高校檔案管理數(shù)字化探討

摘要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，各行各樣都在不斷的探究如何搭上互聯(lián)網(wǎng)這趟快車，如何將自身的產(chǎn)業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化管理。對于高校檔案管理來說也需要更大的創(chuàng)新才能夠讓高校檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化管理，讓互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)大量融入到高校檔案管理工作當(dāng)中，可以明顯的減少檔案管理時間，提升檔案管理效率，并且檔案管理數(shù)字化也可以減少檔案信息泄露現(xiàn)象，讓檔案的分享可以更加便捷，而這也真貼合國家對于傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的要求，而在本文當(dāng)中所要探究的就是高校檔案管理數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理：數(shù)字化：對策

高校檔案對于高校來說有著十分重要的價值，高校檔案一般都記錄著高校的科研教育、學(xué)?；顒印W(xué)生信息等等信息資源，可以說高校檔案是高校發(fā)展歷史的記錄載體，高校檔案建設(shè)水平的高低可以側(cè)面反映高校辦學(xué)的綜合質(zhì)量。而在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的今天，高校也在面臨著一個問題，那就是如何讓互聯(lián)網(wǎng)融入到高校檔案管理的日常工作中，也就是如何實現(xiàn)高效檔案管理數(shù)字化。眾所周知，在互聯(lián)網(wǎng)+時代，互聯(lián)網(wǎng)給每個行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級帶來了機(jī)遇，一些行業(yè)也借助互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展成為行業(yè)巨頭，互聯(lián)網(wǎng)讓人們的生活更加便捷。而對于高校檔案來說在沒有利用互聯(lián)網(wǎng)之時大多是進(jìn)行的紙質(zhì)檔案管理，這就給檔案的查閱、管理等工作造成了巨大難度，如果高校檔案管理能夠有效實現(xiàn)數(shù)字化管理，那么整個管理流程必將會被進(jìn)一步嚴(yán)格規(guī)范，也會讓高校檔案管理進(jìn)入高科技技術(shù)管理層次。但是值得注意的是，目前高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍然存在出多問題，需要不斷改進(jìn)和完善。

一、高校檔案管理數(shù)字化的可行性

互聯(lián)網(wǎng)在社會信息資源傳播當(dāng)中具備無可替代的作用，在社會方方面面的信息處理都會利用到網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)融人到各個行業(yè)，對于高校檔案管理來說也不例外，在高校檔案管理的日常工作當(dāng)中需要處理的信息十分巨大，特別是在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理當(dāng)中更是需要大量的人力、物力來進(jìn)行檔案管理。而伴隨著各大高校校園網(wǎng)絡(luò)的建立，檔案管理工作也可以借助校園網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)數(shù)字化管理，檔案管理也只有不斷的去利用互聯(lián)網(wǎng)，才能在工作效率上取得大幅度的提升。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案查閱過程當(dāng)中，可以由傳統(tǒng)的人工查閱代替為計算機(jī)查閱，這樣的查閱方式的轉(zhuǎn)變提高了查閱的準(zhǔn)確性，更是降低了檔案查閱的工作強(qiáng)度。此外，才傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)收集過程當(dāng)中，需要將零散的信息收集起來并且進(jìn)行歸檔分類，這一套流程運(yùn)行下來將會占用大量工作時間，但是只要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在原有的網(wǎng)絡(luò)檔案中，只要查閱到相應(yīng)的檔案然后將新收集到的數(shù)據(jù)融入進(jìn)去則可以減少工作時間，提升工作效率。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。在高校檔案管理工作當(dāng)中，常常因為領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足，從而導(dǎo)致檔案管理工作的軟硬件設(shè)備不足，這就給檔案管理的數(shù)字化建設(shè)帶來很大難度，導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)庫難以有效建設(shè)，并且在大多數(shù)情況下數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)導(dǎo)人會存在重復(fù)性導(dǎo)人。多數(shù)數(shù)據(jù)的使用效率不高，沒有進(jìn)行相應(yīng)的檢索刪除，這都是由于目前數(shù)據(jù)庫設(shè)備等級較低，數(shù)據(jù)庫也難以有效的分離出對應(yīng)的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫不完整自然難以讓檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行下去，也難以滿足用戶的不同需求，使得檔案數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)共享。

（二）高校檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足。資金投入的缺乏、軟硬件技術(shù)的缺乏都嚴(yán)重制約著高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作，高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要的設(shè)備大多是目前比較高新的科學(xué)技術(shù)以及數(shù)字化設(shè)備，如果沒有充足的資金支持難以購買這些設(shè)備，也難以建立起檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)。同時，檔案管理工作中，需要大量的人力和物力將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)入到電子檔案，這也需要充足的資金支撐。此外，在部分高校建設(shè)檔案數(shù)字化期間，軟硬件設(shè)備更新不及時，以及領(lǐng)導(dǎo)層次觀念轉(zhuǎn)變不及時，仍然認(rèn)為高校檔案數(shù)字化建設(shè)只是單純的利用好計算機(jī)就行了，缺乏必要的其他設(shè)備補(bǔ)充，并且計算機(jī)仍然停留在老舊的計算機(jī)，難以有效支撐高校檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，資金短缺目前將成為高校檔案數(shù)字化建設(shè)最大的阻力。

（三）高校檔案工作缺乏復(fù)合型人才。涉及到互聯(lián)網(wǎng)的使用必須要談到的是互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)人才，對于高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變這一項工作同樣離不開這些復(fù)合型人才，這都要求著高校檔案管理人員必須具備極高的綜合素質(zhì)，并且有著檔案數(shù)字化設(shè)備的操作能力，有著較強(qiáng)的計算機(jī)操作能力才能更好的去適應(yīng)高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，但是在目前高校檔案管理人員當(dāng)中，因為存在管理人員老齡化現(xiàn)象，以及檔案管理人員計算機(jī)操作水平較低，這些都嚴(yán)重制約著高校檔案管理數(shù)字化的形成，因此，高校檔案管理數(shù)字化工作十分缺少這類復(fù)合型人才。

三、加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。充實的數(shù)據(jù)庫建設(shè)是高校檔案數(shù)字化必備的前提條件，因此對于高校自身而言應(yīng)該先行建立一些十分重要的數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行框架結(jié)構(gòu)的構(gòu)建。1.建立高?；鶎訄蟊砗透咝顟B(tài)數(shù)據(jù)庫。高?；A(chǔ)報表和高效狀態(tài)數(shù)據(jù)庫對于高校來說是每年必須要完成的工作，那么在實現(xiàn)高效檔案數(shù)字化的過程中，就要先將這一基礎(chǔ)必做的工作內(nèi)容建立成為數(shù)據(jù)庫，讓高校的各部門能夠在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中填人對應(yīng)的數(shù)據(jù)，而不是在利用紙質(zhì)填寫，可以明顯提高工作效率。2.建立檔案管理主頁。一個良好的數(shù)據(jù)庫不能缺少主頁的存在，主頁的主要功能是將所有的數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進(jìn)行羅列，以便能夠更好的幫助使用者進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，在主頁設(shè)計當(dāng)中應(yīng)該容納所有數(shù)據(jù)庫板塊內(nèi)容，要更多的利用聲像、圖文來進(jìn)行設(shè)計。

（二）加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設(shè)。人才的有效利用是高校檔案管理數(shù)字化成功的關(guān)鍵之處，在高校檔案管理的過程當(dāng)中，管理的主體仍然是人，而檔案管理的數(shù)字化設(shè)備需要更多專門人才來進(jìn)行管理。因此，在實現(xiàn)高效檔案管理數(shù)字化的過程中，必須要有一支專門的信息資源管理人才隊伍來進(jìn)行支撐。那么在選擇人才的時候要參考的準(zhǔn)則是：首先，要選擇有責(zé)任心，能夠吃苦耐勞，有創(chuàng)新精神的專業(yè)人才來加入這支隊伍，在招收人員之后要對管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，既要培養(yǎng)管理人員的業(yè)務(wù)能力，更要提升他們個人素質(zhì)能力。其次，在引進(jìn)專業(yè)人才隊伍之后要解決這類人才的后顧之憂，能夠給予他們穩(wěn)定的工作環(huán)境，同時也要讓他們在職稱評定方面給予一定的優(yōu)惠政策。最后，對于高校而言要大膽引入競爭機(jī)制，通過鯰魚效應(yīng)我們知道，在一個團(tuán)隊當(dāng)中只有通過不斷的競爭才能促使整個團(tuán)隊的人員更出色的完成工作。

（三）加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。高校檔案管理數(shù)字化工作必將是一項十分龐大的工作，在建立這一系統(tǒng)之時必須嚴(yán)格的遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在高校內(nèi)部建立數(shù)字化系統(tǒng)時，要自主形成檔案數(shù)字化工作的制度體系，讓高校在檔案管理數(shù)字化方面能夠做到更好。同時高校檔案管理部門在實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化中，也要嚴(yán)格遵守國家規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能真正切實建立起一整套檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)。

四、結(jié)束語

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各大高校開始逐漸重視檔案管理工作，也在不斷探索檔案管理信息化建設(shè)，在這一過程當(dāng)中，必須要實現(xiàn)的就是檔案管理數(shù)字化建設(shè)，通過將互聯(lián)網(wǎng)融入到檔案管理日常工作當(dāng)中，可以有效建立起高校檔案管理數(shù)字化體系，這樣既能代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，能夠讓檔案管理工作更加輕松便捷，也更加有助于實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]石秀麗，高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺的建設(shè)[J]電子技術(shù)與軟件工程，2018，（21）：2.

[2]姚樹靜.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)淺析[J]山東廣播電視大學(xué)學(xué)報，2018.（01）：73-74+78.

[3]曹方玲，數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)模式初探[J]科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2017，（14）：222-223.

作者簡介：朱小菊，女，1968年5月出生，湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織人事處工作，本科學(xué)歷，檔案館員，研究方向：高校檔案管理。