加強(qiáng)物資采購管理監(jiān)督作用的發(fā)揮

宛云良

[摘 要] 作為一個大型施工企業(yè)，每年建安產(chǎn)值近30億元，對于設(shè)備物資的采購和使用量也有10億元以上，有的單個采購項目就達(dá)到上億元，甚至幾億元。如何進(jìn)行物資采購管理，加強(qiáng)物資采購監(jiān)督，提高單位采購的經(jīng)濟(jì)效益是單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工關(guān)心的問題。本文通過對發(fā)揮物資采購管理監(jiān)督作用的認(rèn)識，探討如何加強(qiáng)物資采購管理的有效監(jiān)督。

[關(guān)鍵詞] 物資采購 管理監(jiān)督 工程管理

中圖分類號：F251.2 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

目前我國正處于市場經(jīng)濟(jì)逐步完善的階段，我國相關(guān)市場機(jī)制仍不完善，市場運作不規(guī)范，很容易導(dǎo)致部分單位在進(jìn)行物資采購經(jīng)營活動中，出現(xiàn)一些不符合規(guī)定的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易行為。所以在當(dāng)前企業(yè)運作過程中，必須要加強(qiáng)物資采購管理監(jiān)督作用，避免在采購過程中，相關(guān)工作人員出現(xiàn)吃回扣、以次充好、為個人謀求經(jīng)濟(jì)利益的違法犯罪活動。為了規(guī)范采購行為，從源頭上遏制采購工作中出現(xiàn)的違法違紀(jì)行為，單位制訂了相關(guān)管理辦法和制度，建立了約束機(jī)制，實施監(jiān)督管理，加強(qiáng)廉政建設(shè)，為降低成本，實現(xiàn)陽光采購做了多方面的努力和許多有益的工作。

一、在物資采購管理中，人是監(jiān)督的重點

（一）要從規(guī)章制度、管理體制、廉潔教育入手

首先，從制度上規(guī)范物資采購人員的行為。要落實《招標(biāo)管理辦法》《集中采購管理辦法》《招標(biāo)監(jiān)督管理辦法》等制度，規(guī)范物資管理人員行為。要明確劃分物資采購人員的實際責(zé)任體制，對于物資管理人員來說，應(yīng)當(dāng)從業(yè)務(wù)培訓(xùn)和廉潔從業(yè)等方面進(jìn)行培養(yǎng)教育，在工作人員心中建立自覺遵守法律的道德觀念，從而提高物資采購人員的職業(yè)素養(yǎng)。

其次，從管理體制上加強(qiáng)對物資采購決策者的監(jiān)督。單位要將設(shè)備物資采購工作統(tǒng)一歸口到物資采購中心，整合和集約采購資源，發(fā)揮專業(yè)采購優(yōu)勢。在重要物資的采購環(huán)節(jié)中，采用小組集體決策制度。在采購時建立采購小組，小組內(nèi)部實行統(tǒng)一的招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)，明確采購物資的質(zhì)量、性能及價格，盡可能減少由于信息不對等造成采購成本增加的問題。而對于大型機(jī)械設(shè)備和物資的采購，則需要由采購小組集體研究后，才可上報上級主管部門進(jìn)行審批。

提高物資采購人員素質(zhì)，對物資采購人員要形成長期有效的教育機(jī)制。要招收具有一定文化層次和專業(yè)素養(yǎng)的大專以上畢業(yè)學(xué)生，通過基層鍛煉，逐漸將這部分人培養(yǎng)成為物資采購管理的中堅力量。在長效教育上，一方面要開展遵紀(jì)守法教育，增強(qiáng)物資管理人員的法律意識；另一方面要實行職業(yè)道德教育，加強(qiáng)崗位職業(yè)技能和職業(yè)操守的學(xué)習(xí)，為相關(guān)工作人員建立正確的職業(yè)觀念[1]。

（二）要進(jìn)行崗位輪換，為從源頭預(yù)防提供保障

首先，在物資采購的實際工作中，培養(yǎng)工作人員的團(tuán)隊意識和協(xié)作精神，使工作人員在工作過程中產(chǎn)生默契感，掌握更多的業(yè)務(wù)知識。讓不同的工作人員組成工作團(tuán)隊相互協(xié)作，對于企業(yè)的長期發(fā)展具有良好的效用。

其次，采用輪換制，可以避免某一項目人員長期待在同樣的崗位中，形成利益圈子或小團(tuán)體，避免團(tuán)體利用職務(wù)之便做出違法犯罪的事情。

二、構(gòu)建科學(xué)合理的物資采購管理制度

（一）公開的招標(biāo)采購制度

認(rèn)真執(zhí)行《招標(biāo)管理辦法》《集中采購管理辦法》的要求，凡是工程物資一次采購超過一定限額的，都應(yīng)當(dāng)報回單位總部進(jìn)行審批，采取集中公開招標(biāo)。在公開招標(biāo)過程中，通過一套嚴(yán)格的組織程序讓投標(biāo)者在某一平臺內(nèi)進(jìn)行質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面的報價，從而促使采購企業(yè)可以獲得更加優(yōu)異的商品質(zhì)量。

（二）大額集中采購管理制度

分散采購主要是指某一采購任務(wù)由多人完成，這樣的采購模式導(dǎo)致采購過程相對混亂，很有可能會在采購過程中出現(xiàn)安全漏洞，造成企業(yè)采購成本增加的問題。而集中采購則是完善企業(yè)采購漏洞的有效管理方式，通過企業(yè)集體談判等方式來降低采購成本，從而減少利益流失和違法犯罪情況的發(fā)生，實現(xiàn)企業(yè)利益最大化的采購目標(biāo)。

（三）物資采購的監(jiān)督檢查制度

在物資采購過程中，除了要規(guī)范內(nèi)部運行，也需要加強(qiáng)外部監(jiān)督管理工作。物資采購除了關(guān)系到采購人員的工作以外，還必須要借助其他組織的力量來監(jiān)督整個采購過程，加大對于采購的管理力度。特別是在重大物資采購過程中，組成科學(xué)合理的審查小組，對采購物資的計劃進(jìn)行研究探討[2]。

三、展開市場調(diào)查、信息管理，為物資采購提供可靠的市場數(shù)據(jù)

隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，單位可以在互聯(lián)網(wǎng)中搜集市場物資價格走勢，從而做好物資采購的監(jiān)督與管理。單位可根據(jù)網(wǎng)絡(luò)報價來降低實際采購成本，通過對市場信息的及時分析、處理，可以更加全面地提高物資采購監(jiān)督管理的有效性。曾經(jīng)有項目上要使用一種管道防腐材料，設(shè)計院開列名稱是HD8710新型涂料，根據(jù)設(shè)計院推薦的成都地區(qū)某廠家詢問單價19.5萬元/噸，并且另外一個單位已經(jīng)與他們簽訂了供貨合同。后來通過互聯(lián)網(wǎng)查詢，才弄清楚全稱是厚漿型互穿網(wǎng)絡(luò)管道防腐涂料，在江蘇也有生產(chǎn)廠家，出廠價僅為13.5萬元/噸，后來和成都地區(qū)的廠家談，終于也降到13.5萬元/噸，這樣每噸就節(jié)省了6萬元。根據(jù)使用量45噸計算，就節(jié)省了近270萬元。這就需要物資采購人員利用互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)，獲得全球范圍內(nèi)相同行業(yè)材料價格信息，并且定期對該信息進(jìn)行整理與歸檔，可幫助采購人員在采購過程中對物資進(jìn)行調(diào)查與考核，也可以建立多方合作人的供貨關(guān)系，對供貨方的商品質(zhì)量以及供應(yīng)能力和信譽程度進(jìn)行調(diào)查跟蹤并建立檔案信息，以此確定優(yōu)良合作人，建立長期合作關(guān)系。

四、物資采購監(jiān)督應(yīng)重點關(guān)注的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（一）采購計劃的制定

在實際生產(chǎn)經(jīng)營過程中，很可能會出現(xiàn)實際生產(chǎn)商品與材料消耗不符的情況，還有可能出現(xiàn)將一些實際生產(chǎn)過程中并不需要的材料列入生產(chǎn)過程的現(xiàn)象，這主要是由于編制采購計劃和采購部門的工作人員審核未能一致。這樣就導(dǎo)致實際采購和物質(zhì)的需求出現(xiàn)了一定的問題，其中很有可能是某些工作人員利用職務(wù)之便來為個人牟利。所以，在實際采購過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)更加注重利用公開招標(biāo)、集體采購物資等方式來對采購計劃進(jìn)行分解，使得更多的工作人員參與到采購過程中，提高物資采購的可靠性。在監(jiān)督采購時，也應(yīng)當(dāng)關(guān)注采購物資是否為必需品，采購量是否符合需求標(biāo)準(zhǔn)，采購過程是否達(dá)到企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。

（二）采購供應(yīng)商的選擇

當(dāng)前我國市場競爭愈加激烈，所以我國企業(yè)在市場采購過程中會遇到大量同類型的物資商品，但在實際采購中，不同的生產(chǎn)廠家，質(zhì)量、品質(zhì)都有較大的差異。這就導(dǎo)致采購人員可用個人職務(wù)之便排擠供貨商，或者在公開招標(biāo)時，建立特殊的門檻排擠其他供應(yīng)商，讓某些特殊供應(yīng)商進(jìn)入招標(biāo)范圍。所以，在供應(yīng)商的選擇方面也應(yīng)當(dāng)由更多的參與者參與決策，使得采購過程更加科學(xué)合理。

（三）采購價格的確定

物資采購價格的形成受多種因素的影響，物資產(chǎn)品的質(zhì)量、功能、是否符合企業(yè)的商品需求、是否擁有良好的售后服務(wù)，都會成為某一種物資產(chǎn)品在采購過程中決定價格的因素。而企業(yè)的唯一準(zhǔn)則是性價比，只有利用最少的資本，拿到最優(yōu)秀的產(chǎn)品物資才是企業(yè)采購運營過程中的關(guān)鍵所在[3]。

（四）驗收物資質(zhì)量與數(shù)量

實際到貨的物資數(shù)量與質(zhì)量存在短缺和質(zhì)量不能滿足要求的情況，這需要驗收人員把關(guān)。驗收人員的責(zé)任心和對質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的把握，成為監(jiān)督的關(guān)鍵控制點。同時，使用部門還可以參與驗收，企業(yè)要重視其提出的意見和建議。

（五）采購貨款的結(jié)算

當(dāng)前企業(yè)在經(jīng)營管理過程中一般為負(fù)債經(jīng)營，所以工程建設(shè)資金都較為緊張。供應(yīng)商想要快速回籠資金，對于部分貨款延期支付的情況，供應(yīng)商就要求加價。如何以最小的金融成本獲得最大的資金鏈利益，是貨款結(jié)算過程中的重點監(jiān)督內(nèi)容。

五、結(jié)語

總之，在當(dāng)前競爭激烈的市場環(huán)境中，采購方實際上擁有更大的選擇余地，降低采購成本成為快速降低企業(yè)經(jīng)營成本的主要手段。在物資采購監(jiān)督上，人是監(jiān)督的重點，要充分發(fā)揮人在監(jiān)督中的主觀能動性，制度建設(shè)和執(zhí)行是監(jiān)督的依據(jù)，把握好監(jiān)督的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，就能從源頭上預(yù)防采購工作中出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為，為降低工程總成本，實現(xiàn)陽光采購提供有力的監(jiān)督保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]張士超.企業(yè)物資采購中存在的風(fēng)險及其防范措施[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（19）：88.

[2]丁婕.信息化在石油企業(yè)物資采購管理中的應(yīng)用研究[J].中國市場，2019（30）：157- 158.

[3]徐巧萌.企業(yè)物資采購計劃管理的重要性及改進(jìn)策略淺談[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（18）：66，68.