淺析流動人事檔案管理問題

趙麗

摘 要：在企業(yè)內(nèi)部，人事檔案是人才信息的載體，是企業(yè)想要獲得人才的主要依據(jù)。隨著人事制度的改革和人才流動的加速，流動人員人事檔案在管理過程中存在各種各樣的問題。在檔案管理過程中，由于當(dāng)事人不重視，檔案管理過程不規(guī)范等問題，導(dǎo)致檔案在流動過程中遺失，影響到職業(yè)生涯。這些問題要是不解決不但影響到個人，企業(yè)在今后的發(fā)展中也會遇到各種問題。檔案缺失造成的管理不便，信息缺失使企業(yè)招聘人員無據(jù)可依，影響到企業(yè)的用人管理發(fā)展。因此要采取相關(guān)對策加強流動人員人事檔案管理制度，強化管理意識，接觸流動人員的后顧之憂，同時為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案管理;問題;對策

合理的對流動人員人事檔案進(jìn)行管理，可以減少很多麻煩，減少人才在流動過程中因為檔案問題所引起的問題，使得人才在流動過程中減少阻礙，讓人才在跨行業(yè)、跨地區(qū)的流動中不會遇到太多麻煩，進(jìn)行人才合理配置，促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展。流動人員的人事檔案一旦保管不妥善，出現(xiàn)遺失問題，會牽扯到關(guān)于個人的多方面問題，很多的個人權(quán)益無法得到保障。沒有人事檔案，會影響到檔案工資調(diào)整，工齡計算，不能參加各種社會保險。而且沒有人事檔案，會無法辦理退休手續(xù)，直接影響老年生活。因此，本文就如何合理有效的對人事檔案進(jìn)行妥善管理展開分析。

一、人事檔案管理概述

將人事檔案進(jìn)行收集、整理等一系列活動就是進(jìn)行人事檔案管理的過程，人事檔案是一個人經(jīng)歷以及德行的重要參考依據(jù)，是企業(yè)、單位在進(jìn)行人才選拔是重要的參考依據(jù)。人事檔案會涉及到流動人員成長過程中的個人經(jīng)歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力獎勵處罰等，是流動人員成長過程的重要參考，是人力資源管理在考察人員方面最重要的工具，有著很強的參考和依據(jù)性。

流動人員是指人事檔案沒有被固定保管的個人。具體來講，一方面是個人所在單位無權(quán)保管人事檔案，另一方面是指自身人事檔案沒有單位接收，這兩種情況就歸屬于流動人員。依據(jù)這兩種情況，可以將很多個人劃分進(jìn)來。大中專院校畢業(yè)生、非國有單位員工以及辭職或者被辭退的工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員等都屬于流動人員。

我國有著獨特的市場經(jīng)濟(jì)體制，所以有多種經(jīng)濟(jì)形式的企業(yè)并存。如果在私企等企業(yè)工作，由于企業(yè)沒有人事檔案管理權(quán)限，就需要有專門的人才服務(wù)機構(gòu)對企業(yè)員工的人事檔案進(jìn)行管理，企業(yè)將員工的人事檔案交給這些機構(gòu)進(jìn)行管理，發(fā)揮人事檔案的作用，保障員工的利益。人事檔案和個人利益密切相關(guān)，一旦人事檔案存在什么問題，個人的利益會受到很大的損害。如果人事檔案沒有一個長期穩(wěn)妥的保存管理，會給員工的心理造成不必要的擔(dān)心和壓力。

二、人事檔案管理存在的問題

1.當(dāng)事人對檔案管理的重視程度不夠

一些流動人員對于人事檔案缺乏了解，尤其是一些高校畢業(yè)生，雖然從高中開始已經(jīng)聽過老師講“關(guān)于人事檔案”的重要性，但是由于社會經(jīng)驗的缺乏，對于人事檔案的作用和價值沒有很清徹的認(rèn)識，在檔案管理方面沒有足夠的重視。在高校畢業(yè)，很多學(xué)生由于不清楚檔案的價值，同時也為了免去很多麻煩，選擇自己攜帶人事檔案，在保存的過程中人事檔案丟失。除此之位，部分流動人員選擇的企業(yè)人事檔案重視程度不足，影響到個人，也會產(chǎn)生人事檔案不重要的想法。企業(yè)在這方面管理不規(guī)范，個人也覺得人事檔案完全沒用，完全不給人事檔案尋找一個妥善的保管地方。還有一部分人，將人事檔案寄存在人才中心，遇到一些情況選擇不管檔案，直接走人的方式。雖然人檔分離是我國人事改革制度的趨勢，但并不表示檔案可以直接丟棄。檔案并不是我們的身外之物，關(guān)系到每個人的學(xué)籍、身份以及工齡問題，對于人事檔案不聞不問的不重視態(tài)度，很可能會對以后的生活產(chǎn)生很多負(fù)面影響，在今后的工作生活中產(chǎn)生很多麻煩。檔案信息難以匯集造成信息不完整，更嚴(yán)重的丟失檔案，都會影響到流動人員今后生活中的社會保障。

2.單位對人事檔案管理工作的不規(guī)范

不光是部分流動人員個人對于人事檔案重視程度不夠，一些管理單位對于人事檔案的管理認(rèn)知也比較落后，主要表現(xiàn)在對于檔案管理的手段落后。這些單位采用的手段原始粗放，缺乏統(tǒng)一的信息化管理制度，硬件設(shè)施跟不上時代，并且相關(guān)管理人員缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)水平，缺乏檔案管理責(zé)任感。一些單位在接到流動人員的人事檔案后，在后續(xù)的人員流動過程中，不能及時辦理人事檔案相關(guān)手續(xù)。有些單位就是直接將人事檔案交給當(dāng)事人，或者是快遞公司傳遞，導(dǎo)致檔案缺損、遺失。在一些大中專院校尤為明顯，學(xué)校直接將檔案交給學(xué)生自己，學(xué)生拿到檔案后，稍有保管不善，就會使檔案缺失、破損。有些學(xué)生甚至打開檔案，隨意修改自身信息，使得檔案失去其真實性。

3.單位對檔案管理的不合理性

自我國成立發(fā)展七十年來，人事檔案一直按機密檔案進(jìn)行管理，實行的是完全封閉式的管理機制。由于這種特性，必須有一定等級的領(lǐng)導(dǎo)或者人事組織部門才可以查閱，人事檔案一般不會出現(xiàn)擅自篡改的現(xiàn)象。但是一些檔案材料，尤其是對于個人的學(xué)習(xí)、工作評價表現(xiàn)，由于只是上級及一些人事組織填寫，所以導(dǎo)致形式相同，有些領(lǐng)導(dǎo)為了免去麻煩，直接讓當(dāng)事人根據(jù)模板謄抄。這些籠統(tǒng)概括的詞語很難對一個人有很正確、準(zhǔn)確的描述評價，這在以后人員流動過程中，給其他企業(yè)篩選人才造成困擾，使得人事檔案的參考價值大大降低。在實際工作過程中，一旦有和當(dāng)事人不相關(guān)的人事檔案評價，也會對其產(chǎn)生很大影響，促使流動人員在轉(zhuǎn)換工作過程中放棄自身的人事檔案。

4.人事檔案管理者素質(zhì)偏低

目前，很多企業(yè)單位在人事檔案管理方面，都沒有達(dá)到國家規(guī)定的要求，有的單位甚至只有一個人來管理上千份檔案，這就導(dǎo)致管理人員很難有足夠的經(jīng)歷去進(jìn)行管理。因此，單位就征用臨時工來進(jìn)行檔案管理，而這些臨時抽調(diào)上來的人員根本不具備相關(guān)的知識和專業(yè)技能，而且很少有臨時工可以具備很強的責(zé)任心，這就導(dǎo)致在管理過程中不清楚自己的職責(zé)，并且管理不規(guī)范會出現(xiàn)各種檔案管理問題。有些臨時工甚至身兼數(shù)職，就更難抽出多余精力去管理，很多只是為了拿錢混日子，使得檔案管理水平低下，很難達(dá)到國家規(guī)定的管理要求。

三、加強流動人員人事檔案管理對策

1.強化檔案意識，加大流動人員人事檔案宣傳力度

流動人員容易忽視人事檔案的作用和價值，一方面是自身原因，另一方面也是因為相關(guān)部門的宣傳力度不夠。加強宣傳力度，使得流動人員的檔案意識得到強化。在現(xiàn)代信息發(fā)達(dá)的時代，借助于媒體，通過各種內(nèi)容以及手段加強宣傳力度，深入到企業(yè)、學(xué)校等流動人員數(shù)量龐大的場所，向流動人員宣傳人事檔案的價值，加強他們的重視。同時，應(yīng)該特別針對高校畢業(yè)生，讓他們認(rèn)識到人事檔案對于他們今后在社會發(fā)展所具有的重要價值，一旦破損遺失會造成的嚴(yán)重危害。有些高校畢業(yè)生找到了好的單位，但是由于人事檔案的缺失，使得工作機會化為泡影，這種情況也是時有發(fā)生。讓高校畢業(yè)生清晰的認(rèn)識到人事檔案的重要價值，同時了解人事檔案丟失會造成的危害，權(quán)衡利弊，會促使他們在畢業(yè)之后按照規(guī)定及時將檔案轉(zhuǎn)入政府所屬的人才流動服務(wù)保障機構(gòu)保存，使自身相關(guān)利益得到保障。

2.規(guī)范和科學(xué)的管理人事檔案

流動人員在人事檔案轉(zhuǎn)移過程中，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時限轉(zhuǎn)交給規(guī)定的相關(guān)部門，相關(guān)部門對于新接收的流動人員檔案進(jìn)行審查和鑒別，根據(jù)其內(nèi)容和價值進(jìn)行詳細(xì)劃分，然后進(jìn)行準(zhǔn)確處理，不能簡單從事，隨手丟棄，提高檔案材料的質(zhì)量。有需要保存的檔案資料進(jìn)行再次組卷，根據(jù)相關(guān)信息將有關(guān)聯(lián)的檔案組合在一起。在管理過程中，如有需要，根據(jù)單位流動人員的實際情況，將一些有效信息，如思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力等補充進(jìn)人事檔案，這樣才更能體現(xiàn)相關(guān)流動人員的綜合組織，更加展現(xiàn)出人事檔案的信息價值。

人事組織部門將單位內(nèi)流動人員人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，用信息化管理手段進(jìn)行分類，創(chuàng)建多種檢索途徑，用于檢索利用。在有人員想要調(diào)用相關(guān)流動人員的人事檔案時，必須按照嚴(yán)格的程序流程走，沒有相關(guān)手續(xù)的，一概不予處理。查閱者對于人事檔案不得有任何向外公布或者泄露的表現(xiàn)，嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、銷毀。人事檔案不得借用給本人或者是直系親屬。單位可以根據(jù)情況建設(shè)人事檔案庫，使人事檔案的管理科學(xué)化和規(guī)范化，檔案必須有兩人管理。

3.不斷創(chuàng)新檔案管理模式

在整理人事檔案的過程中，考慮到工作任務(wù)的繁重以及枯燥，要避免出現(xiàn)厭惡工作的情緒，就需要從工作中找到自身價值，不存在工作敷衍的情緒，要不斷的從瑣碎的工作中汲取經(jīng)驗，創(chuàng)新工作思路和方法，按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)實施工作，完善人事檔案的管理制度，完善歸檔程序及調(diào)閱制度。在工作中摒棄壞習(xí)慣，建立良好的日?？偨Y(jié)習(xí)慣，良好的工作改革創(chuàng)新可以使得管理工作事倍功半。同時，在管理過程中，將傳統(tǒng)的管理方式與現(xiàn)代信息化技術(shù)相融合，將人事檔案逐一掃描，提高人事檔案信息管理水平，更好的發(fā)揮檔案信息資源作用。利用信息化技術(shù)管理人事檔案，不但安全可靠，而且更加方便快捷。通過計算機，可以大大縮短查閱時間，并且準(zhǔn)確的統(tǒng)計分析有著更強的參考性。加強單位信息化技術(shù)管理流動人員的人事檔案，可以極大的提升檔案管理水平和管理效率，杜絕人事檔案的私自毀改或丟失。

四、結(jié)語

隨著社會的進(jìn)步，人事檔案的作用日趨明顯。但是對比其不斷增加的價值，流動人員對于人事檔案的認(rèn)識，無論是形式還是方法，都于其發(fā)展程度相去甚遠(yuǎn)。所以，我們要對人事檔案的價值有一個全新的理解和認(rèn)識，強化檔案意識，加大流動人員人事檔案宣傳力度，規(guī)范科學(xué)的對人事檔案進(jìn)行管理，同時不斷創(chuàng)新人事檔案的管理模式。好的人事檔案管理，才能保障流動人員的社會利益，同時推動企業(yè)的發(fā)展，為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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