新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

王月明

摘要：在改革開放的新時期，我國的國民經(jīng)濟(jì)在快速的發(fā)展，新時期事業(yè)單位作為公益事業(yè)的重要組成部分，對檔案管理工作提出了比較高層次的要求，傳統(tǒng)的檔案管理工作局限性較為突出，不能滿足新時期的要求。本文立足于事業(yè)單位檔案管理工作的原則及意義，對目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，基于此探討新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

引言

加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案的管理，可對檔案中的信息資源進(jìn)行分析，利用分析結(jié)果對事業(yè)單位未來的工作進(jìn)行指導(dǎo)。同時，對檔案資源進(jìn)行積極地開發(fā)，可以實現(xiàn)檔案價值的最大化，對于事業(yè)單位未來的發(fā)展有重要的意義。因此，事業(yè)單位應(yīng)不斷的對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 事業(yè)單位檔案管理手段相對落后

事業(yè)單位檔案管理手段問題一直是影響其發(fā)展的原因之一。目前來講，國內(nèi)大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理中存在著軟件和硬件設(shè)施投入不一致的問題，所以對于實際檔案管理工作存在著極為明顯的影響，難以達(dá)到國家要求的標(biāo)準(zhǔn)。另外，在事業(yè)單位檔案管理工作中，資金的投入力度是十分有限的，使檔案存放沒有固定的房間，甚至有些單位將檔案與易燃物品存放在一起，很容易因意外造成檔案的損毀。另外，檔案在管理過程中手段較為落后，現(xiàn)代化建設(shè)中，計算機(jī)科技發(fā)展十分迅速，但許多事業(yè)單位在檔案管理中仍采用傳統(tǒng)的管理方式，使檔案管理無論從思維管理模式還是技術(shù)管理模式方面都無法滿足新時期的需求。

1.2管理工作不到位

1.2.1檔案收集難

很多事業(yè)單位檔案管理工作不夠規(guī)范，在材料收集過程中管理制度不能發(fā)揮其實際作用，沒有嚴(yán)格的檔案材料收集考核，不交檔案、材料缺漏、不完整的情況常有發(fā)生，很多部門都是各司其職，缺乏溝通，導(dǎo)致檔案管理收集工作難以進(jìn)行。

1.2.2管理人員責(zé)任意識薄弱

近幾年，事業(yè)單位的發(fā)展比較迅速，單位很少具備專業(yè)的檔案管理人員，兼職的檔案管理人員也沒有及時進(jìn)行學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，致使單位的檔案管理不規(guī)范，出現(xiàn)很多錯誤與紕漏。缺乏基礎(chǔ)的檔案管理常識，存在檔案胡亂涂抹標(biāo)注的情況。

1.2.3檔案管理的設(shè)備落后

落后單一的檔案管理工作致使檔案開發(fā)利用率較低，參考價值和服務(wù)資源未能得到有效發(fā)揮，檔案處于被動的狀態(tài)。庫房設(shè)備不達(dá)標(biāo)，檔案材料出現(xiàn)了發(fā)霉、發(fā)潮、蟲蛀等現(xiàn)象，受到嚴(yán)重?fù)p毀，完整性沒有保障。

1.3缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在檔案管理工作中專業(yè)的檔案管理人員對提高檔案管理工作效率有非常重要的作用。縱觀現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理隊伍中很多檔案管理人員并非專職，而是身兼多職，在頻繁的工作變動中，難以應(yīng)付檔案管理工作，缺乏專業(yè)的理論知識和責(zé)任心，不利于檔案管理工作的開展。檔案管理人員在兼職的情況下沒有及時開展檔案學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，不了解檔案的具體規(guī)程，對檔案簡單地貼上標(biāo)簽，裝進(jìn)檔案盒，放進(jìn)檔案柜，導(dǎo)致檔案材料在劃分、歸類、整理等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)錯誤，移交過程也難以順利進(jìn)行，工作效率低。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

2.1 制定完善的檔案管理制度

許多事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理制度，主要是因為事業(yè)單位不重視檔案管理制度。所以，要提高檔案管理效率，首先就要讓事業(yè)單位意識到檔案管理工作的重要性，轉(zhuǎn)變事業(yè)單位的檔案管理理念，制定完善的檔案管理制度。比如，將檔案管理工作作為單位的日常管理工作之一，使全體職工意識對檔案管理工作有更全面的認(rèn)識，從而主動的參與檔案管理工作，在減輕管理人員工作負(fù)擔(dān)的同時，提高檔案管理工作效率。定期將員工組織起來，對檔案管理工作進(jìn)行宣傳，強(qiáng)化員工的檔案管理意識。另一方面，在檔案管理制度方面，應(yīng)明確各檔案管理人員在檔案管理工作中的職責(zé)，使其能夠加強(qiáng)對檔案的管理，實現(xiàn)檔案資源價值的最大化。檔案管理人員不能只是簡單的將檔案信息收集、儲存起來，還應(yīng)該對其中的內(nèi)容進(jìn)行全面的檢查、核對、分析，將分析結(jié)果傳遞給相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)，為事業(yè)單位制定未來的發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)。

2.2提高檔案信息的利用效率

要提高事業(yè)單位檔案管理效率，實現(xiàn)檔案信息價值的最大化，就應(yīng)提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。所以，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，要將信息化技術(shù)利用起來，提高檔案管理工作效率，促使事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。比如，采用專業(yè)的檔案管理軟件，制定完善的檔案目錄，并按照目錄對檔案進(jìn)行分類，輸入到計算機(jī)中，利用軟件對所輸入的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子文檔，可以使檢索工作更加方便。如建立規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫，利用多媒體技術(shù)，將文字檔案、圖片檔案、音頻檔案等進(jìn)行統(tǒng)一管理，并刻錄成光盤備份，以免出現(xiàn)從數(shù)據(jù)丟失的情況。

2.3提高檔案管理人員素質(zhì)

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)決定著管理工作效率。所以，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人才隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。比如，在招聘檔案管理人員時，應(yīng)要求其具備一定的檔案管理經(jīng)驗，能夠靈活的運用各種現(xiàn)代化的管理手段對檔案進(jìn)行管理。在合理運用ERP管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位新進(jìn)的檔案管理人員，應(yīng)對其進(jìn)行系統(tǒng)性的內(nèi)部培訓(xùn)，使其了解本單位的檔案管理情況，熟悉各類檔案的存檔方式及位置，以及各種檔案的價值等，這樣才能使新進(jìn)人員更快的獨立上崗工作。而對于在崗檔案管理人員，則要定期對其進(jìn)行培訓(xùn)，或者為其提供到專業(yè)機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)的機(jī)會，使其能夠掌握先進(jìn)的檔案管理里面和方法，從而提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。

結(jié)語

綜上所述，新時期事業(yè)單位的檔案管理工作重點應(yīng)在創(chuàng)新發(fā)展，只有從檔案管理人才、管理模式、服務(wù)手段以及設(shè)備等方面進(jìn)行創(chuàng)新完善，方能改善目前事業(yè)單位檔案管理中存在的導(dǎo)致檔案管理工作效率低下的諸多問題，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理更好發(fā)展。

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