淺談高校行政電子公文規(guī)范化問(wèn)題

殷婕

摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子辦公技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)，特別是電子版本的工作文書方面。公文是處理各種公共事務(wù)的重要工具，在人們?nèi)粘５纳钸^(guò)程中發(fā)揮著重要作用。高校的行政公文也出現(xiàn)了電子模式，為行政管理帶來(lái)了極大的便利。但是，在現(xiàn)在的高校行政電子公文的使用與管理情況來(lái)說(shuō)，這個(gè)過(guò)程中依然存在著諸多問(wèn)題，特別是公文的規(guī)范化問(wèn)題。基于此，本文從高校行政電子公文的角度出發(fā)，分析了其中存在的規(guī)范化問(wèn)題，并對(duì)此提出了一些建議。

關(guān)鍵詞 高校 行政電子公文 規(guī)范化 問(wèn)題

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使得高校行政公文的形式發(fā)生了變化，由以前的紙質(zhì)文書轉(zhuǎn)變成電子文書，時(shí)代背景的變化使得高校行政公文的規(guī)范化問(wèn)題變得更加棘手，因?yàn)殡娮庸闹饕谴蜃謱?shí)現(xiàn)，很容易出現(xiàn)拼寫錯(cuò)誤或是同音詞錯(cuò)誤，導(dǎo)致一些問(wèn)題的出現(xiàn)，與此同時(shí)，行政電子公文的保密性也在降低，不利于數(shù)據(jù)安全。高校公文是高等院校的相關(guān)管理部門在管理過(guò)程中形成的規(guī)范化的、制度化的文書，是開展和管理學(xué)校各種公務(wù)活動(dòng)的重要工具。高校行政公文不規(guī)范問(wèn)題會(huì)直接影響高校發(fā)揮各項(xiàng)職能，因此，研究高校行政電子公文的規(guī)范化問(wèn)題，具有十分重大的意義。

一、行政電子公文概述

行政電子公文是行政公文的另一種表現(xiàn)方式，行政公文是國(guó)家機(jī)關(guān)及社會(huì)組織在行使相應(yīng)職權(quán)、進(jìn)行管理時(shí)形成的具有法定效應(yīng)和權(quán)威性的格式規(guī)范的文件。而電子行政公文是以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為傳輸載體，在物質(zhì)形態(tài)上不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文書，但與紙質(zhì)文書同樣具有法律效應(yīng)的規(guī)范化的公務(wù)文書[1]。

二、高校行政公文在使用與管理過(guò)程中出現(xiàn)的規(guī)范化問(wèn)題

（一）高校行政電子公文保護(hù)環(huán)境的不安全性

現(xiàn)在的高校行政電子公文管理過(guò)程中仍存在著諸多問(wèn)題。雖然行政電子公文方便快捷，但是它處在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)虛擬的大環(huán)境中，既然是網(wǎng)絡(luò)世界，信息的安全性就沒(méi)法得到安全保障，網(wǎng)絡(luò)的開放性、共享性使得行政電子公文的保護(hù)環(huán)境受到多方影響，不利于環(huán)境的安全。與此同時(shí)，高校行政電子公文的管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中依然存在著不規(guī)范的問(wèn)題，甚至是導(dǎo)致高校行政電子公文在網(wǎng)絡(luò)世界中出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象。

（二）高校行政電子公文相關(guān)人員安全意識(shí)薄弱

電子公文的管理人員安全意識(shí)薄弱，是當(dāng)前比較明顯的問(wèn)題，高校行政電子公文相關(guān)工作人員使用不規(guī)范以及相關(guān)管理部門安全宣傳力度不夠，這些都會(huì)引起高校行政電子公文出現(xiàn)規(guī)范化問(wèn)題。因此，高校行政電子公文管理部門管理的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)高校行政電子公文使用人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高相關(guān)工作人員的高校行政電子公文安全使用意識(shí)，避免出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，影響高校行政電子公文的完整性[2]。

三、高校行政電子公文規(guī)范化問(wèn)題解決措施

（一）防止傳遞高校行政電子公文的過(guò)程中肆意改寫

要想防止高校行政電子公文在傳遞過(guò)程中肆意改寫，應(yīng)做到：

1.在高校行政電子公文傳遞過(guò)程中，將高校行政電子公文設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，以此來(lái)避免在傳遞信息過(guò)程中，對(duì)高校行政電子公文進(jìn)行改寫，影響到高校行政電子公文的可信度。

2.在高校行政電子公文傳遞過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)保證用戶閱讀的權(quán)利，與此同時(shí)，禁止用戶對(duì)高校行政電子公文進(jìn)行修改、復(fù)制、傳抄等，避免高校行政電子公文信息的泄露。

3.為了保證高校行政電子公文信息的真實(shí)性，相關(guān)電子公文的管理人員應(yīng)對(duì)用戶的信息進(jìn)行核查，避免高校行政電子公文管理網(wǎng)站受到不良影響[3]。

（二）對(duì)高校行政電子公文進(jìn)行加密傳遞

在高校行政電子公文使用與管理過(guò)程中，信息加密是非常有必要的，它能夠保障信息的準(zhǔn)確性和完整性。因而在開放共享的互聯(lián)網(wǎng)背景下，保障高校行政電子公文信息傳輸?shù)耐暾?、?zhǔn)確性和原始性是至關(guān)重要的，因此，需要高校行政電子公文管理人員采用加密的方法來(lái)保障信息的安全，避免在信息傳遞過(guò)程中出現(xiàn)泄露。

（三）正確使用高校電子行政公文文種

在行政公文寫作的過(guò)程中，要對(duì)每一個(gè)文種進(jìn)行了解，掌握文種的含義、特征和使用的范圍。有些行政公文的文種使用范圍看起來(lái)比較相似，但是，實(shí)際上卻存在著很大的不同。因此，必須對(duì)文種進(jìn)行區(qū)別，既掌握文種之間的相似處，又要掌握文種之間的差別，并且在實(shí)際的行政公文寫作過(guò)程中，不斷練習(xí)，不斷積累相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。

（四）完善高校行政電子公文公章保護(hù)措施

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，高校行政電子公文對(duì)公章保護(hù)措施提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，所以，應(yīng)當(dāng)要求用戶在對(duì)高校行政電子公文進(jìn)行使用前通過(guò)身份驗(yàn)證，然后在濟(jì)寧閱讀高校行政電子公文。與此同時(shí)，在電子公章使用過(guò)程中，要對(duì)電子公章設(shè)置專用密碼，避免心懷不軌者的違法行為影響高校行政電子公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性和安全性[4]。

（五）使用規(guī)范的高校行政電子公文語(yǔ)言

詞句的表述要清楚不能讓人產(chǎn)生誤解或歧義。否則，行政公文就會(huì)有多種含義，對(duì)行政公文的不同理解就會(huì)造成上行下效過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)，降低行政效率。不同題材的、不同主題的行政公文有著不同的語(yǔ)言風(fēng)格。因此，在行政公文寫作過(guò)程中，要立足于文種的特點(diǎn)，使行政公文呈現(xiàn)出不同的特征。同時(shí)，在行政公文的寫作過(guò)程中，要充分體現(xiàn)行政公文的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)在的高校行政電子公文在使用和管理的過(guò)程中依然存在很多問(wèn)題，互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境背景使得高校行政電子公文面臨著比傳統(tǒng)紙質(zhì)行政公文更復(fù)雜的問(wèn)題，信息的泄漏、信息的不安全性都是很大的挑戰(zhàn)。處理好高校行政電子公文的規(guī)范化問(wèn)題不僅可以保證公文內(nèi)容的準(zhǔn)確，更是可以發(fā)揮高校的職能。

參考文獻(xiàn)：

[1]姜芬奇.高校公文規(guī)范化探討[J].洛陽(yáng)理工學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）， 2008（23）：95- 96.

[2]沈希安，任婉君.淺談高校公文處理工作的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2013（4）：36.

[3]朱芳毅.淺談高校行政電子公文規(guī)范化問(wèn)題[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2017（1）：138.

[4]王莉.探討電子公文的規(guī)范化使用與管理[J].企業(yè)文化，2015（29）.