論如何提升辦公室行政管理人員的綜合能力

朱康學(xué)

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展腳步的加快，市場經(jīng)濟(jì)背景下事業(yè)單位之間的競爭也隨之加劇。在這一時代發(fā)展背景下，如果想要提升事業(yè)單位競爭能力，就需要改革原有的管理模式，將創(chuàng)新意識融入事業(yè)單位實際管理的過程中，同時提升辦公會行政管理人員的綜合素質(zhì)、水平。由此，文章針對辦公室行政管理人員的綜合素質(zhì)能力進(jìn)行了研究，明確了辦公室行政管理人員工作的重要性，分析探討辦公室行政管理人員綜合能力提升的有效策略。

[關(guān)鍵詞]辦公室行政管理人員 綜合能力 素質(zhì)

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

近幾年，隨著事業(yè)單位行政管理工作的開展，人們已經(jīng)愈發(fā)重視實際工作中行政管理工作的開展。行政管理工作的開展效果，在很大程度上彰顯了企業(yè)的文化和在發(fā)展過程中企業(yè)所秉持的基本理念。由此，合理地落實行政管理工作不僅能夠確保企業(yè)文化落實到日常的企業(yè)管理活動中，同時還能推動單位相關(guān)制度的制定和執(zhí)行，進(jìn)而逐步實現(xiàn)企業(yè)中有關(guān)辦公物品、文書資料、會議以及涉外事務(wù)的管理。由此，如何將行政管理工作落實到單位的實際管理過程中，體現(xiàn)管理工作的重要性，就成為現(xiàn)階段單位行政管理工作者們研究的重點(diǎn)。

一、當(dāng)前辦公室行政管理人員存在的問題

（一）工作人員的整體素質(zhì)不高

就目前事業(yè)單位的行政管理工作來說，就其人員方面的問題來看，其工作人員的問題大都集中表現(xiàn)在工作態(tài)度不認(rèn)真、行政管理思想過分陳舊以及沒有將創(chuàng)新的思維融入實際的行政管理過程中等方面。這些問題的存在都會在很大程度上限制實際工作中行政管理工作開展的效果，并逐漸導(dǎo)致工作人員出現(xiàn)效率低、能力成長慢等問題。目前，很多辦公室工作人員對于工作的態(tài)度不夠認(rèn)真，不愿意接受新的思想，安于現(xiàn)狀，跟不上企業(yè)和社會的發(fā)展步伐。這導(dǎo)致在日常的辦公室行政管理環(huán)節(jié)種存在人員的工作興趣不高，工作過程中沒有動力，處理事件的能力較差，重復(fù)性高，工作效率低等問題。

（二）自身的工作定位不夠明確

大多辦公室工作人員都只是按部就班地按照上級的指示和任務(wù)處理工作，而不會發(fā)揮其主觀能動性解決問題，對工作缺少責(zé)任心，缺乏獨(dú)立解決問題的能力。對于自身的工作任務(wù)僅限于完成領(lǐng)導(dǎo)要求的工作，沒有嘗試更好的解決方法和新的工作模式。

（三）辦公室行政管理人員思想覺悟不夠

目前很多行政管理人員輕視自己的工作，不僅沒有將新技術(shù)、新思想與實際的行政管理工作進(jìn)行融合，在工作中存在比較明顯的懈怠情緒，進(jìn)而影響到實際工作開展的效果。大多數(shù)的辦公室規(guī)章制度不夠完整，也沒有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的賞罰規(guī)定，導(dǎo)致很多工作人員不能以身作則，也不重視規(guī)章制度。還有的辦公室工作人員過于注重辦公室的人際關(guān)系處理，影響工作的正常流程和進(jìn)度，導(dǎo)致工作效率降低。

（四）行政管理能力不強(qiáng)

對于辦公室行政管理工作人員來說，其工作所涉及的范圍較廣，管理的事項也比較多。因此，在辦公室行政管理的環(huán)節(jié)，需要綜合能力較強(qiáng)的辦公室工作人員，一方面，要求其有扎實的專業(yè)基礎(chǔ)理論，另一方面，還要求其具備專業(yè)的基本技能[1]。但是，就目前的辦公室人員安排來說，很多單位會傾向于選文職專業(yè)人員從事行政管理工作，這就造成其在業(yè)務(wù)水平方面仍存在比較明顯的不足，從而限制了實際行政管理工作的開展。

二、辦公室行政管理工作的特點(diǎn)

（一）計劃性和策劃性

辦公室工作人員在行政管理工作上除了完成本職工作外，還要有計劃、有規(guī)劃地提出一些運(yùn)營和管理建議，保證工作的順利進(jìn)行，并且主動承擔(dān)起上級和下級之間溝通任務(wù)?？梢哉f，辦公室行政人員不僅是整個企業(yè)的參謀員，還是整個企業(yè)的溝通者[2]。

（二）輔助性和合作性

在大多數(shù)企業(yè)中行政工作人員的主要任務(wù)就是要輔助領(lǐng)導(dǎo)解決問題以及出謀劃策。作為各個部門的溝通橋梁，在企業(yè)的經(jīng)營中，行政人員不僅需要及時收集各員工的建議，還應(yīng)該及時關(guān)注社會經(jīng)濟(jì)以及企業(yè)發(fā)展的最新信息，從而結(jié)合企業(yè)自身的實際經(jīng)營情況策劃方案，輔助領(lǐng)導(dǎo)層確定最終的企業(yè)計劃。

（三）協(xié)調(diào)性和溝通性

行政人員除了要進(jìn)行溝通和輔助以外，還要在員工中起到協(xié)調(diào)作用。大部分的企業(yè)職能部門較多，各個部門之間有不同的規(guī)章制度，在工作中難免會出現(xiàn)一些矛盾，因此行政人員也需要從中進(jìn)行協(xié)商，穩(wěn)定員工情緒，保證企業(yè)行政管理工作的順利進(jìn)行[3]。

（四）組織性和團(tuán)隊性

除了上述的作用，行政管理部門還有一個很重要的作用就是負(fù)責(zé)企業(yè)各部門的組織工作。企業(yè)進(jìn)行團(tuán)建或者集體活動時，需要辦公室行政工作人員作為中間人進(jìn)行協(xié)調(diào)組織，了解員工們的日常喜好，組織員工喜歡的聚餐和團(tuán)建活動，營造出良好的工作環(huán)境，提升員工的工作熱情。這樣不僅能夠使各部門得到及時溝通，還會使整個企業(yè)更具有凝聚力[4]。

三、提高辦公室行政管理人員綜合能力的策略

（一）構(gòu)建科學(xué)的辦公體系，實現(xiàn)辦公室行政管理崗位職責(zé)的清晰化

對于辦公室行政管理工作人員而言，其工作過程中涉及的事項十分復(fù)雜，不僅要面對辦公室中日常事務(wù)的處理，還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交代的任務(wù)。這種情況下，如果辦公室人員崗位職責(zé)不明確，就必然會造成在崗位水平培訓(xùn)環(huán)節(jié)的能力培養(yǎng)工作不夠全面，進(jìn)而影響后續(xù)辦公室行政管理工作的開展。由此，筆者認(rèn)為，如果想要針對性地提升行政管理人員綜合水平，就應(yīng)針對其不同的辦公室行政崗位明確劃分，開展具備針對性的綜合能力的培養(yǎng)工作，幫助辦公室行政管理人員實現(xiàn)自我綜合能力成長的同時，實現(xiàn)預(yù)期的行政管理目標(biāo)[5]。

（二）針對辦公室行政管理人員的執(zhí)行能力進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化

根據(jù)以往的研究，筆者認(rèn)為國家稅務(wù)總局是為人民服務(wù)的單位，從行政管理部門入手，將新時代下的服務(wù)理念融入辦公室行政管理工作過程中，可以綜合提升辦公室行政管理人員的服務(wù)水平和執(zhí)行能力，在根本上推動部門發(fā)展的同時，響應(yīng)黨組織號召，貫徹“為人民服務(wù)”理念，從而加快我國稅務(wù)服務(wù)體系的改革和發(fā)展。比如，可以通過定期組織行政管理榜樣人員開展行政管理經(jīng)驗的分享活動，借助榜樣的作用引導(dǎo)其他行政管理人員提升其綜合能力；另一方面，則可以由行政管理部門牽頭，定期組織行政管理人員開展有關(guān)“新時代服務(wù)理念”的專題活動，通過組織專題講座、研討等多樣化的活動，培養(yǎng)行政管理人員的服務(wù)精神，提升其綜合能力。

（三）提升辦公室行政管理人員的心理素質(zhì)

對于辦公室的行政管理人員來說，行政管理人員往往會面臨著來自社會多個方面的壓力，因而提升辦公室行政管理人員心理素養(yǎng)也是現(xiàn)階段迫切需要解決的問題之一。筆者認(rèn)為，首先，行政管理人員應(yīng)正確面對工作中所經(jīng)歷的點(diǎn)滴，在面對不同需求的人員時，應(yīng)采取積極的態(tài)度解決問題，進(jìn)而實現(xiàn)行政管理工作的最佳效果；其次，對行政管理人員來說，可以多閱讀有關(guān)心理輔導(dǎo)的書籍，從而調(diào)整日常工作中的情緒，為后續(xù)的辦公室行政工作的開展打下基礎(chǔ)。

（四）完善辦公室行政管理工作的績效考核機(jī)制

行政管理工作在企業(yè)日常運(yùn)營中發(fā)揮著重要的保障作用，行政管理人員綜合素質(zhì)的高低對行政管理工作效率起著決定性作用，因此提升企業(yè)行政管理人員綜合素質(zhì)在企業(yè)管理中有重要意義。健全針對行政管理人員的績效考核機(jī)制，不僅有利于管理人員形成愛崗敬業(yè)的態(tài)度，同時也能夠在根本上幫助管理者們積極提升自己的綜合能力。例如，自主加強(qiáng)有關(guān)行政管理理論的學(xué)習(xí)，拓展與行政管理有關(guān)的知識面，進(jìn)而提升自身的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)語

辦公室行政管理工作作為事業(yè)單位日常運(yùn)行過程中的重要組成部分，不僅承擔(dān)著“上傳下達(dá)”的重要職責(zé)，同時還在根本上呈現(xiàn)了一個單位的人文精神。因此，提升行政管理工作人員的綜合素質(zhì)，對事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的意義。只有提升辦公室行政管理人員的綜合素質(zhì)，才能夠在根本上實現(xiàn)單位和個人雙方的協(xié)同發(fā)展，為未來事業(yè)單位革新打下基礎(chǔ)，同時實現(xiàn)開展行政管理工作的根本目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]史建軍，車妍妍.淺談辦公室行政管理工作[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2018（24）：126.

[2]郭洪斌.提升辦公室行政管理人員綜合能力的思考[J].化工管理，2018（35）：7- 8.

[3]王欣.辦公室行政管理的思路與對策研究[J].現(xiàn)代營銷（創(chuàng)富信息版），2018（11）：163.

[4]趙霏霏.加強(qiáng)企業(yè)行政管理提升經(jīng)濟(jì)效益[J].現(xiàn)代國企研究，2017（22）：11.

[5]蔣婧碩.中小企業(yè)行政管理人員績效管理問題研究[J].管理觀察，2015（18）：72- 73.