企業(yè)檔案高效化管理的重要性及策略探究

韋爾才

摘 要：企業(yè)檔案是對(duì)企業(yè)各種信息進(jìn)行管理的記錄，也是企業(yè)發(fā)展的見證。在當(dāng)前管理中，依據(jù)現(xiàn)代化社會(huì)的背景，必須了解發(fā)展形式要求。在檔案管理中把握住企業(yè)檔案管理的主流趨勢(shì)，如何合理開展各項(xiàng)工作成為關(guān)鍵，必須注意的是發(fā)揮檔案資源的作用，實(shí)施深入性分析。

關(guān)鍵詞：高效化;企業(yè)檔案;策略;重要性

一、企業(yè)檔案高效化管理的重要性

（一）高效化管理可以為檔案管理創(chuàng)造有利條件

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)實(shí)施高效化管理模式可以更好地使檔案管理人員之間形成有效的連接，不斷提高協(xié)作效率，這樣可以化解在傳統(tǒng)模式下檔案管理可能存在的風(fēng)險(xiǎn)與矛盾，為構(gòu)建完善的檔案管理體系奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)也對(duì)常態(tài)化的檔案管理具有極大的促進(jìn)作用[1]。

（二）有助于形成良好的檔案管理文化

在高效化管理模式下，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，通過(guò)業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)形成良好的企業(yè)管理文化，這樣可以落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)而不斷提高整個(gè)檔案管理水平與此同時(shí)，還可以促使檔案管理工作逐步朝著制度化的方向發(fā)展，通過(guò)制度做好管理。

（三）啟發(fā)發(fā)展思路

企業(yè)決策是企業(yè)的核心，而決策恰恰建立在企業(yè)龐大、完整、可靠的信息基礎(chǔ)上。企業(yè)將過(guò)去和現(xiàn)在的各種情況、數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，并與現(xiàn)實(shí)中的客觀條件和主觀條件進(jìn)行比較，從而幫助企業(yè)對(duì)未來(lái)的發(fā)展做出科學(xué)的判斷?？茖W(xué)判斷和決策前的參考信息和數(shù)據(jù)就是從檔案信息中提取的[2]。企業(yè)通過(guò)這些檔案資料，能夠積累、掌握、判斷企業(yè)情況，如企業(yè)生產(chǎn)能力、技術(shù)潛力、物質(zhì)條件、人才儲(chǔ)備等內(nèi)部情況和諸如本行業(yè)、本系統(tǒng)、市場(chǎng)環(huán)境等外部情況。企業(yè)可以通過(guò)比較、分析和研究大量可靠的、歷史的、現(xiàn)實(shí)的檔案信息，最終預(yù)測(cè)企業(yè)活動(dòng)未來(lái)的發(fā)展和變化。這樣方便企業(yè)評(píng)估情況，做出科學(xué)的決策，制訂切實(shí)可行的企業(yè)方針和發(fā)展規(guī)劃，減少?zèng)Q策的武斷和盲目。

二、企業(yè)檔案高效化管理的策略

（一）管理理念的精細(xì)化

任何一項(xiàng)工作的創(chuàng)新都需要以理念為出發(fā)點(diǎn)，這也是基本保障，所以，在企業(yè)檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中，要將精細(xì)化理念創(chuàng)新放在首要位置，以此來(lái)保障檔案管理創(chuàng)新的有效實(shí)施。目前，企業(yè)檔案管理正在朝著知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化以及社會(huì)化的方向發(fā)展，這也是企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理理念的主要體現(xiàn)，同時(shí)也是檔案管理工作的延伸。企業(yè)需要在分析檔案管理理論與工作經(jīng)驗(yàn)中尋找突破口，形成具有特色的檔案管理體系，總結(jié)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，尋找工作中存在的問(wèn)題，同時(shí)分析未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)到檔案信息價(jià)值需要發(fā)揮檔案自身的作用。只有將檔案精細(xì)化整理，才能使其變成企業(yè)需要的信息，進(jìn)而使檔案獲得有效利用。因此，在過(guò)程中需要加強(qiáng)檔案管理效率意識(shí)，發(fā)揮檔案的內(nèi)在價(jià)值。

（二）崗位設(shè)計(jì)與流程設(shè)計(jì)是檔案高效化管理的重點(diǎn)

企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程較長(zhǎng)，文件檔案歸檔、移交檔案室鑒定、檔案載體的測(cè)試、整理、類、編目、裝訂、上架等，真正成為檔案需要多個(gè)工作環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)又包含3到6個(gè)步驟。檔案管理人員進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中，要認(rèn)真核對(duì)，杜絕遺漏現(xiàn)象的發(fā)生;在檢查過(guò)程中，還需要認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)目與種類，堅(jiān)決杜絕任何錯(cuò)誤的發(fā)生。在形成檔案之后，還需要對(duì)檔案進(jìn)行安全管理，提供查詢利用等后續(xù)工作。所以，依照檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行崗位設(shè)計(jì)與流程設(shè)計(jì)是精細(xì)化檔案管理的重點(diǎn)。崗位設(shè)計(jì)主要就是依照檔案工作需要來(lái)規(guī)定每個(gè)崗位任務(wù)、責(zé)任以及權(quán)力。崗位設(shè)計(jì)能夠?qū)n案工作的崗位職責(zé)內(nèi)容和履行職責(zé)內(nèi)容以及績(jī)效評(píng)價(jià)等內(nèi)容進(jìn)行融合[3]。流程設(shè)計(jì)就是以制度形式和信息化管理方式，規(guī)范每一個(gè)檔案崗位的關(guān)系，通過(guò)工作流程與過(guò)程控制以及總結(jié)評(píng)估等方式，將多個(gè)崗位進(jìn)行聯(lián)系與協(xié)調(diào)。通過(guò)科學(xué)的崗位設(shè)計(jì)與流程設(shè)計(jì)能夠使檔案管理工作更加規(guī)范。另外，再配合評(píng)估考核體系，能夠充分調(diào)動(dòng)員工對(duì)本職工作的積極性，同時(shí)還能夠提升員工的工作效率。

（三）強(qiáng)化信息化建設(shè)

建立企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)，這樣不僅能夠有效服務(wù)廣大用戶，還可以加強(qiáng)企業(yè)檔案資源的開發(fā)與利用，讓其更加系統(tǒng)化、合理化。隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，企業(yè)檔案信息變得十分零散且越來(lái)越復(fù)雜化。因此，必須要對(duì)這些檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，進(jìn)一步打破企業(yè)部門之間各自為政問(wèn)題，構(gòu)建完整的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理。這樣的方式不僅要實(shí)現(xiàn)資源共享，還需要實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，提升企業(yè)檔案的利用效率，避免出現(xiàn)不必要的浪費(fèi)和重復(fù)，進(jìn)而使得企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用更加科學(xué)、合理。

（四）健全檔案管理制度

在現(xiàn)有檔案工作創(chuàng)新管理中，涉及面廣，要求高，在整個(gè)過(guò)程中必須以制度化作為基礎(chǔ)，以剛性制度作為基礎(chǔ)，在規(guī)范化管理中，進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)的更新。依據(jù)檔案管理工作的精細(xì)化和專業(yè)化管理等，在各項(xiàng)工作創(chuàng)新中需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。在制度完善的階段，必須掌握關(guān)鍵點(diǎn)。只有確保檔案工作從收集、整理和后續(xù)應(yīng)用的合理性，才能確保檔案的有效性。在評(píng)價(jià)創(chuàng)新中，對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)分析，明確新增的種類和數(shù)量等，將其作為硬性指標(biāo)，只有發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，才能符合軟件指標(biāo)要求。

（五）提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)

一方面，要根據(jù)企業(yè)檔案工作實(shí)際，加大專業(yè)人才引進(jìn)力度;另一方面，要做好現(xiàn)有檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，構(gòu)建人才隊(duì)伍培訓(xùn)常態(tài)化模式，不斷完善檔案從業(yè)者的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu);此外，還要培育檔案人員的服務(wù)意識(shí)，鼓勵(lì)他們根據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際，主動(dòng)為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)檔案查詢、利用服務(wù)，助力企業(yè)發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，企業(yè)檔案是企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的信息資料，具有經(jīng)濟(jì)性、知識(shí)性和綜合性等特點(diǎn)。做好企業(yè)檔案管理工作，對(duì)保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、繁榮企業(yè)文化、規(guī)范企業(yè)日常管理都具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理，應(yīng)不斷完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，搭建企業(yè)檔案管理信息化管理平臺(tái)，提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素能，為企業(yè)的發(fā)展、壯大不斷提供有價(jià)值的信息資源支持和保障，推動(dòng)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，使企業(yè)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)

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[3]高燕春.提升企業(yè)檔案管理工作的思路與舉措[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（21）：119+123.