企業(yè)檔案信息化管理分析

荊麗華

【摘 ?要】檔案是企業(yè)工作和管理過(guò)程中必不可少的部分，合理利用檔案能夠推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。如今，隨著時(shí)代不斷發(fā)展，檔案管理已逐步由傳統(tǒng)的管理模式變?yōu)樾畔⒒芾?，但如何讓信息化與檔案管理有效結(jié)合仍存在不少問(wèn)題。本文就目前企業(yè)檔案信息化管理在實(shí)施階段的問(wèn)題進(jìn)行討論，并提出了相應(yīng)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;信息化管理;管理人才建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，檔案信息化建設(shè)已成為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，及加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)信息水平的必經(jīng)之路，是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有效服務(wù)的重要舉措。本文就此提出一些建議以對(duì)檔案管理進(jìn)行探索。

1檔案信息化管理概述

檔案信息化是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置和管理，但前提要在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下提供服務(wù)。檔案信息化具有包括以下幾方面：首先，具備數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;其次，在接收、傳遞、存儲(chǔ)等方面實(shí)現(xiàn)一體化;再次，在信息方面實(shí)現(xiàn)全面共享;最后，檔案管理模式發(fā)生了新變化。

2檔案信息化管理的特征

2.1網(wǎng)絡(luò)化

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理與網(wǎng)絡(luò)化工作越來(lái)越密切，利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理檔案，可以及大地提高工作效率，能最大限度地節(jié)省檔案信息管理的時(shí)間，節(jié)省人力、物力資源，在保持檔案完整性上體現(xiàn)出更大優(yōu)勢(shì)。

2.2便捷化

快捷化是檔案信息化管理一個(gè)特征。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，檔案管理人員利用信息設(shè)備通過(guò)掃描檔案信息可以轉(zhuǎn)化為電子信息資料，然后存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞便能快速搜索，從而能夠有效提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。

3企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

3.1企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)落后。

國(guó)內(nèi)很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)還處在初期階段，檔案信息化建設(shè)工作面臨的最大問(wèn)題是信息化技術(shù)的不成熟，企業(yè)在信息化建設(shè)過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，比如說(shuō)，信息化運(yùn)行過(guò)程中，管理軟件無(wú)法高效掌控企業(yè)檔案管理工作的要求，而且很多企業(yè)在檔案存儲(chǔ)技術(shù)上存在很大的問(wèn)題，企業(yè)現(xiàn)代化信息設(shè)備也得不到更新，信息化技術(shù)收集資料的能力和措施都不夠完善，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)技術(shù)落后，停滯不前。

3.2管理制度不完善。

很多企業(yè)的檔案管理制度不完善，首先，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理的很多規(guī)定形同虛設(shè)，沒(méi)有約束力和執(zhí)行力度，很多管理細(xì)節(jié)上的問(wèn)題得不到有效的解決和優(yōu)化，具體的工作細(xì)節(jié)上的規(guī)章制度沒(méi)有明確的規(guī)定，導(dǎo)致職工職責(zé)不明，檔案管理工作不能達(dá)到高度協(xié)作的效果。其次，企業(yè)的檔案管理工作缺乏一定的獎(jiǎng)懲制度和監(jiān)督措施，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督制度和監(jiān)督機(jī)制，員工工作表現(xiàn)也沒(méi)有明確的懲罰機(jī)制，導(dǎo)致員工工作的積極性嚴(yán)重下降，工作的執(zhí)行力度不夠，工作質(zhì)量降低。

3.3管理模式不完善。

如今，很多企業(yè)還在采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒(méi)有形成單獨(dú)的檔案管理部門(mén)，也沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，這樣的檔案管理模式必定是落后且不完善的，有礙于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。也有企業(yè)初步實(shí)施了企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，但僅僅局限于用計(jì)算機(jī)技術(shù)在歸檔文件的在案編輯和歸檔管理上，企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有建立統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺(tái)，信息管理工作的效率得不到提升，導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的工作效率都會(huì)受到影響。

3.4檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)有待提升。

國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案信息化建設(shè)還處在初期階段，大部分檔案信息管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)還沒(méi)有得到全面的更新，所以，很多檔案信息管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還有待提升，專(zhuān)業(yè)技能不過(guò)關(guān)，他們對(duì)檔案信息化管理的概念模糊不清，不夠透徹地理解各個(gè)工作細(xì)節(jié)和要點(diǎn)。實(shí)際工作過(guò)程中，檔案信息管理人員對(duì)信息化操作也不是很熟練，導(dǎo)致檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，影響到整個(gè)企業(yè)的工作效率。

4企業(yè)檔案信息化管理對(duì)策

4.1轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案信息化管理工作

企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)、企業(yè)決策制定等方面有重要作用。企業(yè)管理者要高度重視企業(yè)檔案信息化管理工作的重要性，將其放在與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)同等重要的位置，加大企業(yè)檔案信息化管理的人、財(cái)、物的投入力度，切實(shí)提升企業(yè)檔案信息化管理的地位和作用。企業(yè)檔案管理人員也要高度重視檔案信息化管理工作。企業(yè)檔案管理人員是企業(yè)檔案信息化管理工作的直接執(zhí)行者和落實(shí)者，直接關(guān)系到企業(yè)檔案信息化管理水平。因此，企業(yè)檔案管理人員在思想上要高度重視檔案信息化工作，積極將最新的信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案信息化管理工作中，切實(shí)提升企業(yè)檔案信息化管理應(yīng)用水平。

4.2以企業(yè)發(fā)展與建設(shè)為中心，加強(qiáng)檔案管理

檔案管理工作人員一定要圍繞企業(yè)的發(fā)展與建設(shè)，全面加強(qiáng)檔案的信息化管理，對(duì)檔案信息不斷擴(kuò)展，使檔案信息能夠順利地進(jìn)入到社會(huì)信息交流系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)社會(huì)服務(wù)目標(biāo)。對(duì)管理人員要積極培訓(xùn)，增強(qiáng)其責(zé)任感與使命感，構(gòu)建高水平的檔案信息化管理服務(wù)體系，樹(shù)立起與時(shí)俱進(jìn)的思想作風(fēng)，提高運(yùn)用現(xiàn)代化工具的能力，積極開(kāi)展信息協(xié)作，與同事之間建立起和諧關(guān)系，充分借鑒國(guó)外先進(jìn)檔案管理理論與技術(shù)方法，進(jìn)一步完善我國(guó)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)與管理。

4.3加強(qiáng)檔案信息化安全保障體系。

建設(shè)成果是企業(yè)生存和發(fā)展立于不敗之地的關(guān)鍵，保障企業(yè)檔案信息不被泄露，是企業(yè)檔案管理人員的重要任務(wù)。建立檔案信息安全保障體系，是確保檔案信息和系統(tǒng)安全，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效的必要措施。要強(qiáng)化對(duì)檔案辦公計(jì)算機(jī)及其他信息設(shè)備的使用與管理，涉密檔案的電子設(shè)備、應(yīng)用系統(tǒng)必須滿(mǎn)足保密要求，涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)采取物理隔離，涉密計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)且不能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳遞企業(yè)的涉密信息。

4.4加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

從根本上來(lái)講，基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量情況，將會(huì)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作起到直接性的影響作用。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，結(jié)合發(fā)展需求，來(lái)進(jìn)行數(shù)字化檔案館的建設(shè)工作。在檔案館中，主要包括了檔案館庫(kù)房、檔案館館藏等方面的內(nèi)容。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來(lái)為檔案管理工作提供服務(wù)，才能有效促進(jìn)檔案管理信息化水平的提升。因此，企業(yè)的檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的管理方案，來(lái)為檔案管理人員提供一個(gè)科學(xué)的工作平臺(tái)，加強(qiáng)企業(yè)部門(mén)與人員間的溝通交流。

5結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化管理工作是一個(gè)企業(yè)發(fā)展壯大的基礎(chǔ)工作，作為一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大服務(wù)的檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)很有必要，這不僅能提升企業(yè)檔案管理和利用水平、發(fā)揮檔案的信息功能，同時(shí)還為企業(yè)提供了有效的數(shù)字信息，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)、情報(bào)價(jià)值、評(píng)審價(jià)值等方面，對(duì)一個(gè)企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)運(yùn)轉(zhuǎn)上具有重大的推動(dòng)作用。

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)陽(yáng)泉市蔭營(yíng)供電公司）