公路工程電子檔案管理中存在的問題與建議

許訊東

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，促使社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域產(chǎn)生了較大的變化，并且這些變化也促使相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域朝著更有利的方向發(fā)展，對(duì)于公路工程的檔案管理工作來說也是如此。信息技術(shù)的應(yīng)用使得傳統(tǒng)紙質(zhì)的公路工程檔案轉(zhuǎn)變成電子化的檔案，這樣更有利于公路工程檔案管理工作的發(fā)展，而且電子檔案自身的儲(chǔ)存空間比較小，傳遞信息的速度也比較快，但是由于其自身也會(huì)受到相關(guān)因素的影響，因此，需要有關(guān)部門運(yùn)用合理的方式對(duì)其進(jìn)行規(guī)范。

關(guān)鍵詞：公路工程;電子檔案管理;問題與建議

一、公路工程電子檔案管理工作中存在的問題

（一）公路工程的電子檔案原件缺乏真實(shí)性

對(duì)于電子檔案而言，其自身相較于紙質(zhì)檔案有較大的優(yōu)勢(shì)，比如節(jié)省空間、信息傳輸速度快等等，但是電子檔案本身也存在著一定的缺點(diǎn)，其中最為嚴(yán)重的一個(gè)缺點(diǎn)就是容易修改，而且電子檔案中的信息即使被大量修改，也難以發(fā)現(xiàn)出電子檔案修改的痕跡，增加或者刪除電子檔案也是無法發(fā)現(xiàn)相關(guān)痕跡的，這就導(dǎo)致公路工程的電子檔案缺乏較高的真實(shí)性。另外，公路工程的電子檔案本身就是數(shù)據(jù)化的信息，其自身是無法顯示相關(guān)檔案的真實(shí)的手寫字跡，并且電子檔案上也不會(huì)顯示出相關(guān)負(fù)責(zé)人的手寫，一旦相關(guān)檔案出現(xiàn)問題，負(fù)責(zé)人本身所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任就會(huì)變小。若是個(gè)別人為自身的利益改動(dòng)檔案信息，負(fù)責(zé)人也是很難發(fā)現(xiàn)的，以至于公路工程檔案在真實(shí)性方面存在問題[1]。

（二）公路工程的電子檔案信息缺乏保密性

現(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)極為發(fā)達(dá)，只要運(yùn)用終端設(shè)備就能夠?qū)ζ渌O(shè)備的信息進(jìn)行有效的識(shí)別，而且存儲(chǔ)在終端設(shè)備的相關(guān)電子檔案文件也能夠在同一時(shí)間傳輸?shù)礁嗟脑O(shè)備上，這樣很容易造成電子檔案信息的泄露，因此，在對(duì)公路工程的電子檔案信息進(jìn)行管理的過程中，很難保證檔案信息的安全性。另外，一些涉及到公路工程建設(shè)核心的信息都需要進(jìn)行嚴(yán)格的保密，比如公路工程的設(shè)計(jì)理念、方案以及簽訂的合同等等，都屬于相關(guān)企業(yè)的保密文件，若是相關(guān)工作人員在開展電子檔案管理工作的過程中，沒有做到相應(yīng)的保密工作，就會(huì)導(dǎo)致這些公路工程的重要信息被泄露，從而使得企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益受到嚴(yán)重?fù)p害。

（三）缺乏統(tǒng)一的電子檔案管理軟件

若是在一個(gè)企業(yè)或者單位內(nèi)部出現(xiàn)，各部門使用不同的電子檔案管理軟件這種情況，就會(huì)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上的信息交流產(chǎn)生不良影響，以至于同一企業(yè)或者單位的電子檔案管理人員容易出現(xiàn)交流不便的情況。另外，若是每個(gè)部門所使用的檔案管理軟件各有不同，會(huì)有極大可能出現(xiàn)文件不兼容的情況，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)自動(dòng)攔截所需要接收的文件，甚至還會(huì)造成文件的損毀，導(dǎo)致一些電子檔案文件無法使用，同時(shí)也給公路工程電子檔案的管理造成了不良的影響[2]。

二、公路工程電子檔案管理工作有效開展的建議

（一）對(duì)公路工程檔案進(jìn)行分散式的保存管理

相關(guān)單位以及企業(yè)若想在電子檔案管理工作中，確保檔案信息資料的真實(shí)性以及完整性，則可以利用分散式的方法對(duì)公路工程檔案資料進(jìn)行管理以及保存，其中對(duì)于一些比較重要且保密性較高的檔案資料，相關(guān)管理人員不應(yīng)該只在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行保存管理，還要將紙質(zhì)的檔案原件保管好，這樣有利于核實(shí)電子檔案信息的真實(shí)性。另外，企業(yè)也要相關(guān)檔案資料及進(jìn)行備份，可以將一份檔案封存，一份檔案供人查閱以及應(yīng)用，這也是最為基本的檔案管理方式，相關(guān)企業(yè)的檔案管理人員可以根據(jù)實(shí)際情況，選擇合適的備份方式。除此之外，電子檔案管理人員還可以對(duì)一些非常重要的檔案資料進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)記，并將相關(guān)檔案資料拷貝到專門的優(yōu)盤里，若是有人修改了相關(guān)檔案資料，管理人員也能夠通過拷貝資料與原件的對(duì)比，發(fā)現(xiàn)其中的異常，以此確保電子檔案的真實(shí)性。

（二）加強(qiáng)管理軟件的安全防護(hù)

相關(guān)工作人員在管理公路工程的電子檔案時(shí)，經(jīng)常會(huì)用到優(yōu)盤進(jìn)行檔案的傳輸以及保存，在這一過程中，有可能會(huì)造成電子檔案中病毒，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案的保密性出現(xiàn)問題，若想減少這一情況的出現(xiàn)，檔案管理人員就需要經(jīng)常對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒處理，并且也要對(duì)優(yōu)盤殺毒，以便使得整個(gè)檔案管理系統(tǒng)被病毒侵害。另外，管理人員在進(jìn)行電子檔案的傳輸時(shí)，盡可能的將電子檔案?jìng)魉偷綄?duì)方的郵箱里，這樣能夠讓電子檔案在傳輸時(shí)受到保護(hù)。而且管理人員在面對(duì)一些較為重要的公路工程檔案資料時(shí)，要避免在線傳輸，以免受到有心人的監(jiān)視，導(dǎo)致文件泄露[3]。

（三）重視檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)

公路工程電子檔案管理工作離不開專業(yè)的管理人員，而若想實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理，就要提高檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)能力，包括專業(yè)檔案管理知識(shí)技能、信息知識(shí)及相關(guān)操作技術(shù)等，這就需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的重視，并組織定期的檔案管理培訓(xùn)，加深管理人員對(duì)信息技術(shù)的了解，并使其能夠在參與培訓(xùn)的過程中提高自身的信息技術(shù)水平及能力，與此同時(shí)，企業(yè)還需要將當(dāng)下檔案管理的最新理念以及方法融入到培訓(xùn)內(nèi)容之中，讓管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)能力水平，促進(jìn)電子檔案管理的有效開展。

三、總結(jié)

通過上述分析，電子檔案在公路工程管理工作中的有效應(yīng)用，能夠簡(jiǎn)化傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中各種繁雜的程序，使得公路工程能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，同時(shí)也有利于相關(guān)部門在公路工程信息方面的交流與溝通，基于此，相關(guān)單位部門需要加強(qiáng)對(duì)公路工程電子檔案管理工作的重視，并針對(duì)其中存在的問題制定出有效的解決策略。

參考文獻(xiàn)

[1]高一華.公路工程電子檔案管理中存在的問題與建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：132.

[2]韓雪輝.公路工程檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].赤子（上中旬），2015（15）：209.

[3]范小莉.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下工程檔案存在的問題及解決對(duì)策[J].陜西檔案，2013（06）：44-45.