強(qiáng)化規(guī)范管理 筑牢檔案根基 提升新時(shí)代檔案工作服務(wù)質(zhì)量

洪霞 李松

南京江寧開(kāi)發(fā)區(qū)檔案工作伴隨著園區(qū)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、各項(xiàng)事業(yè)的不斷進(jìn)步而不斷深入，現(xiàn)已成為園區(qū)發(fā)展過(guò)程中一項(xiàng)必不可少的重要工作。為更好地服務(wù)園區(qū)發(fā)展建設(shè)，江寧開(kāi)發(fā)區(qū)在市、區(qū)檔案部門的指導(dǎo)下，于1999年4月正式成立了綜合檔案室。多年來(lái)，江寧開(kāi)發(fā)區(qū)檔案室認(rèn)真踐行“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的使命和職責(zé)，始終堅(jiān)持高質(zhì)量發(fā)展要求，以檔案資源建設(shè)、檔案利用管理和檔案安全服務(wù)“三個(gè)體系”建設(shè)為核心，緊緊圍繞園區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，不斷完善組織隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化規(guī)范管理和信息化建設(shè)，積極融入園區(qū)發(fā)展規(guī)劃，基本形成了具有園區(qū)特色的檔案管理服務(wù)模式。2003年開(kāi)發(fā)區(qū)綜合檔案室晉升為省三星級(jí)檔案室，先后多次被評(píng)為全區(qū)檔案工作先進(jìn)集體、全區(qū)檔案宣傳工作先進(jìn)單位和南京市檔案工作先進(jìn)集體。

一、強(qiáng)組織、建團(tuán)隊(duì)，打牢檔案管理工作基礎(chǔ)

好的組織架構(gòu)和團(tuán)隊(duì)是做好檔案工作的前提與保障，開(kāi)發(fā)區(qū)克服人手少、工作多等現(xiàn)實(shí)困難，立足園區(qū)實(shí)際，強(qiáng)化檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)。在組織建設(shè)方面，開(kāi)發(fā)區(qū)對(duì)檔案工作高度重視，堅(jiān)持“集中管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，及時(shí)成立并完善檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)分管，辦公室主抓，將檔案管理納入開(kāi)發(fā)區(qū)整體工作部署中，與業(yè)務(wù)工作同部署、同落實(shí)、同推進(jìn)。在人員配置方面，始終堅(jiān)持人崗匹配原則，選拔政治素質(zhì)好、原則性強(qiáng)、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的同志從事檔案管理專職工作，建立健全開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。在技能提升方面，將職業(yè)技能教育培訓(xùn)貫穿到工作全程，定期組織學(xué)習(xí)《檔案法》《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》以及省市檔案管理規(guī)則條例等法律政策文件；同時(shí)，通過(guò)專家授課、實(shí)地考察、與上級(jí)主管部門交流等形式，不斷豐富培訓(xùn)方式，提高檔案工作人員理論水平和專業(yè)素養(yǎng)。

二、抓管理、建制度，促進(jìn)檔案工作再提升

強(qiáng)化檔案的規(guī)范管理是做好園區(qū)檔案工作的根本性舉措，開(kāi)發(fā)區(qū)高度重視檔案規(guī)范管理，始終把檔案的規(guī)范管理作為重要內(nèi)容來(lái)抓，完善管理制度體系，確保檔案各項(xiàng)工作有章可循、行之有矩。一是完善硬件設(shè)施。根據(jù)檔案管理要求，設(shè)立專門檔案管理室，做到庫(kù)房、閱檔、辦公三分開(kāi)；按照防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲(chóng)的“八防”要求，配置了加濕器、溫濕度計(jì)、專業(yè)滅火器等保障設(shè)施，并不斷完善檔案密集柜、檔案專用電腦、復(fù)印掃描機(jī)、傳真機(jī)、攝像機(jī)等專業(yè)儀器設(shè)備，為做好檔案管理工作提供有力保障。二是健全工作機(jī)制。突出制度先行，根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合開(kāi)發(fā)區(qū)實(shí)際，制定了《江寧開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理辦法》《業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)程》以及《查（借）閱制度》等制度文件，確保檔案管理工作高效、規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。強(qiáng)化規(guī)范管理。嚴(yán)格按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，在檔案收集上，定期收集各類文件資料和各局辦、各直屬企業(yè)有存檔價(jià)值的資料；在檔案整理上，堅(jiān)持檔案盒、檔案袋、編碼和代碼、檔案柜“四個(gè)統(tǒng)一”原則，認(rèn)真整理、及時(shí)立卷、編目入庫(kù)，確保各類檔案收集入庫(kù)“當(dāng)年清”；在檔案分類上，形成文書、會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)管理、項(xiàng)目投資、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、特種載體等七大類檔案；在檔案載體上，注重聲像、照片、電子文件等檔案的收集整理，確保檔案資源載體多樣和種類齊全。增強(qiáng)日常監(jiān)管，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案室的設(shè)備、檔案數(shù)量、檔案利用情況做好統(tǒng)計(jì)和登記，對(duì)不同密級(jí)的文件采取不同的管理方法，切實(shí)保障檔案安全。

三、重業(yè)務(wù)、促融合，全力協(xié)助園區(qū)建設(shè)發(fā)展

檔案室在深入實(shí)際、調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，切實(shí)履行對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技創(chuàng)新、社會(huì)民生等工作的服務(wù)職能，積極主動(dòng)與職能部門溝通銜接，共同推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)合理開(kāi)展。一是優(yōu)化重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記。積極配合重點(diǎn)項(xiàng)目辦公室做好園區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目管理登記備案，規(guī)范推進(jìn)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，建立健全“事前介入、事中指導(dǎo)、事后驗(yàn)收”的檔案服務(wù)制度，對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告批復(fù)、專家審查意見(jiàn)、初步設(shè)計(jì)文件等集中匯編，及時(shí)對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目單位開(kāi)展服務(wù)與指導(dǎo)，確保重點(diǎn)項(xiàng)目檔案登記率達(dá)100%。二是促進(jìn)工程建設(shè)高質(zhì)量開(kāi)展。由專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)建筑材料的檢測(cè)、施工方法流程、場(chǎng)地環(huán)境反映等方面進(jìn)行收集編制，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料按照規(guī)定收集、整理和歸檔，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步推進(jìn)。在天元路、將軍大道改造拓寬工程中，為設(shè)計(jì)院和施工單位提供了地下管網(wǎng)路線、橋梁、泵站等樁基工程的精準(zhǔn)方位及數(shù)據(jù)，高效保障工程施工順利開(kāi)展。三是保障園區(qū)社會(huì)民生發(fā)展。協(xié)助江寧區(qū)人民法院調(diào)取中興軟件園辦公研發(fā)配套用房及建設(shè)單位南京建維軟件有限公司的立項(xiàng)等；協(xié)助江蘇冠文律師事務(wù)所收集南京同騰玻璃鋼有限公司名下房屋建設(shè)材料，充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)社會(huì)民生作用。四是服務(wù)園區(qū)企業(yè)發(fā)展建設(shè)。主動(dòng)走出去，與檔案局業(yè)務(wù)專家深入園區(qū)企業(yè)一線提供檔案管理指導(dǎo)服務(wù)，積極做好“店小二”，為江蘇匯通電力、南京邁順數(shù)控機(jī)床等公司提供檔案查詢等服務(wù)，幫助協(xié)鑫電廠、華宇等企業(yè)建立健全檔案體系，并協(xié)助園區(qū)企業(yè)積極申報(bào)江蘇省檔案管理星級(jí)評(píng)定，為企業(yè)發(fā)展夯實(shí)了管理基礎(chǔ)，獲得了企業(yè)的普遍稱贊。

四、深挖掘、優(yōu)服務(wù)，充分展示開(kāi)發(fā)區(qū)創(chuàng)業(yè)歷程

檔案作為保留工作痕跡、展現(xiàn)工作成果、推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)順利開(kāi)展的重要?dú)v史資料和信息資源，檔案室積極融入開(kāi)發(fā)區(qū)改革創(chuàng)新再出發(fā)的大局中，提供園區(qū)發(fā)展歷史資料，深度挖掘檔案價(jià)值，更好地服務(wù)園區(qū)建設(shè)發(fā)展和群眾生活，充分展示園區(qū)形象。一是圍繞園區(qū)服務(wù)，提升檔案信息化水平。根據(jù)《江寧區(qū)檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》，結(jié)合開(kāi)發(fā)區(qū)實(shí)際，制定《南京市江寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)》和《南京江寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)電子文件歸檔與管理暫行辦法》，基本實(shí)現(xiàn)電子公文處理和電子檔案管理的規(guī)范化與一體化；利用專業(yè)軟件對(duì)所有門類案卷目錄和文書檔案及時(shí)錄入，建成計(jì)算機(jī)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，編制檔案案卷目錄，提升檔案資源整合，推動(dòng)檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化，得到了園區(qū)企業(yè)和群眾的一致好評(píng)。二是圍繞園區(qū)工作，深度挖掘利用。園區(qū)檔案室結(jié)合檔案資源和社會(huì)利用需要，先后編纂完成了多種檔案文化編研成果，通過(guò)真實(shí)可鑒的檔案文字、照片、音視頻材料、實(shí)物等檔案載體，為《江寧開(kāi)發(fā)區(qū)志書》《資料長(zhǎng)編》等各類專業(yè)志書和專題檔案資料的匯編提供了豐富的參考資料，全面、詳細(xì)地展現(xiàn)了江寧開(kāi)發(fā)區(qū)的奮斗歷程。三是圍繞時(shí)代主題，服務(wù)區(qū)域建設(shè)。積極完善檔案陳列室和展示館，配合園區(qū)建設(shè)中不同時(shí)代主題，參與重大活動(dòng)和重要會(huì)議。積極與園區(qū)宣傳部門、紀(jì)工委、黨群、工會(huì)等部門交流合作，挖掘檔案文化，發(fā)揮檔案價(jià)值，協(xié)助市、區(qū)檔案局舉辦改革開(kāi)放40周年圖片展，為園區(qū)文化繁榮和各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)檔案力量。

在新時(shí)代背景下，檔案工作應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化規(guī)范管理，注重信息化建設(shè)和人才培養(yǎng)，提高開(kāi)發(fā)區(qū)改革創(chuàng)新再出發(fā)檔案服務(wù)質(zhì)量。一是進(jìn)一步增強(qiáng)檔案規(guī)范管理。嚴(yán)格按照檔案管理的要求，把好文件材料收集關(guān)、整理關(guān)、管理關(guān)和保密關(guān)，積極推進(jìn)各局辦和各直屬企業(yè)的通力合作，推進(jìn)檔案管理考核，通過(guò)剛性約束管理方式，推動(dòng)各局辦和各直屬企業(yè)重視并配合做好檔案的收集、整理和歸檔。二是進(jìn)一步深化檔案管理信息化。加快檔案管理信息化步伐，積極踐行先進(jìn)數(shù)字化檔案管理方法，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，創(chuàng)新工作方法，完善檔案管理信息系統(tǒng)，強(qiáng)化信息安全保障，在檔案收集、管理和存檔方面將先進(jìn)的數(shù)字化管理模式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相融合，加快檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。三是進(jìn)一步提升檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)能力。加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人力資源開(kāi)發(fā)，通過(guò)理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，幫助檔案管理人員熟練掌握各類新技能，提高檔案管理人員理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，努力打造一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正的檔案管理人才隊(duì)伍。