科研項目預算跟蹤管理系統(tǒng)的探索

查榮麗

摘 要：為了動態(tài)并及時地在科研項目立項、中期檢查、結(jié)題審計驗收階段中，對科研項目預算進行全程化跟蹤管理，同時與現(xiàn)有的用友賬務(wù)系統(tǒng)銜接，建立科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)，可以為項目負責人（Principal Investigator，縮寫為PI）提供科研經(jīng)費的動態(tài)查詢、分析及管控功能。通過對科研經(jīng)費動態(tài)查詢、動態(tài)分析、預算預警控制等功能的設(shè)置，規(guī)范科研經(jīng)費的預算管理，提高科研項目預算的執(zhí)行率，實現(xiàn)預算管理的相關(guān)約束，規(guī)范科研財政資金的合理合規(guī)開支，進一步提高科研財政資金的使用效率。

關(guān)鍵詞：科研項目預算;規(guī)范科研經(jīng)費;科研跟蹤管理系統(tǒng)

隨著國家對科技創(chuàng)新的日益關(guān)注，科研投入與科研支出不斷增加。與此同時，以部門預算、國庫支付和政府采購為主要內(nèi)容的預算管理不斷開展，為了適應新環(huán)境、新政策，科研院所逐步建立科研預算方面的管理制度。黨中央、國務(wù)院高度重視激發(fā)科研人員創(chuàng)新積極性，近年來，科研“放管服”政策的執(zhí)行，在賦予科研單位和科研人員自主權(quán)等方面也取得了顯著效果，但是對科研項目驗收審計的力度并沒有明顯降低。所以，為了規(guī)范科研經(jīng)費使用充分發(fā)揮科研項目經(jīng)費預算作用，提高科研財政資金的使用效率，最終順利通過科研項目驗收，實現(xiàn)科研項目財務(wù)信息的合理有效共享顯得尤為重要。中國醫(yī)學科學院醫(yī)學生物學研究所（以下簡稱生物所）目前有300～400個在研科研項目，建立一套科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)來進行科研項目經(jīng)費管理，是勢在必行的工作。

一、科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)簡介

（一）什么是科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)

科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)是集科研經(jīng)費預算管理與線上審批于一體，并且可以動態(tài)查詢、分析科研經(jīng)費使用情況的管理系統(tǒng)。

（二）科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)設(shè)計目的

設(shè)計科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)是為了動態(tài)地、及時地在科研項目立項、科研項目中期檢查、科研項目審計驗收階段對科研項目預算進行全程化跟蹤管理，提供科研經(jīng)費的動態(tài)查詢、分析及管控功能，解決項目結(jié)題審計驗收時大批量到計財處查閱憑證的問題，規(guī)范科研經(jīng)費的預算管理，提高科研項目預算的執(zhí)行率，實現(xiàn)預算管理的相關(guān)約束，進一步規(guī)范科研財政資金的使用并提高使用效率。

二、科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)的基礎(chǔ)構(gòu)架及流程設(shè)計

根據(jù)國家相關(guān)會計政策規(guī)定，并結(jié)合科研項目經(jīng)費使用要求，科研項目經(jīng)費支出流程一般為：項目立項后開展課題研究→根據(jù)科研工作進展采購相關(guān)貨物和服務(wù)等→科研經(jīng)辦人員根據(jù)發(fā)票等資料填寫報銷單→財務(wù)人員審核票據(jù)與業(yè)務(wù)是否合理合法、是否按項目經(jīng)費預算開支→按照單位審批權(quán)限規(guī)定進行報銷業(yè)務(wù)的支付審批→財務(wù)人員辦理付款并在財務(wù)核算系統(tǒng)中制單、記賬→科研人員到財務(wù)部門跟蹤經(jīng)費開支情況。圍繞上述科研項目經(jīng)費支出一般流程，為滿足科研人員及時地、動態(tài)化地掌握經(jīng)費開支情況的需要，生物所的科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)具體框架設(shè)計（見網(wǎng)1）。

（一）具體模塊介紹

1.登錄模塊

是生物所科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)的入口。

2.主界面模塊

相關(guān)的科研及財務(wù)人員登錄成功后，即可進入系統(tǒng)的主頁面，系統(tǒng)右上角（狀態(tài)欄）會顯示登錄用戶的姓名和時間，登錄人員可通過系統(tǒng)左上角（菜單欄）選擇要進入的功能模塊。

3.功能模塊之首頁

首頁功能模塊由四個主要板塊組成：①最新公告用來發(fā)布科研類的公告，包含生物所公告通知、國家最新的公告通知等，以便科研人員了解最新的相關(guān)信息;②規(guī)章制度用來發(fā)布生物所科研類相關(guān)的規(guī)章制度，報銷管理辦法、經(jīng)費使用審批權(quán)限規(guī)定、補充規(guī)定等，以便科研人員及時了解并掌握相關(guān)規(guī)章制度，有利于推進科研經(jīng)費的合理合規(guī)使用;③到賬認領(lǐng)模塊發(fā)布科研經(jīng)費到賬信息，有利于科研人員及時認領(lǐng)到自己所屬經(jīng)費，避免經(jīng)費到位無人認領(lǐng)的情況發(fā)生;④下載專區(qū)用來上傳經(jīng)常使用的資料，如報銷相關(guān)的表格等。

4.功能模塊之我的工作臺

我的工作臺的功能是用來提示登錄人員的待辦事項和已辦事項，應重點關(guān)注待辦事項，根據(jù)待辦事項的提示及時處理未完成的相關(guān)工作。

5.功能模塊之項目支出

科研經(jīng)辦人員根據(jù)要報銷的科目，選擇項目支出-支出管理-新建，根據(jù)提示輸入報銷所需的信息并上傳附件，保存并辦理發(fā)送到下一環(huán)節(jié)進行財務(wù)審核。

6.功能模塊之項目管理

項目管理由兩個主要板塊組成：①負責人項目，PI登錄可以查閱自己負責的項目基本信息，還可以授權(quán)相關(guān)人員進行報銷與查閱;②預算變更，該板塊的功能是進行預算調(diào)整。

7.功能模塊之報表查詢

報表查詢是該系統(tǒng)的主要模塊，用來查詢項目開支信息，基本可以替代用友財務(wù)系統(tǒng)的項目明細賬和總賬，并且可以分類查詢，項目的相關(guān)統(tǒng)計功能更齊全更便捷。

8.功能模塊之基礎(chǔ)設(shè)置

主要功能有相關(guān)人員報銷或查閱權(quán)限授權(quán);完善匯款信息;完善勞務(wù)人員信息等。

（二）科研人員報銷科研經(jīng)費的具體操作設(shè)計（見圖2）

第一步：建立各級科研項目名稱及編碼，完成科研項目信息錄入，包含項目所屬類型、項目起止時間、科研項目預算科目名稱與會計科目名稱的對應關(guān)系、項目的負責人、項目預算等信息。

第二步：科研經(jīng)辦人員啟用項目支出模塊。

第三步：計財處根據(jù)“我的工作臺”待辦事項提醒，網(wǎng)上審核科研經(jīng)辦人員提交的各類報銷單。

第四步：PI根據(jù)“我的工作臺”待辦事項提醒，審批經(jīng)財務(wù)人員審核過的各類報銷單（根據(jù)報銷金額大小分權(quán)限審批）。

第五步：科研經(jīng)辦人員根據(jù)我的待辦事項提醒，打印已同意報銷的報銷單（有審批簽字）并點擊辦理發(fā)送到計財處，經(jīng)辦人將打印好的報銷單（有審批簽字）和整齊粘貼好的發(fā)票等附件送到汁財處。

第六步：計財處檢查并收齊經(jīng)辦人交來的報銷單和附件，根據(jù)科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)的報銷單自動生成收支記錄，辦理并同步到用友賬務(wù)系統(tǒng)自動生成記賬憑證。

三、使用科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)重點要解決的問題

（一）信息安全

信息安全至關(guān)重要，為此只有使用生物所內(nèi)網(wǎng)或者VPN才能登錄科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)。

（二）基礎(chǔ)信息設(shè)置

基礎(chǔ)信息錄入錯誤將引發(fā)后續(xù)一系列不可控問題，如科研項目所屬類型、科研項目預算科目名稱與會計科目名稱的對應關(guān)系、項目初始預算、試劑銷售商的銀行賬戶信息、勞務(wù)費發(fā)放的個人銀行卡信息等，所以錄入基礎(chǔ)信息時要仔細認真，并設(shè)置檢查核對環(huán)節(jié)。

（三）流程設(shè)計

設(shè)計報銷（項目支出）流程時應綜合考慮財務(wù)審核票據(jù)合法性、PI審批是否報銷、審批按金額權(quán)限由小到大等。

（四）權(quán)限劃分

登錄系統(tǒng)人員的權(quán)限應分類劃分，如財務(wù)普通人員、財務(wù)管理人員、科研一般人員、科研管理人員等。

（五）線上與線下報銷雙軌運行

為了應對系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)故障或有的PI不使用系統(tǒng)線上審批的特殊情況，采取線下報銷，然后系統(tǒng)開放綜合報銷模塊由計財處補錄報銷金額占用預算，以保證系統(tǒng)里開支數(shù)與預算余額無誤。

（六）預算超支預警提醒

當科研經(jīng)辦人員報銷金額超過預算金額，將無法報銷并提醒經(jīng)辦人預算超支。

四、使用科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)后存在的問題

1.系統(tǒng)流程死板，有特殊情況時處理起來比較困難。

2.勞務(wù)費、績效發(fā)放時，計算的個人應納稅額只能包含該系統(tǒng)的應發(fā)放金額，無法統(tǒng)計到非科研經(jīng)費發(fā)放部分，導致個稅計算不準確。

3.個人信息（身份證號、銀行卡號、電話號碼等）無法做到合理隱藏，基礎(chǔ)設(shè)置新建勞務(wù)人員信息時能看到系統(tǒng)庫里全部人的信息。

五、科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)管理的經(jīng)驗總結(jié)

1.科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)在初期進行系統(tǒng)框架設(shè)計時，要求參與系統(tǒng)設(shè)計的人員一定要了解與熟悉預算管理跟蹤系統(tǒng)的優(yōu)點與缺點、單位科研經(jīng)費報銷與項目驗收審計等業(yè)務(wù)流程特點。制定系統(tǒng)的操作流程時，只有充分考慮到各個環(huán)節(jié)上可能存在的問題，預算管理跟蹤系統(tǒng)的運行才能順利地推進。

2.加強科研人員對系統(tǒng)的使用培訓，調(diào)動科研人員使用系統(tǒng)的積極性，充分發(fā)揮系統(tǒng)的作用：系統(tǒng)相關(guān)使用部門要統(tǒng)一思想，出現(xiàn)問題時要及時解決，避免各自為政。

3.在預算管理跟蹤系統(tǒng)運行推進工作中以解決問題為核心，需要平衡好預算管理跟蹤系統(tǒng)的邏輯性與業(yè)務(wù)實際操作特殊性的關(guān)系，遇到問題不妥協(xié)，知難而上。

以上為生物所2019年上半年科研項目預算管理跟蹤系統(tǒng)運行情況介紹以及個人粗略淺顯的工作經(jīng)驗總結(jié)，提供給奮斗在科研一線的科研人員與科研財務(wù)助理等同行們參考。

參考文獻：

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[2]科技部發(fā)展改革委財政部.進一步深化管理改革激發(fā)創(chuàng)新活力確保完成國家科技重大專項既定目標的十項措施[Z].發(fā)文字號：國科發(fā)重[2018] 315號，2018-12-20.