醫(yī)院設(shè)備檔案管理模式的改進(jìn)策略

李季秀

摘 要：醫(yī)院設(shè)備檔案管理作為醫(yī)院綜合檔案管理的重要組成部分，從一個(gè)側(cè)面體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理工作水平的高低。鑒于此，本文從醫(yī)院設(shè)備檔案的特征入手，在分析綜合醫(yī)院設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，提出醫(yī)院設(shè)備檔案管理的創(chuàng)新舉措，希望本文能為各級醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作提供一些有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;設(shè)備檔案;管理模式;改進(jìn)策略

在我國衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展，綜合醫(yī)院診療技術(shù)大幅提高的情況下，醫(yī)院開始采購大批的先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備，隨之而來的是大量設(shè)備檔案，進(jìn)而增加了醫(yī)院設(shè)備檔案管理的工作量，并且對相關(guān)工作人員提出了更高要求。加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備檔案管理，增強(qiáng)檔案的計(jì)劃性、完整性和系統(tǒng)性，不但有利于提升醫(yī)院整體信譽(yù)形象、服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，還能提高患者診療的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，直接關(guān)乎人民群眾的身心健康。

一、醫(yī)院設(shè)備檔案的特征

一是專業(yè)性強(qiáng)。我國的醫(yī)療設(shè)備大多是進(jìn)口的，都是我國無法生產(chǎn)，或是國產(chǎn)設(shè)備性能不夠精準(zhǔn)的高端新設(shè)備，這些進(jìn)口設(shè)備廣泛涉及電子、電腦、生物、理化、核素、放射等邊緣學(xué)科或者專業(yè)科技領(lǐng)域。與其他各類檔案管理比較，醫(yī)療設(shè)備檔案的編目、分類、檢索工作具有更高的要求和獨(dú)特的性質(zhì)。二是多是外文卷。因?yàn)獒t(yī)療設(shè)備大部分都是進(jìn)口的，其維修說明書、圖紙使用手冊大部分都是日文、英文或者法文、德文、西班牙文等。三是直接影響著臨床醫(yī)療工作。診療、護(hù)理和醫(yī)學(xué)工程是現(xiàn)代醫(yī)療的三大支柱，醫(yī)療設(shè)備是教學(xué)、醫(yī)療和研究的必備條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。在醫(yī)療糾紛舉證責(zé)任倒置的當(dāng)前，醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性更加突出。四是檔案利用頻率高。醫(yī)療設(shè)備檔案與基建檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案不同，其檔案利用比較頻繁。因?yàn)樵O(shè)備具有高、精、尖、新等特點(diǎn)，往往在使用過程中會(huì)不可避免的發(fā)生錯(cuò)誤操作，出現(xiàn)各種故障，進(jìn)行設(shè)備維修必然不能離開說明書、圖紙等檔案資料。設(shè)備檔案極高的利用率，無形中增加了設(shè)備檔案管理工作的工作量。五是設(shè)備檔案的技術(shù)卷不可以封卷，需要不斷的進(jìn)行補(bǔ)充修改。大部分的檔案，例如：會(huì)計(jì)檔案、文書檔案、人事檔案等，每年進(jìn)行歸檔之后就可以封卷了，不允許也不需要再對檔案進(jìn)行補(bǔ)充和修改;病歷檔案、科研檔案、教學(xué)檔案盡管不是根據(jù)年度進(jìn)行封卷，但是在患者痊愈或者死亡之后、科研項(xiàng)目完成之后、教學(xué)活動(dòng)結(jié)業(yè)之后，都應(yīng)進(jìn)行歸檔封卷，同時(shí)不允許再進(jìn)行補(bǔ)充修改，以確保檔案資料的原始性、真實(shí)性。但是，醫(yī)院設(shè)備檔案管理與這些檔案有著本質(zhì)的區(qū)別，其技術(shù)卷需要不斷的進(jìn)行修改、補(bǔ)充。比如：某B超設(shè)備出現(xiàn)故障之后，維修工程師對其更換零件之后，不管這個(gè)零件是大是小，都要在圖紙的位置進(jìn)行及時(shí)如實(shí)的標(biāo)注、修改，必要的時(shí)候還要重新繪制電路圖，這樣做是為了確保技術(shù)的可靠性、真實(shí)性，為日后維修工程師的維修工作提供參考。

二、基層醫(yī)院設(shè)備檔案管理存在的問題

1.不重視醫(yī)院設(shè)備檔案的管理。做好醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作是提升醫(yī)院醫(yī)護(hù)水平的一個(gè)重要保障，然而目前很多醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)情況卻是對醫(yī)院設(shè)備管理檔案工作不夠重視，管理非常落后。因此，不重視醫(yī)院設(shè)備檔案的管理成為醫(yī)院設(shè)備檔案管理的最主要問題之一。這也造成了許多醫(yī)院都沒有一個(gè)科學(xué)的管理方法來管理醫(yī)院設(shè)備檔案，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)想要尋找某種設(shè)備卻找不到情況，進(jìn)而影響設(shè)備維護(hù)，甚至影響救治病人。甚至到目前為止還存在很多醫(yī)院沒有專職人員對醫(yī)院設(shè)備檔案進(jìn)行管理，再加上醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的疏忽，對醫(yī)院設(shè)備管理檔案工作不夠重視，相關(guān)的管理人員就更沒有工作積極性了，做好醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作就更談不上了。

2.醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作制度欠缺。目前，許多醫(yī)院的醫(yī)院設(shè)備管理工作制度不夠完善，形式主義很強(qiáng)。要想做到醫(yī)院設(shè)備檔案的有效管理，就需要各部門通力合作，這里面涉及到的部門有采購部門、設(shè)備管理部門和使用部門，這些部門往往在實(shí)際工作中不能明確劃分各自的職責(zé)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各自為政，出了問題互相推諉的情況。這種情況會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作的開展，造成醫(yī)院設(shè)備檔案管理資料的遺漏，進(jìn)而影響設(shè)備的使用和維護(hù)，對醫(yī)院的醫(yī)療水平也會(huì)產(chǎn)生極大影響。

3.無統(tǒng)一的醫(yī)院設(shè)備檔案管理模式和設(shè)備檔案材料規(guī)格。（1）無統(tǒng)一的醫(yī)院設(shè)備檔案管理模式。目前，醫(yī)院設(shè)備檔案管理方式主要有兩種：一是由綜合檔案室實(shí)行集中管理，弊端是設(shè)備檔案資料收集內(nèi)容不齊全;二是由醫(yī)院采購供應(yīng)部進(jìn)行管理，弊端是管理方式不規(guī)范、設(shè)備檔案保管期限缺乏明確規(guī)定。（2）無統(tǒng)一的設(shè)備檔案材料規(guī)格。一些高精尖設(shè)備《使用手冊》大部分都附有堅(jiān)硬且大的外皮，非常厚且大小不一。帶著外皮無法放入檔案盒中，去除外皮的話，科室使用還要再裝外皮，增加了檔案管理的工作量。

4.無明確的設(shè)備檔案歸檔范圍和保管期限規(guī)定。（1）無明確的設(shè)備檔案歸檔范圍。醫(yī)療設(shè)備從購進(jìn)到報(bào)廢，需要經(jīng)過申請、論證、購買、安裝、驗(yàn)收、轉(zhuǎn)移、使用、報(bào)廢等多個(gè)環(huán)節(jié)，各階段都會(huì)形成不同的材料，收集起來有一定的難度，各醫(yī)院對此的標(biāo)準(zhǔn)也不完全相同。醫(yī)療設(shè)備檔案資料收集無明確的依據(jù)，由于采購供應(yīng)部兼職檔案員人員不穩(wěn)定，并無連貫收集醫(yī)療設(shè)備檔案的經(jīng)驗(yàn)，根本不明白到底哪些資料需要收集，哪些不需要收集。（2）無明確的保管期限規(guī)定。醫(yī)療設(shè)備檔案的保存期限一般為長期，但隨著科技的不斷發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備的更新速度會(huì)不斷加快。普通設(shè)備使用年限一般是5至7年，高精尖設(shè)備使用年限一般在10年，10后就要更新，還有的設(shè)備使用年限更短，2至3年就要更新。如果設(shè)備發(fā)生轉(zhuǎn)移或報(bào)廢，設(shè)備檔案中的隨機(jī)材料就隨著設(shè)備的轉(zhuǎn)移或報(bào)廢失去了應(yīng)用價(jià)值，但設(shè)備從購進(jìn)到使用、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢過程中形成的資料仍然具有一定的參考價(jià)值。因此，將醫(yī)療設(shè)備檔案全部設(shè)置為長期保存值得進(jìn)一步商榷。

三、醫(yī)院設(shè)備檔案管理的創(chuàng)新

1.提高對醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作的重視。提高對醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作的重視有助于醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作的有效開展。因此，要保證醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作的順利進(jìn)行，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就要意識到醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作對醫(yī)護(hù)水平乃至醫(yī)院整體醫(yī)療水平的影響，安排專職人員來對醫(yī)院設(shè)備檔案進(jìn)行管理。只有有專職人員對來管理醫(yī)院設(shè)備檔案，才能降低因管理不善造成的檔案丟失、損壞等情況，專職人員通過對醫(yī)院設(shè)備做全方位數(shù)據(jù)收集，可以為設(shè)備的后期使用和維護(hù)提供保障，進(jìn)而提高醫(yī)院設(shè)備檔案的管理水平和醫(yī)院的整體醫(yī)療水平，保證醫(yī)院工作的順利開展。

2.健全管理網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作要建立健全管理網(wǎng)絡(luò)，加大對《檔案法》的宣傳力度，不斷增強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作人員的法律意識，在法律法規(guī)的監(jiān)督和約束下開展檔案管理工作。各醫(yī)院要成立醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管院長作為組長，推行醫(yī)院、采購供應(yīng)部、科室、操作人員三級負(fù)責(zé)的管理網(wǎng)絡(luò)。首先明確設(shè)備兼職檔案員的職責(zé)，按照檔案管理辦法的規(guī)定，要求采購供應(yīng)部設(shè)立相對固定的兼職檔案員，兼職檔案員要具備醫(yī)院要按時(shí)組織召開相關(guān)人員工作會(huì)議，明確設(shè)備檔案管理的工作目標(biāo)，對醫(yī)院設(shè)備檔案管理制度進(jìn)行完善和修訂。另外，要對科室的工作目標(biāo)以及各個(gè)工作崗位的職責(zé)進(jìn)行明確規(guī)定，同時(shí)把設(shè)備檔案管理工作納入醫(yī)院的責(zé)任目標(biāo)考核，與相關(guān)人員的職稱晉級、優(yōu)秀考評、年終的評先樹優(yōu)相結(jié)合，明確規(guī)定操作人員在日常保養(yǎng)維護(hù)中的責(zé)任，并要做好日常工作記錄，在使用之后，把有關(guān)的使用情況進(jìn)行記錄，每半年將記錄情況匯總報(bào)告給采購供應(yīng)部兼職檔案員，通過核查無誤之后提交檔案室進(jìn)行存檔，構(gòu)建全院完善的設(shè)備檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

3.明確歸檔范圍。醫(yī)療設(shè)備檔案主要有兩個(gè)組成部分：購置設(shè)備時(shí)附帶的資料和設(shè)備使用過程中形成的資料。購置設(shè)備時(shí)主要附帶以下檔案資料：論證記錄、申購單、協(xié)議書、購銷合同、發(fā)票復(fù)印件、運(yùn)輸單據(jù)、裝箱單、調(diào)試安裝和驗(yàn)收報(bào)告、隨機(jī)技術(shù)資料、設(shè)備操作規(guī)程等。特大型的醫(yī)療設(shè)備還有衛(wèi)生資源配置許可相關(guān)資料、招標(biāo)相關(guān)資料等。享受免稅政策的醫(yī)療設(shè)備還有海關(guān)免稅證明、點(diǎn)擊設(shè)備進(jìn)口證明、外貿(mào)合同、報(bào)關(guān)單、質(zhì)量保證書、商檢報(bào)告、發(fā)票等。醫(yī)療設(shè)備在運(yùn)行時(shí)，會(huì)產(chǎn)生以下檔案資料：操作規(guī)程、使用情況記錄、保養(yǎng)維修情況記錄，使用率、經(jīng)濟(jì)效益分析、完好率統(tǒng)計(jì)等。上述資料通常都要按照年度歸入醫(yī)療設(shè)備檔案。

4.劃分檔案層次。根據(jù)醫(yī)院設(shè)備情況來劃分不同的層次，并實(shí)行分級管理?？筛鶕?jù)醫(yī)院設(shè)備的價(jià)格進(jìn)行劃分，例如：10萬元以上的醫(yī)院設(shè)備檔案資料納入綜合檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理，伴隨著科技的發(fā)展，今后有可能會(huì)將20萬元或者30萬元作為界限予以規(guī)定。從保存價(jià)值和方便利用方面考慮，可以對醫(yī)療設(shè)備實(shí)行集中與分散相結(jié)合的方式予以管理。價(jià)格高于10萬元的設(shè)備檔案納入綜合檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理，價(jià)格低于10萬元的設(shè)備檔案納入采購供應(yīng)部予以保存，對其進(jìn)行簡單的編目管理，并提交綜合檔案室一份目錄存檔。

5.完善檔案利用。醫(yī)院設(shè)備檔案管理要堅(jiān)持方便利用的管理原則，不斷創(chuàng)新完善檔案管理利用方法。在將醫(yī)院設(shè)備檔案進(jìn)行歸檔之前，如果設(shè)備操作人員需要使用說明書或借閱操作手冊等資料，檔案管理人員要先為設(shè)備操作人員辦理借閱手續(xù)，可以允許在科室進(jìn)行長期的保存。

總而言之，隨著現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的快速發(fā)展，對醫(yī)院設(shè)備檔案實(shí)行信息化管理是醫(yī)院設(shè)備檔案管理的發(fā)展趨勢。因此，醫(yī)院設(shè)備檔案管理人員要自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，以更好的適應(yīng)未來醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作的需要。

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