企業(yè)項(xiàng)目檔案管理常見問題及對(duì)策

饒冬梅

摘要：項(xiàng)目檔案真實(shí)記錄了可行性研究，項(xiàng)目實(shí)施，項(xiàng)目完成等建設(shè)的全過程。項(xiàng)目驗(yàn)收，項(xiàng)目事故原因和責(zé)任認(rèn)定，以及未來的管理、維護(hù)、改造和擴(kuò)建提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。項(xiàng)目文件具有全面、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的特點(diǎn)。為確保項(xiàng)目質(zhì)量，項(xiàng)目檔案的建立必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，但是，在現(xiàn)實(shí)生活中，項(xiàng)目檔案的管理依舊存在許多問題，本文就企業(yè)項(xiàng)目檔案管理常見問題及對(duì)策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè);項(xiàng)目檔案管理;問題;對(duì)策

一、項(xiàng)目檔案管理中的當(dāng)前問題

（一）檔案管理人員交接不到位

在其企業(yè)項(xiàng)目檔案管理過程之中，檔案管理人員交接無可避免，但是目前由于缺乏合理的檔案管理人員交接建設(shè)，就導(dǎo)致新到崗的檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)因不熟悉以前項(xiàng)目，歸檔工作難度較大。

（二）項(xiàng)目檔案的名稱及年度問題

在進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理時(shí)常會(huì)存在項(xiàng)目立項(xiàng)名稱與后續(xù)名稱不匹配的問題，加之項(xiàng)目名稱有時(shí)一字之差都可能會(huì)是不同的項(xiàng)目，這就使得在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，容易因名稱的變動(dòng)導(dǎo)致錯(cuò)歸、漏歸、重復(fù)歸等問題。另外項(xiàng)目往往周期比較長，從項(xiàng)目立項(xiàng)到最終的竣-驗(yàn)收可能之間相差多年，因?yàn)槿狈γ鞔_的檔案歸檔規(guī)范，對(duì)于這類檔案就很難有效地進(jìn)行年度化歸檔，導(dǎo)致項(xiàng)目歸檔年度混亂。

（三）項(xiàng)目檔案的保管問題

以我單位為例，近年來我單位才開始重視項(xiàng)目檔案的管理工作，而之前單位檔案管理松散，檔案原件管理不夠重視，導(dǎo)致現(xiàn)如今的檔案缺乏原件僅僅是以復(fù)印件來作為代替，這種管理工作顯然不滿足項(xiàng)目檔案管理的制度標(biāo)準(zhǔn)，但是因保管的問題只能退而求其次的選擇這種方式進(jìn)行歸檔。

（四）項(xiàng)目檔案管理人員分工不合理

在進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理的時(shí)候由于人員分工不到位，很容易產(chǎn)生重復(fù)工作問題。例如我單位在進(jìn)行臺(tái)賬建設(shè)的時(shí)候多同事共同完成，因?yàn)槿狈τ行У姆止ぞ蛯?dǎo)致歸檔重復(fù)。

二、存在問題的原因

（一）管理者缺乏檔案意識(shí)

負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者缺乏檔案意識(shí)，并且不太清楚，有些只是口頭強(qiáng)調(diào)，沒有在具體的實(shí)際工作中實(shí)施，通常只注重質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，但忽略了施工過程中檔案的及時(shí)收集，整理和存放。企業(yè)檔案工作也面臨著與時(shí)俱進(jìn)的問題，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和完善，在不斷變化的過程中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一般只注重直觀的經(jīng)濟(jì)效益。專注于生產(chǎn)經(jīng)營部門或組織的工作，并因其輔助和間接狀態(tài)，文件系統(tǒng)性管理以及文件和材料的收集，歸檔和使用被忽略。此外，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)者缺乏長期考慮因素。并且任意安排人員進(jìn)行文件管理，隨著高流動(dòng)性和頻繁更換公司人員，如果交接各方?jīng)]有明確的責(zé)任，他們不能保證文件的轉(zhuǎn)移將按照規(guī)定處理。文件丟失，特別是如果一些重要的人員變動(dòng)，工程和技術(shù)數(shù)據(jù)丟失，很難采取補(bǔ)救措施。工程技術(shù)管理人員沒有嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的項(xiàng)目檔案管理制度，沒有及時(shí)組織和保存項(xiàng)目負(fù)責(zé)的初步數(shù)據(jù)，各項(xiàng)目單位的檔案和資料要求不夠嚴(yán)格，項(xiàng)目建成后檔案無法歸檔，檔案部門對(duì)此無能為力。

（二）項(xiàng)目檔案管理人員素質(zhì)不高

單位的數(shù)據(jù)管理人員大多為臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力差，在進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理的時(shí)候缺乏必要的技術(shù)支撐。檔案部管理人員有時(shí)候是新手，不了解檔案資料，檔案不完整，檔案質(zhì)量差，不規(guī)范等問題，嚴(yán)重影響檔案的質(zhì)量和完整性，這也使檔案部門難以在項(xiàng)目完成后補(bǔ)充項(xiàng)目完成數(shù)據(jù)的收集。對(duì)以前的項(xiàng)目不熟悉，歸檔起來不是很順手，有些項(xiàng)目的立項(xiàng)名稱和后來的項(xiàng)目名稱不一樣，有些只差一兩個(gè)字但就不是同一個(gè)項(xiàng)目了，會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)歸、漏歸、重復(fù)歸的現(xiàn)象。許多企業(yè)文件管理人員都是兼職，沒有全職檔案管理員，很容易導(dǎo)致文件被分散和存儲(chǔ)，這將導(dǎo)致嚴(yán)重缺乏文件。從一些基層單位的抽查中，單個(gè)單位檔案管理人員只是簡單的對(duì)檔案資料進(jìn)行合并，將所有有用和無用的綁定都在一起。文件類型，數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)和存儲(chǔ)周期沒有系統(tǒng)劃分，因此文件管理級(jí)別差異很大，文件管理是一項(xiàng)非常廣泛的工作，檔案管理員不僅要掌握專業(yè)理論，還要熟悉相關(guān)專業(yè)知識(shí)。

（三）檔案信息化發(fā)展緩慢

在信息和網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時(shí)代，存檔信息化已經(jīng)被遺忘在一個(gè)角落里，信息資源的利用和開發(fā)是企業(yè)生存，提高競爭力，在競爭中立于不敗之地的重要保證。歸檔的資料原本是要求原件的，但因之前同事的不重視，存在現(xiàn)在已找不到資料，很多只能用復(fù)印件代替的問題。有些公司尚未實(shí)施檔案的信息化，大多數(shù)公司只停留在搜索目錄的級(jí)別，許多當(dāng)前的企業(yè)檔案都是基于文件，忽略了影響企業(yè)發(fā)展和決定企業(yè)命運(yùn)的“主要”文件。作為“主體”檔案，工程材料往往缺乏現(xiàn)象，在生產(chǎn)過程中沒有得到足夠的重視。個(gè)別工程技術(shù)人員不熟悉工程技術(shù)檔案的規(guī)范，甚至重要的竣工資料也會(huì)出現(xiàn)丟失。

三、加強(qiáng)和改進(jìn)的措施

（一）提高項(xiàng)目檔案管理意識(shí)

項(xiàng)目管理單位的領(lǐng)導(dǎo)和具體管理人員應(yīng)高度重視項(xiàng)目檔案。加強(qiáng)對(duì)國家和公司檔案相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的研究，不斷提高檔案和管理意識(shí)。嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員應(yīng)及早參與項(xiàng)目實(shí)施過程，確保檔案質(zhì)量。因?yàn)榇蠖鄶?shù)領(lǐng)導(dǎo)者都不了解文件管理的重要作用，這導(dǎo)致了工作缺乏資金。因此，為了確保該項(xiàng)目的順利開展，不僅要加強(qiáng)對(duì)文件管理的重視，還要為其提供更多資金。要注意收集、組織和存檔科學(xué)和技術(shù)文件，以確保企業(yè)文件的完整性，可以要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人合同蓋完印章馬上要?dú)w檔一份，檔案人員根據(jù)《公開招標(biāo)》的進(jìn)度去建臺(tái)賬，經(jīng)常去跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)度，提醒各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人把各項(xiàng)資料及時(shí)歸檔。通過高度負(fù)責(zé)的管理人員開展相關(guān)工作，確保及時(shí)處理相關(guān)管理問題，從而指導(dǎo)員工積極參與工作。

（二）改善檔案管理系統(tǒng)

改進(jìn)和完善公司的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，確保項(xiàng)目文件的完整性。同時(shí)要求各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按時(shí)全額歸檔檔案，包括此項(xiàng)目相關(guān)的各種合同、會(huì)議紀(jì)要、立項(xiàng)、移交驗(yàn)收證書和施工決算單等資料。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在檔案數(shù)據(jù)采集范圍，分類標(biāo)準(zhǔn)，識(shí)別和存儲(chǔ)技術(shù)方面，文件管理已經(jīng)提出了許多新的主題。檔案管理應(yīng)該有新的概念和新的管理系統(tǒng)，以滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。比如一家大型的建筑企業(yè)，一般具有多個(gè)建筑總承包水平，每年有多個(gè)工程項(xiàng)目，業(yè)務(wù)涉及房屋建筑，冶金冶煉，機(jī)電設(shè)備安裝，市政和鋼結(jié)構(gòu)制造和安裝等。文件管理可以說是眾多而復(fù)雜的，責(zé)任是光榮而艱巨的。如何讓公司的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作，使其符合總公司業(yè)務(wù)指導(dǎo)下的規(guī)范要求，是作者面臨的艱巨任務(wù)。我根據(jù)實(shí)際工作談到了企業(yè)文件管理的一些看法和經(jīng)驗(yàn)。

（三）文件管理規(guī)范化

有必要確保文件的有效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，檔案管理部門，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要認(rèn)真審查文件的內(nèi)容和形成過程。要了解和熟悉項(xiàng)目文件歸檔的范圍，并嚴(yán)格區(qū)分文件檔案和技術(shù)檔案，項(xiàng)目初期的文件也應(yīng)包含在項(xiàng)目檔案中。如果是由于文件的特殊管理，相關(guān)文件的副本也應(yīng)包含在相應(yīng)的項(xiàng)目文件中，標(biāo)明保存原件的位置。組織卷時(shí)，有必要仔細(xì)研究文檔的內(nèi)容，區(qū)分年份，區(qū)分問題，將同類型的案件進(jìn)行整合，并集中進(jìn)行處理，并嘗試將文件的文件號(hào)設(shè)為案例文件的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確反映案例文件的基本內(nèi)容。企業(yè)在進(jìn)行文件管理工作時(shí)，為了確保上述問題得到有效解決，有必要規(guī)范文件管理，全面提高文件管理的整體效果。具體措施包括：首先，規(guī)范材料的收集和存檔，完善管理體系。標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化應(yīng)被視為確保收集標(biāo)準(zhǔn)和收集方法有效的關(guān)鍵考慮因素。根據(jù)文件類型調(diào)整收集方法，避免重復(fù)和丟失。其次，對(duì)管理工作進(jìn)行規(guī)范。結(jié)合項(xiàng)目安排和項(xiàng)目規(guī)劃，集中管理文件以確保文件更安全和保密。檔案信息化是企業(yè)檔案工作滿足企業(yè)信息化發(fā)展需要的必然要求，應(yīng)予以重視和推動(dòng)。文件管理系統(tǒng)軟件是實(shí)現(xiàn)管理信息化的必備工具。建立檔案管理系統(tǒng)不僅可以為企業(yè)提供咨詢服務(wù)，還可以為企業(yè)的發(fā)展起到不可忽視的作用。

（四）建立企業(yè)檔案工作組織體系

建立企業(yè)檔案工作組織體系是必要的，包括組織領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置和工作網(wǎng)絡(luò)。要實(shí)施各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案責(zé)任制，建立一支訓(xùn)練有素的專職檔案和兼職檔案隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案工作組織體系建設(shè)是做好企業(yè)檔案工作的保證。企業(yè)必須建立企業(yè)檔案工作規(guī)則，管理體系和業(yè)務(wù)規(guī)范的制度體系。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定，有利于檔案工作的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。企業(yè)還應(yīng)派遣檔案工作者參加專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，穩(wěn)定專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理。要提高項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，組織定期學(xué)習(xí)，特別是新進(jìn)從事這項(xiàng)工作的人員，必要時(shí)，安排專門培訓(xùn)，明確檔案的范圍和規(guī)格，確保項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的完整性和準(zhǔn)確性。

（五）對(duì)管理設(shè)施進(jìn)行更新

在進(jìn)行文件管理工作時(shí)，只有擁有完整的硬件設(shè)施才能有效地進(jìn)行工作，因此，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，將科學(xué)應(yīng)用于現(xiàn)代技術(shù)，并積極購買相關(guān)管理設(shè)施。此外，企業(yè)還應(yīng)加大員工培訓(xùn)力度，確保全面提高設(shè)備利用率，避免人力和財(cái)力資源浪費(fèi)。構(gòu)建用于文件管理的信息管理系統(tǒng)。通過相關(guān)方法和技術(shù)的應(yīng)用，合理構(gòu)建信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理。在該系統(tǒng)中，它主要具有文件錄入和修改等相關(guān)功能，使管理人員能夠更好地進(jìn)行歸檔資料的分類和歸檔等相關(guān)工作，使其工作效率得以全面提高。

四、結(jié)語

總而言之，企業(yè)項(xiàng)目檔案是一個(gè)企業(yè)的靈魂，不僅包含著知識(shí)產(chǎn)權(quán)，還包含著物質(zhì)產(chǎn)權(quán)，是維系企業(yè)經(jīng)營生存運(yùn)營下去的重要部分。企業(yè)的項(xiàng)目檔案工作必須引起重視，更新管理設(shè)備，增加投資，堅(jiān)定的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，在發(fā)現(xiàn)問題之后，必須采取相關(guān)解決措施，讓企業(yè)項(xiàng)目管理順利的回歸正軌。

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