行使權(quán)利、承擔(dān)責(zé)任。

三是以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員或取得某種授權(quán)的人員的名義，代表企業(yè)實(shí)施職務(wù)行為的領(lǐng)導(dǎo)人印章。一般包括法定代表人、企業(yè)負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或其他取得授權(quán)人員的名章、簽字章等。領(lǐng)導(dǎo)人員印鑒章可以代表領(lǐng)導(dǎo)人員本人行使與本企業(yè)有關(guān)的職務(wù)管理權(quán)利和承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

此外，建筑施工企業(yè)在開展跨地區(qū)經(jīng)營活動(dòng)時(shí)，需要設(shè)置區(qū)域性生產(chǎn)經(jīng)營單位，以及應(yīng)項(xiàng)目所在地建設(shè)行政管理部門要求而開設(shè)的窗口單位。這些單位除存在各種行政公章外，還需要在合同簽約、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目施工、工程結(jié)算等方面刻制相應(yīng)的印章?？梢?，大型建筑施工企業(yè)的印章種類、數(shù)量繁多。

大型建筑施工企業(yè)由于生產(chǎn)經(jīng)營的需要，一般會(huì)設(shè)置多級(jí)法人或多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，而這些子公司或分支機(jī)構(gòu)及其職能部門都需要刻制相應(yīng)的印章來實(shí)施生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)。同時(shí)，由于建設(shè)工程項(xiàng)目存在獨(dú)立性和流動(dòng)性的特點(diǎn)，每個(gè)工程項(xiàng)目也需要在一定職權(quán)范圍內(nèi)代表企業(yè)與相關(guān)方之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來或進(jìn)行信息溝通，這也需要刻制項(xiàng)目部公章或技術(shù)資料專用章等實(shí)施相關(guān)的行為。

建筑施工企業(yè)印章管理風(fēng)險(xiǎn)大、難追責(zé)

建筑施工企業(yè)數(shù)量多、種類各異的印章直接為企業(yè)的印章管理工作帶來了難題，由于建筑產(chǎn)品的生產(chǎn)周期長，項(xiàng)目實(shí)施過程中需要涉及使用印章的事項(xiàng)較多，各個(gè)業(yè)務(wù)管理?xiàng)l線的部門章、專用章以及項(xiàng)目部公章等使用頻率很高，特別是大型建筑施工企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目多，涉及到的印章使用頻率比一般企業(yè)要高出許多。同時(shí)，大型建筑施工企業(yè)承接的一些大規(guī)模、標(biāo)志性項(xiàng)目的施工周期可能長達(dá)5、6年，印章使用次數(shù)也遠(yuǎn)超一般項(xiàng)目，這也間接為建筑施工企業(yè)的印章管理帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。

此外，建筑施工企業(yè)在跨地區(qū)經(jīng)營過程中還會(huì)碰到異地招投標(biāo)、異地簽約、異地辦理各種手續(xù)等情況，大多需要用到企業(yè)公章。一些大型建筑施工企業(yè)業(yè)務(wù)范圍遍布全國，一旦同時(shí)多個(gè)地區(qū)開展投標(biāo)活動(dòng)，如何安排公章使用便成了一個(gè)難題。由于當(dāng)前電子印章尚未被市場廣泛接受，有些企業(yè)只能采用“空運(yùn)印章”。但這直接造成了高額的印章管理成本，同時(shí)，在異地印章管理過程中經(jīng)手人員多且雜，可能同時(shí)在幾個(gè)地方傳遞使用印章，一次異地用印往往會(huì)加蓋許多書面資料，這就讓企業(yè)印章主管部門無法對(duì)印章的使用進(jìn)行有效監(jiān)管，使企業(yè)的印章管理存在諸多風(fēng)險(xiǎn)。因此，如何協(xié)調(diào)好企業(yè)的異地用章，已成為不少大型建筑施工企業(yè)的一個(gè)管理難題。

當(dāng)前，很多大型建筑施工企業(yè)建立了嚴(yán)格的用印審批制度，但在具體執(zhí)行過程中卻不同程度地存在審核把關(guān)不嚴(yán)、印章使用隨意性比較大的現(xiàn)象。一些企業(yè)對(duì)于印章管理審核不嚴(yán)，用印審批手續(xù)不全，忽視印章管理流程；部分企業(yè)對(duì)于印章管理監(jiān)管松懈，印章管理人員職責(zé)不清、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，用印人員自行蓋章等情況時(shí)有發(fā)生，蓋印區(qū)域缺乏管理，留下企業(yè)公章被偷蓋、私蓋和“蓋白”等隱患。建筑施工企業(yè)印章管理還存在法律風(fēng)險(xiǎn)大的問題，分支機(jī)構(gòu)章、部門章、項(xiàng)目部章等被超范圍用于簽訂未經(jīng)審批的合同、擔(dān)保文件、承諾或確認(rèn)其他與經(jīng)濟(jì)有關(guān)的事項(xiàng)，為企業(yè)留下安全隱患。

建筑行業(yè)的交易習(xí)慣和特性決定了建筑施工企業(yè)長期以來對(duì)印章重發(fā)放、輕回收，突出表現(xiàn)在項(xiàng)目部公章何時(shí)回收、誰來回收、何時(shí)銷毀、如何銷毀等問題上。工程建設(shè)項(xiàng)目從竣工驗(yàn)收到完成竣工結(jié)算所需周期較長，項(xiàng)目一旦完成竣工驗(yàn)收，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)通常就地解散或轉(zhuǎn)到其他項(xiàng)目，項(xiàng)目印章也隨之處于個(gè)人保管或無專人管理的狀態(tài)中。印章的回收、封存、銷毀工作往往缺乏有效的制度安排，更缺乏專人負(fù)責(zé)和處置，極易造成印章管理失控、印章丟失等情況。大型企業(yè)因?yàn)橐?guī)模大、工程項(xiàng)目多，加之工程項(xiàng)目結(jié)束后的竣工結(jié)算、質(zhì)量保修等因素，項(xiàng)目印章不會(huì)被及時(shí)銷毀，直接導(dǎo)致一些企業(yè)項(xiàng)目章的數(shù)量往往非常龐大。

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理企業(yè)印章

當(dāng)前，越來越多的信息化手段被運(yùn)用到建筑施工企業(yè)的合同管理、財(cái)務(wù)管理、施工生產(chǎn)要素管理和日常辦公等領(lǐng)域，但在印章管理方面，還基本停留在傳統(tǒng)方式和手段上。建筑施工企業(yè)對(duì)于印章管理的手段還較為落后。由于缺乏統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)印章的使用狀態(tài)了解不清，印章偷蓋、濫蓋、多蓋事件屢屢發(fā)生，并因此引發(fā)了諸多法律風(fēng)險(xiǎn)事件。

對(duì)于大型建筑施工企業(yè)來說，印章已經(jīng)成了經(jīng)營管理正常運(yùn)行必不可少的關(guān)鍵要素和關(guān)鍵資源，所以必須重視對(duì)于印章的管理使用。通過建立完善的印章管理體系，摸清企業(yè)印章管理現(xiàn)狀，不斷梳理印章管理過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)印章管理流程，從而完善企業(yè)印章管理制度。在建立完善的印章管理體系基礎(chǔ)上，還要進(jìn)一步落實(shí)印章使用管理要求，對(duì)企業(yè)的印章刻制、印章啟用、印章領(lǐng)用、印章保管、印章回收、印章銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)作出明確要求。

同時(shí)，建筑施工企業(yè)還要對(duì)印章管理進(jìn)行不定時(shí)督促檢查，設(shè)置專門人員對(duì)印章進(jìn)行保管管理，對(duì)于企業(yè)出現(xiàn)的印章管理問題實(shí)現(xiàn)責(zé)任可追溯。更重要的是，企業(yè)印章管理要不斷創(chuàng)新，利用新技術(shù)實(shí)現(xiàn)印章管理方法、手段的創(chuàng)新。

在創(chuàng)新印章管理的需求下，印章物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)運(yùn)而生，印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)是目前國內(nèi)先進(jìn)的印章管理系統(tǒng)，應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過軟件驅(qū)動(dòng)設(shè)備自動(dòng)蓋章，從印章管理和使用的角度為企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制與有效管理，可以很好的解決集團(tuán)的印章管理需要。印章物聯(lián)網(wǎng)的核心價(jià)值就是利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的印章管理辦法進(jìn)行革新，讓終端設(shè)備完成印章的管理和使用工作，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理、人印分離、全程記錄、過程追溯等，保障印章管理安全，提高用印效率，降低法律風(fēng)險(xiǎn)和管理成本。

印章物聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)主要由管理平臺(tái)和物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備終端組成，平臺(tái)充分利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)企業(yè)印章進(jìn)行遠(yuǎn)程授權(quán)管理，設(shè)備終端按照授權(quán)指令進(jìn)行蓋章并記錄整個(gè)蓋章過程，以此加強(qiáng)印章的使用安全，有效的實(shí)現(xiàn)了用印前審批、設(shè)備管理印章、用印過程可追溯。此外，通過印章物聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)還可以對(duì)企業(yè)所有的印章使用情況進(jìn)行系統(tǒng)分析，實(shí)時(shí)了解印章使用動(dòng)態(tài)。

將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在印章管理為企業(yè)帶來了多方面的價(jià)值，首先，降低了印章管理風(fēng)險(xiǎn)，終端設(shè)備實(shí)現(xiàn)人印隔離，設(shè)備按授權(quán)指令蓋章，用印全過程都可以被記錄并責(zé)任到人；其次，節(jié)約企業(yè)管理成本，終端設(shè)備代替人工蓋章，對(duì)印章進(jìn)行保管，可以減少人員管理成本，同時(shí)設(shè)備在用印現(xiàn)場使用，還可以減少差旅、快遞等辦公成本；第三，提高了辦公效率，將終端設(shè)備放置到用印現(xiàn)場，通過遠(yuǎn)程授權(quán)后就可以隨時(shí)使用，大大提高了員工工作效率；第四，方便辨別印章真?zhèn)?，企業(yè)相關(guān)合作方通過微信掃一掃就可以知道該印章是否為合作企業(yè)正規(guī)印章，以及是否被企業(yè)授權(quán)使用，相關(guān)信息一目了然；第五，創(chuàng)新管理，利用前沿的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以規(guī)范印章使用，并進(jìn)行管理創(chuàng)新；第六，提升企業(yè)品牌，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以讓社會(huì)以及合作企業(yè)感受到先進(jìn)的印章管理辦法，從而進(jìn)一步提升企業(yè)品牌，擴(kuò)大企業(yè)知名度，最終產(chǎn)生潛在價(jià)值。