高校學(xué)生檔案近況及對(duì)策

摘 要：在新時(shí)代背景下，高校檔案工作近況略有改變，在信息技術(shù)，涵蓋內(nèi)容，人員配置等各方面都不甚完美。只有在技術(shù)，思想，人才，多方面創(chuàng)新發(fā)展，才能促進(jìn)高校檔案工作順利開展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;情況;調(diào)查;處理

檔案在人的一生中隨時(shí)隨地發(fā)揮著作用，它是莘莘學(xué)子在大學(xué)四年時(shí)光里從事形形色色的學(xué)術(shù)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)的參考證明，它記載了學(xué)生的高考成績(jī)和大學(xué)成績(jī)，思想評(píng)定以及參加的社會(huì)項(xiàng)目和家庭情況等。是一個(gè)大學(xué)畢業(yè)生的學(xué)習(xí)能力，思想水平和社會(huì)實(shí)踐能力的多方面反映。對(duì)一個(gè)學(xué)生未來(lái)的工作，升職，評(píng)定，以及從政或出國(guó)都有著非常重要的參考價(jià)值，也是社會(huì)企業(yè)進(jìn)行招聘時(shí)獲得該生在校全方位信息的真實(shí)憑證。只有從各方面切實(shí)落實(shí)好各大高校的檔案工作，才能提高學(xué)生檔案對(duì)社會(huì)的信息參考價(jià)值，才能為企業(yè)招聘人才時(shí)提供詳細(xì)具體的選拔資料。高校學(xué)生檔案工作是高校學(xué)術(shù)，科研，教學(xué)，學(xué)生升學(xué)就業(yè)等諸多工作的一顆重要零件，其學(xué)術(shù)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值都十分可觀。

一、高校學(xué)生檔案工作情況調(diào)查

1.內(nèi)容缺少與時(shí)俱進(jìn)，無(wú)法記錄學(xué)生動(dòng)態(tài)變化。當(dāng)今社會(huì)全方位，多層次，協(xié)調(diào)快速發(fā)展，個(gè)人學(xué)業(yè)成績(jī)分?jǐn)?shù)的高低已經(jīng)不能全面綜合地體現(xiàn)出一個(gè)人對(duì)社會(huì)的總體價(jià)值?？诓?，情商，組織協(xié)調(diào)能力，創(chuàng)新創(chuàng)造能力，壓力承受能力以及社會(huì)適應(yīng)能力等各方面的綜合分析，才是對(duì)一個(gè)人擁有價(jià)值的客觀評(píng)價(jià)，也能切實(shí)滿足用人單位聘用人才的實(shí)時(shí)需求。而高校學(xué)生檔案的內(nèi)容卻沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，其社會(huì)價(jià)值大打折扣。

檔案袋里主要裝著高中和大學(xué)階段的各種材料。具體包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作履歷表、單位證明、政治面貌材料等。內(nèi)容格式化，一成不變，缺少對(duì)不同類型學(xué)生的針對(duì)性分析，因此不能靈活多變地反映學(xué)生的各方面情況。長(zhǎng)久以來(lái)，高校學(xué)生檔案都只在學(xué)生進(jìn)校時(shí)粗略地統(tǒng)計(jì)學(xué)生的基本信息，而在學(xué)生即將離校時(shí)又馬馬虎虎地搜集學(xué)生四年里的粗略信息，然后迅速地記錄，裝袋，其他時(shí)間幾乎從未開發(fā)利用過(guò)。這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案形同虛設(shè)，在學(xué)生大學(xué)四年都未能發(fā)揮出價(jià)值。同時(shí)，檔案信息統(tǒng)計(jì)資料的匱乏，會(huì)導(dǎo)致檔案不能反映出學(xué)生的動(dòng)態(tài)變化，無(wú)法對(duì)學(xué)生大學(xué)里的成長(zhǎng)做一個(gè)完整的分析。此外，高校學(xué)生檔案內(nèi)容的不全面，也會(huì)使高校學(xué)生在升學(xué)考試的選拔和考核中無(wú)法快速地提供出客觀具體的證明材料，不可避免地造成了時(shí)間和精力的大量浪費(fèi)。

2.檔案信息化技術(shù)落后，查閱不便。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的大數(shù)據(jù)時(shí)代，高新技術(shù)層出不斷，新媒體充斥著人們的生活。相對(duì)于紙質(zhì)傳統(tǒng)文件來(lái)說(shuō)，人們更傾向于借助手機(jī)，電腦，微信，qq等媒介物了解信息。在信息化、數(shù)據(jù)化理念越來(lái)越占據(jù)時(shí)代主流地位的情況下，高校學(xué)生檔案工作卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上新時(shí)代的步伐。

當(dāng)代中國(guó)百分之七十左右的高校，其學(xué)生檔案仍固守著代代傳承的記載手段，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為記錄材料的不二選擇。檔案存儲(chǔ)方式仍是在學(xué)校選一個(gè)固定的地點(diǎn)，由檔案員人工操作管理。在這種相對(duì)落后的方式下，學(xué)生要想查閱自己的檔案，只能通過(guò)預(yù)約，來(lái)到檔案室按檔案員的指示手動(dòng)查閱。操作步驟繁瑣，手段落后。

現(xiàn)今，高校雖增添了計(jì)算機(jī)，采取了相應(yīng)措施初步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。但是也只是在為檔案員管理檔案提供便利，并未做到讓檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)全面實(shí)現(xiàn)高科技，大數(shù)據(jù)管理。此外，部分高校里要想查閱學(xué)生檔案信息，還需在學(xué)校機(jī)房或在校園網(wǎng)的條件下才能查閱。信息化技術(shù)的不完善，使檔案查詢大大不便，也不能高效地為社會(huì)提供該生的有效信息，使檔案的社會(huì)服務(wù)功能不能得到很好的彰顯。

3.檔案管理人員思想懈怠，業(yè)務(wù)能力欠缺。目前，高校檔案工作人員的選拔門檻不高，導(dǎo)致了其素質(zhì)的良莠不齊。管理部門太過(guò)分散，系統(tǒng)化管理體制不健全，領(lǐng)導(dǎo)督查力度不夠，形成了檔案管理人員職責(zé)意識(shí)不高，辦事效率低下的不良風(fēng)氣。

高校學(xué)生檔案在平時(shí)如沙粒般平淡無(wú)奇，只有在日積月累中才能閃現(xiàn)出珍珠般璀璨的光芒。高校領(lǐng)導(dǎo)在日常中普遍把精力更多放在高校科研，學(xué)術(shù)等工作，很容易在各種繁雜的工作中忽略學(xué)生檔案工作。缺少了領(lǐng)導(dǎo)的督查，就容易導(dǎo)致檔案工作人員思想懈怠，進(jìn)而行為散漫。且高校檔案管理人員的待遇確實(shí)比不上其他部門，高校檔案員對(duì)其工作的期待值不高，所以他們一般只是被動(dòng)地履行自己的工作職責(zé)。在上級(jí)布置任務(wù)時(shí)才按時(shí)完成工作，平時(shí)只是對(duì)檔案做一些必要的防護(hù)措施。工作時(shí)一般得過(guò)且過(guò)，抱著既來(lái)之則安之的心態(tài)，缺少在所在崗位上滿懷熱情，精進(jìn)不休的態(tài)度。

從事高校檔案管理工作的人員一般都是臨時(shí)上崗，在從事檔案管理工作之前都是從事其他工作，并沒(méi)有相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)跟檔案管理有關(guān)的知識(shí)，知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)都嚴(yán)重不足。而且，檔案管理人員多為中年的女性，這個(gè)年齡段的女性在生活中承受多方面壓力，進(jìn)取心和激情都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，所以大多抱著只完成職責(zé)范圍內(nèi)的工作，學(xué)會(huì)簡(jiǎn)單操作，不出錯(cuò)就行。同時(shí)，這個(gè)階段的女性精力不足，學(xué)習(xí)能力大大減退，無(wú)法快速地適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，信息化，科學(xué)化技術(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的步伐。

4.學(xué)生檔案重視性不高，缺乏保密意識(shí)。檔案對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)非常重要，它作為一個(gè)證明文件，會(huì)貫穿一個(gè)人一生的始末。然而，由于高校以及社會(huì)等各方面宣傳力度不夠，學(xué)生對(duì)檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致部分學(xué)生對(duì)檔案的保密意識(shí)薄弱，泄漏了自己的檔案信息，造成了不可挽回的后果。并且，學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)知度不夠，檔案知識(shí)嚴(yán)重缺乏，平時(shí)對(duì)檔案都是抱著一種可有可無(wú)的態(tài)度，只有在需要的時(shí)候才心急火燎地回學(xué)校有關(guān)部門咨詢，查閱。這樣就會(huì)引發(fā)很多不必要的問(wèn)題，也使學(xué)生在就業(yè)時(shí)多了很多不必要的麻煩。而每年，高校里都有因?yàn)楦鞣N原因而無(wú)法正常寄出的檔案，滯留在學(xué)校，常年累月，浪費(fèi)了學(xué)校大量的空間和資源。學(xué)生因中途退學(xué)，掛科未通過(guò)，學(xué)分不夠，受紀(jì)錄處分等原因不能正常畢業(yè)的，這些檔案不能通過(guò)正規(guī)的檔案?jìng)鬟f方式寄出，必須學(xué)生來(lái)學(xué)校親自領(lǐng)取，而學(xué)生檔案意識(shí)的缺乏，給自己和學(xué)校都增添了很多負(fù)擔(dān)。

二、針對(duì)高校學(xué)生檔案工作近況對(duì)策

1.高校檔案豐富化，分階段動(dòng)態(tài)記錄階段。高校作為一個(gè)為社會(huì)提供高素質(zhì)，高知識(shí)水平人才的基地，不僅要完成傳授專業(yè)知識(shí)的任務(wù)，也要密切關(guān)注社會(huì)動(dòng)態(tài)，根據(jù)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)調(diào)整自己對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)計(jì)劃。而檔案作為一項(xiàng)對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)尤為重要的記錄材料，也必須做到根據(jù)社會(huì)的實(shí)際需求更新改革，加強(qiáng)檔案內(nèi)容的豐富化。

高校檔案可以在原有的基礎(chǔ)上適當(dāng)?shù)卦黾右恍╉?xiàng)目，將英語(yǔ)四六級(jí)證書，普通話等級(jí)考試證書，計(jì)算機(jī)等級(jí)考試證書，科學(xué)創(chuàng)新性獎(jiǎng)?wù)?，多種社會(huì)實(shí)踐證明材料，體育項(xiàng)目獲獎(jiǎng)證書，征文比賽獲獎(jiǎng)證書，演講比賽獲獎(jiǎng)證書及學(xué)生誠(chéng)信檔案材料，大學(xué)生心理健康測(cè)試情況等匯入檔案。檔案內(nèi)容的多層次化，全面化，豐富化，將大大提升高校學(xué)生檔案的價(jià)值，也更有利于社會(huì)各界人士通過(guò)學(xué)生檔案對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行篩選，評(píng)價(jià)。

同時(shí)，學(xué)生檔案不要等到學(xué)生快畢業(yè)了才匆匆歸檔，建議在大學(xué)四年的每學(xué)期期末時(shí)都對(duì)學(xué)生本學(xué)期已經(jīng)形成的檔案材料進(jìn)行歸檔。這就避免了臨時(shí)整理檔案的手忙腳亂，無(wú)法全面細(xì)致地審核所報(bào)材料的真假。分階段整理檔案，也能更詳細(xì)具體地反映出學(xué)生的動(dòng)態(tài)變化，同時(shí)給學(xué)生一個(gè)警醒促進(jìn)作用，讓學(xué)生在每學(xué)期結(jié)束之時(shí)對(duì)自己本階段取得的成績(jī)有一個(gè)正確的評(píng)價(jià)，從而反思自己，不斷提高自己。

2.高校加大高新科技的投資力度，促進(jìn)檔案技術(shù)發(fā)展。高校除了加強(qiáng)科研項(xiàng)目的研究力度以外，也要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。應(yīng)該加大高新科技的投資力度，不斷地引進(jìn)新型高新科技?？梢蚤_發(fā)出一套屬于自己的完整、具體、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，聘請(qǐng)專業(yè)人技術(shù)員，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，升級(jí)，保證系統(tǒng)的安全性，先進(jìn)性，運(yùn)轉(zhuǎn)的流暢性，以及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性，可靠性。

同時(shí)，建議高校的檔案查詢不要局限于本校的校園網(wǎng)范圍內(nèi)，可以在保證安全的基礎(chǔ)上擴(kuò)大覆蓋面。這樣，能方便學(xué)生隨時(shí)隨地對(duì)自己的檔案信息進(jìn)行查詢，對(duì)自己的基本情況也有一個(gè)大概的了解，也方便了企業(yè)招聘時(shí)更為方便快捷地對(duì)高校應(yīng)聘人員的基本情況有一個(gè)真實(shí)的了解。

在新媒體成為當(dāng)今人們?nèi)粘Ｉ畈豢扇鄙俚囊徊糠值那闆r下，建議高校學(xué)生檔案查詢不要只局限于學(xué)校機(jī)房或官網(wǎng)查詢。應(yīng)促進(jìn)學(xué)生檔案的新媒體化，讓學(xué)生可以通過(guò)手機(jī)，電腦，微信，微博，qq等多種手段查詢。例如學(xué)校可以開發(fā)幾個(gè)微信公眾號(hào)，將學(xué)生檔案查詢作為一個(gè)模塊來(lái)供給學(xué)生或單位查詢。

3.重視檔案工作，加強(qiáng)檔案人員的培養(yǎng)。高校領(lǐng)導(dǎo)在工作會(huì)議上可以適當(dāng)強(qiáng)調(diào)一下檔案管理工作，提高檔案工作人員對(duì)工作的重視性。同時(shí)，高?？梢约訌?qiáng)對(duì)檔案人員的篩選力度，選拔出更多具有專業(yè)技能，熱愛(ài)檔案管理工作的人才來(lái)從事高校學(xué)生檔案工作。高校還可以形成督查小組，定期檢查學(xué)生檔案的管理情況，在糾正檔案管理工作失誤的同時(shí)，還可以扭轉(zhuǎn)檔案管理人員工作時(shí)消極散漫，得過(guò)且過(guò)的不良風(fēng)氣。

高?？梢圆扇∽剷?huì)，講座，會(huì)議等形式，向檔案管理工作人員普及檔案管理的有關(guān)法律知識(shí)，提高檔案工作人員的法律意識(shí)。還可向檔案工作人員介紹檔案工作的價(jià)值和意義，提高檔案人員的責(zé)任意識(shí)和工作熱情。高?？梢远ㄆ诘貙?duì)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)和高新技術(shù)操作培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案工作人員的知識(shí)和技能。

4.加強(qiáng)檔案知識(shí)的多層次普及，引起學(xué)生重視。高校除了提高從事檔案工作的有關(guān)人員的檔案知識(shí)掌握水平外，還可以在校園里加大檔案知識(shí)的多層次普及，引起高校學(xué)生的重視。除了向?qū)W生普及檔案的重要性以外，還可以把檔案的所含內(nèi)容，傳遞方式，保管方式等知識(shí)向?qū)W生全方位普及。讓檔案意識(shí)逐漸融入學(xué)生的思想，不給自己和學(xué)校增添不必要的麻煩。

可以在高校里面對(duì)全體人員開展跟檔案有關(guān)的主題講座，也可以通過(guò)校報(bào)，校園官網(wǎng)，學(xué)校宣傳欄，校園各種公眾號(hào)，傳播與檔案有關(guān)的知識(shí)。還可以通過(guò)舉辦跟檔案有關(guān)的征文比賽，知識(shí)答題比賽等手段提高參與度。讓學(xué)生意識(shí)到學(xué)生檔案的重要性，從而提高保密意識(shí)，并自覺(jué)配合檔案工作。

作者簡(jiǎn)介：王獻(xiàn)聰（1997-），女，漢族，河南南陽(yáng)人，河南理工大學(xué)，本科學(xué)士，研究方向：檔案管理。