關于國有企業(yè)檔案工作業(yè)務監(jiān)督指導機制研究

洪巧燕

摘 要：國有企業(yè)檔案是我國檔案館藏主體的重要組成部分，且占有較大比重，在社會主義經濟建設工作中扮演著重要作用。本文以廣東M集團為例先是通過對國有企業(yè)檔案工作業(yè)務監(jiān)督指導管理現狀進行研究，對監(jiān)督指導體系原理及管理工作中存在的諸多問題進行分析，進一步針對國有企業(yè)實際情況提出具有建設性意義的監(jiān)督指導方式，以此提升國企在檔案工作方面上監(jiān)督與指導業(yè)務職責再上新臺階。

關鍵詞：國企;企業(yè)檔案;業(yè)務工作;監(jiān)督指導

一、國有企業(yè)檔案監(jiān)督與指導工作的當前狀況

1.法規(guī)、制度現狀。近些年來，我國不斷健全和完善國有企業(yè)檔案工作各項法律法規(guī)標準，以《中華人民共和國檔案法》為基本，包含檔案行政法規(guī)、檔案地方性法規(guī)、中央至地方檔案規(guī)范性文件的國企檔案工作監(jiān)督與指導業(yè)務方面的法律法規(guī)完善化、整體化模式已然是蔚然成風。其內容所涉及到企業(yè)檔案管理工作的方方面面，大到檔案管理工作的頂層設計理念、大檔案觀，小至包括企業(yè)檔案的概念、檔案部門人員的職責、工作人員所需要具備的專業(yè)素養(yǎng)、檔案管理集中管理的原則、管理機制與體制、檔案工作八環(huán)節(jié)、電子文件（檔案）與檔案雙套制管理機制、產權檔案和企業(yè)產業(yè)機密檔案的保管、企業(yè)產權變更資產重組下的檔案管理、企業(yè)宣布破產后檔案的歸屬與流向、甚至到企業(yè)評估定級與復檢等問題，以上這些法律法規(guī)的完善對我國企業(yè)檔案管理科學化、法制化建設起到巨大的推動作用。

2.關系現狀。近年來，伴隨著我國市場經濟體制和現代企業(yè)制度的不斷發(fā)展，政府職能也逐步發(fā)生了轉變，對于企業(yè)尤其是國有企業(yè)逐漸實現政企分開，推動國有企業(yè)成為法人實體和市場競爭主體。這一系列的轉變也使得國有企業(yè)檔案工作宏觀管理的體制發(fā)生了變化，在原先“條塊結合”的管理體制下，國有資產管理部門的管理功能可謂“管人管事管資產”，其管理功能的觸角會深入至其所管轄企業(yè)的具體業(yè)務中去，而伴隨政府職能部門職能的不斷轉變，逐漸將側重點轉向管理資本、進行宏觀設計，規(guī)劃制定等方面。將具體的公共管理職能歸位到相關部門，即企業(yè)的檔案管理工作逐漸歸口至檔案行政管理機構，這就為我國行政管理機構的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)，具體的管理內容進行相應調整。M集團是由廣東省政府進行重組國有企業(yè)，由省國有資產管理監(jiān)督管理委員會直接管理，在檔案工作業(yè)務上接受國資委進行監(jiān)督指導，同樣同級檔案行政部門也會對其進行監(jiān)督指導。

3.監(jiān)督和指導方法現狀。依據《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》（國家檔案局令第4號）、《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》及相關法律法規(guī)等的要求，對國有企業(yè)檔案工作分別從組織領導、工作機制、以及檔案的收集、保管、利用、移交、檔案安全、以及重點項目的建設等方面進行監(jiān)督檢查。目前廣東M集團在檔案管理工作中已經實施的具體監(jiān)督檢查方式包括：（1）加強日常執(zhí)法檢查。（2）同當地其他部門發(fā)揮檔案聯合執(zhí)法監(jiān)督檢查機制作用。（3）對檔案違法違紀行為進行查處。（4）檔案行政管理部門實施業(yè)務指導的內容。尚未全面開展以及有待開展的監(jiān)督檢查方式有：（1）與相關部門聯合開展行政檢查。（2）進行專項檢查、項目合法性抽查。（3）與檔案工作出現問題的企業(yè)進行約談（4）進行檔案工作人員備案（5）聘請法制監(jiān)督員，對企業(yè)檔案工作進行舉報監(jiān)督。

二、國有企業(yè)檔案工作業(yè)務監(jiān)督指導體系原理及存在問題

1.國有企業(yè)檔案工作業(yè)務監(jiān)督指導體系原理。在我國傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作運行機制中往往過分依靠領導的重視，依靠行政力量的推動，人治的因素較為突出。國有企業(yè)作為國家出資的企業(yè)，其檔案自然也歸為國有檔案的范疇，屬于全體人民所有，政府行政權力為人民服務，管理好國企檔案才能更好的為人民服務，政府管理檔案是全體公民所委托的一種行為。這樣的背景之下，企業(yè)所屬地方檔案行政管理單位同時具備了政府在檔案活動領域的具體管理者以及國企檔案的所有者，這樣一個能扮演兩種角色的身份，就會促使企業(yè)所屬的地方檔案行政管理單位在行使管理職能時，除了行政管理者的意識外還多了一種所有者的意識，易導致其認為管理國有企業(yè)檔案是理所應當，使得檔案行政機構在對國有企業(yè)檔案工作進行管理時出現“越位”的情況。檔案行政管理部門應當適應政府職能轉變、企業(yè)改革與發(fā)展的形勢，及時改變管理手段，根據檔案法律法規(guī)的授權，從行政管理為主轉向依法管理，對所屬地方國有企業(yè)進行法律法規(guī)咨詢服務、有關政策方針指南服務、行業(yè)標準領域特點信息獲取服務，還會通過地方政府進行檔案法規(guī)制定、法律完善、執(zhí)法、業(yè)務指導和監(jiān)督加強對企業(yè)檔案工作的監(jiān)管。要建立更加完整妥善的檔案法規(guī)體系，避免法條之間發(fā)生沖突，要堅決做到依照法律法規(guī)進行行政管理，將行政管理的監(jiān)督職責與業(yè)務工作上的指導連接起來，業(yè)務檢查工作同督查考核工作結合起來，大力支持企業(yè)檔案管理工作科學化高效化與執(zhí)法監(jiān)督督促企業(yè)檔案工作法規(guī)化合理化相結合。合理有效的監(jiān)督指導國有企業(yè)依法開展檔案工作，確保企業(yè)檔案工作順利開展。

2.國企檔案業(yè)務監(jiān)督與指導工作中所暴露出的問題。根據全國各行業(yè)、領域國有企業(yè)檔案管理工作中所暴露出的問題，并結合廣東M集團檔案管理工作中存在的問題進行分析論述。對國有企業(yè)檔案工作業(yè)務監(jiān)督指導中存在的問題總結如下：

第一，傳統(tǒng)的“條與塊”相結合的方式，以“條”所進行管理的國有企業(yè)在檔案管理工作的機制與體制上難以發(fā)展下去。在過去的計劃時代里，國企檔案工作所施行的就是“條塊”相結合的方式、以“條”管理為主線進行宏觀的管理機制體制，具體地說就是檔案行政管理單位（塊）與專業(yè)主管部門（條）相結合一起的模式，兩者對企業(yè)檔案的工作進行管理。國家層面的檔案行政管理部門對全國所有的企業(yè)檔案管理工作進行宏觀指導與調控，制定并完善企業(yè)檔案管理工作相關的法律法規(guī)，各國有企業(yè)的專業(yè)主管單位負責全國整個行業(yè)企業(yè)的檔案管理工作，下到各地方檔案行政管理單位對所轄區(qū)域內的企業(yè)檔案工作負有監(jiān)督指導職責。

第二，企業(yè)檔案沒有約束激勵機制，缺少評價。很多企業(yè)普遍未建立約束激勵機制，檔案監(jiān)督缺乏強有力的措施。對不符合質量要求的檔案和不規(guī)范的檔案業(yè)務行為，普遍未提出整改方案和監(jiān)管整改通知單。這使得檔案管理的不當之處繼續(xù)存在甚至惡化。因為很多集團企業(yè)未將檔案工作的年終考核納入對所轄企業(yè)的系統(tǒng)性考核之中，將檔案工作置于公司發(fā)展總體規(guī)劃之外。檔案管理工作與本單位的業(yè)務工作脫鉤，做得好的檔案部門沒有得到該有的獎勵和示范作用，而不達標的檔案部門也沒有得到實質的懲罰，比如不影響整個下屬企業(yè)的績效考核，甚至根本不存在檔案業(yè)務的優(yōu)劣排名，長此以往，會讓檔案工作者愈發(fā)不重視檔案工作。

第三，企業(yè)檔案工作未納入到企業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃之內。企業(yè)總部在制定企業(yè)總體規(guī)劃和年度計劃時，很多企業(yè)都沒有將企業(yè)檔案工作的規(guī)劃或者企業(yè)檔案年度工作計劃納入其中進行考慮。檔案工作被邊緣化，沒有向其他業(yè)務系統(tǒng)一樣得到足夠的重視。在做年度總結時，也很少涉及檔案工作總結，甚至“檔案”二字不曾出現在報告中。

第四，檔案行政管理部門對國有改制企業(yè)檔案監(jiān)管“缺位”，檔案處置狀況堪憂。實際工作中，《暫行辦法》在國有企業(yè)資產和產權變動時落實不徹底，檔案行政管理部門監(jiān)管力度不夠，部分企業(yè)在改制中檔案流向不明、處置不力。

三、企業(yè)總部、檔案行政管理部門對國有企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導的方式

企業(yè)總部、檔案行政管理部門要認真履行《檔案法》及相關法律法規(guī)賦予的檔案行政執(zhí)法職權，按照法定權限、依據和程序對國有企業(yè)檔案工作進行監(jiān)督檢查，同時要聯合國有資產管理部門及相關企業(yè)主管部門實施聯合檢查，形成合力，全面加強對國有企業(yè)檔案工作的監(jiān)管。廣東M集團結合自身多年檔案管理工作成效，總結若干監(jiān)督指導方式。

1.加強日常執(zhí)法檢查。企業(yè)總部、檔案行政管理部門要依據檔案法律法規(guī)，結合工作實際，制定適于國有企業(yè)的檔案行政執(zhí)法檢查標準。把執(zhí)法檢查貫穿于日常監(jiān)管工作的始終，創(chuàng)新執(zhí)法檢查方式和手段，結合現代智能化手段檢查。

2.發(fā)揮檔案聯合執(zhí)法監(jiān)督檢查機制作用。繼續(xù)堅持國家、省、市、區(qū)縣檔案聯合執(zhí)法監(jiān)督檢查工作機制，積極協調當地人大、法制部門，借助和發(fā)揮外部監(jiān)督力量，加強對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督和檢查。

3.對檔案違法違紀行為進行查處。中央和地方各級檔案行政管理部門要認真履行《檔案法》賦予的“依法查處檔案違法行為”的職能，結合《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》，對國有企業(yè)中發(fā)生的檔案違法違紀行為進行查處。檔案行政管理部門要暢通舉報渠道，堅持違法必究，嚴肅查處檔案違法違紀案件，以點帶面，有效遏制檔案違法行為，切實維護檔案法律法規(guī)的嚴肅性和權威性。

4.要求下屬企業(yè)定期報送檔案目錄。為了掌握企業(yè)集團的檔案情況，確保下屬企業(yè)檔案及時歸檔，總部可要求下屬企業(yè)定期報送檔案目錄?？偛靠筛鶕臅蜋n案管理一體化平臺，查詢是否所屬歸檔范圍的檔案都已歸檔，可有效及時防止檔案的流失。此外，可將報送檔案目錄作為考評的項目之一。

5.拓展新思路，應用新方式，開展專項檢查。例如廣東若干年前出現的企業(yè)腐敗問題開展相關專項監(jiān)察;和出現問題的企業(yè)進行約談;進行檔案工作人員備案，方便提供相應培訓，連續(xù)穩(wěn)定地提升人員素質;聘請法制監(jiān)督員，對出現的檔案工作違法違規(guī)行為進行舉報監(jiān)督。讓企業(yè)經營發(fā)展留下痕跡、留下證據。

6.對檢查不合格的企業(yè)要強制其限期整改。提出整改方案并進行整改后驗收，對屢次整改不合格的企業(yè)要在企業(yè)內部信息平臺通報，并與其企業(yè)的整體績效、企業(yè)領導人績效、該企業(yè)檔案負責人績效掛鉤。

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